医院采购工作流程及制度

医院采购工作流程及制度为了规范医院采购工作流程，更好地保障临床科室的需要和医院日常工作的顺利开展，使采购工作更科学、流程更规范、效率更高效、质量更优质、成本更低廉，特制定本流程：一、采购分类药品包括：西药（包括针剂、片剂、大液体和中成药）和中药（指中草药）；医疗器械包括：医生用的医用工具（如：手术刀柄和刀片、体温计、血压计等）和治疗器械（如：超声雾化器等）；医用耗材包括：化验试剂、CT胶片和植入人体内的并单独计费耗材（如：T型节育器等）；卫生材料是指需要消毒灭菌的一次性耗材（如：一次性棉球、一次性输液器、各类手术包）。二、各部门职责采购流程涉及主管部门、财务部门、采购部门和仓储部门。1、主管部门负责药品、医疗器械、医用耗材、卫生材料采购的申请审核、库存物资的质量(有权确定采购物资的生产厂家，但不能指定供应商)和库存物资出库的审批。固定资产、办公用品、卫生被服的主管部门是行政科；医疗器械、医用耗材的主管部门是设备科；卫生材料的主管部门是护理部；药品的主管部门是药剂科。2、财务部门负责固定资产和库存物资采购的申请审核、库存物资的出入库的汇总审核、固定资产和库存物资的总账、固定资产和库存物资的报销审核，库存物资的监督和定期监盘。3、采购部门负责固定资产和库存物资的采购，固定资产和库存物资验收时的质量保证，审查医疗设备、医疗器械、药品和卫生材料的“三证”，其中医疗设备的“三证”由设备科负责建立档案并保管，医疗器械、药品和卫生材料的“三证”由仓库集中保管。4、仓储部门负责库存物品的入库登记，日常库房管理，按照审批的出库单进行出库发放，月末汇总上报入库和出库汇总表。办公家具、一般设备、运输设备、办公用品、卫生被服的仓储部门是行政科；医疗设备、医疗器械、医用耗材、卫生材料的仓储部门是药剂科—耗材库；药品的仓储部门是药剂科—药库。三、药品、医疗器械、医用耗材、卫生材料的采购㈠请购1、常规药品、医用耗材、卫生材料由仓储部门库房管理员根据现在库存数量和消耗情况提出采购申请，由主管部门审批，常用物资的库存量不得超过半个月，不常用物资和采购时间较长的物资库存量不得超过1个月为原则，保证物资周转率年度达到10次以上。采购目录以外的物资由使用部门（科室）提出申请，主管部门审核，院长审批。采购目录以外的药品、医用耗材、卫生材料申请数量一般不得超过预计使用1个月的数量，经使用3个月能够正常使用后，纳入相应的采购目录管理。经使用3个月不能够正常使用的，不得纳入相应的采购目录库管理。2、物资采购申请批准后统一交到仓储部门，由仓储部门库房管理员根据批准的采购申请编制《物资请购单》。《物资请购单》应完整填写物资名称、规格、型号、数量等基本信息，需要专门说明生产厂商的，应在备注栏中注明生产厂商。采购申请部门不得提出指定物资供应商的要求。3、《物资请购单》由库房管理员编制，同时将电子档上传财务科和主管部门进行预审，预审完成后，依次应报主管部门、财务部门、院领导审核并签字，物资请购一般每周一次，原则上每周二下午由库房管理员将批准后的《物资请购单》报采购部，并上传电子档一份。㈡采购1、每年年初，各主管部门负责编制全年物资采购预算，编制价格以上年度实际采购最低价为基础。2、采购部应根据医院年度物资需求情况选好供应商，采购部应当对供应商的资质、商品质量、配送及时性、供应商的信誉等情况进行科学评估，确定信誉好、质量高、价格低、供应及时的供应商作为医院的物资供应商。对首次纳入医院的供应商应当要求供应商提供相应的资质证明材料留医院仓储部门备案，采购部留资质证明的电子档（所有供应商的资质证明材料均应在医院仓储部门备案，随时供医院和政府相关部门调阅）。3、年初应由医院组织一次集中招标采购会，由各供应商报价，医院确定全年物资的招标采购价格和确定《物资采购目录》，《物资采购目录》内的物品为常用物品。医院确定《物资采购目录》后，应及时将物品采购目录和招标采购价格以文件的方式下发医院财务部门；物品采购目录和准予公开的采购价格以文件的方式下发医院各主管部门，同时送医院财务部备案。