档案管理基础理论

档案管理基础理论内容第一部分：档案及档案工作概念第二部分：档案管理八个环节第三部分：全省档案管理工作存在的主要问题一、档案及档案工作概论（一）档案概论1.档案概念档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的定义可以从四个方面加以理解：（1）产生档案的主体和来源（2）档案的基本属性—原始记录性（4）档案形式的多样化（3）档案的价值性。即有用性2.档案与资料、档案与文件材料的区别:档案与资料的区别关键在是否直接形成。档案是从事活动的原始记录，是直接形成的第一手材料。档案本质属性是原始记录性。资料是为了参考需要而购买、交流和收集来的，是间接性材料。档案与文件材料的区别档案和文件密不可分。“文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的组合”。文件转化为档案必须满足三个条件：办理完毕；有保存价值；集中保存。（二）档案基本种类按载体形式分按内容性质分按形成时间分原始型档案传统型档案现代型档案文书档案科技档案专门档案中华人民共和国成立前档案（旧政权档案、革命历史档案）中华人民共和国成立后档案（建国后档案）唐代档案清代玉蝶满洲省委机关报（三）档案工作概论记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、音像等不同形式技术文件的总称。1.档案工作基本内容通常所说的档案工作，是指档案室、文件中心、档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下八项：收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。2.档案管理工作性质专业性服务性机要性档案工作有自己的专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范档案和档案工作来源于各项社会活动，又因各项社会活动的需要而存在，并在为各项社会需要服务中得到发展。档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性，要正确处理机要性和服务性的关系。3.我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案。——档案工作的组织原则和管理体制。维护档案的完整与安全。——档案管理的基本要求。便于社会各方面的利用。——档案工作的根本目的。（三）档案工作概论（三）档案工作概论4.档案机构（1）档案室是组织统一保存和管理本单位档案的内部机构。按照《档案法实施办法》的规定，履行下列职责：A.贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；B.指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；C.统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；D.监督、指导所属机构的档案工作。档案馆的种类:—各级国家档案馆—部门档案馆—企业、事业单位档案馆（三）档案工作概论（2）档案馆属于党和国家的科学文化事业单位，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。（三）档案工作概论（3）文件中心和档案寄存中心文件中心不同于档案室，并不是一个单位内部的档案管理机构，是介于单位和档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构。其职能是：将文件从其形成单位接收；提供借阅服务；对文件进行科学管理；鉴定，将永久档案向档案馆移交。主要有政府文件中心和商业性文件中心。档案寄存中心是由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存服务的机构。有偿服务。二、档案管理八个环节收集工作整理工作鉴定工作保管工作统计工作利用工作（检索、编研、利用）（一）收集工作1.档案收集工作的原则(1)贯彻集中统一管理档案的原则(2)遵循档案的自然形成规律(3)保证档案的完整、准确、系统和安全（一）收集工作2.收集工作的主要方法（1）建立健全归档制度，按制度的规定接收档案归档制度包括归档范围、归档时间、归档份数、归档手续和归档要求等若干部分组成。A.归档范围确定归档范围的基本方法：掌握本单位基本职能活动；机关归档范围参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。企业参照《企业档案工作规范》。注重对职工档案的建立与指导。还要参照《辽宁省企业职工档案管理暂行规定》，特别注意收集五金一险（失业、养老、医疗、生育、工伤、住房公积金）、建立劳动关系、诚信等方面的材料。确定照片档案的归档范围按照《照片档案管理规范》确定的收集范围。收集工作B.归档时间归档时间指文书处理部门或业务部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间。文书档案一般在次年六月底之前向档案部门移交。科技档案一般情况下，在项目全部结束后三个月内归档。设备档案或引进项目的文件材料开箱验收后随时登记归档。会计档案保管一年后向档案部门移交。音像档案随时归档，或与纸质档案归档一致。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与相应载体归档时间一致。收集工作C.归档份数一般是一份，但重要的、使用频繁的应归档两份以上。介质归档的电子文件，一式套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地封存。收集工作D.归档手续填写归档文件移交清单（移交目录）：交接双方签字，各留一份收集工作E.归档要求（a）归档工作由形成部门承担归档与立卷。（b）归档文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹，只能用碳素墨水或蓝黑墨水。不符合保管要求的要进行修复后归档：复印，裱糊。（一支笔）凡用易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。（c）纸质材料要剔除书钉、回形针、大头针等易锈蚀金属物。对幅面大（超长、超宽）的文件材料予以折叠。（d）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。