PPt制作技巧

PPT制作技巧演示者：八音魔琴2前言•PPT因其直观方便，易于上手而成为我们工作中不可缺少的一部分，会议、培训、交流、总结、汇报都用得上。一个逻辑清楚、制作精美的PPT不仅吸引观众的注意力，给观众形成良好印象，从而达到直观、清晰的向受众者传达我们的意思的作用，同时也是对受众者的尊重。当然由于我们大部分人，包括我自己在内，都没有正规地上过一堂PPT方面的课，因为这软件太容易上手了，摸索几下就可以做了，所以我们大部分人并没有意识到，只要我们思路打开了，学会一些简单的方法，并不需要有太多专业知识，我们也可以做出好的PPT来。你会发现，PPT原来还可以这么来做，PPT要做得好看，其实也挺简单的。•一个精美的PPT是少不了各种素材的支持的，为了方便大家，我事先收集和制作了一些模板、图表、项目符号以及一些其他的形象化图形，以供大家平时使用。各位如果有兴趣，事后也可以将这些素材拆散进行研究，可以提高我们的PPT制作水平。这些素材都在“培训资料包内”。•如果在本课件中用到了某些本局同事制作的PPT作为案例，请别介意，仅仅为了说明问题而用，并无他意。由于制作培训内容的时间比较短，水平和经验有限，难免会有疏漏、错误和安排不当之处，还请各位领导、同事们多多包涵！3目录第一章我们的常见问题第二章PPT制作的要点第三章软件操作的要点4第一章我们常见的问题5第一章我们常见的问题(1/9)通过对很多我们日常工作中的PPT进行研究，我总结了一些出现频率很高的问题，我们先看下这些问题是不是在我们身上发生过。•不注意内容层级关系，乱用字体，字号，字颜色版面字颜色太多，与前后页配色方案不一至二级标题与正文之间字体字号完全一样6抛开背景不说，光字就太满太多，给人压抑的感觉正文字体选择不当，不方便浏览第一章我们常见的问题(2/9)7•滥用素材。模板的选择五花八门，不注意可读性和视觉效果；符号化语言使用过滥且不注意美感，不注意整体效果，这两个PPT页面就没有注意到内容与图形之间的关系，图形表达的应当是因果关系和递进关系，内容却并不是这种关系。虽然我们提倡语言符号化，这是一种乱用素材的作法，不仅不能给PPT增彩，反而显得不够精细，也不形象。如果一个PPT中大量使用这种不恰当的素材，会让PPT显得相当凌乱。第一章我们常见的问题(3/9)8最底下这个PPT完全不施粉黛，中间那个浓妆艳抹，上面这个明明是介绍某账单营销过程的，怎么也和奥运扯不上关系，却用着北京奥运会的主题模板。这些都是不可取的。PPT不可以没有修饰，但背景一般不建议用深色，非常不利于浏览。会让版面显得不整洁。第一章我们常见的问题(4/9)9•不注意细节。这个问题比较突出，如文字、图片过大，过于靠边，不整齐；选取的图片太模糊，LOGO变形……左边这个PPT上面还有一行“单击此处添加标题”，右边这个有两个邮政标识，下面这个还变形得历害。第一章我们常见的问题(5/9)10左边这个PPT选用的背景底图太模糊，右边这个LOGO太模糊，且还被标题压住了。第一章我们常见的问题(6/9)11这三个邮戳图摆放完全可以放成一排，这样放显得很乱，还超出了正常区域；右边这个图的标题加了重影，颜色也混乱，用了这些色块方框比不用效果要差，既没有起到强调作用，又没有美感，完全没理由要做这个效果。这其实也是一种乱用素材的表现。第一章我们常见的问题(7/9)12这一组PPT看上去很精致，条理清楚，排版有序，模板精美，风格一致，是PPT里的上乘之作。当然，这组PPT并不是全用PowerPoint制作出来的，而是用设计画册的方法设计出来，然后整体做成图片。第一章我们常见的问题(8/9)13由于多数做PPT的同志并非专业人士，平时也比较忙，缺乏这方面的训练，也缺少重视，所以做出来的PPT就显得比较粗糙。这样的PPT不管是用来商谈、演讲，交流、汇报，对受众者来说都是缺少足够吸引力的，这样我们的目的就要打折扣。如果这个问题引起了大家的重视，很多问题将不再是问题。下一环节我们来谈下该如何解决这些问题。