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内蒙古宁城首鑫源矿业发展有限公司--1--供销部工作职责、流程及规章制度第一章供销部人员岗位及工作职责第一条供销部部长1.供销部部长在公司总经理的指导下，负责完善公司供销部门管理制度和规范，组织并督促本部门人员和各部门密切配合，全面完成职责范围内各项工作任务2.供销部部长对本部门的销售、采购等工作情况，随时掌握，发现问题及时处理并向总经理汇报。3.供销部部长负责公司对外签订的采购原材料的经济合同和销售产品的经济合同，并督促执行合同。4.供销部部长积极建立销售网络，增加产品销售量，参与市场竞争，尽力扩大销售市场，负责本公司产品的广告宣传，不断扩大本公司和产品的知名度。5.做好原材料供应市场调查，搜集、分析、汇总及考察评估供应商信息。6.供销部部长协调财务部门的管理、防止货款呆帐坏帐对策、积极组织货款回收，加速资金的周转7.供销部部长负责与采购、销售有关的违约事项提出权益交涉。8.供销部部长搞好与生产部门、仓库之间的工作协调，根据需求采购原材料和辅助原料，严格控制采购成本。9.根据销售情况提出生产安排意见，编制销售报表，减少库存积压。10.供销部部长负责协调本部门员工项目采购、销售任务的安排及规内蒙古宁城首鑫源矿业发展有限公司--2--划，供应商和客户管理工作。11.供销部部长负责审阅员工的销售计划，并作出相关指导。12.供销部部长负责员工的工作移交监管工作。14.供供销部部长负责供应和销售情况的及时汇总、汇报并提出合理建议。第二条供销职员1.在供销部部长领导下，严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；负责原材料、辅助原料、办公用品的采购；以及对公司产品的销售工作。2.根据办公室和生产部门的采购申请单，报公司总经理进行审批。3.协助供销部部长做好物资采购工作。4.供销职员负责对所采购材料质量、数量核对工作；负责办理交验、报账手续。5.负责保存采购工作的必要原始记录，做好统计，定期上报。6.验收货物入库相关单据，积极配合库房保质、保量完成采购货物的入库7.结合具体市场，逐步规划销售网络，并逐步提升销售质量。8.执行公司规定的销售政策，并根据市场反馈，提出合理改进意见。9.收集区域市场信息，掌握区域市场动态、特点和趋势，并将所收集到的有用信息反馈给相关部门以便作为决策参考资料。10.根据客户需求报价给客户，与客户进行有效沟通，建立客户关系。内蒙古宁城首鑫源矿业发展有限公司--3--11.做好产品和样品的收发记录，建立《样品、产品收发汇总表》，每月、季度、年度进行汇总并汇报给相关部门或上级。12.搜集竞争者产品价格信息，建立《竞争者情况汇总表》，汇报给上级部门并提出合理化建议。13.供销部职员必须对公司的产品技术、产品生产成本，客户资料严格保密，如有违规，按公司劳动合同执行。14.供销人员应定时维护原料供应商和产品老客户，维持良好的供销关系。做好原材料采购准备和产品售工作。15.了解并掌握公司产品基础知识，相关参数标准，不断学习行业知识，不断提高业务素质。详细了解终端市场。通过网络、走访客户、文本资料等相关的市场调查，确定市场目标。16.在合同执行过程中认真跟进，同各部门进行有效的信息沟通，随时了解合同完成的进度及效果，跟踪合同完成后的付款及回款工作。17.对供销过程中的合同文件，询报价单等相关原始资料要进行登记，并将合同、资料原件交予供销部部长统一保管。第二章、供销部工作流程一、原材料供应流程1、采购计划生产部根据生产需求上报申购单并经总经理批准。供销部根据申购单制定采购计划。2、收集信息内蒙古宁城首鑫源矿业发展有限公司--4--询价比价议价索样评估3、订购根据评估结果决定供应商上报总经理审批与供应商商定相关供货条款与供应商签订订购合同4、收货货物质量、数量验收交仓库入库仓库开具入库验收单5、退、换货6、结算通知财务部门按合同约定付款要求发票二、产品销售流程1、产品报价、投标对客户询价进行整理对产品价格、付款方式和交货方式进行调研和协商内蒙古宁城首鑫源矿业发展有限公司--5--上报总经理审批2、商务谈判和签订合同报价后，根据实际情况可进行商务谈判谈判过程中应及时向供销部部长通报相关情况与原报价发生偏离的商务条款需经公司领导再次确认将所有问题均确认后方可签订销售合同《销售合同》签订后交予供销部部长确认并保管存档3、预收账款根据《销售合同》约定内容催收预付款或者全款。4、发货销售人员根据《销售合同》填写《成品销售通知单》，经供销部部长审批后上报成品仓库保管员。成品仓管员根据《成品出库通知单》办理产品出库手续；开具《销售产品出库单》，一联自存，一联交供销部。5、应收尾款销售人员催收应付余款客户回款销售部与财务部确认6、开票销售人员填写《开票申请单》部门负责人审核交由财务部开票内蒙古宁城首鑫源矿业发展有限公司--6--交客户签收第三章供销部管理制度1.供销部应与有关部门加强联系，及时解决相互协调工作中出现的问题，确保供销部的正常工作。2.供销部门积极向总经理和生产部门反馈市场信息，加强对产品用户的访问，了解用户要求。3.生产部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划，报总经理审批后进行采购。4.未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需报总经理批准后方可采购。5.采购计划或申请应列明采购物品的名称、规格型号、数量、质量技术要求、交货日期、用途等。6.供销部门在采购前须将采购计划或申请，会同财务部进行比价；在执行采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品进行询价或实地调查。7.对常用大宗原辅材料实行比质比价采购，公司根据市场行情来确定采购价格和供应商。