中铁建工集团项目部办公室工作手册

0中铁建工集团项目部办公室工作手册中铁建工集团办公室中铁建工集团项目办公室手册1广求知、真灼见、敢求是、好积累——提高办文能力早筹划、多协调、严组织、力保障——提高办会能力勤想事、会干事、能装事、善记事——提高办事能力中铁建工集团项目办公室手册2前言1．本手册针对办公室标准化建设制定，所指项目办公室特指5000万以上（含5000万）的项目部（指挥部）办公室，5000万以下的项目部参考执行。办公室主要由负责行政、党务、人事、后勤及相关职能的部门和人员组成。项目办公室定位为：服务项目生产经营，拓展内外交流渠道，优化项目工作环境，打造企业对外形象，提高项目运营效益和降低办公室运行成本，使办公室日常管理工作步入制度化、程序化和信息化的专业轨道。2.本手册编制强调规范性，注重贴合项目特点，突出灵活性和适应性，服务标准和模块设置以正常项目为依据。具体使用时应根据项目具体情况进行调整，依据必须、精干、高效的原则进行设置和日常管理。3．本手册将项目办公室各项职能划分为“办文”、“办会”、“办事”三类：其中“办文”除了一般的对内对外的公文管理外，还包括印章和档案管理以及计划总结等专题资料的编写；“办事”包含了项目部的对外事务（如接待、公车管理等）、服务现场的内部事务（如人事、后勤、安保消防等）和项目部领导交办的其他一般性事务。4.本手册内容与国家法律法规和上级政策相抵触的，以国家法律法规和上级政策为准，本手册的最终解释权在集团公司办公室。欢迎各项目办公室及时将使用本手册过程中的情况和完善本手册的建议收集整理，便于将项目管理办公室工作做的更好。中铁建工集团项目办公室手册3目录一二三.....................................................第二节第三节项目会议的常用表格...........................51二、项目部接待工作管理办法.............................中铁建工集团项目办公室手册4后记中铁建工集团项目办公室手册5第一章、项目办公室人员职责及要求项目办公室作为项目管理的中枢机构，既是综合办事机构，起到内通外联的作用，又是项目的参谋部，具有办事、办会、办文、咨询、信息、服务等基本职能，应本着精干、高效、必须的原则合理配置项目办公室人员。办公室工作人员应具有较强的理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力，特别是具有项目管理经验的人员。办公室人员要善于厘清项目管理各个阶段的关键环节和突出问题，及时反馈项目部主要领导，及时传达、贯彻、落实上级领导的意图；负责协调并牵头考核各个部门的工作；做好对外协调和攻关工作，提供优质的服务保障，以确保项目办公室各项工作的顺利开展。（一）项目办公室职责1．负责了解国家和项目所在地的方针、政策、法律、法规和公司发展态势，落实项目部重点工作。2．协调项目部与公司之间的工作联系。3．负责对内、对外的接待、联络工作。4．负责与项目相关的会议的筹备、组织工作，制定相应接待方案。5．拟定会议的报告，起草项目行政工作计划、总结和大事记。6．负责项目部人力资源管理工作。7．负责项目部后勤保障管理工作。8．负责办公用品和生活设备的申请、采购、发放、保管登记工作。9．负责项目部印章、公务用车、文秘、档案的管理工作。10．负责项目部文件资料管理工作。中铁建工集团项目办公室手册611．负责项目部的信息采集、撰写、编排、发放、上报等宣传教育工作。12．负责项目部部门总体工作计划安排、程序监督和考核工作，积极参与相关问题的调研工作，参与项目部管理方面的改革工作。13．负责完成领导交办的各项工作任务。（二）项目办公室主任职责办公室主任职责1．认真贯彻国家和项目所在地的方针、政策、法律、法规和了解公司发展态势，为领导决策提供参考。2．全面负责办公室工作。3．负责对内、对外的接待、联络工作。4．负责项目部会议的筹备、组织工作。5．执行印章管理制度，做好印章管理工作。6．负责项目部人力资源管理工作。7．负责项目部后勤保障工作。8．负责项目部公务用车管理、调度工作。9．负责项目部的信息采集、撰写、编排、发放、上报等宣传教育工作。10．组织拟订和实施项目部人才引进、开发和员工培训计划，做好员工培训记录。11．组织规范劳动合同和劳务用工管理工作，协调解决劳资纠纷。12．负责完成领导交办的各项工作任务。（三）办公室职员职责1．协助办公室主任开展工作。2．负责对内、对外接待的迎宾工作。3．负责会议的组织服务工作。中铁建工集团项目办公室手册74．负责办公生活区、会议室、展厅、接待厅的卫生监督管理工作。5．执行印章管理制度，做好印章管理工作。6．协助办公室主任做好项目部后勤保障工作。7．负责项目部资料管理、分发、复印等工作。8．负责各部门总体计划安排和程序督促以及考核资料的整理工作。9.负责完成领导交办的各项工作任务。中铁建工集团项目办公室手册8三、办文（一）公文管理1．流程1.1发文流程拟发文部室拟稿办公室人员编号、登记并复核相关部门负责人协商部门负责人审核门人办公室人员审核拟稿人修改、校对、打印办公室人员用印、登记、封发送项目部领导签发保管期限到期，公文管理人员整理、移交档案管理。中铁建工集团项目办公室手册91．2收文流程署名项目部的信件，传真到项目部的公文办公室公文管理人员进行审核、填写收文登记，并填写批办单，提出拟办意见项目部领导和部门收到的主送项目部的公文项目部领导和部门负责人开会带回的公文项目部职能部门阅办送项目部领导批示部门办理完毕，公文返回办公室公文管理人员整理、归档移交上级公司档案部门归档范围内的公文确定保管期限不具备归档价值的，经办公室主任批准后集中销毁催办中铁建工集团项目办公室手册102．管理办法项目部公文管理办法第一章总则第一条为使中铁建工集团各项目部（以下简称项目部）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特根据《中铁建工集团有限公司公文处理办法》制定本办法。第二条公文在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的公务文书，是依法经营和进行企业公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和企业秘密安全。