行政部管理制度

-1-行政部管理制度第一章行政部职能第一条行政部是公司的综合职能部门。其核心职能包括四个方面。(一)参谋职能：行政部不仅应在日常行政事务方面，更应在经营理念、管理策略、企业文化及用人政策等重大问题上为公司高层管理人员提出参考意见，成为参谋和助手。(二)沟通职能：行政部应清晰传达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。(三)管理职能：行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤（卫生、食堂、员工宿舍）、安全保卫等工作。(四)服务职能：行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。第二章行政部职责第三章行政部权力第二条为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开，行政部拥有六项工作权限力。-2-第四章规章制度管理办法第三条公司应规范规章制度的发布程序和文件管理，建立规范化、标准化、系统化的公司规章制度体系，保障规章制度得以严肃、严格、有效的贯彻和执行。第四条公司规章制度是指公司根据经营、管理需要制定并统一发布的具有强制约束力和规范格式的公司内部法定性文件，包括制度、办法、规定、流程、标准、以及由此而生成的表格、记录、格式文本等，是公司各级单位按章办事和开展经营、管理活动的重要工具。第五条凡涉及两个以上部门共同使用、遵守或用于指导、规范本部门以外其他单位工作或需要跨部门协作完成的所有规章制度均属于本办法控制范围，必须按照本办法规定的程序发布实施。第六条规章制度管理是指按照统一要求规范公司规章制度文件的制定、审核、修改、批准、发布、修订、执行和废止等一系列工作，并将全部规章制度按照统一标准进行分类和归档，形成完整的企业内部法规。第七条公司行政部是规章制度管理的综合职能部门，其主要职责是：(一)建立健全公司规章制度体系。1.对规章制度进行宣贯和培训，推动规章制度的实施，监督、检查公司规章制度的执行情况，提高制度的执行力。2.对新发布规章制度成文必要性、合理性、与其他制度的衔接性、文件格式、文字、条理性等进行综合审核。3.责成相应部门建立必要的规章制度和修订，组织规章制度评审。(二)负责公司规章制度的组织起草、修订、审核、登记、编号、发布、归档、废止权力1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权依照制度，对行政检查中发现的问题有处理权依照制度，按规定程序，对其他部门有处罚建议权依照制度，对公司员工违反行政制度有处罚建议权有权要求公司内部其他相关部门配合行政部的工作对部门内部员工的聘任、解聘有建议权权力2权力3权力4权力5权力6-3-等工作。第八条公司其它职能部门的主要职责：(一)根据经营、管理需要，提出并起草本部门职责范围内的规章制度。(二)负责本部门制定的规章制度解释、宣贯、推行，监督、检查，指导本部门制定规章制度的执行情况。(三)参与全公司规章制度的提出、制定、修订，提出合理的建议。第九条公司各部门以及所有员工都是公司规章制度的执行者，对公司规章制度规定的条款和工作标准有认真学习、贯彻、落实、执行并接受考核的义务。第十条公司规章制度分为以下几类：(一)企业综合管理制度（系列代号ＺＨ）:指为明确规范公司组织架构、组织职能划分、基本管理体制、企业运作体系等综合性经营管理工作而制定的制度。(二)企业文化管理制度（系列代号ＷＨ）：指规范和传播公司理念、行为和视觉识别系统而制定的制度；(三)财务管理制度（系列代号ＣＷ）：指为规范和指导公司会计核算、财务管理、资金管理、税收筹划、会计报表及财务分析等工作而制定的制度。(四)人力资源管理制度（系列代号HＲ）：指为规范和指导公司招募、培训管理、绩效评估、薪酬福利管理、奖惩管理等人力资源管理而制定的制度。(五)行政管理制度（系列代号ＸＺ）：指为规范和指导公司行政督察、公文处理、公共关系、会议管理、印章管理、档案管理等行政办公事务而制定的制度。(六)信息管理制度（系列代号ＸＸ）:指为规范和指导公司信息化建设醒目管理、软件管理、系统管理、数据管理、信息安全管理等而制定的制度。