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公文写作主讲：黄耀章第一部分•公文概述第一章公文的基本知识一、公文的定义（一）文书，指单位或个人在工作或活动中，为联系或处理公务或事务而形成使用的正式书面材料。包括公务文书和私人文书两大类。（二）公务文书按性质分为法规性、行政性、党务性公务文书三种。私人文书指个人常用的如合同、协议、遗嘱、书信、借据、请柬、申请等文书。大学课程分为基础写作、应用文写作、文学写作，公文属应用文范畴。（三）行政性公务文书简称行政公文，如以应用文分类就是公务应用文，即国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日开始实施的《国家行政机关公文处理办法》中的13类公文，称为法定公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（四）另一类是处理日常公务的应用文，称为事务应用文。指总结、计划、情况汇报、调查报告、书信、讲话稿、祝辞、简报、规章制度、大事记、批示、合同等。应用文写作特点强调对象明确、突出时效、格式规范、语言简朴，公文当然也不例外。二、公文的种类党的机关公文(14种）行政机关公文（13种）决议指示公报条例规定命令/令公告通告议案决定意见通知通报报告请示批复函会议纪要《中国共产党机关公文条例》将党的机关文种划分为14种。《国家行政机关公文处理办法》将行政公文划分为13种。如:生造“回复”文种，并以此作为主题词。常见不规范文种现象:将不是法规类公文的材料，如安排、要点、回复、细则、汇报等作为法定公文直接行文。第二章公文的格式分为文面格式和书写格式第一节、文面格式由文头、主体、文尾三部分组成。（具体文件）（一）文头部分1、发文机关标识。版头由发文机关的全称或规范的简称以大字套红印上，如“广州供电局文件”。2、发文字号。由发文机关代号、年份与序号组成。如“广供电发[2008]3号。便于统计发文数量与序号，也便于文件收发、登记、办理、归档、查找。•3、密级与保密期限。分为绝密、机密、秘密。•4、紧急程度。分为特急、急件。•特急件要随到随办，最迟不超过24小时；急件要在3天内处理完毕；平件不能超过一周。•5、签发人。凡上行文均应当注明签发人。签发人应该是各级单位的领导班子成员。•6、份数序号。每份公文的顺序编号。凡秘密公文都应编写份号，以便于分发、处理、回收。发文机关标识密级发文字号签发人眉首示例:（二）主体部分1、标题。公文标题“三要素”：发文机关、发文事由、文种。公文版头一般印有发文机关名称，标题则可以省略发文机关。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。回行时要做到词义完整、排列对称、间距适当。不应加注引号例一:标题不规范不应加注逗号例二：标题冗长例如:关于招收我局退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知可修改为:关于妥善安排我局退休退职职工子女就业有关问题的通知例三：回行题式不规范公文标题回行时，要做到词意完整:如：关于进一步整治和改善办公大楼环境的实施意见应改为：关于进一步整治和改善办公大楼环境的实施意见应改为“转发国资委关于做好……报告工作的通知”。避免“…的通知…的通知”写法2、主送机关。也称公文抬头。非普发性的下行文及上行文、平行文，主送单位只能有一个。多头主送将会误事。3、正文。公文最主要部分。不同的文种，正文的写法有不同。4、附件说明。对公文附带资料的大体内容作扼要说明。要注明附件的具体名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。顺序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。5、附件。分两类：（1）补充说明和证实正文的附件，如说明材料、图表、凭据等。是真正的附件。（2）向上级机关报送或向下级单位发布、印发、转发批注的材料，如方案等，是正件的主体。如”转发XXXX文的通知”。附件要与正文一起装订。附件标注范例附件如不止一份，使用阿拉伯数字序号，且附件名称后不加标点符号。6、发文机关。即落款。可以用机关印章代替发文机关名称。两个单位联合发文，主办机关排列在前。7、发文时间。是公文生效和考查的重要依据。