4、《物资采购目录》以内和以外的药品、医疗器械、医疗耗材和卫生材料均由医院采购部统一采购。《物资采购目录》以外的物品和零星物品（单件价值在50元以内且批量价值在200元以内的物品）由医院采购部自行采购，不需集中招标采购。5、采购人员收到《物资请购单》后，根据年度物资采购确定的供应商进行物品采购。6、采购人员要严把物品质量关，特别是对有效期不足6个月的药品、医疗耗材和卫生材料禁止采购。7、《物资请购单》送达采购部后，常用物品一般应于一周内由供应商送达医院仓库；如因不可抗力及市场紧张因素导致在一周内采购不到的特殊物品，采购部应于《物资请购单》送达3天内反馈到请购部门，原则上物品采购的最长时限为15天。物品供应商不能送达医院仓库的，由采购部提货并送达医院仓库。㈢验收1、物资到达仓库时，由最先接收物品的人员通知采购员和主管部门指定的物品验收人员依据《物资请购单》对所采购的物资进行验收。2、验收人员在验收时主要负责物资的质量问题，即：物品的生产日期、到期日期、物品的名称、规格、厂商、包装等质量问题，对物品经验收与订购单不符的物品或质量不符合国家要求的物品，验收人员有权拒绝入库。3、库房管理员在验收时主要负责物品的数量问题，即：物品的数量是否正确，对超过采购申请数量的物品，库房管理人员有权拒绝入库。4、对不符合国家要求、医院采购要求和超过申购数量的物品，由采购人员负责退货处理。5、经验收合格的物品，应及时办理入库，并打印物资入库单一式三联，《物资入库单》作为物品验收合格凭证，应当由验收人员、采购人员和库房管理员共同签字确认，与供应商的送货单一并作为付款或应付款项的依据，入库单第一联由库房留存，作为物品入库的依据，第二联交由采购人员作为报销结算的依据，第三联由库房管理员根据供货商分类整理后，于次月3日报财务科作为应付账款入账。㈣付款1、一般采取货到付款或月底结算；医疗药品采取先采购，延后两个月付款的方式。2、月底终了，采购部应收集各供应商的《供应商对账单》，各家供应商的《供应商对账单》应按月编制，在对账单上应标明期初余额、本期购买金额、本期付款金额和期末余额，《供应商对账单》（或传真件）须经采购部签字确认后应于每月5日前送到医院财务科，财务科应核对每家供应商的对账单，对账单核实有误的，采购部、仓储部门应当协助查实，确保做到账账相符、账实相符。3、原则上，下月的药品付款总额应当与上月的药品采购总额相当，医院因资金紧张不能确保药品付款计划的，应于每月10日前根据月份资金使用计划及时通知采购部药品付款额度，便于采购部编制药品付款计划；采购部因药品采购困难或供应商回款需要增加药品付款计划的，应于每月10日前根据药品付款计划及时向医院财务部门药品说明付款需要，财务部门在资金能够保障的情况下，应适当增加药品付款额度。4、每月15日前由采购部编制当月物资付款计划表，医院财务部门审核后，报医院院长审批后复印一式两份，原件送财务部门，复印件由采购部留存，同时采购部将付款计划表电子档传财务部门一份。5、采购部根据审核批准后的药品付款计划填制药品付款报销单，药品付款报销单应同时附药品采购发票和药品入库单，并于每月20日前报财务部门审核，经审核符合要求的付款报销单，财务部门集中于每月下旬支付，财务部门支付相应款项后，出纳及时通知采购部付款进度以便其了解付款情况。6、市场紧缺医疗药品或特需药品、医用耗材、卫生材料等需要预付款或现付款的，应事先报经医院院长批准，财务部门凭批准报告予以预付款或现付款。㈤质量反馈1、使用部门（科室）随时将使用过程中发现的物品质量等问题以《物资使用部门反馈问题处置单》的形式报物品主管部门，由物品主管部门将问题集中反馈到采购部门，采购部收到反馈问题处置单后，应及时与供应商联系，以解决物品质量等问题，不能予以解决的，应予以退货，确保物品质量和医疗安全。2、年度终了，采购部应当对医院所有物品供应商进行一次评估，加强供应商管理，对供应物品质量差、价格高、供应不及时、信誉不好的供应商予以清理，并吸收一些更适合的供应商作为医院的物品供应商。