(七)安全与环境管理制度（系列代号ＡH）：指为规范和指导公司安全、消防、环境保护与治理、优化作业环境而制定的制度。(八)项目管理制度（系列代号ＸM）：指为规范、指导、监督、检查公司项目管理工作而制定的制度。第十一条以上分类不足以涵盖新增的制度时，可在现有分类基础上增加延展。第十二条规章制度属于企业标准性文件，采用统一的文本格式发布，即发文标识为“珠海横琴新区国邦土石方工程有限公司规章制度文件”，标题为“xxxx管理办法（制度、规定、规程等）”。第十三条规章制度文件内容分章、条编序，不同章节，条序顺延，全文不能有重叠条序。条目下有层次序数时，分段编排，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。第十四条规章制度的编号统一由行政部负责，完整编号格式如下：-4-“公司类别-内容分类-分类序号-文件版本号”说明：公司类别：工程公司（代号GC）；内容分类：参照第三章相应内容；分类序号：规章制度在某一门类的序号用三位阿拉伯数字表示，代表该文件在该类制度中的顺序，一般根据发布时间排序。每类内容从001-999；文件版本号：是文件更新修改次数的记录，用二位阿拉伯数字表示，从01-99顺延，代表文件整体重新制定和校验的次数。第十五条规章制度经起草部门起草后，交由行政部初审和校验，最后经公司总经办批准后下发。第十六条规章制度通过公司文件通知形式发布。第十七条行政部根据经营管理的需要，当国家法律、组织机构、部门职能调整或业务调整时，适时对相应制度进行修订或废止。第十八条公司各部门负责人为部门内制度贯彻执行的第一责任人，负责公司制度在本部门范围内进行宣传、贯彻、培训、监督、执行。第十九条行政部负责检查、督导、考核规章制度的落实情况，并对制度执行情况具有奖惩权。第五章关于公司、部门工作总结与计划管理第二十条行政部负责公司层面的工作总结及计划工作，指导和监督公司各部门的计划设定、实施；各部门负责本部门及部门员工的工作总结、计划申报、实施、监督、考核、归档等管理工作。第二十一条申报内容及格式：(一)工作总结内容：计划完成情况、存在的问题、解决措施或办法、需整改完成的时限等。(二)工作计划申报内容：工作背景（现状分析、制度计划的依据）、计划完成的工作、可能遇到的问题、需要公司或其他部门协助的工作、完成时限等。第二十二条部门计划提交时间：(一)月度工作总结与计划：每月28日前(二)半年度工作总结与计划：6月28日前，与6月总结计划合并为一份。(三)年度工作总结：每年的12月28日前，与12月总结计划合并为一份。(四)年度工作计划：公司年度计划确定后十个工作日内；第二十三条监督管理与考核(一)月度工作计划的执行监督与考核：每月行政部提前一周提醒各部门负责人对月度工作计划进行对标自查，并将自查结果反馈到行政部。各部门的月度工作-5-计划执行情况纳入管理人员的绩效考核评分中。(二)年度工作计划的执行监督管理与考核：各部门负责人在年度工作结束后，将年度工作计划执行情况与年度工作计划进行对标自查。报总经理和被复查部门。自查结果、复查报告及年度工作总结纳入各部门负责人年度管理工作考评。第二十四条附件附件一《20XX年度XX公司年度工作计划表》附件二《20XX年度XX部门年度工作计划表》附件三《20XX年度XX部门半年度计划分解执行表》附件四《20XX年度XX部门月度工作计划分解执行表》第六章会议管理制度第二十五条为规范会议管理，提高会议效率，对会议管理进行规定。第二十六条会议召集人职责：(一)会议召集人要提前与能起会议决策性作用人员沟通，在会议决策人员没有会议冲突的情况下再申请发放会议通知，会议通知要求提前一天发放，当天发放的会议通知，会议召集人要电话或口头通知和提醒与会人员；(二)召集会议时，要区分参加人员和邀请人员；具体事务的直接负责人为必须参加人员，之外的为邀请人员，邀请人员可选择性参加；(三)会议开始后，会议召集人要说明会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,以免跑题；(四)会议过程中如果出现跑题的现象，会议召集人要及时控制、提醒会议剩余时间和中止与议题无关的发言，以确保回归议程；(五)属讨论、决策性议题的会议，召集人应引导会议作出结论。