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维修资金使用操作指导编制时间：2013年03月说明：在近几年里，南京市关于维修资金的政策年年都有变化，国家、省、市相关部门也在不断出台新的政策，逐步简化其使用程序。从我们了解到最新的维修资金使用方式，编制了使用操作指南向大家告知，希望能在工作上给大家带来帮助。维修资金使用步骤概述：1、立项，领取《维修资金使用建议》2、选择施工单位和报价3、领取《使用申请表》《征询意见表》4、签订施工合同5、签订审计协议6、领取《公示表》7、公示《维修资金使用建议》、《征询意见表》、工程预算书8、交件9、审核与拨70%款10、施工11、竣工验收和竣工审计12、结尾款13、维修资金应急使用维修资金使用流程一1、物业服务企业根据日常维护情况立项。2、报小区业主委员会审批。（无业委会的小区由客服中心直接立项）。3、业委会应会同物业服务企业对维修项目进行现场察看，确认属于维修资金使用的范围。4、到市物业办资金科领取《维修资金使用建议》表，领回后，按要求填写并盖相应的公章。立项特别说明：（今年已不再需要申报年度维修资金计划了，随时可以申请使用，这对物业企业是非常有利的。）维修资金使用流程一注意：由物业管理单位申请时，需到当地街道办事处的物业服务中心，开具该项目无业主委会的证明和该项目由我们托管的证明。领表的办理地点：地址：南京市鼓楼区华侨路37号5楼（资金科）联系：84702934立项维修资金使用流程一维修项目立项请按立项《住宅维修资金管理办法》《物业维修基金使用范围》确定以上两份文件将以附件形式，一并呈送大家。维修资金使用流程一立项维修项目的立项申报可按小区、楼栋或单元分别立项申报，以便于（符合维修资金办的指导要求）后续的预、决算和维修资金项目审核。按以上规范要求，维修资金项目可一次申报多项（如公共维修的道路、设备、监控等；又如小区各栋的渗漏维修一起一次性申报）也可分项逐次申报。维修资金使用流程二业委会通过招投标选定或指定施工单位。（无业委会的由客服中心通过招投标选定或指定）施工单位按定额标准编制规范的工程预算预算提交给业委会。（无业委会的施工单位提交给客服中心）选择施工单位维修资金使用流程三领取《使用申请表》《征询意见表》客服中心将《维修资金使用建议》和施工单位按定额标准编制规范的工程预算书报给市物业办资金科审核。（通过招标方式选择施工单位的，需提供相关证明）经市物业办资金科审核通过后，领取《南京市物业维修资金使用申请表》、和《维修资金申请使用征询意见表》并请相关业主按自己意愿签字确认。注：（根据物权法规定：维修资金使用应当经专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上业主的同意）；维修资金使用流程三填写《征询意见表》注意事项业主签字要写明“同意”或“不同意”，不能写“‥”等符号，手机一定要留实际签字人手机号码，以免后续物业办回访时其家人不知情造成回访失败而要我们再次请业主签字确认的情况。《征询意见书》签完字后需要业委会盖公章（xxxx业主委会）确认，物业管理单位也要盖上企业公章确认。维修资金使用流程四签订施工合同南京市物业办资金科初审通过后，业委会（或客服中心）与相关施工单位签订施工合同。签订施工合同的注意事项：施工时间和施工周期、安全责任、水、电费用、施工人员管理、施工标识、验收条件和标准、付款方式、付款时间、质保期、违约责任。维修资金使用流程五客服中心备好相关施工合同、施工预算和《维修资金使用建议》去市物业办指定的两家工程造价咨询单位中的一家去办理项目审价协议并拿回协议书盖上相应的公章。