湖南烟草公司营销流程调查报告

12020年4月19日湖南烟草公司营销流程调查报告文档仅供参考22020年4月19日湖南省烟草公司销售处营销流程调研报告一、概述湖南省烟草公司暨湖南省烟草专卖局是湖南省烟草行业的最高行业管理机构,具有法定的烟草专卖市场的行政管理职能,同时作为企业,承担烟草产品在湖南省及全国市场的营销及管理工作,具有半行政(计划经济)半企业(市场经济)的特点。当前管辖14个地市(分)公司、102个县公司、3家调拨站等119家独立核算单位,同时对省内15家烟厂(中央直属4家、计划内地方烟厂5家、地方烟厂4家)进行行业管理和指导。另外各级市县公司拥有1000多家批发部(批发部不作为独立核算单位)。整个烟草公司采用了”三级核算四级管理”的管理体制。湖南省烟草公司销售处作为湖南省烟草公司重要职能机构,管理全省烟草行业特别是卷烟的计划分配、购进、调拨、贮运、销售及价格、网建等业务工作,同时作为一级批发部门,承担省公司下达的一定数量及利润指标的卷烟产品的调拨及销售工作。省烟草公司销售处财务处计划处其它职能部市公司文档仅供参考32020年4月19日销售处(10人)当前设置业务科(2人)、财务科(2人)、信息科(3人)、物价科(1人)等部门,具体职能如下:业务科:负责省内外卷烟产品的购进、调拨、销售等工作财务科:负责对销售处发生的经营费用、销售收入、销售成本、往来账款、应交税金等进行核算,并向公司财务处上报销售处资产负债表、损益表、应交款项表等物价科:负责收集市场信息,参与定价领导小组制定批发价格,向市县公司下达价格通知单并监督该价格的执行信息科:负责收集整理省内网点建设信息二、采购业务流程文档仅供参考42020年4月19日2．1采购部门的组织结构省公司销售处的业务科没有专职采购人员,而由业务员同时负责采购及销售工作。2．2采购基本工作流程2．2．1采购基本流程省外卷烟的采购:销售处每年5、10月份走访全国主要卷烟厂家,进行业务洽谈,然后根据下半年、上半年的销售情况和洽谈结果到两次全国定货会上签定购进合同,也能够到烟草总公司批发市场进行交易,进行必要的增补计划。省外烟厂的调拨站根据合同定期向省公司送货,同时该调拨站向省公司销售处的财务科开发票。货到达省公司租用仓库以后,仓库保管员根据随货同行联验收入库,填写商品验收单。其中一联送交销售处财务科作帐,一联送交销售处业务科,以便业务员根据库存情况销售。同时,仓库保管员在送货回单上签字交给送货人。销售处业务科业务员文档仅供参考52020年4月19日付款方式一般是在财务科得到销售处业务科的确认后办理托收承付。另外,运费一般是单独托收,也有承运人持送货回单和运输发票给财务科,财务科付款,另外,还有免运费的情况。采购价格:1.国家烟厂出厂价,2.交易市场制定的价格。省内卷烟的采购:省内主要购进长沙和常德烟厂的卷烟,基本情况与省外卷烟的采购相似,但也略有不同。1.省公司销售处没有与省内烟厂签定合同,而是计划衔接书。2.计划衔接书中只有总量控制,没有细化到品牌。3.采购方式:对方送货4.付款方式:1.电汇,2.托收承付。5.根据在全国定货会上的合同副本,由调拨站安排发货计划,均衡向省公司仓库发货。2．2．2采购工作流程图(一)采购一级流程图D1D2D3D4E1省公司销售处E2省外渠道E3省内渠道文档仅供参考62020年4月19日采购一级流程图实体描述:1、E1,省公司销售处2、E2,省外渠道:省外烟厂调拨站。3、E3,省内烟厂:省内烟厂调拨站。数据描述:１、D1、D2,分别是省外烟厂和省内烟厂向销售处发货和开票。２、D3、D4,分别是销售处对省内和省外烟厂下订单(执行合同)。文档仅供参考72020年4月19日(二)采购二级流程图采购二级流程图实体描述:1．E1,业务科,主要负责从省外烟厂购进卷烟销往省内,从省内烟厂购进卷烟销往省外和省内。2．E2,供应商,包括省外烟厂调拨站、烟草公司、省内烟厂调拨站。3．E3,仓库,包括省公司租用仓库。4．