试论在工程上如何运用PROJECT开展计划管理

试论在工程上如何运用PROJECT开展计划管理何丰在工程管理的实践中，一些新参加工作的工程师常常对如何进行项目管理感到迷惑，他们对于计算机使用较为熟悉，但他们缺乏管理的实践和实际工程管理的经验；不知道应该如何开始，也不知道应该采用什么手段进行管理。我过去是从事水电行业的建筑师，考取了国家监理工程师，改行到了项目管理，并且爱上了项目管理这一行。这些年以来，先后干过设计、业主、咨询公司、国际承包公司，到过亚洲、非洲，从事过国内一些工程的监理，也干过刚果金沙萨人民宫的监理，管理了大型工程长沙湘泉大酒店与石家庄燕都大酒店的施工，也参与了国家体育场（鸟巢项目）、中央电视台新台址、国家博物馆、西门子中国总部大楼项目、缅甸柴油机厂等的项目管理工作。在实际工作中，我认识到了项目计划管理的重要性，并刻苦学习项目管理软件，掌握了一些国际知名的项目管理软件的使用方法，并且做到了在前人基础上有所发展，有所进步，先后在《国际工程咨询》、《中国工程咨询》、《项目管理技术》杂志等发表了多篇论文。本文是针对这些新同志，谈谈我在多年的工作中积累的一些经验，希望能对他们有所帮助。当然，由于本人的理论水平不高，可能对许多问题的看法失之偏颇，也希望能就教于贤者。一、选用什么软件的问题首先，我们探讨一下用什么软件进行项目管理较为合适。大家知道，目前在国内，采用的计算机管理的工具很多，最知名的要算P3软件、PROJECT软件和国产的梦龙软件等，但最容易找到的计算机软件肯定是PROJECT软件了，它是美国微软公司OFFICE软件家族的成员，对于初学者，它极为易学易用，与文字处理软件WORD、电子表格软件EXCEL等有着天然的密切联系，而且帮助系统健全，是最容易学习和使用的软件。PROJECT是广泛运用于工程项目管理的软件，它根据项目管理的原理，用计算机软件搭建模型，模拟项目管理的建立和实施，并通过一系列与项目管理有关的图表来完成对项目的管理。在PROJECT看来，项目管理的核心内容是对任务、资源的控制与管理，并以最小成本、最快进度完成项目。PROJECT的任务由任务名称、任务期限和各种关联性组成；PROJECT的资源由资源名称、缩写、最大可用数、成本（标准费率、超时费率、单价和计费方式）、基本日历、群体名称和代码组成。日程控制按情况分为资源驱动和固定日程两种方式控制。PROJECT的成本核算依赖于资源的使用，根据资源标准费率、超时费率和单价三项，及其在任务中预计和实际使用情况便汇总出项目的预算成本和实际成本。对于PROJECT的项目，任务、资源、进度和成本是紧密联系的，他们组成一个完整的系统，在这个系统中，任何一项发生变化都会反映到项目关联的其它各个部分，譬如，任务发生调整就会影响到资源、进度和成本方面的变化；资源配置的变化或费率的变化会影响项目的进度和成本；进度调整会影响成本，甚至反过来影响到任务、资源的调整。上面这种联系性在一个系统中自动实现，这种特性体现了PROJECT的优越性，它使项目管理人员可以迅速了解项目的局部调整对整体项目的影响情况，另一方面也为项目管理人员主动动态地调整优化项目管理，产生多方案提供了快速、高效的手段。PROJECT面向用户精心设计了一套相互联系的图表，主要包括：甘特图、资源输入表、资源统计图、资源使用表、任务输入表、任务表等；对整个项目，为方便用户提取经过组合的和按条件选取的信息，PROJECT提供表格和过滤器以实现各种信息提取；另外，在报表输出方面，PROJECT提供缺省的七套报表，包括任务报表、资源报表、周期性资源报表、月历报表、基本月历报表及项目概要报表；对打印报表用户也可按需要自行设计制作。通过对这些图表的操作使用，用户完成自己的项目管理变得极其容易。PROJECT在用户操作界面上和WINDOWS操作系统一样。PROJECT同样具备下拉菜单、工具条和对话框等功能完美的操作界面。下拉菜单由菜单条、菜单和命令组成。