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上海建文软件科技发展有限公司程序文件编制：张玉、赵春霞、田斐审核：常明钦批准：杨震二零零四年四月一日文档基本信息文件号JW/QA-2/2004版本1.0修改状态0替代文件无发布日期2004-4-1实施日期2004-4-1编制张玉、赵春霞、田斐审核常明钦批准杨震文件状态■受控文件□非受控文件程序文件更改记录序号修改单号修改状态修改页码修订人审核人批准人生效日期目录4.1文件控制程序..............................................................44.2记录控制程序.............................................................155.2质量管理体系策划程序.....................................................195.3管理评审程序.............................................................226.2基础设施和工作环境控制程序...............................................317.0产品（项目）实现.........................................................457.1软件产品（项目）立项程序.................................................457.2与顾客有关的控制程序.....................................................487.3软件产品（项目）过程控制程序.............................................577.4产品（项目）变更管理程序.................................................757.5采购控制程序.............................................................837.9监视和测量装置控制程序...................................................948.1用户满意度测量程序.......................................................998.2内部审核程序............................................................1058.3过程的监视和测量程序....................................................1178.4产品（项目）的监视和测量程序............................................1208.5不合格品控制程序........................................................1238.6数据分析程序............................................................1298.7改进控制程序............................................................1324.1文件控制程序1、目的控制和管理公司所有的文件，确保使用的文件为有效版本。2、范围适用于公司所有文件的控制。控制活动主要是文件的编写、审核、批准、发布、标识、发放、使用、更改及作废，文件的载体包括书面文件、电子文件。3、程序技术管理部、企业运营部企业运营部机要员技术总监、企业运营部经理总经理编写审核批准发布保存审核批准更换原文件发布保存领用、借阅审核文件更改表发文登记表文件借阅表销毁批准文件销毁登记表文件编写文件更改领用借阅销毁作废检查、汇总3.1文件的分类说明:产品（项目）产生的正式技术文档包括：立项报告、项目建议书、需求分析报告、总体设计报告、数据库设计报告、详细设计报告、测试报告、验收报告等。文件的发布、发放由企业运营部经总经理批准后统一发布、发放。各个责任部门的文件统一归档到机要员处。商务合同、商务协议质量手册、程序文件技术管理标准、规范、办法；产品（项目）里程碑事件中产生的正式技术文档文件分类主管部门技术管理部企业运营部体系文件技术文件商务文件行政文件行政管理文件、红头文件、外来文件、公文包含内容3.2文件的编号体系文件和产品（项目）里程碑事件中产生的正式技术文档由技术管理部统一对文件编号；商务文件和行政文件由企业运营部统一对文件进行编号；技术管理标准、规范、办法由技术管理部统一编号。文件的编号作为文件在公司所有文件中的唯一编码，不应有重复。3.2.1体系文件编号《质量手册》：JW/QA-1/YYYY《程序文件》：JW/QA-2/YYYY《质量手册》中各章节：JW/QA-1/XXJW代表上海建文软件科技发展有限公司，QA-1/＝质量手册，QA-2=程序文件，YYYY为文件颁布的年号，XX=ISO9001：2000标准中对应的条款号。3.2.2技术文件编号JW-SS-YYYYMMDD-XXJW固定，代表上海建文软件科技发展有限公司，SS为文档名称拼音缩写；YYYYMMDD为文档首次发布日期，XX为文档序号。其中产品（项目）里程碑事件中产生的正式技术文档由技术管理部统一对文件编号；技术管理标准、规范、办法由技术管理部统一编号。3.2.3商务文件编号同3.2.2技术文件编号。3.2.4行政文件编号a)红头文件编号公司对内发布或对外递交的红头文件，编号格式为：上海建文｛S字｝[YYYY]第X号其中：S为红头文件发放部门简写（见表3-2）；YYYY为4位年度数字；X为当年同类文件的序号，由企业运营部统一管理。b)其它文件编号其它的行政类文件编号规则同3.2.2技术文件编号。