E4,省公司销售处的财务科。文档描述:E1销售经理部E2省外烟厂E3仓库P2下达订单P3验收入库P1签定合同D1D2P4签收D3E2供应商P3验收入库E4财务科E3仓库P4开发票E1业务科P2合同执行P6付款E1业务科P5确认W1合同P1签定合同W2付款申请书文档仅供参考82020年4月19日1．W1,合同,是指全国定货会上的合同或省内的计划衔接表。2．W2,付款申请书,销售处确认后向财务科提出付款申请。处理描述:1．P1,有两种情况,第一,销售处业务科与省外烟厂在两次全国定货会签定合同。第二,销售处在省内两次衔接会上与省内烟厂签定计划衔接书。2．P2,供应商根据合同、采购订单定期向销售处发货。3．P3,货物运输到达仓库后,仓库保管员根据对方的随货同行联和实际到货情况,如实填写商品入库凭单,同时保管员在对方的送货回单上签字,对方凭此送货回单向公司托收货款。4．P4,供应商开发票给省公司销售处财务科。5．P5,销售处业务科对来自省内外烟厂的发票进行确认,向财务科提出付款申请。财务科确认后付款。6．P6,付款方式有三种,一种是托收(主要是对省外烟厂),第二种是电汇(主要对省内烟厂)。(三)采购第三级流程图1．把供应商分解成省外烟厂、省内烟厂,对省外卷烟的采购流程图如下所示,D1D2E1销售处业务科E2省外烟厂E3仓库P2下达订单P3验收入库P1签定合同P4D3D4文档仅供参考92020年4月19日省外卷烟采购流程图实体描述:E1,销售处业务科E2,省外烟厂E3,省公司的仓库处理描述:1．P1,全国定货会上与省外烟厂签定合同。2．P2,销售处向省外烟厂下达订单,也就是合同的执行。3．P3,销售处的仓库保管员根据随货同行联和到货情况进行验收入库。4．P4,仓库保管员在对方的送货回单上签字,证明收到货。数据描述:1．D1,由对方烟厂开具的随货同行联。2．D2,仓库保管员填写的商品入库凭单。3．D3,送货回单4．D4,仓库保管员填写的商品入库凭单中给销售处的一联。省内卷烟的采购与省外卷烟的采购情况基本相同,它们之间的区别可参见第一页的采购基本工作流程部分。文档仅供参考102020年4月19日附:一、省外购进合同1．单据格式:(省外购进)中国烟草交易中心合同(卷烟)年月日合同编号供方单位需方单位名称供货单位编号需方单位编号序号牌号产地等级类型烟支规格包装规格数量(箱)单价(元)金额(元)1．运输方式:2．交货时间:3．结算方式:4．到货地址:5．其它:2．数据字典:表头数据项:1.合同名称:2.供货单位编号:3.需方单位编号:文档仅供参考112020年4月19日4.供货单位名称:5.需方单位名称:6.合同日期:表体数据项:7.序号:8.牌号:9.产地:10.等级:11.类型:12.烟支规格13.包装规格14.数量(箱)15.单价(元):此处为不含税价16.金额(元):此处为不含税价,以便于计算成交服务费。表尾数据项:17.运输方式:18.交货时间:19.结算方式:20.到货地址:21.其它:文档仅供参考122020年4月19日3、省内购进合同:在实际业务中,由销售经理部代理长沙烟厂产品和省外部分烟草公司(广东省烟草公司、深圳市烟草公司、北京市烟草公司)签订销售合同,据此销售合同作为向长沙烟厂采购的依据。其余部分的采购当前并无确切品种、数量的合同,只能称之为额度计划,此类计划约束性较弱。二、采购订单当前业务中根据签订的购货合同(半年的供货协议),实际提货或由供应商送货时,需要双方协商达成协议,此协议即可认为是采购订单,采购订单也是合同实际执行的开始。表头数据项:1.订单号:2.订单日期:3.合同号:4.供货单位编号:5.采购部门:6.采购员:7.运输方式:8.到货地址:表体数据项:9.序号:文档仅供参考132020年4月19日10.商品编号:11.该存货的各种属性:12.规格型号:13.包装规格:14.数量:针对主计量单位而言15.件数:针对辅计量单位而言16.单价:此处为不含税价17.