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仓库物资管控体系【试行】编制部门：财务部编制日期：2017年6月28日目录第一章、总则第二章、物资管理范畴及要求第三章、物资入库管理第四章、仓库日常管理第五章、物资出库管理第六章、期末管理报表第七章、财务账务处理第八章、其他规定第九章、相关附件第一章总则一、为了规范“云南XXX责任公司”（以下简称XXX）经营生产管理过程中仓库物资出入库及日常管理行为，提高物资使用效率，降低使用成本，满足“账实相符、账账相符”的管理原则，特制定本管控体系；二、在实际物资管理与控制过程中，要求到达“规范化、程序化、标准化、制度化”的要求，以确实加强公司物资管控的力度；三、公司采用“用友U8物资管理软件”为独立的物资管理电算化系统，其中的期初余额、本期入库、本期出库、期末余额中的单价均为该系统自动计算的加权平均单价；四、仓库物资管理，按照物资大类设置一级科目，按照规格型号设置明细科目，数量、金额整体满足“期初库存+本期入库=本期出库+期末库存”的恒等式要求；五、在办理仓库物资管理过程中，按照实物物资出入库及调拨变动情况及时办理完善的手续，做到“日清月结”，当月业务及数据处理于次月2号以前全部办理完毕，进行记账并出具月度物资管理相关报表；六、仓库物资的有效管控，建立在公司各项控制环境的基础上，特别要求物资管理人员按照自己的岗位职责履行岗位职能，遵守物资管理员的基本职业道德及职业操守，诚实守信，并经得起公司其他部门及督察小组的监督指导。第二章物资管理范畴及要求一、按照物资所处状态区分，本体系所指物资含括新购物资、回收再利用物资及废旧物资三大类；二、按照物资用途区分，本体系所指的物资包含生产专用物资、工程物资、维修材料及配件、包装材料及包装物、生产农用机械工具、经营管理用办公物品、外事外联及接待用品、劳保物资、福利物资、固定资产等；三、按照物资性质区分，本体系所指的物资主要有管材、管件、设备、五金、化肥、农药、种苗、办公用品等；四、对应农业项目的农成品，为了满足采摘（产成品）入库及销售出库的管理需要，同样纳入仓库物资管理的范畴；五、上述物资中，针对各类新购物资及农产品两大类，采用以手工出入库手续（纸质出入库单）办理为辅助依据，以“用友U8物资管理软件”为主要方式，并两者并行办理，纸质出入库单参照附件一和附件二；六、“用友U8物资管理软件”的物资管理及科目设置，按照物资大类设置一级科目，明细按照规格型号或品种设置（多级明细可进一步根据种类、规格等细化设置）；七、回收再利用物资，尚有一定的利用价值，不采用“用友U8物资管理软件”系统进行登记和管理，仅用纸质出入库单办理并以其登记“回收再利用物资管理明细账”即可，具体参照附件三；八、废旧物资，不再有利用价值，尚有一定的待处理回收价值，不采用“用友U8物资管理软件”系统进行登记和管理，仅用纸质出入库单办理并以其登记“废旧物资管理明细账”即可，具体参照附件四；九、所有新购物资及农产品的出入库手续办理，以实物变动为前提，以现场核实、清点为主要依据，其他手续（申购单、送货清单等）为参考依据，及时办理出入库手续（纸质出入库单）及系统登记手续；十、对于新购物资，满足“即进即出”的，同步办理纸质出入库手续及系统登记的出入库手续；十一、已经办理系统出库手续的物资领用，未用完的退回部分，及时办理纸质退库手续及系统登记的退库手续；十二、上述物资管理在办理出入库管理程序中，凡通过“用友U8物资管理软件”办理的，及时出具对应的系统出入库单，按月（次月2日以前）汇总上缴主办会计进行账务处理；十三、上述物资管理在办理出入库管理程序中，未通过“用友U8物资管理软件”办理的，纸质出入库单仅用于及时登记台账，无须上缴主办会计进行账务处理；十四、所有的纸质出入库单，均不上缴主办会计并作为账务处理的依据；十五、对于接待用烟酒等贵重物资，考虑领用及控制的特殊性，对适时登记使用及管理权限交由综合管理中心办理，及仓库物资管理采用“即进即出”的模式出库至综合管理中心；十六、自2017年起，新购管理用办公物品，全部纳入仓库物资管理范畴，出入库管理程序和要求，按照上述规定办理。