数字政通:XXXX年度内部控制的自我评价报告 XXXX-04-20

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资源描述

数字政通1北京数字政通科技股份有限公司2010年度内部控制的自我评价报告根据财政部等五部委联合颁发的《企业内部控制基本规范》(财会[2008]7号)和《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》的相关规定,北京数字政通科技股份有限公司(以下简称“公司”)从内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督检查几个方面,对内部控制的健全有效性进行了评估。本次评估考虑了内部环境、目标设定、风险评估与对策、控制活动、信息与沟通、监督检查等要素的要求,执行了必要的内部控制评价程序。一、公司基本情况北京数字政通科技股份有限公司是北京市认证的高新技术企业和拥有多项自主知识产权的软件企业,专业从事电子政务和GIS应用平台的开发和推广工作,为政府提供GIS、MIS、OA一体化的电子政务解决方案,并提供政府各个部门间基于数据共享的协同工作平台。公司主要专注的领域是各级政府(部、省、市、区、县政府)的公用电子政务平台以及城管、国土、规划、建设、市政、房产等政府主管部门的专用电子政务信息管理系统。公司成立于2001年11月,2009年5月25日,公司股东会通过决议:同意公司改制为股份有限公司。2009年6月15日,公司在北京市工商行政管理局注册登记,领取注册号为110108003382370的《企业法人营业执照》,注册资本4,200万元,实收资本4,200万元。经中国证券监督管理委员会“证监许可[2010]403号”文核准,北京数字政通科技股份有限公司(以下简称“公司”)首次向社会公众公开发行人民币普通股(A股)1,400股,发行价格每股54.00元,募集资金总额756,000,000.00元,扣除各项发行费用49,027,000.00元后,募集资金净额为706,973,000.00元。二、公司内部控制制度(一)公司内部环境数字政通21.公司治理与组织架构(1)公司在上市前先后通过了多项制度,其中包括:《公司章程》、股东大会、董事会以及监事会的《议事规则》、董事会下各委员会的《议事规则》、《独立董事制度》、《总裁工作细则》、《董事会秘书工作细则》、《关联交易管理办法》、《对外担保管理办法》、《对外投资管理办法》等。公司在上市后根据各级监管部门的要求,结合公司的业务特点,制定了《董事、监事和高级管理人员所持本公司股份及其变动管理制度》、《年报信息披露重大差错责任追求制度》、《内幕信息知情人登记备案制度》等。(2)公司已经形成了以股东大会为最高权力机构、董事会为决策机构、经理层为执行机构、监事会为监督机构,各司其职、各尽其责、相互协调、相互制衡的法人治理结构,公司的机构设置及职能的分工符合内部控制相关规定的要求。公司股东大会依据相关规定认真行使法定职权,严格遵守表决事项和表决程序的有关规定。公司董事会组织科学,职责清晰,制度健全。独立董事制度得到有效执行,现有董事会中独立董事有三人,占董事会总人数的三分之一,其中有一名独立董事为财务专业人士;董事会下设战略委员会、审计委员会、薪酬与考核委员会、提名委员会,建立了较为完善的董事会治理结构。按照《公司章程》的规定,公司高级管理人员即总裁、常务副总裁、副总裁、财务负责人、董事会秘书等由董事会聘任和解聘。总裁是公司管理层的负责人,在大额资金借贷和现金支付、项目合同的签订等方面,由董事会授权总裁在一定限额内做出决定。常务副总裁、副总裁由总裁提请董事会聘任或解聘,并在总裁的领导下负责处理分管的工作。公司监事会作为监督机构,对公司高管人员的经营行为能够实施有效的监督,有效地预防了高管人员的舞弊行为的出现。公司总部定期派专人去控股子公司、分公司的财务情况进行检查,确保了财务制度的有效执行。公司建立的管理架框体系包括总裁办公室、数字城管事业部、规划与国土事业部、移动测量技术与应用事业部、企管部、市场部、商务部、证券投资部、财务部、内审部、研发中心,并明确规定了各部门的主要职责,形成各司其职、各负其责、相互配合、相互制约的内部控制体系,为公司组织经营、扩大规模、提高质量、增加效益、确保安全等方面都发挥了至关重要的作用。