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随着电子商务的发展；采购员询价非常方便的，只需要动动鼠标，就能找到大片的客户，只要稍有不谨慎单子就流失啦。我们度知道“询价”是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。要怎样才能知己知彼呢？其实啊在采购员接到购单后、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准物件，对于供应商来说比较不会有问题。但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。1、询价项目的“品名”与“料号”首先，询价项目的品名以及料号是在询价单上所应比备的最基本资料。2、询价项目的“数量”通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括有年需求量、季需求量甚至月需求量;不同等级的需求数量。在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量予以膨胀。此时，虽然采购能够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，如果在真正进行采购后，无法达到报价的预期数量时，供应商不是提高价格，便是在其他方面减少对客户的服务，或停止供应，到头来得不偿失的还是自己。因此，对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服供应商，如此才能达到长期配合、持续供货的目的。3、规格书规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最新版本的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。4、品质表达询价项目品质规范要求的方式有许多种，通常可以使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务的不同特性，综合使用数种方式来进行。5、询价项目的“报价基础”要求报价基础通常包括报价的币值与贸易条件，国内买卖比较单纯，通常都以人民币交易，贸易条件不是以出厂价就是以到厂价(运费是否内含则另议)来计算。国际贸易就比较复杂，报价币值方面供应商多半以美元为计价基础，至于是否以采购当地币值计价，则视汇率的稳定与否有弹性的作法。6、买方的付款条件有关付款条件，虽然买卖双方都有各自的公司政策，买方希望付款时间愈晚愈好。相反，卖方当然是认为愈早愈好。买方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件(在采购模具时，通常有阶段性付款的方式，如订金30%，第一次试模30%，验收40%)，卖方也可在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件则需买卖双方经协议后所订定。在情况处于买方市场时，在竞争性市场中供给超过需求，货品和/或劳务可容易地被取得，商业的经济力量倾向于导致价格接近于采购的预估价值，买方通常能以较优的付款条件来要求卖方配合。7、询价项目的“交期”要求交期的要求包括买方对采购产品需要的时间，以及卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依买方的要求来配合，不过交期的长短关系着采购产品的价格，买方应视实际需要来提出要求，8、包装”要求包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重，除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。如果没有另外提出特殊的包装要求，供应商都会以其标准的包装方式来进行估价。有时也不会在报价单上详细注明其标准的包装方式，此时采购如果不去察觉，日后再追加包装要求，不仅时间被拖延，对于比价的作业也会造成不利的影响。此外，供应商在了解买方的包装要求后，也可提供建议是否能考虑采用标准包装，或以拼货拼柜的方式来降低出货成本。9、“运送地点”与“交货方式”10、询价项目的“售后服务”与“保证期限”要求11、供应商的“报价到期日”12、“保密协定”的签署文件13、“采购人员”与“技术人员”的姓名及联络电话注意：他们的联络电话号码都是公司的，不会给予采购人员或技术人员家里或私人的电话号码，因为他们怕供应商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的进步，行动电话、采购人员在很难避免与供应商单独联络的情况下，在这种情况下我们就可以搞到他的私人联系方式了。询价是《政府采购法》规定的政府采购方式之一，是指采购人向有关供应商发出询价通知书让其报价，然后在报价的基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式，也就是我们通常所说的货比三家。这是一种相对简单而又快速的采购方式，其主要适用于采购的货物规格、标准统一、货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，它既能满足采购单位的一些数量不多、金额较小、时间要求紧的采购需求，同时也能有效地节约采购过程的成本，对于一些采购规模不大、采购任务相对较少、招标方式难以实施的贫困地区和中小城市的集中采购机构来说，是一种较为常用的政府采购方式。但从各地操作的情况来看，做法不尽一致，其规范化程度和效果也不尽相同。在实际工作中，经常听到一些同志们在谈论询价采购时，总是抱怨说询价方式虽然简单，易于操作，但在实际操作中，经常会出现这样或那样的问题，不是项目实施不顺利，就是采购效果不明显，或者是采购单位不满意，其结果往往事与愿违。在本人看来，这其中，既有主观原因，也有客观原因，而作为采购代理机构的集中采购机构，在运用询价方式实施政府采购时，如果能够依照《政府采购法》所规定的适用范围和条件以及询价采购的程序、原则，依法操作，并注意研究把握其中容易出现问题的环节，充分发挥询价方式具有简单易行、便于操作、节约采购费用的优势，对于有些采购项目来说，不失为一种有效的方式。