以单位负责人签发日期为准，发文时间要用汉字小写完整标出。“零”写“0”。8、印章。加盖印章，是公文合法生效的凭证。除单位内部办公自动化系统发文外，其余对外公文均需加盖印章。（三）、文尾部分1、附注。用于标注秘密文件的发送、传达范围，或对文中有关事项的说明。如请示，要在附注处注明联系人姓名和电话。位置在成文日期左下方。加圆括号标识。2、主题词。办文与文件把关的必要程序之一。起阅读、检索作用。必须是名词或名词性词组。除类别词外，最多不超5个主题词。使用时参考本单位专用的主题词表。词组之间不使用标点符号，用黑体字标出。（1）主题词标列方法：•第一层：对主题词区域的具体分类，类别词。•第二层：主题词。用于文件的标引。•第三层：文种词。表示文种。（2）标引原则：谁办文，谁标引。（3）标引顺序：先标类别词，再标主题词，最后标文种词。3、抄报、抄送单位。是指除主送机关外，需要了解或执行此公文的其他单位。现均以抄送即可。4、印发机关和时间。印发机关不是发文机关，而是指公文的印制主管部门，一般应是各单位办公室、综合部。标明印发机关目的是询问公文情况时方便联系。印发时间。不一定与签发时间同一天，但发文时间必须是签发时间。印发时间用阿拉伯数字标识出年、月、日。•不规范公文例子本公文存在三处错误：一是没有在主题词中标出必须标明的法定公文文种。二是抄送的最后一个机关后应该加注句号。三是抄送与印发机关应左对齐，即均左空1字。错误：将印发机关等同于发文机关。应改成：云南电网公司办公室第二节、公文的书写格式1、公文用纸尺寸与规格公文用纸一般采用国际标准A4纸；2、排版规格：正文用3号仿宋，一般每面排22行，每行排28个字；3、装订要求：公文应左侧装订。（看书P45）各单位专职印制文件人员对以上规定必须清楚。第三章常用行政公文种类一、决定适用于对重要事项或重大活动作出安排。具有严肃、准确、周密的特点，要求相关的机关和人员必须贯彻执行。决定的写作要领对决定的原由，主要说明作出决定的目的、意义、原因和根据。注意原由和事项的详略；时间标注要准确；原由要准确、合理；决定事项要明确、清楚。决定的结语，可以写明落实决定的具体要求和措施，也可提出希望和号召。这部分可以单独成段。二、通报•适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。•按通报的适用范围，可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。•常用的是情况通报。其正文写作可分两个层次，首先要把重要精神或情况简明扼要地告诉受文单位，并指出其性质是什么，其次是申明领导机关的态度和意见，引起通报情况、指导工作的作用。三、通知适用于批转下级机关的公文；转发上级和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求下级机关需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部；通知开会。撰写通知应注意：(一)、通知是下行文，如要告知上级机关，要使用抄送的形式；(二)、内容要条理清楚，具体明瞭。内容较多的可以分条列项或把几层意思分成几个段落来表达。会议通知会议通知是事项性通知的一种，其正文包括原由、事项和结束语。原由:说明召开会议的目的和意义事项:一般包括会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、报到时间和地点、着装有什么要求、联系人等结束语:通常用“特此通知”。四、报告•适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问。•行文目的是供上级机关了解情况，不一定要求上级机关答复。常用“特此报告”，“以上报告如有不妥，请批示”等惯用语作结束语。•报告的写作一要情况属实，二要中心明确，三要条理清晰，特别要注意的是报告中不得夹带请示事项。《报告》与“报告”是一回事吗？相同之处：均是向上级汇报工作，反映情况。不同之处：前者是法定公文;后者则只是机关常用文书，包括总结报告、调查报告、述职报告等。因为其篇幅长不宜作为法定公文的正文，所以常以附件的形式和法定公文结合使用。•适用于向上级机关请求指示，批准。•分为请求批复和请求批转两种请示。•正文由起因、事项、结语三部分组成。其结语常用“专此请示，请批复”，“妥否，请批示”，“以上意见如无不妥，请批转执行”等惯用语。