市场行情在已定价格基础上，如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，价格可以上调，但必须报总经理同意后才能执行。8.供销部门应根据生产部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划，报总经理批准后执行。内蒙古宁城首鑫源矿业发展有限公司--7--9.供销部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、生产部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及违约经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。10.采购物资运到本公司时，先由供应部门对照核对采购计划，经确认无误后交仓管员，检验合格的物资由仓库保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库。11.采购发票按规定能够取得增值税专用发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票。12.无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填开《付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理签字批准后，出纳人员方可付款。13.财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《材料请购单》、《采购合同》、《付款申请单》、《入库单》、《发票》等有关单据，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。14.出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。内蒙古宁城首鑫源矿业发展有限公司--8--15.公司的采购业务统一由供销部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。16.对所辖区域内所有供应商的经营情况、终端用户情况、竞争对手的产品结构及销售状况以及当地市场情况等信息，供销员必须了如指掌17.供销员不能私自收取供应商回款和货款，若遇特殊情况必须收取的应及时将该款项汇回公司18.供销人员在工作推进过程中产生的费用需事先向供销部部长及总经理请示19.供销职员不得擅自超越常规与客户进行商务谈判，超越常规的条款与价格应事先征得总经理的同意，并由供销部部长指导谈判的过程20.正式《销售合同》形成后，若无正当理由销售人员应在用户要求的时间内组织发货。21.成品保管员员开出的《材料入库单》《销售产品出库单》内容要详细、准确。因开票内容不正确或错误而造成损失的，由成品保管员承担责任。22.供销员对用户的收货凭证或发货凭证要妥善保存，不得遗失。对送给用户的发票及取回的支票、汇票要登记鉴收。与用户的所有往来合同、账目、清单均应分类整理保存，销售员不得私自保管。23.所有的入库、出库申请及开票申请供销员要及时存档内蒙古宁城首鑫源矿业发展有限公司--9--24.供销部门应每周向财务部了解回款情况，及时处理回款过程中发现的问题，杜绝错帐、坏帐的发生25.对于收到的支票、承兑汇票、银行汇票销售员要在当日将相关票据交财务部签收26.供销部应在每个季度的末期与客户核对往来账目，并将结果报告总经理，并通报公司财务部27.对于不能解决的现场采购、售后服务问题，供销员应及时向供销部部长汇报，由供供销部部长向公司总经理申请协调解决28.供销职员每月5日前，将本部门上一月的所有《采购合同》《销售合同》原件编号整理成册第四章供销部考核办法供销部是公司产品销售的主管部门，是公司对外的窗口，是沟通公司内部与市场信息的中心枢纽。故其工作直接影响到公司的形象和质量信誉。为了加强对供销人员的管理，特制定本考核办法。1、供销人员必须牢记公司质量方针、质量目标及供销部的质量职责。2、供销人员必须热情、周到接待用户。认真回答他们咨询的问题，熟记我公司生产的产品参数，并作好相应的宣传和推销工作，尽量满足用户的要求。3、供销人员必须认真对待每一份采购、销售合同，在签订合同之前，应清楚对方的产品质量，价格底线，技术要求、供货时间、汇款方式等。对于一般合同，在征得供销部负责人签字后，直接加内蒙古宁城首鑫源矿业发展有限公司--10--盖公司合同章。对于有特殊要求的合同(批量特大、时间紧、资金占用量大等)，应由总经理在合同签订前组织有关部门进行合同评审，在要求得到满足后才能正式签合同。对合同必须妥善保管。4、对于口头接到的而没有说明要求的电话、传真或便函等，零星订单，由供销人员记录在案，经领导批准后，方能供货。保证不遗漏一个用户。5、供销人员应及时催收货款，保证资金及时回笼。每月由供销部各销售人员进行业绩考核，具体另行规定。6、采购计划完成率，采购及时率，采购成本的降低，采购产品质量的合格各方面进行绩效考核。附：建档明细表一、材料申购单二、采购材料审批表三、询价单四、采购合同五、付款申请单六、入库验收单（一式两份，接收部门和供销部各一份）七、供应商情况汇总表八、发票复印件（原件交财务部）九、报价单十、销售合同内蒙古宁城首鑫源矿业发展有限公司--11--十一、需货申请单（一式两份，供销部和成品保管室各执一份）十二、销售产品出库单（一式两份，供销部和成品保管室各执一份）十三、开票申请单（一式两份，供销部和财务部各执一份）十四、客户售后情况登记表十五、样品、产品收发汇总表十六、月工作计划表销售情况月统计表十七、销售员工作月统计表十八、目标客户基本信息情况统计表十九、竞争者情况汇总表内蒙古宁城首鑫源矿业发展有限公司2011年7月22日