（审计的具体工作将在施工完成后实施）签订审价协议一、江苏诚信工程咨询管理有限公司电话：84210121或13601400452联系人：花冬虎经理地址：鼓楼区龙园西路15号2楼二、江苏金鼎工程造价评估管理有限公司电话：83476186转604联系人：宋工地址：鼓楼区虎踞北路41号2楼维修资金使用流程五签订审价协议签订审价协议时，需要提供以下资料：1、施工合同（需由业主委员会签字盖章）2、工程预算注意：对维修工程符合下列情况之一的，应按规定委托工程造价咨询单位进行项目审价：维修项目涉及整个物管区域的；单项维修费用超过8000元的；一次性使用维修资金总额超过15000元的项目（详见宁房物[2006]189号）审计费用的收取标准：按决算报告的1.2‰收取，如不足600元的，按600元收取。维修资金使用流程五签订审价协议签订审价协议的注意事项：南京市物业管理办公室2013年03月13日《维修资金审价注意事项》原文引述：1、签订审价合同时，应要求申请单位根据维修项目按小区、楼栋或单元编制详细预算（注：监控、围墙等小区整体项目按小区预算，整栋楼的防水等项目按楼栋预算，电梯、对讲等单元项目按单元预算）。2、审核施工单位的决算应与预算相吻合（维修项目不能增项，同样按小区、楼栋、单元项目做决算）。3、进行项目审核时，应剔除新增加项目（维修资金只能用于对原有设施设备的维修、更新、改造）以及与每户相关的项目（如对讲系统的室内分机等涉及到具体住户室内的项目）。4、电梯等设施设备的维修申报应提供维保合同（维保合同以内的项目不得从维修资金中支出）。5、出具审价报告时，应完善工程结算审定单中的各项内容，按项目分别出具明细报告。6、现场审核时，应核实每一个项目的真实性，不能只以申报单位的签证作为依据。如在审价过程中遇有其他问题及好的建议，请及时与南京市物业管理办公室联系。注：原则上从维修单位提供决算起十个工作日应出具审核报告。维修资金使用流程六客服中心备齐、准备好：（签字达标的）《维修资金申请使用征询意见表》、《xx施工合同》、《xx施工预算书》、《xx审计协议书》、《维修资金使用建议》到市物业办资金科审核并领取相应的公示表。（由物业管理单位申请时，需带上当地街道物业服务中心出具无业主委会证明和项目由我们托管的证明）领取相应的公示表维修资金使用流程七客服中心将《维修资金使用建议》、签字后的《征询意见表》复印件以及工程预算书在小区公示一周。（公示资料及公示现场情况用相机拍照后存档）。注：维修费用五万元以下的拍照后用A4纸打印并盖业委会和申请单位公章连同相关资料一起报市政务服务中心。（详细地址见后一页）维修费用五万元以上的自公示之日报市房产局物业办请其来现场拍照核实。公示维修资金使用流程八客服中心在公示期满后，由经办人携带南京市民卡将以上材料准备齐全后至南京市政服务中心A207号窗口交件。南京市政服务中心地址：江东中路265号南京市政服务中心电话：68505207、68505775交通介绍：地铁2号线奥体东站4号出口，或公交85、161路奥体中心东门站，57、92、129、134、160路新城大厦站）交件维修资金使用流程八提供划拨维修资金首付款的帐户《申请》，《申请》需加盖公章。正常情况下，是直接划拨到业主委员会指定的帐户上，如果没有业主委员会的，可以是直接划拨给施工单位，也可以是物业公司帐户。交件维修资金使用流程八交件交件时需要使用市民卡，市民卡样张如下：维修资金使用流程九交件后物业办将在5个工作日内审核完毕并按核定预算经费的70%预拨费用。（如果审核中：指发短信和电话核对有业主提出异议，市政务服务中心将通知经办人前去领取核对信息表并拿回请申办单位再次核实、确认上述情况）审核与拨款维修资金使用流程九重要提醒：有些没交维修资金的业主虽然理论上按面积分摊了费用，但物业办实际拨款时是剔除这些未交费户面积的相应分摊费用的，实际划款会少于预拨款的。这些户的费用需要客服中心上门按实收取现金给施工方，各使用维修资金的项目要特别注意此情况的实际操作，以免后期不能按合同付款造成我们的违约责任！业主交维修资金的实际情况，是可以到市物业办资金科去查询的。目前此项工作还未找到好的处理方法，希望大家在实际工作中能够找到好的处理办法，向公司提供建议。审核与拨款维修资金使用流程十施工70%预拨款到账后，业委会（或客服中心）按合同约定划拨维修资金相应费用给（各）施工方，（各）施工方按合同约定进场施工。