第三章物资入库管理一、无论手续是否齐全，坚持以实物到库及验收、清点为直接依据，申购单、送货清单为审核辅助依据，办理入库手续；二、领用退还的未使用过物资，对应原领用口径办理入库手续，履行相应的签字确认手续；三、对于农产品入库，考虑其特殊性（正常损耗等）以实际销售品名、规格型号、数量、售价、金额等信息办理入库手续，而非以生产采摘信息办理；四、上述入库，根据确认信息，即品名、规格、数量、单价、金额等，填写纸质入库单；五、以纸质入库单为依据，及时登记“用友U8物资管理软件”系统入库手续，并打印该系统入库单；六、打印出的该系统入库单，履行完善的采购员、质量验收员及仓管员签字手续；七、该系统入库单按月汇总并以次月2日以前上缴主办会计进行账务核算处理；八、上述“用友U8物资管理软件”自动计算加权平均单价并登记物资进销存明细账等；九、回收再利用物资，以回收实物到库及验收、清点为直接依据，填写纸质入库单，并以其登记“回收再利用物资管理明细账”；十、废旧物资，以回收实物到库及验收、清点为直接依据，填写纸质入库单，并以其登记“废旧物资管理明细账”；十一、以上操作，按照下述“物资入库管理流程”办理：物资入库管理流程新购物资入库回收再利用物资入库废旧物资回收入库物资入库到货物资进行质量、数量验收物资申购单采购送货单出具纸质入库单纸质入库单按日交于物资系统核算员登记仓管员签字明确品名、规格、数量等信息按日打印出系统入库单采购部门负责人签字数量、质量验收员签字系统入库单按月于次月2日前上缴主办会计账账、账实核对满足物资系统与实物数量账实相符满足账务核算与物资金额账账相符期末完成记账、结账出具相关系统管理报表根据管理需要适时报送领导常规报表报送领导可再利用物资交回仓库到货物资进行质量、数量验收出具纸质入库单明确品名、规格、数量等信息登记仓管员签字登记《回收再利用物资管理明细账》账实核对废旧物资交回仓库到货物资进行核实及数量验收出具纸质入库单登记《废旧物资管理明细账》账实核对明确品名、规格、数量等信息第四章仓库日常管理一、区分新购物资、回收再利用物资及废旧物资三个大类实物分开管理，即存放地点实现完全独立；二、原则上，各大类物资实现根据实物形态、占地面积、空间、腐败情况、污染情况等分门别类存放管理；三、有毒害、污染严重的诸如农药、化肥、油料等特殊物资，寻求单独的存放空间存储保管；四、对于存放的物资，仓库员要做到按照大类一一制定标示牌，进行标示标注管理；五、所有物资，必须存放整齐，及时调整、整理，做到品名、规格、数量等一一对应；六、实物管理现场，做到定期和不定期清扫，垃圾等废旧物资及时清理，随时保持清洁、卫生、整洁的现场；七、物资管理除适时进行各类出入库登记管理以外，按月进行局部盘点，年终开展大清查活动，达到“账账相符、账实相符”的管理员则；第五章物资出库管理一、各项目、部门及人员申领各类物资，均采用纸质或者到物资管理部现场申领的形式，经仓库员核实物资库存及信息情况后办理领用手续；二、仓管员办理物资出库时，属于新购物资领用的，必须以调用“用友U8物资管理软件”系统记录的信息对应的品名、规格、数量等办理，并填写纸质的出库单；三、对于农产品出库，考虑其特殊性（正常损耗等）以实际销售品名、规格型号、数量、售价、金额等信息办理出库手续；四、以纸质出库单为依据，及时登记“用友U8物资管理软件”系统出库手续，并打印该系统出库单；五、打印出的该系统出库单，履行完善的项目负责人、领料人及仓管员签字手续；六、该单据按月汇总并以次月2日以前上缴主办会计进行账务核算处理；七、上述“用友U8物资管理软件”自动计算加权平均单价并登记物资进销存明细账等；八、领用回收再利用物资，参照上述处理方式，填写纸质出库单，并以其登记“回收再利用物资管理明细账”；九、废旧物资，以实际处理情况填写纸质出库单，并以其登记“废旧物资管理明细账”；十、以