金额:此处为不含税价18.税率:19.税额:20.价税合计:21.折扣率:22.折扣额:表尾数据项:23.制单:三、商品验收单到货后,库管员根据供货单位的增值税发票中随货同行联,确认实收数量后,填制商品验收单。四、采购发票增值税发票表头数据项:文档仅供参考142020年4月19日1.发票号:2.开票日期:3.供货单位名称:4.地址、电话:5.税务登记号:6.开户银行及账号:7.销货单位名称:8.地址、电话:9.税务登记号:10.开户银行及账号:表体数据项:11.货物或应税劳务名称:12.规格型号:13.计量单位:14.数量:15.单价:此处为不含税单价16.金额:此处为不含税金额17.税率:18.税额:19.价税合计:20.备注:表尾数据项:文档仅供参考152020年4月19日21.开票人:22.复核:23.收款人:文档仅供参考162020年4月19日三、库存业务流程省公司销售处当前有一个仓库,属外部租用仓库。主要存放省内外购进的所有卷烟。当前共有数名仓库保管员负责保管烟草公司卷烟。销售处所属仓库:D1D2D3D4仓库处理顶层图数据描述:1.D1:供货方向仓库发货及附随货同行联。2.D2:仓库向客户发货。3.D3:仓库对供货方签回其送货回单。4.D4:客户凭提货联向仓库提货。销售处所属的仓库实行每月末定期盘点的制度,仓库计量一般情况下不会发生盘盈盘亏的情况出现。如该情况出现,则一般由仓库责任保管人负责赔偿。另外,仓库保管员按日填制收发存日报表,以及按月填制的盘点报表与业务进行对帐。当前的库存管理不实行货位区分管理,仓库发货实行先进先出销售处仓库供货方客户文档仅供参考172020年4月19日法,对于发货成本的计价方式,财务核算上当前采用全月一次加权平均计算其销售成本,并不能在月中随时结转成本并计算毛利。对于由专卖部门罚没走私烟等特殊部分卷烟,由市县公司处理,不在省公司处理。业务流程:销售处在省内,省外所采购的卷烟经运输到达仓库之后,销售处仓库保管员根据对方(供货方)附送的随货同行联及到货产品并进行匹配无误后,据实填写商品验收单,分别为存根、财务、业务、统计联。E1供应商P2验收入库P1签回送货单E2仓库W1商品验收单E3承运人文档仅供参考182020年4月19日采购入库流程图实体描述:E1:供货方,能够是省内,省外供货方。E2:销售处仓库。E3:承运人E4:财务科处理描述:P1:仓库保管员在供货方送来的送货回单上签字后,供货方凭此单向公司托收货款P2:仓库保管员办理产品入库文档描述:W1:仓库保管员填制的商品验收单销售处销售时,由业务员开出增值税专用发票一式七联或是普通发票,并将除存根和记帐联以外各联交给客户,库管员根据提货联进行发货,并将提货联留存作为发货依据。同时,在发货完成后仓库保管员将发票中的仓库回执联返回业务员。可能会有已开票E4财务科文档仅供参考192020年4月19日而未提货(包括部分未提货)的情况存在,仓库保管员此时对已开票而未提部分向客户开具白条以备下次提货,并将此部分卷烟单独放开,其填制的库存报表将不包括这部分卷烟。此库存报表应与业务核对相符。销售发货流程图(客户自提方式)实体描述:E1:销售处E2:客户E3:销售处仓库E3仓库E1销售处P1开票E2客户业务三科P2提货P3定期盘点W1发票W2提货联P4发货文档仅供参考202020年4月19日处理描述:P1:由业务开出增值税发票或普通发票P2:客户凭发票提货联到仓库提货P3:仓库按周和月填制库存盘点报表以与业务核对P4:仓库对客户进行发货文档描述:W1:发票W2:提货联文档仅供参考212020年4月19日附:单据格式一、入库业务商品验收单到货后,库管员根据供货单位的增值税发票中随货同行联,确认实收数量后,填制商品验收单,一联送交财务。库管员根据卷烟验收通知单增加库存卡片中的实物库存。表头数据项:1.编号:2.日期:库管员填制3.来货单位:供应商4.来货发票号:5.车船号:表体数据项:6.品名:库管员填制7.规格:库管员