对需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；(六)如无特别指定，会议召集人负责记录会议纪要，会后负责整理并发布正式的会议纪要，避免议而不决。第二十七条行政部职责(一)确定和预订会议地点，发放会议通知。通知要包含会议主题、会议时间、会议地点。以便与会人能快速查看；(二)积极主动与其它部门协调解决会议时间、会议场地、会议设备等问题；(三)隔天发放的会议通知，在会议开始前一小时，必须发放会议提醒；(四)当天紧急临时会议前，要电话通知与会人员，以保证与会人员准时参会；(五)会议开始前，要提前二十分钟调试好会议用设备（投影仪、笔记本及其它设备），-6-并保证设备畅通；同时准备好会议签到表，并在会议签到表中填上必须参加人员名单，以便会议召集人核对；第二十八条与会人职责：(一)必须参加人员必须准时出席会议，因各种原因，不能参会者，必须提前向会议召集人员请假，不得无故缺席或迟到,以免会议召集人在不知情的情况下等待而影响会议效率；(二)到会场后，要及时在会议签到表上签到；(三)会议期间，手机要调成振动模式；(四)会议中，发言应言简意赅，紧扣议题,与会议无关的话题，严禁讨论；(五)遵循会议召集人对议程控制的要求，如需要提前离开会场，要知会会议召集人。第二十九条附件附件1：《会议签到表》附件2：《会议纪要模板》第七章行政费用管理规定：第三十条行政部统一管理行政办公费用，各部门配合执行。第三十一条费用控制原则(一)对相对固定的行政费用采用预算管理。(二)对招待费、差旅费、会议费等相对变动的费用采用预算与额度相结合的管理方式。(三)对耐用大件的办公设备，采用控制管理的办法。第三十二条相对变动费用的管理如会议费、活动费，要求事先拿出计划方案和经费预算，报总经理审批后，按方案实施，费用附审批方案报销。第八章档案管理规定第三十三条总部行政部负责管理总部各类档案，对各分部实行统一监督管理，对各分部的档案工作进行业务指导和培训。第三十四条总部行政部负责对总部人事档案的直接管理,对各分部实行统一监督管理。第三十五条档案的分类。总部档案包括：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、实物档案、影像档案、经营档案。第三十六条立卷归档的时间。与项目有关的证照在项目交用前均在部门保存，工程竣工后须移交行政部保存；成稿后的各类有保留价值的文书、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在五个工作日内送交相应行政部，进行统一管理。-7-第三十七条立卷归档的要求(一)归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。(二)填写案卷一律用钢笔，归档文件要按次序系统排列，编制案卷顺序号，归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，标题简明，字迹清晰，保管期限准确，装订整齐。第三十八条各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须使用原件。第三十九条影像档案摄录必须记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。第四十条档案交接。归档资料必须为原件，如遇特殊情况需总经理批准。交接的资料必须完整、准确，做到文、图、物相符，签字手续完备，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理审批方可归档。交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，由经手人和负责人签字。工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。所有竣工图均应加盖竣工图章。行政部定期（每季度）对各类档案的归档、保管情况进行检查。第四十一条档案借阅。职能部门工作人员可直接查阅属本业务工作范围的档案资料。如需查阅其他重要文件和有密级档案，须经行政部批准，方可借阅。需要外借的档案，借阅人应填写《档案借用申请表》，经部门主管批准后到行政部借