表3-2部门及相关属性编码缩写部门名称编码缩写软件工程部S1研发中心YF技术管理部JS营销部YX财务部CW商务部SW企业运营部QY人力资源部RL客户服务部KF战略咨询部ZX红头文件发放部门名称简写营销部营软件工程部工财务部财技术管理部技商务部商企业运营部企人力资源部人客户服务部服研发中心研3.3文件的编写、审核、批准、发布a)体系文件由技术管理部组织专人编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布；书面文件由企业运营部负责打印、装订、登记、发放，电子格式文件发布到公司内、外网办公系统的公司制度栏目中，公司员工权限分配由企业运营部负责，并登记权限分配和变更记录；各版本的电子文件和书面文件由机要员保存；b)技术管理标准、规范、办法由技术管理部编制，技术总监审核，总经理批准后，由企业运营部发布，各版本的电子文件和书面文件由机要员保存；c)行政文件的编写、审核、批准、发布及保存见《文件管理办法》；d)商务文件的编写、审核、批准、发布及保存见《商务合同管理办法》；e)企业运营部对发布的文件编制《文件清单》。3.4文件的更改a)所有文件更改由文件的原起草部门填写《文件更改表》，经其主管经理审批后执行变更；b)所有被更改的原文件必须由文件的原发放部门负责更换已发放的原文件，确保有效文件的唯一性。3.5文件的领用和借阅a)领用书面文件时，由领用者填写《发文登记表》，借阅文件时，由借阅者填写《文件借阅表》；其中体系文件和规范类文件经管理者代表后方可领用、借阅；商务类文件和行政类文件经企业运营部主管领导批准后方可领用、借阅；文件的领用、借阅由文件保管部门执行；b)电子文件经总经理批准后直接发布在公司内、外网办公系统，由公司拥有权限的员工通过办公系统使用；c)书面文件因破损而重新领用的文件，分发号不变，文件发布部门收回原文件；丢失补发的新文件，文件发放部门给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效；发放部门应做好发放签收记录。3.6文件的作废和销毁a)所有失效或作废文件经过总经理批准后，书面文件由文件发布部门和使用部门及时从发放或使用场所收回，企业运营部在文件右上角加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；电子格式的文件，文件版本更新完成后，原版本电子文件自动作废，公司办公系统中只保留最新的有效版本；b)对没有继续保留价值的作废文件，经总经理批准后，由企业运营部填写《文件销毁登记表》予以销毁。3.7文件的受控状况a)公司内文件分为受控文件和非受控文件两大类，凡是与质量管理体系运行紧密相关的文件均为受控文件，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须标明其受控状态为“受控”的标记。b)发放给第三方认证机构的《质量手册》也属于受控文件，每年审核前，由管理者代表负责审核更换一次，或将修改的内容通知认证机构。3.8外来文件的控制a)收到外来文件的部门，应识别其适用性，上报企业运营部进行统一保存管理；b)属于外来管理性文件，应由企业运营部统一编号，并由企业运营部保管。企业运营部收回旧的文件，发放新的文件；各部门负责收集到的相关的国家、行业、国际标准的最新版本，应上报企业运营部统一管理，并收回旧的标准，发放新的标准。3.8文件检查各类文件由相应的主管部门在每年度的管理评审以及内审前检查文件的有效性、适宜性以及保管情况。3.9其他要求a)文件说明、版本控制、文件状态、修改信息等依据《版本控制管理办法》执行；其中体系文件中的文件状态用标示符代替如下：-1：草稿0：正式发布1：正在修改b)对公司所有印章的管理见《印章管理规定》；c)企业运营部对外来文件填写《外来文件处理单》，按照处理意见由相关责任部门处理。4、相关文件《文件管理办法》《商务合同管理办法》《软件产品（项目）过程控制程序》《印章管理规定》《版本控制管理办法》5、质量记录《文件清单》《文件更改表》《文件借阅记录》《发文登记表》文件清单编号：JW-WJ-01序号：序号文件编号文件名称保管人受控状况文件状态登记日期备注文件更改表编号：JW-WJ-03序号：原文件编号原文件名称新文件编号新文件名称修改前版本修改后版本修改人修改日期审核人审核日期批准人批准日期修改原因：修改明细序号修改页码修改说明文件借阅记录编号：JW-WJ-04序号：时间文件名称编号批准人份数事由签名归还日期发文登记表编号：JW-WJ-05序号：时间文件名称编号份数发文人收文人备注4.2记录控制程序1、目的管理和控制与质量管理体系有关的质量记录，确保产品质量及质量体系运行情况符合规定的要求。2、范围适用于为证明产品（项目）整个过程符合要求和质量管理体系有效运行的记录。3、程序各部门内部的业务过程应建立并保持记录。质量记录的发布、借阅、销毁等按照《文件控制程序》的有关规定执行。3.1记录编号和序号记录标识有编号和序号，编号按照记录分类进行编码，序号按照部门进行排序。记录编号：JW-FL-NN其中，JW为固定格式代表上海建文软件科技发展有限公司；FL为质量记录分类缩写，各种类型的记录分类缩写见表3-2；NN为同类型质量记录的序号，质量记录由相应的主管部门统一进行编号。各类质量记录的编号见《质量记录汇编》。记录序号：BM-XXX，其中BM是记录编制部门的缩写，各个部门的缩写代码见《文件控制程序》中表3-2，XXX是部门编制的该类记录的序号。表3-2质量记录分类表格类型编码缩写主管部门文件管理记录WJ企业运营部采购、设备设施管理记录CG商务部人力资源管理RL人力资源部软件开发记录RJ软件工程部、研发中心与客户有关的记录KH客户服务部与合同有关的记录HT营销部管理评审记录GL技术管理部内审记录NS技术管理部3.2记录的填写a)各部门按照统一格式填写记录，书面的记录填写要真实、完整、字迹清晰；b)如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据的方法进行修改；c)软件产品（项目）技术文档的编制、评审、批准、发放及保存见《软件产品（项目