档案的保管与保护

1档案专业实务第六部分档案的保管与保护一、档案库房的管理（一）编号与排架档案库房内的排架基本原则是：有利于档案的保管和利用，有利于空间利用，美观有序。柜架摆放要避免强光直射档案，注意不要阻碍通风，摆放不能紧靠墙壁，柜架与墙壁之间距离大于10cm，最大限度地利用库房的地面与空间，同时与要便于档案的搬运与取放。两行间净宽不得小于0.8米，主通道应正对库房门，净宽不小于1.5米。库房中的档案架、柜的排列，应合乎下列要求：1.排列整齐，横竖成行。2.避免光线直射，注意通风。3.节约库房面积和空间，存取方便。为了便于对库房内的档案的管理和迅速取放，所有的档案架、柜都应进行统一编号。编号方法为：自门口起，从左至右编架（柜）号，每个架（柜）子的栏也从左向右编号，每栏的格自上向下编号。（如果没有栏，则自上而下编格号）。（二）档案的存放和排列档案存放方式，可以采用竖放与平放两种。竖放是目前采用最多、最普遍的一种方式，其优点是便于存放和提供利用。平放，取放档案不大方便，但对保护档案有利，特别适合保管珍贵档案和不宜竖放的档案。一般我国档案馆（室）保存的档案应该按全宗排列、整理和保管。全宗的排列，一般采用两种方法。一种是按全宗号流水排列，一种是按全宗分类（分全2宗群）排列。前者简单易行，后者能把属于同一类型的全宗排在一起，能较好地保持全宗之间的群体联系。一个全宗的档案应排放在一起，同一全宗的档案，按案卷的顺序号，依柜、栏、格编号，依次排列上架。有的全宗内可能还包括一部分声像档案、技术图纸及会计报表等档案，这些不同载体和类型的档案，可以分别保管，但应填写说明放置于原全宗内，指明该部分的存放地点，以保持其应有的联系。（三）档案存放位置索引是一种记录、引导性管理工具。就是以表册或卡片的形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映出来，以此来指引档案工作人员对档案的调取、归还或其它日常管理。（四）档案代理卡和全宗卷档案代理卡又称代卷卡，是一种行之有效的微观管理手段，即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插放在所调出的案卷的位置上，还卷时再将其取下。全宗卷：是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。档案馆（室）应对其所管的全宗编制全宗卷，发反映全宗管理的历史面貌，从而便于档案的保管和利用。全宗卷的主要内容包括：（1）档案收集方面：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。3（2）档案整理方面：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。（3）档案鉴定方面：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请求与批复、销毁档案的清册等。（4）档案保管方面：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。（5）档案统计方面：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。（6）档案利用方面：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。（7）档案管理新技术的应用方面：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具，它记录和反映了全宗内档案的管理过程，对该全宗的后续管理具有宝贵的凭证作用和参考作用，也是档案保管人员快速、全面掌握全宗情况不可缺少的重要依据。（五）档案的安全检查二、常见档案的保护要求（一）纸质档案的保护要求档案纸张的保护是保持纸张耐久性和应对档案纸张老化的重要措施与手段，应紧紧围绕下述三个方面开展工作：一是立足于档案造纸原料的优选和造纸工艺的优化。二是为档案纸张的保存创造良好的环境。