施工前：客服中心要清楚施工内容。应对原来的设施设备功能缺失或质量缺陷进行记录和拍照留存，以备后用。施工中：客服中心组织人员对隐蔽工程进行检查，应实施记录或拍照留存，以备后用。维修资金使用流程十一竣工：竣工以验收为标志，验收采取记录和拍照方式，通过有形的证据作为验收的输入资料。验收的输出是要给出结论，是“通过验收”，还是暂缓验收，要整改后再复验。无论是通过验收还是暂缓验收，都有可能产生整改的内容，所有整改的内容在记录上都应记录限定的时间并保持跟踪。竣工与审计维修资金使用流程十一竣工：工程完工后，由业委会、物业公司组织验收，实际工作中以物业公司验收为主。重点关注：功能查验：恢复原有的使用功能。安全查验：无安全隐患存在。质量查验：采用观感检查、测量检查、抽样检查和比对检查的方法，检查有无质量缺陷。（审计单位只是查验、复核工作量，最终出审计报告，因此质量和使用功能把关主要还是在物业公司）分部分项查验：不得少项、漏项。竣工与审计维修资金使用流程十一竣工资料：施工前、中、竣工验收的所有记录和拍照均应保留，以备今后追溯。拍照保留的方式：将相机或手机的照片传入电脑，利用Word应用程序新建A4文档，插入图片，每页内一张或多张图片都可以，只要能够反应情况即可。每张图片下应注明时间、位置、和必要的说明（说明可以采用打印出来后再手写添加的方式，必须是黑色签字笔签加文字），完成编辑后，应打印出来（彩色、黑白都可以），与记录一起归档保存。照片不可以只保留在电脑中，避免人员更换或办公设备出故障之后，这些资料发生遗失。竣工与审计维修资金使用流程十一审计：工程项目竣工后，需要出审计报告。审计报告由江苏诚信工程咨询管理有限公司或江苏金鼎工程造价评估管理有限公司出具。报审计公司出审计报告的发起工作由业委会或物业公司实施，依据之前已签订的《审价协议》。该项工作避免让施工单位自行操作。确保工程全部完工并通过物业公司的初步验收。竣工与审计维修资金使用流程十一审计：向审计单位提出审计需求时，需提供资料清单：1、施工合同2、工程预算3、施工现场签证单或施工图纸（需要业主委员会确认签字盖章，如小区未成立业委会，由使用维修资金业主代表签字确认）4、竣工决算（施工单位出具）5、竣工验收单（由物业公司主导和出具）备注：工程履行招投标程序的，请同时提供招、投标文件。竣工与审计维修资金使用流程十一审计：审计单位会安排专人到现场，审核本次维修资金工程量情况，依据先前的预算，复核工作量完成情况。经审计单位现场核实后，由审计单位出具本次工程的《工程决（结）算审计报告》。竣工与审计维修资金使用流程十二工程竣工和审计后，由申请单位凭以下资料办理工程余额划拨手续（市政务服务中心于5个工作日内审核完毕）：1、《维修和更新、改造工程验收报告》；2、维修工程项目费用结算发票（含复印件）3、工程项目经过审价需提供工程决（结）算审计报告和发票（含复印件）结尾款维修资金使用流程十二余额划拨至在维修资金办理申请时提供的帐号中。可以是施工单位的帐户，可以是业委会的帐户，没有业委会的，可以是物业公司的帐户。结尾款维修资金使用流程十三维修资金应急使用以电梯为例进行说明。电梯发生故障停运后，客服中心立即找维保单位检查和报价，得到维保单位的故障诊断报告和报价单后，可以同时开展两项工作，一是凭诊断报告和报价单向南京市物业办报告，要求使用维修资金进行维修；二是向电梯受益业主发生告知和让业签字同意使用维修资金进行维修。告知是指通告本次电梯损坏的故障情况和将产生的维修费用数额，费用来源是要使用维修资金进行维修，为加快维修进度，保障居民生活，物业公司将先安排抢修，恢复运行，使用维修资金的程序后补。签字的目的是让受益业主明白费用来源和业主确实愿意尽快抢修（这是第一次业主签字，要达到两个2/3以上）。维修资金使用流程十三维修资金应急使用以电梯为例进行说明。南京市物业办会安排人员前来查看情况，并发放与普通程序一样的表单。此时我们在业主签字通过两个2/3之后，物业公司先垫资实施维修。修复后，客服中心还要第二