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应用写作第一章行政公文概论一、什么是行政公文行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、行政公文的特点1、作者的法定性2、体式的规范性国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》，各单位都要遵照执行。公文体式的规范性主要体现在两个方面：（1）程序规范发文办理有规定的程序收文办理也有规定的程序（2）格式规范3、功能的权威性制约公文权威性的因素有：职权、时间、范围、公文内容、公文形式三、行政公文的作用1、凭证作用2、指导作用3、规范作用4、沟通作用5、教育作用四、行政公文的类别1、按行文方向分类，行政公文分三类：上行文下行文平行文2、按《办法》规定，行政公文包括13个文种：命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要行政公文与党务公文种类的对比：通用文种9个:决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。另有9个不通用的文种：命令、公告、通告、议案。决议、指示、公报、条例、规定。五、行政公文处理的原则准确及时安全规范六、公文处理的程序1、发文办理1）草拟：2）审核：秘书部门负责人或机关领导人对草拟公文稿进行审核、修改。3）签发：4）复核：5）缮印、用印：6）登记、分发：2、收文办理1）签收：2）登记：3）审核4）拟办：经审核，对符合《办法》规定的公文，文秘部门应及时提出办理意见送负责人批示或者交有关部门办理。5）批办：6）承办：7）催办：8）公文归档与管理七、行文规则1、行文应当确有必要，注重效用。2、一般不得越级请示和报告。遇到下列特殊情况时，可越级行文：1）情况异常紧急，如突发严重自然灾害。2）上级机关指定要越级上报的事项。3）检举、控告直接上级。4）与直接上级机关有争议而无法解决的事项。3、政府各部门之间可以相互行文，可以向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式之外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。4、同级别的政府、部门、机关、单位可以联合行文。5、联合行文应明确主办部门。6、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。7、重要的下行文，应同时抄送直接上级机关。8、请示应当一文一事，只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。报告不得夹带请示事项。9、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得向上级机关负责人报送请示、意见、报告。10、受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。第二章行政公文格式行政公文的各要素可分为三个部分：眉首、主体、版记。第一节眉首眉首，即我们通常所说的文件头、文头。眉首的样式如下：000001机密★5年特急河南省人民政府文件豫政〔2003〕18号签发人：×××发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。如:陕西省公安厅文件河南省科协文件联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。例：1、发文机关标识××市教育局××市公安局××市司法局××市卫生局签发人：××××××××××教﹝2003﹞48号×××文件发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号中年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。例：汴政﹝2003﹞99号鲁人﹝2003﹞57号宛财﹝2003﹞65号晋工商﹝2003﹞88号如系多个机关联合行文，只标主办机关的发文字号。2、发文字号3、签发人上报的公文需标识签发人姓名。4、公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。5、秘密等级和保密期限机密★6个月机密★3年绝密★长期机密不明确保密期限，一般按20年认定。6、紧急程度公文的紧急程度分为“特急”和“急件”。————————————（政）——————★—————（党）7、红色反线红色反线，是眉首和主体的分界线。行政公文的红色反线与党务公文的红色反线不同：第二节主体一、公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。公文标题有如下几种标识方法：1、发文机关+事由（内容概要）+文种国务院关于大力推进职业教育改革与发展的决定2、事由（内容概要）+文种关于加强麻醉药品精神药品进（出）口管理有关问题的通知3、发文机关+文种中华人民共和国国务院令4、文种通告二、主送机关又叫受文机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。三、公文正文1、正文中引用公文应当先引标题，后引发文字号。“根据《国务院关于大力推进职业教育改革与发展的决定》（国发﹝2002﹞16号）的精神，结合我省实际情况……”2、引用外文应当注明中文含义。3、应当使用国家法定计量单位。4、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。5、结构层次序数：“一、”，“（二）”，“3、”，“（4）”。6、日期应当写明具体的年、月、日。7、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。8、公文中的数字、年份不能回行。四、附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件：××××××如有两个以上附件，应使用阿拉伯数码标识序号。附件：1、××××××2、××××××成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。五、成文日期公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。1、单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。