三是在系4统工程思维和理论指导下，实施工程化管理，对档案纸张进行科学化抢救与修复。字迹的耐久性除了取决于色素成分和结合方式外，还受外界一些因素的影响。为了保护好档案字迹，延长其寿命，首先在文件形成时，就要注意选择耐久性好的书写材料和印刷材料，其次在档案保管过程中，必须注意防光、防热、防潮、防水、防尘、防有害气体、防酸碱物质接触。（二）胶片档案的保护要求：1.库房管理方面具体要求：控制温湿度；防止阳光照射；保持库内清洁；库内空气净化；注意预防火灾；加强检查。2.温湿度标准：档案局1987年《档案库房技术管理暂行规定》，保存一般胶片适宜的温度为14-24℃，相对湿度为45%-60%；保存母片适宜温度13-15℃，相对湿度为35%-45%（三）磁性载体档案的保护要求：1.适宜的温湿度，录音录像档案库内温度保持在15℃-25℃，相对湿度保持在45%～60%为宜。2.远离磁场以及有害气体的场所。3.防抹措施4.保持清洁5.定期检查，长期保存的磁带应每隔6～12个月重绕一遍，定期转录，可以5～10年转录一次。（四）光盘档案的保护要求：1.减少使用；为延长光盘寿命，要采取有效措施，减少光盘的使用。2.防止空气污染物。光盘保存环境要注意远离氟化氢（HF）、氯化氢（HCL）气体、海盐（NaCL）微粒等物质使用，必要时须采用空气过滤措施。3.调控库房空气温湿度。光盘保存比较适宜的温度范围是14℃-24℃，5较适宜的相对湿度范围是45%-60%。4.保持信息读取面的清洁。在每次拿取光盘时，只能接触光盘的内外沿，不能触摸光盘的数据区，以免油渍、汗渍和指纹落在读取面的数据读取区，使用完毕后，应将光盘立即放回盘盒中，避免灰尘、异物的污染。5.防止标记面的机械损伤。信息记录的坑点只能约30微米，即使轻微的划伤都有可能大面积地破坏信息记录的坑点，导致原记录信息的不可纠正性的损坏。因此绝对禁止在标记面上进行任何形式的书写、划伤，以免造成信息记录层不可避免的损坏。三、档案保护环境（一）档案库房防潮（水）、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防有害气体、防盗、防火、防震的措施。（二）档案库房温湿度的调节与控制库房温湿度的调控是档案库房管理的一项经常性工作。标准温度14度-24度，标准湿度为45%-60%。控制是基础，调节是重要的补充。库房的温湿度调节的方法很多，如密闭、通风等。采取增湿、降湿、增温、降温相结合是调控温湿度的有效方法。指标名称一般档案库（含胶片库、磁带库）母片库控制范围每昼夜允许拨动范围温度（℃）14—24土213—15相对湿度（％）45—60土535—451.密闭。库房密闭的重点是门窗，考虑自然通风的需要，库房门窗、通6风孔洞应尽量做到密闭时不透气，需要时又可以敞开通风。库房的密闭可以分成两种类型：一种叫永久密闭，即封闭部分窗户。另一种是暂时密闭。可分为三种：一是库房密闭，即在库房门窗的缝隙处嵌以绒布条，毛毡条或在铁制门窗边缘嵌以橡皮条等。二是箱柜密闭。部分利用率低或者珍贵档案，可以用柜箱密闭进行保存。箱柜的缝隙用纸条或胶布条严密封起。三是塑料袋密封，即用透气度小的聚乙烯塑料薄膜制定口袋，装入档案后封口。2.通风。（1）通风调节库内的温度的原则，如果通风是为了增温，只有当库外温度高于库内时，才能进行通风，增加库内温度。如果是为了库内降温只有当库外温度低于库内温度时才能进行。（2）通风调节库内湿度的原则，当库外绝对湿度小于库内绝对温度时可以通风降低库内湿度，当库外绝对湿度大于库内绝对湿度时可以通风增加库内湿度。以通风降温为例，可以将上述原则进一步解释为四点：①如果库外温度和湿度都低于库内，可以通风；反之，不能通风。②库外温度低于库内温度，库内外的相对湿度相同时，可以通风；反之，不能通风。③库外的相对湿度低于库内，库内外的温度相同时，可以通风；反之，不能通风。④当实际情况与上述三种不符合时，则需要根据库内外温度和相对湿度进行计算，根据计算所得到的绝对湿度决定能否通风。3.调节库房温湿度的其它方法：（1）降湿方法，目前普遍采用去湿机和对档案无不良影响的吸潮剂。