上操作，按照下述“物资出库管理流程”办理：物资出库管理流程新购物资领用出库回收再利用物资领用出库废旧物资处理出库物资出库生产经营管理需要领用申请出具纸质出库单纸质出库单按日交于物资系统核算员领用人、仓管员签字核对系统，明确品名、规格、数量等信息按日打印出系统出库单领用部门负责人签字领用人签字确认系统出库单按月于次月2日前上缴主办会计账账、账实核对满足物资系统与实物数量账实相符满足账务核算与物资金额账账相符期末完成记账、结账出具相关系统管理报表根据管理需要适时报送领导常规报表报送领导可再利用物资领用申请可利用物资账面及实物情况落实出具纸质出库单明确品名、规格、数量等信息领用人、仓管员签字登记《回收再利用物资管理明细账》账实核对废旧物资处理出库废旧物资账面及实物情况落实出具纸质出库单登记《废旧物资管理明细账》账实核对明确品名、规格、数量等信息废旧物资处理仓管员办理，出纳收银综合管理中心参与并履行监督职责第六章期末管理报表一、期末管理报表，主要指通过“用友U8物资管理软件”进行物资管理并自动形成的管理报表；二、物资管理报表，主要包括各类物资的进销存（收发存）明细表和进销存（收发存）分类汇总表两部分；三、进销存明细表：主要包括最明细科目设置的期初结余、本期入库、本期出库及期末结余四部分，每一部分又包括数量、加权平均单价及金额三部分组成；四、进销存汇总表：主要按照物资管理大类（如管材，办公用品等）进行汇总反映物资的期初结余、本期入库、本期出库及期末结余四部分，每一部分又包括数量、加权平均单价及金额三部分组成；五、每月结束，完成物资出入库登记处理并记账以后，系统自动生成相应管理报表，引出最少包括但不限于上述的进销存明细表和进销存汇总表两部分电子文档管理，原则上不需要打印纸质报表，或根据需要打印并履行完善的签字手续；六、其他特别项目物资进销存管理明细账，诸如农药、化肥、办公会用品等，根据管理层需要打印并履行签字手续后上报；七、对应回收再利用物资和废旧物资，无须再形成管理报表。第七章财务账务处理一、财务核算，完全依据仓库“用友U8物资管理软件”系统出具的出入库单据进行各类物资的账务处理；二、对于“即进即出”物资，资金支付时同时后附系统出具的出入库单据，账务核算确认材料科目增加并同步减少，对应进资产、成本费用、损益等对应科目；三、对于材料入库而未履行其他手续的，按照入库单确认原材料的账务增加处理，代其他手续齐全后后，再按照正规的账务处理进行调整确认；四、物资的领用，按照出库单依据办理物资下账账务处理，并根据用途等确认资产、成本费用、及损益等核算；五、上述财务账务处理，不包含回收再利用物资和废旧物资的出入库处理；六、每月结束，主办会计根据账面物资结余金额与“用友U8物资管理软件”进行金额核对，发现有差异的及时调整、核对相符后方可结账，最终满足“账账相符”原则。第八章其他规定一、所有物资的领用出库，按照“先进先出”的原则办理，避免浪费或过期作废，造成损失；二、对应临时利用而非项目长期使用的物资，可以采用借用的方式办理，但需要单独登记，明确借用项目（部门）、借用人，物资名、规格型号、数量及时间起止点等信息，并到期及时追收，注销等；三、特别规定，对应办公物品（不含贵重接待物品），要求纸质出入库单和“用友U8物资管理软件”系统按照“办公用品—二级类—规格型号类”设置最明细核算，并按月把纸质出库单交一份给综合管理中心，便于实物资产登记管理及个人资产卡片的适时登记工作（经营管理用固定资产资产和低值易耗品）；四、对于前期结余的办公物品，无论何种库存管理方式，进行盘点以后，按照上述第三条规定重新细化登记建账管理；五、对于前期已经一次性出库（用友U8物资管理软件系统）的，不再办理“用友U8物资管理软件”系统入库手续，仍然沿用原来领用登记模式，直至全部领用完毕为止；六、废旧物资的作价处理，由财务部和综合管理中心共同办理，相互监督，满足公开、公允要求；七、本体系之规定，为试行草案，在实际执行过程中，可以切合实际情况进行调整、完善，最终满足仓库物资管