系统菜单提供了项目管理所需的完整的实用操作功能，包括文件、编辑、浏览、表格、过滤器、格式、宏、配置、窗口和帮助等项目的服务，其中浏览项目根据菜单选项不同的功能，用户可方便地完成自己项目的建立、资源分配、项目控制、系统定制以及资料报告打印等全部管理工作。工具条是PROJECT的另一出色的操作界面，它提供的功能和下拉菜单基本一致，但它更为直观地方便用户操作。对话框是用户在操作过程中与系统交换信息的窗口。在以上基础止，WINDOWS环境的许多操作特性同样包含在PROJECT中，对于多字体选择、打印控制、与其它应用软件间的数据交流（如同EXCEL，WORD，POWERPOINT等软件）以及对象的鼠标拖动操作等功能，在PROJECT中同样表现得淋漓尽致。所有这些使PROJECT的操作、使用更加简练方便。从PROJECT软件在中国的使用来看，重要的版本有PROJECT98、2000、2002、2003版等。我本人是从PROJECT98开始学习使用PROJECT软件的。应该承认，随着版本的升级，PROJECT的功能也不断得到发展，变得越来越强大了，它正在迎头赶上项目管理的P3软件。PROJECT正由一个桌面的办公工具，发展成为大型工程管理软件和企业级的项目管理软件。他不仅有易于学习的标准版的PROJECT，也有功能极为强大的PROJECT专业版、服务器版。根据我对不同的工程单位计算机管理软件的统计，大约有75%的单位在使用微软PROJECT，而且还有不断扩大的趋势。我认为，对于项目管理的初学者来说，学习PROJECT有着十分重要的意义。二、项目管理从范围管理开始1、合同网络架构：如何从事项目管理？对于业主来说，需要考虑的是建设周期的全过程，即从规划、设计、施工、竣工、建设期项目管理等全面进行分析，其首要的问题应是划分项目的合同网络架构，并做出设计、采购、施工、监理的合同管理框架。在工程实践中，业主与承包商之间存在着复杂的合同关系；无论是主动还是被动，业主与众多的承包商、设备供应商之间都会签订许多合同，形成许多合同关系。这种合同关系，用图的形式表示出来，我们把它称为合同网络架构图。有了这一框架，我们就能够高屋建瓴，把握住项目管理最重要的内容。在合同网络架构的基础上，我们再去分别制定各个合同的内容范围，包括工程造价、工期、质量等各方面的要求。例子就是某部修建办公楼的合同网络架构。合同网络架构在项目管理中的作用有：（1）将整个项目划分为相对独立的、易于管理的较小的单位。（2）将这些单位与参加项目的组织相联系，将这些组织要完成的工作用合同形式确定下来。（3）对每一单位做出详细的时间与费用估计，形成进度目标和费用目标。（4）确定项目需要完成的工作内容、质量标准和各项工作的顺序，建立项目质量控制计划。（5）估计项目全过程的费用，建立项目成本控制计划。（6）预计项目的完成时间，建立项目进度控制计划。项目管理从哪里开始？我认为应该从工程的范围管理开始。什么是工程项目的范围呢？工程范围是工程项目各过程的活动的总和，或指组织为了成功完成工程项目并实现工程项目各项目标所必须完成的各项活动。定义了项目的范围就定义了项目的工作边界，明确了项目的目标和项目的可交付成果。这样，就使项目的工作内容具体了，也就为项目实施过程中需要花费的费用、时间、资源的估算提供了基础。同时，也确定了项目进度测量和控制的基准，也为工作任务的分配打下了基础。范围管理的方法就是将项目的主要可交付成果进一步分解，其结果就是工程项目分解结构WBS。training.mypm.net2、工作分解结构WBS的定义什么是工作分解结构？工作结构分解（（WorkBreakdownStructure，简称WBS）是对项目范围的一种逐级分解的层次化结构编码。依据PMBOK，分解指把主要可交付成果分成较小的，便于管理的组成部分，直到可交付成果定义明晰到足以支持各项项目活动（规划、实施、控制和收尾）的制订。工作分解结构是指把安排与定义项目范围的各组成部分按照可交付成果进行组合。