第一章我们常见的问题(9/9)14第二章PPT制作的要点1目标2表达3风格4动画这一章我们主要从理论层面来谈谈如何制作一个精致的PPT，具体点说是从视觉理论层面为重点来进行。至于文案的提炼和浓缩，由于具体情况的不确定，再一个我也不专业，就不在本章的重点讨论之列。15第二章PPT制作的要点(1/24)•中心思想PPT应当有明确的主题思想，精炼的语言。传达中心思想应当遵循一定的规则。有的放矢：具体的，而不是笼统的。贯穿整体：统领的，而不是局部的。掷地有声：具有冲击力的，而不是平淡的。言之有据：以事实和科学分析为基础的，而不能靠凭空臆想。•选择合适的切入点选择合适的切入点来表达中心思想。从问题入手？从解决方案入手？从理论入手？从成功案例/同行业其他成功经验入手？……目标1恰当的PPT，为恰当的人16•应用场合一个PPT只为一类人服务，针对不同的人群制作不同层次、风格的PPT。是用于公开演讲，还是用于交流或汇报工作？这将决定PPT的用语，结构和表达方式。我们所做的应当以受众者为中心。这个PPT从各方面来说都不太精致，拿到正式场合上用，感觉像是穿着背心拖鞋进了五星级酒店。这个看上去好多了，至少有一个精致上且符合主题的模板，文字的设置也很规范。看上去比较舒服。第二章PPT制作的要点(2/24)17•PPT要有清晰、简明的逻辑整个叙述过程最好遵循并列、递进、因果等逻辑关系，可让受众跟着你的思路走，易于明白你的观点。总体逻辑关系需要制作者自己通过提炼文案，设定叙述方式来把握。局部逻辑则还可以通过一些图形来实现。如右图。表达2逻辑清楚的PPT更有说服力文字+图形，这样的表达方式，会让人更直观，印象也深一些。第二章PPT制作的要点(3/24)18这是一个PPT里面的一个页面。图形将邮政营业网点的问题表达得很直观，局部逻辑清楚。作者还将“数量”按钮特意标红，意味着下面将在数量这个问题上详细讲述。事实上的确如此。可惜在后面讲其他五个问题时，这个图就再也没有出现过。这一种整体上的讲述方式逻辑不清，前后表达方式不一致。第二章PPT制作的要点(4/24)19•一定要通过不同层次“标题”的分层用不同层次的标题来表达，可使整个PPT逻辑清楚，但是层次不宜过多，最好不要超过3层纵深。仍以这个PPT为例，作者的标题与正文区别清楚，不同层次的标题，字号，颜色，字体都有较为明显的区别。显得条理清楚，这是我们做PPT的一个最重要的要求。可以不懂设置颜色，可以不会画图形，但一定要注意这个层级问题。把文字的层级关系做好了，PPT就不会难看到哪里去。这也是我们都可以做到的，只要我们重视了。一般情况下，正文不要轻易使用书法字体，如魏碑、行楷、隶书等字体，也不要使用笔画较粗的字体，至少不能比标题粗。会让版面显得相当挤，不干净的感觉。第二章PPT制作的要点(5/24)20这是某天然气帐单的PPT。左边是原图，后面是修改后的图。抛开背景的因素，只看文字，不同层级的字用不同的字体字号，效果比原图要好。作者想让每个字都大，标题是重点，正文也是重点。结果只能是版面拥挤，没有重点。没有对比，就没有重点。原图修改后第二章PPT制作的要点(6/24)21这是某医保帐单的PPT。左边是原图正文使用的是隶书，属于书法字体，后面是修改后的图，用的是细黑体。大段文字，一般是不宜使用书法字体，书法字体无论是外型还是笔画相对于宋体，黑体等常用字体都不如后者易于浏览。通常用来作为标题或文字不多时使用。字是给人看的，易于浏览是第一要求，其次才能追求美观。原图修改后第二章PPT制作的要点(7/24)22•形象化的表达，让PPT更生动尽量将一些可以图形化的文字图形化，比如表格如果用图表能表达清楚的，尽量用图表，一些逻辑关系可以用图形来表达的做成图形，既让问题可以表达得更直观，又生动了版面，避免文字过多带来的视觉疲劳。这是一个讲述操作系统软件，应用软件的作用的PPT页面，单用语言讲还不行，插入一个自制图形后，就形象多了。将语言图形化，可让受众更直观的了解你的意思。