基于未来战略发数字政通3展的要求,公司完善了组织架构,现有组织架构基本能满足业务运营的需要,公司总部及下属子公司的组织结构图如下:2、职权与责任的分配公司采用向个人分配控制职责的方法,建立了一整套完整的授权机制,并确保每个员工都清楚地了解报告关系和责任。为对授权使用情况进行有效控制及对公司的活动实行监督,公司逐步建立了预算控制制度,能较及时地按照情况的变化修改会计系统的控制政策。财务部门通过各种措施较合理地保证业务活动按照适当的授权进行;较合理地保证交易和事项能以正确的金额,在恰当的会计期间,较及时地记录于适当的账户,使财务报表的编制符合企业会计准则的相关要求。3.内部审计机构设置公司审计部在董事会直接领导下,依据《公司章程》规定进行公司的各项审销售部研发部工程部销售部研发部工程部销售部研发部工程部提名委员会薪酬与考核委员会审计委员会战略委员会董事会总裁股东大会监事会内审部企管部证券投资部总裁办公室商务部财务部市场部移动测量事业部规划与国土事业部数字城管事业部数字政通4计工作,负责对公司财务收支和经济活动进行内部审计监督。审计部在开展常规的财务审计以外,结合公司董事会关于加强内部控制管理工作的要求,开展了对公司内部控制制度建设和执行情况的审计,强化了对公司重点业务流程中过程管理的内控制行情况进行管理审计,并以提交报告的形式定期向董事会、董事会审计委员会报告。4、人力资源政策与实务公司已建立和实施了较科学的聘用、培训、轮岗、考核、奖惩、晋升和淘汰等人事管理制度,并聘用足够的人员,使其能完成所分配的任务。随着公司的不断发展和壮大,公司将继续坚持以人为本的原则,建立起吸引、激励人才的机制及管理体系,充分开发国内、国际人才资源,优化人才资源配置,促进人才合理分布,确保公司最大限度地吸引和发挥人才优势,更好地为高级尖端技术人才、管理人才提供施展才能的平台,以适应公司快速发展的需要。(二)风险评估过程公司制定了《北京数字政通科技股份有限公司总体发展战略规划》,计划用五至十年的时间,充分发挥管理、人才、技术、经验、客户、资本等方面的优势,完善公司产品与服务序列,拓展升级功能,将产品应用领域从数字化城市管理延伸到其他领域,建立运营式的盈利模式,扩大盈利方向,不断增强核心竞争力,在继续保持数字城管和国土领域领先地位的基础上,成为全国首屈一指的基于GIS的电子政务系统应用与信息服务提供商。目前,公司建立了有效的风险评估过程,通过设置内审、商务等部门以识别和应对公司可能遇到的包括经营风险、环境风险、财务风险等重大且普遍影响的变化。(三)信息与沟通控制公司高度重视信息与沟通工作,制定了一系列的制度来保障对内对外信息的透明,保证了信息的公开、传递效率及效果。1、对外沟通公司根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》等相关法律、法规、规范(以下统称“相关证券监管规定”)的要求,依据《公司章程》的有关规定,结合公司信息披露及投数字政通5资者关系管理工作的实际情况,制定了《信息披露管理办法》、《投资者关系管理制度》,制度中明确了公司股东、董事、监事、高级管理人员对于信息披露的职责。明确了公司董事会秘书是公司信息披露工作的直接责任人,负责处理公司信息披露事务,证券事务部是负责公司信息披露工作的专门机构,规范了公司信息披露的流程、内容和时限。2、对内沟通公司为向管理层及时有效地提供业绩报告建立了比较完善的信息系统,信息系统人员(包括财务会计人员),能够有效地履行赋予的职责。公司管理层也提供了适当的人力、财力以保障整个信息系统的正常、有效运行。公司针对可疑的不恰当事项和行为建立了有效地沟通渠道和机制,使管理层就员工职责和控制责任能够进行有效沟通。组织内部沟通的充分性使员工能够有效地履行其职责,与客户、供应商、监管机构和其他外部人士的有效沟通,使管理层面对各种变化能够及时采取适当的进一步行动。(四)控制活动公司主要经营活动都有必要的控制政策和程序。管理层在预算、利润和其他财务和经营业绩都有清晰的目标,公司内部对这些目标都有清晰的记录和沟通,并且积极地对其加以监控。