饮水而思源--谈同学会活动的企划与执行

同学会参考手册1饮水而思源－－谈同学会活动的企划与执行张瑞菁如果说组织、干部是同学会的骨架，活动就是其血肉，用以联系同学之间的情谊。活动办得好，同学们的向心力自然会提高，对会务推展定有助力。然而，活动的举办若没有足够的经费，势必难以推展；同样地，好活动若没有适当的管道加以宣传，参与率必无法突破瓶颈。所以，这些要素互相作用，缺一不可，其重要性不需赘言。从参加活动，协助联络工作，到亲身主办活动，是先享受而后回馈的心路历程。提笔为文，希望能将个人经验与同学分享，并鼓励同学勇于参与。毕竟，饮水需思源，付出也是另一种快乐的收获。本文将分别针对各型活动办理时的企划过程及注意事项加以探讨，再进而讨论费用的计算与收取，以及如何使用有效的宣传管道提升出席意愿。期能藉此给予举办活动者概略性的参考，各同学会再依其人力物力及客观条件加以灵活的运用，相信「办活动」必不再使人听而生畏，裹足不前了。一、活动类型与企画不同的活动在举办时需考虑的因素皆异。依性质予以分类，可以较有系统地规画。会长需在学期开始前召开干部会议，讨论学期之间想办的活动，询问干部的分工情形及需要的协助；最好能与活动部进行会前准备，拟出几个可行方案，届时可就其利弊予以讨论表决，免得天马行空，反而没有确切的结果出炉。一个有效率的干部会议，除能推展会务外，对提高会内工作士气是大有帮助的。由于在校内举办活动时，需考虑是否有适当的场地。会长应在接任后，迅速至校内管理场地的单位办理洽借的工作，且将时间订下。一来，可免得开学后，想办活动却无场地的苦恼；二来，由于时间、场地均已确定，减少了接办同学的工作负担，相信在游说干部接办时，定可增加说服力，并减少筹办时的不少麻烦，达到事功倍的效果。活动应避免由会长或活动部长一人全包，可轮由不同的干部当组头，会内提供必要的资源，如此一来，参与者皆可有付出且有所得，更可避免个人体力透支或弹性疲乏。1.迎新送旧好的开始是成功的一半，迎新是同学会开门首要大事，不可掉以轻心。首先要收集新生名单，可透过InternationalStudents'Office、国内讲习会、接机等管道广加收集；或请各系旧生至系办公室查询；或主动参与学校为外籍学生办的Orientation，担任义工并可散发资料。同学会参考手册2其次要选择适当的活动形态，如Pot-Luck餐会（既省钱又有趣）、茶会、烤肉活动等，尽量能以小组方式进行，使新、旧生能藉此认识朋友、沟通问题、传递生活经验，并在活动时介绍同学会与干部，安排老生就一些共同问题发表简短的建议与心得，填写会员卡，散发会讯及与新生生活有关的资料或手册，预告该学期的节目，并趁机刺激新生参与会务及活动的意愿。由于此活动有经验传承的意义，在分工时需有专人负责掌握（游说）足够的旧生出席，使新生能面对面地发问，尽快认识陌生的环境。此外，经费的运用及缴交金额需小心控制，使新生觉得合理，日后才会继续对同学会活动给予支持。送旧是常被同学会忽略的活动，一方面接近期末，有考试压力；另一方面同学会一年来活动将告尾声，而同学也多忙于为前程打算；建议将其与改选合办，有承先启后的寓意，并可在事前制作即将毕业同学的名录，留下未来动向及在台湾的地址，以便日后可继续联络，甚而如耶鲁等校还设立了台湾校友会，定期举办联谊，除交换信息外，更可藉此相互切磋，把茶叙旧。活动方式以茶会较适合，可安排旧生发表求职心得及学习感言，除了庆祝毕业外，也可为学弟妹指引一些方向。2.年节庆典活动中国人，是个重视传统的民族，而由于历史的悠久，年节的意义深远，庆祝活动皆具有特色，成为生活中不可或缺的一环。游子离乡在外，每逢佳节倍思亲，同学会可藉举办小型会餐使同学团聚一堂，抒解乡愁；或举办大型活动，配合静态展览、食物品尝（中国的节庆多与特殊食物密不可分）及晚会等，使外国人感染欢乐气氛，并藉此传扬中华文化，打响同学会在校内的知名度。若要举办展览，可向同学征求相关书籍图片、或向文化组、华侨文教中心等地借，食物品尝会时可就各美食制作过程及原料、做出英文简介，使用餐之余亦可在知识上有所收获。