第二章PPT制作的要点(8/24)23在适当的时候，插入相应的图片或图标，版面就生动了，也直观了。在各位的资料包里，我为大家收集了几十个常见的精美图标，在以后做PPT时有必要的话可以用上。第二章PPT制作的要点(9/24)24上面这些图标非常漂亮，在适当时候插入到PPT中，可以起到画龙点睛的作用。这种图标我们称之为PNG图片，其后缀为png，是网页制作中很常见的一种图片格式，背景是透明的，不用担心旁边有白底会盖住其他内容。我为大家收集了一些常见的图标，存放在资料包内。注意：这个也是不可以乱用的，用多了会让版面花里胡哨，只能用来点睛。特别是比较正式的PPT，用多了这种色彩炫丽的图标会降低PPT的端重性。第二章PPT制作的要点(10/24)250.0050.00100.00150.00200.00250.00300.00350.00400.002007年2008年2009年函件收入（元）总收入(万元)左边两张PPT里写满了字，其实所说的主要内容就是一个表格的内容，再根据图格生成一个图表，适当配以一些文字，放在一张PPT里就可以放得下。这个图表是标准版的，它是有美化空间的，请看下页。第二章PPT制作的要点(11/24)26在不改变模板情况下，将两个页面合二为一，版面立刻显得整洁多了，也比原来直观。图形化的威力是不是很强大。值得一说的是，这个图表和前一页的图表是一样的，只不过做了一些美化，效果又不一样了。第二章PPT制作的要点(12/24)27现在网络上有不少类似的PPT素材，在必要时可以用上。但千万注意这些素材是否与模板风格一致，是否真有必要用，是不是能正确表达自己的意图，切不可因想用而使用。否则会犯前面我们所说的滥用素材的错误。还要注意配文字时字不能超出原字的范围。我已经为大家收集了很多这种素材，大家有兴趣的话可以拆散了看看别人是怎么做出来的。第二章PPT制作的要点(13/24)28少用带边的方框或有阴影的图框，而用色块代替少用使用椭圆框，而用直角椭圆框取代12341234少用圆形数字标注，而用反白的方框在幻灯片中，该箭头可以根据位置不同，选择打开/关闭不要用左侧类似的注释框，而要用右侧可灵活控制箭头把文字写在图片的旁边，这样很清楚文字和图片不要重叠•不要在图片上加文字,这会让图不好看，字也不好看。关于自绘图形的几条建议（只要简单大方即可，尊重个人习惯）第二章PPT制作的要点(14/24)29风格3有风格的PPT，让人记忆深刻PPT的风格具体来讲表现在模板、字体、颜色、排版形式等方面，我们日常所做的PPT一般来说都是属于商务类的，应当趋于“保守”型的。保守并不表示死板，在风格上要求简洁大方，耐看易懂，符合职场人士的阅读习惯。PPT不是绘画，也不是创作，不需要太多的标新立异。第二章PPT制作的要点(15/24)30•从某种形式上说，模板就是风格我们这里说的模板是指PPT的封面页样式和内容页样式，通常是风格一致的两个页面，所用的元素，颜色基本相同。这是一套PPT模板，分为封面（封底）页和内容页两个部分，它规定了底图的样式、企业LOGO的样式和位置，标题的位置，大小、字号，内容页的标题，字体大小和样式，内容页的页脚等信息。第二章PPT制作的要点(16/24)31模板不管是什么风格，一般来说不建议用深颜色图作为底图，很不好配色；元素不宜过多，内容页的底图不能影响到文字的排版，否则多好看都不实用。对于PPT中每个页面都有的内容，要用PPT软件里的“母版”功能，它能定义好底图样式，标题、正文、页脚区的样式，也可以做动画。免去一张张修改的麻烦。模板修改请打开PowerPoint[视图]菜单—[母版]—[幻灯片母版]第二章PPT制作的要点(17/24)32•注意颜色的搭配选好底图后，在设置母版时，就要考虑配色的问题。一般来说，整个PPT的主要颜色不宜超过4种色调（图片除外）。主要文字的颜色根据底图来选择，一般选择黑色、深颜色的红蓝绿紫之类的，再选一种颜色作为注释、强调用的颜色。不宜在一个版面中出