学校档案管理总结

学校档案管理总结一、以前档案状况说明我校创建于XX年，是一所专门招收外来民工子弟的民办学校，建校至今已8年，XX年至XX年我校处于筹建阶段各项工作不规范，对档案工作不了解，所以未能收集档案资料，只留存一些教师业务和照片资料。XX年杭州市xx区新民学校成立后，，档案资料收集也不完整，整理不规范。逐年积累了学校的档案资料。由于学校在档案管理上缺乏经验和标准要求，在类别的保管期限上模糊不清，不分主次地一概收集、整理、组卷，没有组卷的散乱成堆，对上级文件也是如此，不分保存价值，一律收集，永久保管，而且按学年装订成册。XX年2月xxx校长参观了xxx实验学校、xxx学校档案工作后，看到学校档案工作的瘫痪现状，十分着急，先后几次召开班子会议进行研究，并把档案工作列入学校的议事日程，安排以余春千为分管领导，组织力量进行全面的收集、整理、立卷工作。二、整理后档案的分类及要求1、从原来的三大类到目前的九大类：党群类，目录号1号；行政类，目录号2号；教学管理类，目录号3号；学生学籍类，目录号4号；教师业务类，目录号5号；基建类，目录号6号；设备类，目录号7号；会计类，目录号8号；特种载体类，目录号9号。2、以“件”的形式整理装订（1）把建校以来所有原先不分保管年限的各级各类文件以年度为单位分为永久、长期、短期三类进行归档装订。（2）把建校以来所有的教学管理类材料，以学年为单位，按问题排列分为永久、长期、短期三类进行归档装订。（3）基建类、设备类、照片类从文书档案中抽出单独编目录号。（4）完善和充实教师业务类、特种载体类。三、体会1、认真领会有关文件精神，熟悉档案业务知识，对我校XX年来的档案资料进行重新整理，使我校现有档案更加规范化、标准化。目前的档案根据不同的类别，编写目录号，分柜安放，改变以前封面标题的随意性，注重作者、时间、内容、文体四要素完备。2、学校领导的重视，教师的支持和上级主管业务部门的指导是搞好档案工作的保证。在这次档案工作的达标过程中，学校领导充分认识档案工作的重要性，并召开会议成立档案领导小组，校长任组长，副校长任主管，制订计划，专人整理，增添设备，并提出高层次的要求。还在教师会议上强调搞好档案工作的必要性。所以在建立教师业务档案时，要求教师把应归档的证书，各类评比、比赛中获奖的荣誉证书复印件上交，由于教师们配合支持，使这个工作完成较快。学校档案从开始到结束，教育局xxx老师、档案局xxx老师来我校指导工作，同时也得到档案局监督指导科xxx老师的多次指导，使档案工作逐步趋于规范化、标准化。3、存在的差距通过这次档案整理，与以前比确实取得了一定的长进和成就，但是和上级教育局、档案局的要求，还有较大差距，主要表现在档案材料中的文字，书写用笔尚未统一，格式不够规范，材料收集中的科学性、规范化等问题上有待于进一步提高。虽然档案目录电脑贮存，但也还是开始起步阶段，如何运用现代化设备，参加档案管理，为教育、教学服务这篇文章只开了个头，有待于继续深入完善。使档案管理工作尽快达到规范化、标准化的要求。一、重视领导，加强管理档案管理工作是学校工作的重要组成部分，是学校持续性地开展工作，使工作不断上水平上台阶的一项重要工作。我校领导班子高度重视，每年的工作计划和总结中，校领导都把档案工作单列一项，认真部署，实行责任到人，有明确的领导分工。建立了档案管理领导小组，由校长主管，副书记为分管领导，各部门领导为成员的学校档案工作领导小组，并由一名专职档案员负责档案的收集、整理和预立卷工作，形成全校档案管理的网络。为确保工作的连续性，近年来我校的档案管理工作人员是相对固定的。为了加快档案工作的规范化、科学化、制度化和现代化建设进程，加强档案室自身建设，不断提高业务水平，校领导积极支持档案员参加区档案局每年一次的档案人员继续教育和教育局邀请区档案局业务指导科专业人员进行的档案业务培训，先后组织学习了《档案工作标准化建设》、《档案信息化及其发展及其若干重要问题思考》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》等，使档案员的业务素质得到了提高。二、制度健全，设施完善我校的档案管理工作各项规章、制度健全，制定了《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案统计制度》、《档案利用制度》、《档案工作人员岗位职责》等，并将制度上挂到墙，便于直观地掌握和领会其中严格要求，并落实。编定了保管期限表，保障了档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅利用和保密等环节的连接，确保万无一失。由于各部门领导重视，档案员能及时收集各类档案，做好登记，在每年的6月底基本完成了各门类档案的立卷归档任务。学校设立了专门的档案室，实行了档案库房、阅文室两分开，档案库房系新建，面积30m2，阅文室15m2。安装了防盗门窗，并注重了防火、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施；为档案室配备了专用电脑、打印机、照相机、温湿度测试仪、灭火器、报警器、空调机等项设施设备。三、开发资源，服务教育教学我校自1984年开始组建档案，严格按照分类方案进行分类，组卷规范、合理，符合标准要求。至XX年共编入文书档案724卷，教学档案704卷，科技档案135卷，照片358张，电子档案33盘，荣誉档案222件，会计档案331卷。档案工作的根本目的在于开发利用档案信息，更好地为学校的各项工作服务。为此，我们编制了案卷目录、大事记、组织沿革、基础数字汇编和其他教科研、教学等有价值的编研材料，为职评、评先进等工作，提供有力的材料，为教育教学服务。档案管理人员熟悉所管理范围档案及相关的业务，能够迅速准确地查找到所需要的文件，保障不耽误工作。在今年3份的区第四轮教育综合督导中，档案室中归档的XX—XX年度的文书、教学、科研、荣誉等档案都反映了学校近年来在教育教学中所做的工作及取得的成绩，这些资料也充分发挥了作用。今年7月区党建工作专项督导、10月学校民族文化教育基地验收、11月区行为规范示范校申报和区学籍管理工作检查，学校档案室都提供了相关资料、照片，为学校各部门的工作提供了便利，体现了档案的实用价值。通过本次总结，学校对档案工作有了进一步的明确，同时，也发现了一些存在的薄弱环节，主要表现在以下几方面：(1)对档案法律法规学习、宣传力度不够。(2)需增加电子、照片、录音录像等特殊载体档案的装具。(3)重视了文书、教学档案的收集，忽视了科技档案（基建、设备、科研）的第一时间收集。今后努力方向：（1）组织全体教工进一步学习档案管理基本知识、加大宣传力度，贯彻《档案法》和《上海市档案条例》，增强全员档案意识。（2）档案日常管理要运用科学先进的管理手段，逐步实现档案管理、检索微机化，在权限级范围内，档案尽快上校园网，进一步提高档案利用率。档案工作不是一朝一夕能够做好的，而是一项长期性的艰苦工作。我们将一如既往坚持依法治档，强化服务意识，创新服务机制，为广大师生提供更方便、快捷的服务。