晚会部份另有专节探讨，并可参考「亲善大使‧舍我其谁」一文，在此先就小型会餐予以说明。一年中计有新春、元宵、端午、中秋、冬至、除夕等民俗大节庆（当然，国庆也是不能忘记的），同学会在选择时需先考虑到可使用之场地、收费方式、活动流程、（是否大家一起做或买现成的）、经费预算等，再分场地布置、采买、甚至交通接送（若场地偏远，需先设集合点）等组，会场需有至少一人控制气氛、串场及时间。此类活动需先设定报名期限以确定人数，便于准备食物分量，以免届时有吃不够的尴尬或吃不完的浪费等情形产生。3.体育竞赛与活动在繁忙课业压力下，同学们的身体健康也是需要注意的，美国的大学，多有设备不错的GYM可同学会参考手册3供使用，且不需额外收费。同学会可订下固定的时间（如周五傍晚），呼朋引伴，大家一起来运动。首先每种球类最好有一人负责球具张罗及人员联络，其次每学期可举办一次球类竞赛，切磋球艺。除了排球、篮球、羽球、桌球、回力球、网球外，游泳也是很好的运动。若学校场地许可的话，周末更可结队习垒球、飞盘等户外活动，驰骋在蓝天绿野之中。也可联络邻近其它学校，举办联谊比赛，除了认识朋友外，球技必会更加精进。此外，看球赛更是极好的运动，能深入美国人生活的重心，除了眼部运动外，激动的吼叫及讨论更是声带运动，一举而数得。4.旅游「行万里路，胜读万卷书」，同学负笈来美，除了学识上的研究外，更须把握机会四处游览风土人情。会内干部可以事先研究校区附近之名胜古迹，分别办理一日游或长假的旅游活动，提供同学在课余时的休闲活动。短期旅游：一日游的活动弹性很大，可依各地之实际环境如以选择，如：采水果、钓螃蟹、划船、烤肉、赏枫等。采水果依不同的季节有苹果、樱桃、水蜜桃、南瓜，是趟经济实惠之旅。办理此类活动需注意路程调查、制作地图、车位分配～～如果同学的车辆数不足，须另外租车时，要将补贴开车同学的费用一起摊平，时间控制、食物的准备或饮食点、休息点的寻觅，也是主办人需留心的。长期旅游：二、三日游的活动，由于有住宿问题，最好有人能先行探路，确定里程、时间、休息点、旅馆等问题，以租借中、小型Van为优先考虑～～避免产生私人车辆出问题的善后纠纷。长程开车，容易疲倦，需安排可换手的司机。同学会需事前制作路程说明（高速公路的衔接点、号码及出口、方向）及详细地图、游览地点之概略简介、每站到达的预估时间及停留长短、特殊配备（如滑雪、玩水）等注意事项，一定能更尽兴地游玩。如能在当地找到同学担任向导，或联络其同学会（如Boston、DC）提供信息与协助，就不会入宝山而空手回了。在旅途中，要提醒同学守时守法的习惯，免得因一人而延误行程或发生危险，那就不是主办者所愿意见到的。最后，为掌握人数，长期旅游最好能于报名时即收缴报名费，以免过多人变卦，临时不能成行，或导致同学会需负担不少的订金，而产生同学之间的不愉快。5.电影放映放电影，首先需和有关单位联络好片源及放映时间，避免临时更改；其次确定放映场地及所有之设备，免得临时出岔错，大家乘兴而来、败兴而归就不妙了。电影放映，一向是颇受中国同学欢迎的活动，所费不多也省人力，如果影片附有英文字幕，还同学会参考手册4可以担任国民外交的角色！若放映场地设备良好、交通方便，甚至可以广加宣传，吸引附近居民前来，酌收费用，以充实会内之经费来源，可说是皆大欢喜，独乐乐且众乐乐呢！6.餐会餐会可分正式与非正式。正式者向校外餐厅订餐，多有附带用途，如讨论会、演讲等，所费不赀，可与餐厅商量替其刊登广告以换取折扣优待，并需留心份量控制。非正式者以PotLuck型式进行，每个人准备一道菜，菜色丰富且变化多端，会内只需准备纸盘、纸巾及饮料，同学除饱食家乡口味外，也可藉此切磋厨艺，交换食谱，若能借到卡拉ＯＫ等娱乐设施，更可增添场中的热闹气氛，用来举办每月庆生，是相当合适的。7.晚会提起晚会，好似千头万绪，不知从何准备起，所以，准备的时间通常要稍久些（三个月至半年）。首先需分成场地布置、节目设计、公关联络、摄影录像、现场招待等组，分头进行，定期会报。