五、请示请示的行文规则•一是不得越级请示；•二是一文一事；•三是一般只写一个主送单位。如需同时送其他机关，应用抄送形式，避免扯皮或多种批复。受双重领导的机关向上级请示时，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复；•四是不得同时抄送下级机关；•五是原则上不要直接送领导个人，应由办公室收文分办。该发请示还是发报告？•相同：均是上行文；•请示主要目的是征求上级机关意见，解决具体问题。报告的主要目的是供上级了解情况；•请示内容具体单一，报告内容可以广泛；•行文时间不同。请示在事前，报告在事后；•均需打上签发人姓名，签发人必须是本单位领导班子成员。六、批复•批复要求态度鲜明、指示具体、行文简炼。•正文内容一般由批复引据和批复意见两部分组成:•批复的引据是来文单位的请示事项（包括来文标题和文号等）。•批复意见是对请示事项所做的答复和指示，对来文申请事项的明确表态，然后写明关键内容。批复不等于批示1、批复是上级机关对下级请示作出的答复；批示是上级机关或领导者就下级来文中的问题作出的指示；2、批复是法定公文，而批示不属；3、批复对应的文种只能是请示；批示的对象则有报告、总结、调查报告等；4、批复的结尾往往用“此复”、“特此批复”等词语；批示则用“望参照执行”、“望依此办理”等。批复写作要领（见文件样式）一是先回应后批复正文的开头先表示来文已经收到。要引用来文的标题或发文字号，以“来文收悉”、等字眼。之后才开始批复。二是态度鲜明，措辞明确批复对下级带有指导性，因此一定要鲜明地表示上级的态度。如果有具体要求，最好分条分项列出，以便下级容易把握。三是批复要及时批复是因下级机关的请示而行文。下级机关向上请示，说明事关重要，需要得到指示和帮助。所以上级机关应当及时批复，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。四是语言精练，篇幅短小。批复不需要长篇叙述和议论，但语气要坚决肯定。七、意见•适用于对重要问题提出见解和处理办法，答复对方征求对某项工作的意见。•如对工作上的意见和建议、方案等均可使用这一文种。•注意与报告的区别。《报告》与《意见》相同点：行文方向均为上行文，且内容也很相似。均含有陈述性的内容，有相应的今后工作意见。不同点：报告侧重于汇报工作，反映情况，不要求上级做批示。《意见》所陈述的情况往往具有特定的内容，所提的意见，一般要求上级给以批示，或者加以批转，因此如要对重要问题提出见解或处理办法时，最好用《意见》行文。八、函•适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或同系统业务部门或平级机关之间的工作联系，向有关主管部门请求批准。•函，即公函，联系较重要事项用。用正式公文纸发文，编文号，盖公章。•便函用于联系一般事务，不编文号；•用于有关主管部门（如工商局、税务局、单位所属街道、防疫站）请求批准的公函。应在文中结尾时写明联系人和联系电话，以便于受文单位答复。九、会议纪要•适用于记载和传达会议情况和议定事项。平常应用较多。•特点一：要求如实反映会议内容和议定事项，强调写真纪实。•特点二：行文简要明快，语言准确精练。不要写成会议记录。•与“会议决议”的区别：“纪要”内容是反映会议各种情况，未决之事、不同意见均须反映；“决议”内容仅反映会议表决通过的事项。•按会议形式可分为例会式会议纪要、座谈式会议纪要。前者反映会议基本情况、议定事项；后者整理有代表性的发言内容反映会议概况。•掌握会议情况，了解相关发言，认真做好记录；•概括会议内容，整理发言观点，提炼会议议题；•列明会议通过的具体责任分工和完成限期，保证纪要执行。会议纪要写作要求•第四章公文的行文关系•行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。根据行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文。•上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告、意见。•平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。•下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、