WBS是面向可交付成果的对象元素的分组，它组织和定义了整个的项目范围，未列入WBS的工作将排除在项目范围以外。它是项目团队在项目期间要完成的最终细目的等级树，所有这些细目的完成构成了整个项目的工作范围。WBS体现了工程项目的管理层次与工作内容的划分，对于同一项目的不同的管理班子、不同的实施方式，其WBS编码方式也不完全相同。WBS体现了项目经理如何从工程的角度管理工程的。如果项目工作分解做的不好，在实施中必然要进行修改，就会打乱项目的进程，造成返工、延误进度、增加费用的损失。3、WBS的设置原则WBS的分解应按照实际工作经验和系统工作的方法、工程的特点、项目管理者的要求进行，其基本原则是：1)应在各层次上保证项目内容的完整性，不能遗漏任何必要的组成部分。2)一个项目单元只能从属于某一上层单元，不能同时属于两个上层单元。3)项目单元应能区分不同的责任者和不同的工作内容，应有较高的整体性和独立性。4)应考虑WBS与承包方式、合同结构的影响。5)能够符合项目目标管理的要求，能方便的应用工期、质量、成本、合同、信息等手段。6)WBS不要太多层次，以四至六层为宜。最低层次的工作包的单元成本不宜过大、工期不要太长。可以看出，无论用什么样的软件编写计划，WBS都是我们首先要考虑的问题。在PROJECT软件中，单独设置了WBS编码，但也可以归纳为大纲。在PROJECT软件中，大纲与WBS是一回事。设置WBS在PROJECT软件中是很方便的。打开项目菜单，点击WBS，就可以定义WBS结构了。只需要我们在编辑任务作业时，把任务作业升级，就是大纲了，也可以看成是WBS。如图，我们定义WBS的一级为XMZ1，二级为XMZ1.1，三级为XMZ1.1.1，则形成的WBS就如图所示了。项目管理者联盟以某大型项目为例，站在业主的立场上，可以把WBS编码分为三级，第一位数字表示整个项目，第二位数字表示第一级工作单元的编码，第三位数字表示第二级的具体工作单元的编码。如图所示。转自项目管理者联盟training.mypm.net转自项目管理者联盟这样的分解结构图，一旦确定下来了，就不能随意修改。如果需要改动，则需要召开各方联席会议，如各部门经理、项目经理、执行人员、客户和承包商等参加的大会，就项目目标、工作分解结构等进行协商，达成一致意见后再加以确认。在绘制分解结构图时，我们可以用一个好的软件WBSCHARTPRO来编制。这一软件是由美国CRITICALTOOLS公司开发的专用于绘制WBS的图形软件，它与PROJECT软件具有良好的兼容性，可以很方便的把已经建立的WBS转化为PROJECT的计划。关于WBSCHARTPRO软件，参见本人写的《项目管理的工具WBSCHARTPRO介绍》一文。三、计划编制就一个工程项目来讲，施工阶段投入大量人力、物力的直接目的是为了达到业主认可的各阶段进度目标，最终实现总工期目标和总项目收益值。施工进度目标是通过分阶段、分层次进度计划的执行和控制，各类人、财、物等资源围绕进度计划实施同步投入、配合与支持，并在综合控制下实现的。要达到项目工期目标、质量目标、效益目标及其综合体现出的企业信誉和社会效益，在项目管理上需要确定一条从准备谋划、执行反馈、调整修改、再执行及执行结果评价的主线，一切工作应围绕这条主线展开。这就是计划的作用。计划是一个分层次的概念，一般随着工程进度的展开，计划也在一步步深入。对于一个大型、复杂项目而言，站在施工总承包商的角度，可以把工程计划可分为四个层次：1)项目概要性计划(ProjectSummarySchedule),简称PSS，决策层与管理层2)项目总控计划(ProjectControlSchedule)，简称PCS，管理层3)项目总进度计划(ProjectMasterSchedule),简称PMS，管理层与执行层4)项目详细工作计划(ProjectDetailSchedule)，简称PDS，执行层与作业层PSS是项目处于工程早期，编制合同阶段的产物，它主要体现业主管理层与决策层的意志，它是业主希望达到的目标。