（e）录音、录像文件应保证载体的有效性。（f）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。（g）归档的文件材料应为原件。(h)底片、照片、说明应齐全。收集工作（2）建立重要制度保障和组织保障将文件材料的形成、运转、积累、整理和归档工作，纳入生产技术、经营活动和各项管理工作的程序；纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划；纳入有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。“三纳入”（2）建立重要制度保障和组织保障项目下达计划任务的同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。“四同时”（2）建立重要制度保障和组织保障档案人员参加重要计划工作会议；参加科研课题、设计项目以及产品评审、鉴定会；参加工程竣工验收；参加设备开箱。“四参加”（2）建立重要制度保障和组织保障把档案工作纳入领导议事日程之中，明确一位单位领导分管档案工作，建立档案管理网络，由档案室负责指导、监督档案形成部门做好档案的形成积累和立卷工作，使档案的形成、积累、收集、整理、归档、移交等工作处于严密的组织控制状态。组织保障（二）整理工作档案整理工作的原则：遵循档案的自然形成规律，保持档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。1.档案整理工作的原则档案的整理工作主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。概括为系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列。科学编目包括编档号、编目录。（二）整理工作2.档案分类的方法全宗概念。全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。构成全宗的条件：以自己的名义单独对外行文、设有会计单位或经济核算单位、有一定的人事任免权。区分全宗是档案整理工作中的重要环节。一般的机关档案室通常管理一个全宗，档案馆保存很多全宗。（二）整理工作档案分类步骤对每种档案进行分类对全宗内的档案，把种类划分为大类。这是分类方案上的第一层分类。如企业分成十大类：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类。（二）整理工作年度—组织机构分类法组织机构—年度分类法年度—问题分类法问题—年度分类法（二）整理工作工程项目分类法型号分类法课题分类法照片档案的分类：保管期限—年度—问题保管期限—问题—年度3.装订形式（1）以案卷为单位整理。（2）文书档案按照《归档文件整理规则》的要求，文件以“件”作为整理单位，文件不装订。（三）鉴定工作1.档案鉴定工作的内容主要是对档案价值的鉴定工作，即鉴别档案现实的和历史的价值，根据其价值的大小确定保管期限，把没有保存价值和失去保存价值的档案，经过一定的审查和批准手续剔除销毁的工作。这是档案鉴定工作的主体内容。（三）鉴定工作过程二过程一归档时的鉴定，由文件形成部门完成。主要任务是：剔除无归档价值的文件；确定归档案卷的保管期限。档案部门的定期鉴定工作。基本任务：剔除无保存价值的档案，调整档案保管期限。附带任务：调整密级，检查并补救科技档案完整、准确方面的问题。过程二2.档案价值鉴定的原则和价值因素档案价值鉴定工作的核心问题就是划定档案的保管期限，而保管期限的判定，是由档案价值大小，也就是档案的价值量决定的。所以，我们在进行档案的鉴定，确定档案保管期限长短时，实际上是在进行档案价值量大小的比较工作。（1）档案价值鉴定的原则凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的档案，都应该永久保存。凡是在一定时期内具有利用价值的档案，都可以定期保存（长期或短期）。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。就高不就低。机关文书档案分永久、定期（30年、10年）会计档案分为永久、定期（10年、30年）照片档案分永久、长期、短期。具体方法技术因素名称因素作者因素（2）规定和影响档案价值的因素功能因素3.档案销毁工作档案价值鉴定的方法就是直接鉴定法，逐套、逐卷以至逐份地评定其价值。鉴定的结果有的档案就要销毁。销毁工作要非常慎重，应履行严格的手续。（1）编制销毁清册档案销毁工作（2）编写鉴定工作报告（4）善后处理工作（3）组织销毁4.鉴定工作的意义有利于保护有价值的档案1有利于保证档案的库藏质量2为档案计算机存储和缩微化创造条件3（四）保管工作1.档案库房的选择库房应注意防火、防潮。忌讳“顶天立地”。库房应远离易燃、易爆场所，不应设在有污染腐蚀性气体源的下风向；远离工矿区、锅炉房、车间、化验室。库房门窗应坚固。重要库房安装金属栅栏。库房应与阅览室、办公室、展室分开。库房要有足够的发展空间。库房做到“八防”：防光、防火、防水、防盗、防尘、防有害气体、防虫、防鼠。温度：14——24℃相对湿度：45%——60%档案库楼面均布负荷载体为5KN／㎡。2.档案保护需要的设施设备装具：铁皮柜、密集架、防磁柜、底图柜。设备：去湿机、加湿机、空调器、复印机、摄录像机、照相机、灭火器、温湿度表、计算机、打印机、光盘刻录机、扫描仪等。3.感光材料与磁性材料的保存方法感光材料主要是底片和照片。磁性材料主要是录音带、录像带、电子档案。照片档案装册保存。录音带、录像带、电子档案存放在防磁柜里。有条件的分库保存。底片库房的温度在13°C——15°C，相对湿度在35%——45%。4.柜架排列（1）各种柜架应分类集中。（2）档案柜架的排列，应与窗户垂直，与墙壁保持一定距离（不小于0.08米）。以防阳光直接照射，避免库外温、湿度对档案的直接影响。（3）档案柜架之间的通道，应保持0.9米——1.2米的合理宽度，通道过窄不利于管理和通行，通道过宽影响库房面积的充分利用。（4）每层柜架的搁板或抽屉，都应注明存放档案的类别和档案号的范围。5.档案排架的要求（1）档案排架的顺序应统一。一般应按从上到下，从左到右的顺序，以便于管理。（2）要保持适宜的饱和度。排放过挤会增加案卷的摩檫，不利于档案的保护；太松又影响库位的有效利用。排放时可参考《档案馆建筑设计规范》的规定（按平均每卷厚度为15mm计算）：五节档案柜每平方米（使用面积）不得小于2.70m或180卷双面档