在政府采购工作中，如何正确运用询价方式实施政府采购，并确保询价采购能够顺利实施，取得预期效果，对于集中采购机构来说，确实是一个值得重视和研究的问题。本人根据对《政府采购法》的理解，并结合多年来从事政府采购工作的实践，认为集中采购机构接受采购单位委托，对采购项目以询价方式实施采购，除了要注意把握询价采购方式适用的范围、条件，遵循《政府采购》的基本规定，严格依照法定方式和程序操作外，还应着重注意把握以下问题：一、做好项目审查对采购单位委托实施的采购项目进行审查，是各种采购方式实施的前提，这对采购项目的顺利实施至关重要。集中采购机构要认识到项目审查的必要性和重要性，热情为采购单位搞好服务、把好项目审查关。如果项目审查工作做好了，项目方案论证、准备完善了，项目实施工作才能顺利进行，项目实施过程中遇到的问题就可以迎刃而解。对采购项目进行审查，关键要注意把握以下问题：一是要审查项目的可行性，看项目是否符合采购单位的需要，与采购单位的财力是否相适应，有无超越财力搞高消费或者讲排场摆阔气的现象；同时还要看是否经过有关部门的批准，是否有立项报告，有关申报手续是否齐全，是否具有有关部门的批文或者批件。审查不清的，要和采购单位联系，并与有关部门沟通，以核实有关情况。二是要审查项目预算，看采购单位作出的项目预算是否足够，资金是否已经落实；另外还要审查资金来源，看该项目的采购资金来源是否合理、合法，有无挪用其它资金、转变资金用途的情况或者有变相“洗钱”的嫌疑。三要审查项目的完整性，看项目内容有无遗漏，设备选型是否合理，是否是标准配置，其技术方案是否符合规范标准；还要看其要求的商务条款和服务项目是否合理，有无苛刻条件或者不符合行业规范的要求。四要审查采购单位的诚信度，看采购单位在委托采购项目时是在否技术和商务方案等方面有意给集中采购机构设置了“陷肼”，有无已经和某些供应商达成了成交意向，只是想通过集中采购方式使其行为达到合法化的情况。五要根据采购项目的具体特点和采购单位的特殊要求对其它方面的内容进行审查，如项目的特殊技术要求、项目实施过程中不可预见的意外等情况。要完成这些内容的审查，要求集中采购机构的工作人员首先要有高度的责任心，其次还要有较为全面的技术和商务知识，另外还要有较高的职业素质和专业技能；同时还要具有较高的职业道德，而诚信意识和廉洁意识又是不可或缺的重要方面。二、搞好市场调查在实施询价采购前，对采购项目进行必要的市场调查，也是询价采购的一个重要环节。市场调查就是通过对采购项目所涉及设备（产品）和服务市场的相关信息进行调查了解、预测分析，以掌握其生产、销售状况和货源情况、销售渠道以及市场行情等内容。集中采购机构对采购单位委托的采购项目在详细审查的基础上，再对其进行市场调查，可以进一步了解项目的具体情况，如项目所涉及产品的品牌、产地、规格型号、技术标准，生产厂家对这些产品的生产周期和销售渠道、售后服务机构的布局及其服务能力状况，这些产品和服务是买方市场还是卖方市场，货源是紧缺还是丰富，经销这些产品是否需要厂家的授权、特许或是否需要取得代理资格等；同时，还要对产品的市场价格进行调查分析，并对最近一个时期的价格走势作出预测，以计算出项目的总体价格，测算出项目预算。另外，还要对项目所可能涉及的供应商进行调查，以掌握潜在的供应商信息。询价采购中的市场调查可采取预询价的方式进行，就是向潜在的供应商发出预询价书或预询价单，列出项目所涉及的产品名称、品牌、规格型号、基本配置和具体服务项目、基本要求以及货源状况等内容，请供应商针对预询价的项目作出预报价。在所有被预询价的对象作出了预报价后，可对其预报价资料进行汇总、分析，以掌握详细情况。另外还可以使用信息资源、网络媒体等形式通过在线调查方式进行调查，还可以通过实际考察、走访相关供应商等方式进行调查，以掌握第一手资料。值得注意的是，在市场调查期间，集中采购机构的工作人员一定要信守职业道德，讲求诚信，对调查中涉及到被调查对象的商业秘密要注意保密，以免其权益受到侵害，更不能违背政府采购原则，引起供应商之间的不正当竞争。三、确定采购方案和项目采购清单在询价采购中，项目采购方案和采购清单是很重要的。项目采购方案主要用于阐明项目的技术和商务要求，包括项目简介，对项目技术要求的简要说明，对工期、质保期、服务措施等商务方面以及对供应商应具备条件的基本要求；项目采购清单主要是对项目所涉及设备（产品）的品牌、规格、型号、产地、基本配置、性能要求和单位、数量以及服务项目和内容等。项目采购方案和采购清单的确定，关键是要基于采购单位对项目的具体要求，结合项目审查和市场调查情况，确定出合理、规范、切实的采购方案和清单，在这个过程中，要注意听取各方面的意见和建议，特别是要向有关技术、经济方面的专家请教，并吸取以往的经验教训，确定出最终的项目采购方案和采购清单。四、编制规范的询价书询价书是采购机构用以向报价供应商阐明采购项目的基本内容、报价要求和报价格式以及评价方法、确定成交的基本原则的文件。编制询价书时，关键要注意询价书的基本构成要素。而一个完整的询价书应包括五个部分，第一部分为报价邀请函，主要用以载明项目名称、编号和采购方式、对供应商资格条件的基本要求、获取询价书的方式、地点和报价方式、地点、报价截止时间以及采购机构联系人、联系方式等；第二部分为项目内容和要求，主要用以详细载明项目的技术和商务要求，并附详细的项目采购方案和采购清单；第三部分为报价人须知，主要用以载明询价书和报价书的组成、编制报价书的要求、评价原则和办法、确定成交的原则等；第四部分为合同格式，用以说明项目的详细商务要求和合同的主要条款；第五部分为报价书格式，用以说明报价书的组成、报价函的内容和格式、报价表的内容和格式等。在编制询价书时应注意，一份完整的询价书至少应包含这五个方面的内容，但根据项目具体情况，可将五个部分单独编制，也可将五个部分合并编制，不论是单独编制，还是合并编制，这五个部分或五个构成要素缺一不可。另外，在编制询价书时，不得在询价书中设置有排斥潜在供应商的歧视性条件，不得在合同主要条款或商务要求中设置苛刻条件及不对等条件，更不得存在有违《政府采购法》具体规定和政府采购工作一般原则的条款。五、向潜在的供应商发出邀请在询价采购中，邀请供应商参与采购活动是