常用的吸潮剂有氯化钙和硅胶两种。（2）降温方法，第一杜绝或减少库内热量的来源；第二消除或减少已有热量。使用空调设备是比较理想的做法。（3）增湿方法，包括自然增湿和机械增7湿两类方法。（4）增温方法，比较理想的方法是使用空调设备。注意不要使用炉火，碳火给库房局部增温。（三）档案库房灭菌与杀虫的方法：灭菌1.物理灭菌法（1）微波灭菌（2）冰冻真空干燥灭菌2.化学熏蒸灭菌法。杀虫1.化学杀虫法（熏蒸剂、接触剂、胃毒剂）2.物理杀虫法：高温杀虫法、低温杀虫法、辐射杀虫法和气调杀虫法（缺氧杀虫）等。四、档案修复技术档案修复原则为最大限度地延长档案寿命，进行档案修复前应充分了解档案文献修复的原则，做好修复前的准备。档案文献修复原则：一是有利于延长档案寿命；二是尽量保持档案原貌；三是试验先行。（一）档案修复前的准备工作：1.接受登记2.检查（检查字迹水溶性、检查纸张材料）3.除尘4.制订修复方案（根据检查情况，确定修复时使用的材料、方法及修复程序，制订出修复方案）（二）档案修复方法1、纸质档案的去污、去酸、加固、修裱、字迹恢复与显示去污：（1）机械去污法（2）溶剂去污法（3）氧化剂去污法。去酸：（1）液相去酸法，使用某些碱性溶液与氢离子反应而达到去酸目的（2）气相去酸法，将档案置于碱性气体或蒸气中进行去酸。加固：（1）涂料加固（2）丝网加固（3）塑料薄膜加固。修裱：优点（1）用纸张和粘合剂提高档案强度，使用的材料与档案本身材料基本一致，一般不会产生副作用（2）此种方法是可逆8的（3）设备、材料简单，购置容易，有的可以自制（4）技术容易掌握。缺点：目前修裱技术是手工操作，工作效率低；在高温高湿条件下，胶粘剂易生虫长霉。修裱原则：一是尽量保持档案原貌；二是有利于档案制成材料耐久性；三是具有可逆性；四是最小干预。字迹恢复与显示：（1）物理法：摄影法显示字迹，数字图像处理技术（2）化学法：硫化铵、硫代乙酰胺法，黄血盐法，单宁法，LC显色固色剂恢复法，BS23、TH22、NHJ剂恢复法，BAH、DAH剂恢复法。2、胶片档案的去尘、去污、消除划伤与折痕、恢复退色黑白影像去尘：第一，用羊毫笔或其它软笔扫下胶片上的尘土；第二，用棉花球蘸酒精轻擦；第三，用流动清水将胶片冲洗干净后再晾干。去污：（1）去指纹及其它油脂斑，可用棉花球蘸上20%-25%汽油与75%-80%甲笨的混合液，轻轻擦除。如果污斑的程度比较严重或时间较长，可先在流动水中漂洗15分钟，然后用5%冰醋酸漂洗1分钟。漂洗时可用手轻擦油斑处。（2）去红、蓝墨水斑，将胶片放在清水内漂洗5-15分钟，再放入D-72配方显影液内浸泡5分钟（温度不高于20度）。同时应不断翻动胶片，使它能均匀接触药液。然后将胶片放在清水中冲洗。为了更好地去除污斑。可有手轻轻抚摸胶片正反面，随后放在5%冰醋酸液内浸一下，再在流动水中清洗15分钟，最后取出晾干。（3）去霉斑，①擦除法，将胶片放在垫有9橡皮的台面上，用脱脂棉蘸上除霉液（将1%五氯酚钠溶解于85%乙醚和15%酒精的混合液）轻轻擦除霉斑。此方法可以去除一般霉斑，且对胶片的性能影响较小。②冲洗法，冲洗药液配方：五氯酚钠5g、硼砂0.5g，加水1000ml。该溶液PH值为9±0.2。冲洗时将胶片先放在清水中冲洗，然后放在药液中处理，冲洗温度为18-24度，冲洗时间为5-8分钟。最后再用清水冲洗8-12分钟。（4）去黑斑点，采用比例减薄的方法，可将胶片上的黑色斑点减到与周围影像密度一致，随后使黑色斑点消失。比例减薄液的配方：温水（50度）200ml，铁氯化钾（赤血盐）10g，加水至500ml。操作时先将胶片放入比例减薄液内（20度）约30秒至2分钟，然后放在清水中冲洗一下，再放入定影液内定影5分钟，最后在清水中冲洗15分钟后取出晾干。消除划伤、折痕的方法：（1）消除划伤痕迹。①将胶片放入清水内浸透，再放入流动清水中水洗5分钟，然后晾干。乳剂膜经过水浸膨胀、干燥收缩过程，划伤痕迹即可被消除②将胶片放入清水中浸湿，再放入干酪素乳液中约一分钟，取出晾干后，胶片表面会增加一层无色透明的保护膜。干酪素乳液配方：蒸馏水200ml(25-30度)，硼砂25g，甲醛