六、公文生效标识当印章下弧无文字时，采用下套方式：二○○三年七月六日当印章下弧有文字时，采用套中方式：二○○三年七月八日2、联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。当联合行文需要加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称排在成文日期和正文之间。3、加盖印章页必须有正文。七、附注公文如有附注，在成文日期下一行居左空2字加圆括号标识。第三节版记一、主题词公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。二、抄送抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。三、印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置。四、版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线。五、版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。第四节行政公文的特定格式一、信函式格式发文机关标识只标发文机关名称，不加“文件”字样。发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm。在发文机关名称下4㎜处为一条武文线，距下页边20㎜处为一条文武线。信函式公文如图示：××市人民政府000001秘密急件×政函〔2004〕×号二、命令格式命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成。命令格式式样：郑州市人民政府令第131号«郑州市燃气管理条理实施细则»业经2003年9月29日市人民政府常务会议审议通过，现予公布，自2003年12月1日起施行。市长王文超二○○三年十月三日三、会议纪要格式会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。会议纪要的格式式样：××市人民政府会议纪要×政会〔2004〕×号第五节公文格式的其他问题一、公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸要用A4型纸（210㎜×297㎜）。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37㎜±1㎜公文用纸订口（左白边）为：28㎜±1㎜版心尺寸为：156㎜×225㎜（不含页码）二、排版规格与印刷装订要求1、排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。2、印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2㎜。3、装订要求公文应左侧装订三、页码页码置于版心下边缘之下一行，单页码居右空1字，双页码居左空1字。（详见公文式样图）四、行政公文式样37±1mm28±1mm225mm297mm156mm－2－－1－210mm图1A4纸页边及版心尺寸示意图000001机密★五年特急25mm郑州市人民政府文件郑政〔2004〕58号签发人：×××关于××××××的通知×××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××－1－图2下行公文首页版式80mm机密★五年特急郑州市人民政府文件郑政〔2004〕18号签发人：×××关于××××××的请示×××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××－1－图3上报公文首页版式第一节准确把握发文意图一个合格的文秘人员必须熟悉与工作相关的各方面的情况，必须能够准确把握领导人的意图，必须熟练地掌握公文的规范格式并能准确地把领导的决策和意图形成文字。一、在接受撰稿任务时要听明白、问清楚二、注重研究领导人研究领导人的正式讲话文稿、研究领导人对收文的批注和对发文的修改、研究领导人所关心的问题。三、善于综合领导群体的不同意见四、善于扩展和充实领导人意图第二节文种辨析拟制公文时，选用文种必须恰当。这就需要弄清每个文种的适用范围，而有些文种的适用范围有交叉重合的情况，因此还必须弄清它们之间的差异。一、命令决定通报命令：嘉奖有关单位及人员决定：奖惩有关单位及人员通报：表彰先进，批评错误适用情形：“命令”———只奖不罚“决定”“通报”———可奖可罚奖励规格：“命令”“决定”———规格较高“通报”———一般性表彰奖励处罚轻重：“决定”——较严厉“通报”——较轻二、公告通告通知这三个文种都是面向社会公众告知事项的公告：向国内外宣布重要事项或者法定事项通告：公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项通知：传达需要有关单位周知或者执行的事项告知范围：公告＞通告＞通知制发机关：公告——级别较高的行政机关通告通知——各级各类机关、单位告知对象：公告通告——无法限定、不应限定通知——有特定告知对象主送机关：公告通告——无法确定通知——主送明确三、报告请示意见报告：向上级汇报工作，反映情况，答复上级询问请示：向上级请求指示、批准意见：向上级反映本机关对重要问题的见解行文方向：报告请示——只能上行意见——可上行，可平行，可下行行文目的：报告——下情上达请示——要政策，要人，要钱，要物意见——请求上级批转本机关对重要问题的见解和处理办法，让有关机关执行行文时间：请示意见——事前行文报告——事后行文收文处理：报告——收到报告后，不必回复请示——收到请示后，应尽快批复意见——收到意见后，应批转或批示报送制度：请示意见——根据需要，主动行文报告——履行职责，被动行文责任划分：请示——请示后未得到批复而误事，责任在上级报告——该用请示却误用报告因而误事，责任在下级四、请示函请示：向上级机关请求批准函：向不相隶属机关请求批准第三节命令（令）决定一、命令（令）（一）命令（令）的适用范围及其发布机关命令（令）“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位人员。”按照我国宪法等有关法律法规的规定，可以发布命令的行政机关有：国务院国务院各部、委各级地方人民政府命令的使用权限限于：国家主席国务院总理各部部长、各委员会主任各级地方政府及其首长（二）命令（令）的写作1、发布令用于发布各种行政法规和规章。正文包括：发布对象、发布依据、生效日期、行政法规规章。【文例】中华人民共和国主席令第六号《中华人民共和国放射性污染防治法》已由中华人民共和国第十