场地布置要依实际舞台尺寸大小及经费预算加以设计，若校内有相关科系，如舞台设计及剧场，可请该系同学施予协助指导，也可使他们利用机会发挥所长；更可制作与中国有关的民艺饰品，妆点会场四周，增加属于中国的情调。在节目设计方面，可尽量网罗校内外各方人才，不论歌、舞、乐器演奏，务求涵盖面更广且多样化，加上主持人的串场介绍，需事先撰写中、英文台词并排练，必能使会场洋溢欢乐的气氛。公关联络则需将邀请函送至校内外各有关单位，慎重邀请其莅临参加，对会内日后活动举办甚至经费补助，都会有想象不到的帮助。此外，更可制作传单，或在校园报纸刊物刊登相关消息或广告，除能吸引外籍朋友参加，同乐一堂之外，更能藉此将同学会的名号打响。8.校际联谊有朋自远方来，不亦乐乎！尤其在美国这个人生地不熟的国度，如果能跨校举办互访等联谊活动，除了可以打破校园的隔离，多了解其它学校的生活情形，交换经验外，更是相互琢磨，结交各方英雄豪杰的好机会。各校若有心办理，可趁会长会议时互相认识，商讨可能性，邀集二校互访，或多校共同联谊由每校轮流举办，成立筹备小组，拟订时间表及工作流程，逐步开始分工运作。任务分配可分总干事进行全盘掌握、导游组、活动组、运动组、餐饮组、接待组等，时间以一日往返最为理想。经费方面可向校内外各单位申请补助及向毕业校友募款。办理时若车程较远者需尽早安排住宿问题，招待及导游同学最好能先开会达成共识并制作工作手册，活动内容除同学会参考手册5校园参观外，更可有球类竞赛、康乐联谊、舞会助兴，使这些来自同乡的游子均能宾至如归。9.舞会倘若校内有适当的场地及设备，办舞会也是同学会不可缺少的活动，除了能让同学们抒展筋骨外，同学会更可趁此良机酌收门票费，是充实会内财库的大好机会！办舞会时，需有专人负责布置场地、检查灯光是否足够或需另外洽借搭设、邀请的DJ需能控制场面及乐曲的衔接选择、地板是否得洒上滑石粉或痱子粉、是否有贩卖机可供同学购买饮料或是免费提供，相信注意了这些细节后，加上猛力的宣传（打电话给外校会长，发会讯，贴传单等），每个同学会都可办出热情有劲的狂欢夜！10.演讲、学术研讨会及其它除了上述活动外，同学会可配合其它单位主办或协办演讲等学术活动，如邀请校内各系教授、同学就其研究专长或技艺专长举行小型研讨会，除了让同学牛刀小试外，参与者也可因此而获得课外知识。至于讲题的内容，可以包罗万象，以下选列各校曾办过的一些颇受欢迎的讲座，会长可加以参考选择：风水与中国建筑、免疫与健康、当前在国外攻读博士学位的意义与出路、从全民健康保险谈台湾社会转型、脑的演化、新移民法保险法等。除了可就学有专长的教授、学长等广加邀约外，更可发掘有兴趣的专题，请校外专业杰出的华裔人士，莅校演讲，也是另一种的教学相长。此外，同学会可依需求举办活动，如：剪发示范、拱猪比赛、青访团活动、佛学讲座等，所谓活动之多，无奇不有，不应有巧妇遇无米之炊的窘境，只是巧妙各有不同，视主办者如何巧思地加以灵活运用。二、费用计算与收取经费就像是食粮与能源，缺少了它，活动就无法进行，因此，每项活动在举办前须拟妥预算表，并酌列杂支费以供不时之需，约集三、五干部一同审查是否有遗漏，所谓集思广益，也可免得事后追加。然后依照预算列出每人应缴金额，此时，若同学会以收会费区别入会与否，则须在费用上有些微区别，一方面刺激同学入会意愿，另一方面可使会员更显突出。同学会在举办旅游活动时亦可采取多退少补的方式，弹性较大，并预收报名费，避免同学临时变卦，产生额外开销；若办理大型活动要对校内或校外申请请经费补助，则需及早提出，以免公文传送上的耽搁，也才能充份掌握手上可使用的经费来源。同学会参考手册6至于某些活动，耗费较少，同学会可提供全额补助，免费参加；有些活动则可小赚一笔，补贴不足。总之，会长需权衡得失及财务状况，斟酌收取费用，使会内财库不致唱空城计或透支才是。参、宣传活动如果缺少了宣传，办得再好，参与率还是很难提高。宣传可分平面与动态，也就是文字与口耳相传。一般活动可藉会讯