公司财务部按照《公司法》、《会计法》和《企业会计准则》等法律法规及其补充规定,制订了《北京数字政通科技股份有限公司财务管理制度》,并明确了会计凭证、会计账簿和财务报告的处理程序,以保证:(1)业务活动按照适当的授权进行;(2)交易和事项能以正确的金额,在恰当的会计期间,较及时地记录于适当的账户,使财务报表的编制符合企业会计准则的相关要求;(3)对资产的记录和记录的接触、处理均经过适当的授权;(4)账面资产与实存资产定期核对;(5)实行会计人员岗位责任制,聘用适当的会计人员,使其能够完成分配的任务。这些任务包括:①记录所有有效的经济业务;②适时地对经济业务的细节进行充分记录;数字政通6③经济业务的价值用货币进行正确的反映;④经济业务记录和反映在正确的会计期间⑤财务报表及其相关说明能够恰当反映公司的财务状况、经营成果和现金流量情况。公司建立的相关控制程序,主要包括:交易授权控制、责任分工控制、凭证与记录控制、资产接触与记录使用控制、独立稽查控制、电子信息系统控制等。(1)交易授权控制:明确了授权批准的范围、权限、程序、责任等相关内容,公司内部的各级管理层必须在授权范围内行使相应的职权,经办人员也必须在授权范围内办理业务。公司在交易授权上区分交易的不同性质采用两种层次的授权即一般授权和特别授权。对一般性交易如购销业务、费用报销等业务采用各职能部门和分管领导审批制度;对于非常规性交易,如收购、兼并、投资、增发股票等重大交易需经董事会或股东大会审批。(2)责任分工控制:合理设置分工,科学划分职责权限,贯彻不相容职务相分离及每一个员工的工作能自动检查另一个员工或更多人工作的原则,形成相互制衡机制。不相容的职务主要包括:授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与业务稽核、授权批准与监督检查等。(3)凭证与记录控制:合理制定了凭证流转程序,经营人员在执行交易时能及时编制有关凭证,编妥的凭证及早送交会计部门以便记录,已登账凭证依序归档。各种交易必须作相关记录(如:员工工资记录、销售发票等),并且将记录同相应的分录独立比较。(4)资产接触与记录使用控制:本公司严格限制未经授权的人员对财产的直接接触,防止各种实物资产被盗、毁损和流失。采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,以使各种财产安全完整。(5)独立稽查控制:本公司专门设立内审部,对货币资金、有价证券、凭证和账簿记录、物资采购、消耗定额、付款、工资管理、账实相符的真实性、准确性、手续的完备程度进行审查、考核。(6)公司已制定了较为严格的电子信息系统控制制度,在电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管等方面都有专人负责,并保证数字政通7各部门之间对电子信息系统使用的沟通顺畅。(五)监督控制公司内部的检查和监督是在多个层面进行的,包括监事会对董事会和经理层的检查和监督、董事会对经理层的检查和监督、经理层对各职能部门的检查和监督等方面。在检查和监督的手段方面,除一般的方式方法外,公司建立了独立董事制度和审计体系。总体来看,公司内部的检查和监督活动是及时而有效的。1、监事会对董事会和经理层的监督公司根据《中华人民共和国公司法》、《上市公司治理准则》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》及《公司章程》等法律、法规,结合公司实际,制定了《监事会议事规则》,设立了监事会,对董事会和经理层进行监督和检查。《监事会议事规则》规定监事可以提议召开临时监事会会议,并详细规定了监事会的召集和议事规则,有效行使了对董事会和经理层的监督权。2、董事会对经理层的检查与监督公司根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》、《公司章程》等有关规定制定了《董事会议事规则》,具体规定了董事会的职责,其中包括对经理层检查和监督的内容。《董事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