第六条项目部公文工作的管理单位为各分、子公司，项目部作为集团公文流传体系的基层单位，接受上级公文处理工作的领导和检查。第七条项目部办公室应当配备专兼职人员负责公文处理工作。第二章公文种类及格式第八条项目部公文格式一般分为四类（附件式样以行政公文格式为例）：一、文件式公文：样式见公文格式式样1(平行文和下行文)、式样2(上行文），一般用于处理重大事务；二、信函式公文:样式见公文格式式样3（项目函）、式样4(项目部门函），信函式公文用于处理日常事务的平行文或下行文；三、会议纪要:样式见公文格式式样5，适用于记载、传达会议情况和议定事项；中铁建工集团项目办公室手册11四、普通传真电报:样式见公文格式式样6，适用于处理紧急公务；第九条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和受控标识等部分组成。一、秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”及保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。密级由项目部根据有关规定和项目的实际自己确定，一旦确定密级，就必须按照相关规定执行。二、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。三、发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；四、发文字号应当包括单位代字、年份、序号，联合发文，只标明主办单位发文字号。五、上行文应当在首页发文字号的同一行右端注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。六、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。电报也应当有标题。七、主送单位指公文的主要受理单位，抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，都应当使用全称或者规范化简称、统称。九、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如附件页数较多不能与主件一并装订，则应在单独装订的附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号，与主件一起发送。十、文件式公文、信函式公文及普通传真电报，都应当加盖印章，且印章应与发文机关标识（即文头）所示的单位名称一致。联合上报的公文由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖中铁建工集团项目办公室手册12印章。十一、成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；印发时间，以文件印制的日期为准。电报以发出日期为准。十二、公文如有附注(需要说明的其他事项，如：上行文“请示”文种须注明的联系人姓名和联系电话)，应当加括号标注。十三、公文应当标注主题词；标引顺序应当先标类别词，再标类属词，尾词标文种，最多不超过5个词。第三章行文规则第十条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送方式，但不得抄送其下级单位。“报告”中不得夹带请示事项。“意见”用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行；用于平行文，所提意见供对方参考。第十一条除上级单位负责人直接交办的事项外不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第十二条行文应当确有必要，注重效用。凡是不行文可解决的问题，坚决不行文；凡能通盘解决的，就不零星行文；能不转发的就不转发；确需执行的，应结合实际，提出贯彻意见，一般不应照抄照转。领导同志在会议上的讲话，一般不以正式文件印发,可以“情况通报”（见公文格式式样6）印发。第四章发文办理第十三条发文办理指制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、复核、编号、登记、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。第十四条项目部公文的形式及适用内容划分如下：一、《中铁建工集团XXX项目部文件》（文件式公文）中铁建工集团项目办公室手册131.向集团公司、分子公司和其他上级机关行文；2.与同级政府、企业、社会团体及党群组织联合行文；3.下达和调整项目部工程进度规划、重要年度计划；4.重要的部门变动、人员调整、奖惩事项；二、《中铁建工集团XXX项目部》（信函式公文）1.与集团公司不相隶属的单位联系工作，商洽、答复问题；2.向下属工程单位布置具体工作,下达、调整单项任务计划；3.答复下属工程单位的请示事项；4.向下属工程单位通报情况,批评错误,表彰奖励先进；三、《中铁建工集团XXX项目部XX部》（部门信函式公文）1.在职权范围内与项目下属单位的部门联系工作，询问和答复问题，布置、指导业务工作，通报情况；2.在职权范围内与集团公司外部单位联系工作、询问和答复问题。第十五条草拟公文应当做到：一、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。二、情况确实，观点明确，开门见山，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。三、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。四、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。五、人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。六、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。七、应当使用国家法定计量单位。中铁建工集团项目办公室手册14八、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式