设备档案管理标准操作规程

文件名称设备档案管理标准操作规程起草部门设备工程部文件编号版本A/0页次1/3生效日期年月日起草/日期审核/日期审核/日期批准/日期分发部门：设备工程部、质保部分发号1.目的建立设备档案，为设备管理提供各种技术资料。2.范围适用于所有厂房设施、设备（生产/检验/测试仪器设备）的档案管理。3.责任3.1.设备工程部对本规程的执行负责。3.2.质保部负责监督本规程的执行情况。4.内容4.1.定义设备档案是指厂房、设施、生产设备、检验仪器，从规划制造、建设（指厂房）、安装、购置、调试使用、维修、改造更新甚至报废的全过程中形成的有保存价值的图纸、文字说明、凭证记录、声像等文字资料。4.2.档案的内容4.2.1.厂房设施基础档案内容1)全厂设备平面布置图2)电力系统图3)动力管网图4)给排水管网图5)厂房平面布置图6)厂区平面布置图7)空调净化系统图8)隐蔽工程及系统图9)其他设施相关图纸4.2.2.设备原始资料档案内容文件名称设备档案管理标准操作规程文件编号：HYT/SOP-EQ-SB-003版本：A/0页次：2/31)设备采购申请表2)设备/设施用户需求标准(URS)3)设备说明书4)设备基础图5)设备机械、电气、仪表、热工等专业图纸6)设备购置合同（副本）7)产品合格证、装箱单等8)保修卡9)设备备件、附件、清单及图纸10)设备验收单11)验证文件（DQ、IQ、OQ、PQ等）及报告4.2.3.设备使用维护档案内容1)设备使用记录2)设备维修记录3)设备报废单4.3.档案的管理4.3.1.设备档案的收集4.3.1.1.基础建设、技术改进等项目移交生产时，全部资料都必须及时移交设备工程部整理存档。4.3.1.2.采购部及使用部门必须做为各种设备原始资料的保管工作，认真填写各种记录，保证资料齐全、整洁，鉴定验收后，交设备工程部统一存档。4.3.1.3.设备的维修、检修等维护记录由设备工程部负责收集存档。4.3.2.档案的整理保管及使用4.3.2.1.档案由工程部统保管。4.3.2.2.档案应分类存放、建立目录、便于查阅。4.3.2.3.常用资料建立备份，并定期清查、整理及时补充和修复破损或变质的资料，人员调动时必须办理移交手续。4.3.2.4.索取、查阅资料应经批准才可，不得私自复制，需要复制应由部门主管批准。4.3.2.5.档案一般不得外借，特殊情况须经批准，登记后方可外借。4.3.3.设备档案编码文件名称设备档案管理标准操作规程文件编号：HYT/SOP-EQ-SB-003版本：A/0页次：3/34.3.3.1.厂房设施基础档案无需编码，采用名称即可。4.3.3.2.生产/检验/测试设备档案编码与设备编号一致，参考《设备管理规程》。4.3.4.建立设备台账4.3.5.设备工程部建立《设备管理台账》（见附件1），QA审核，经质量负责人批准。4.3.6.注意帐面登记与实物的对应，避免漏登、错等现象。设备状态应和实际情况一致，如“正常”或‘报废’。4.3.7.当设备发生变更时，如新增、报废等，设备工程部应及时更新台账，要做好变更记录，重新提交审批。原台账收回，做销毁处理。4.3.8.设备工程部应定期检查核对实物，对台帐及时更新。4.3.9.如需查阅有关资料，必须经设备工程部主管同意后向档案资料员办理登记手续后方可查阅或借出。5.记录设备管理台帐6.相关文件设备管理规程HYT/SMP-EQ-SB-0027.参考文献无8.修订历史序号生效日期文件编号及版本号修订性质及原因修订内容及具体条款附件1：设备管理台账编号：HYT/SOP-CF-SB-001设备编号设备名称规格型号制造单位出厂编号购买日期使用部门状态编制/日期：QA/日期：质保部经理/日期：