社团365--社团管理信息化第一品牌

社团365使用说明书第1页共38页社团365——社团管理信息化第一品牌使用说明书无锡开云信息技术有限公司2015年7月社团365使用说明书第2页共38页1.社团365简介社团365是一个基于移动互联技术的社团管理信息化平台，是一个专门针对社会团体的OA产品，包括社团官网、微信公众平台、微网站、社交化办公平台、移动APP等五大应用，以及众多非常实用的功能模块，能快速帮助社团在品牌宣传、会员服务、秘书处日常办公等方面建立一个综合的信息化服务平台。社团365定位：为社会团体的运营管理提供信息化技术支撑，为社会主管部门提供大数据分析服务。2.社团365主要功能介绍（1）会员信息管理会员信息管理包含了会员个人的信息、单位简介及产品服务信息，可以在PC、手机APP、微信公众平台、微网站上随时随地查看，是永远保持最新的会员通讯录。社团365使用说明书第3页共38页（2）活动组织管理提供了从活动的发布、推广通知、报名，会前短信提醒，以及电子签到等一条龙信息化服务；活动组织的工作量从传统的一个月，缩短为一个小时，方便、快捷、高效。（3）短信群发与会员信息系统无缝集成，群发短信一键完成，还可以精确查询到收信人接收到短信的具体时间，铁证如山，收信人无法抵赖说没有收到短信；同时，基于三网融合的短信服务平台，确保短信发送成功率百分百，还支持短信回复统计。（4）投票代替传统的举手表决，移动端表决更高效，不受时间空间的约束，随时随地参与决策，大大提升社团决策效率。（5）问卷调查问卷调查系统提供了强大的问卷自定义功能，用户可以根据自己需要设计问卷，并且支持多渠道发布，可发布到手机短信、微信好友、微信群、微信朋友圈、QQ好友、QQ群、官网、微网站等，答卷人可以随时随地进行答卷。（6）众筹项目管理在社团内部，支持会员发起众筹项目的立项申请，经过秘书处审核之后，会自动发布到项目管理平台上，其他会员可以查阅项目的具体情况，并可根据自己的意愿参与众筹，同时还可以了解到其他会员。（7）微博私信代替企业内部传统使用的BBS、论坛、即时聊天工具等系统，具有更高的私密性，同时又能自动形成知识积累，随着时间的沉淀将形成一个庞大的知识库。社团365使用说明书第4页共38页（8）移动审批针对社团日常管理中会遇到的文件审批事务，“移动审批”功能可以帮助用户随时随地利用碎片时间完成审批工作，节省了传统审批过程中的等待时间，有效地提升了工作效率。（9）文件共享群文件共享群引入了QQ群组设计理念，解决了文档的集中管理，以及多人之间的文档分享与协作问题，还可以设置查看和编辑权限，方便社团内部各类文档的归档管理。（10）电子签到通过对会员卡的感应，可以支持50人同时自动签到，也可以支持手动签到，后台可以很方便地查询到签到信息；会员卡还可以根据社团需要进行个性化设计。（11）通知公告该功能支持多渠道发布通知，可发布到手机短信、微信好友、微信群、微信朋友圈、QQ好友、QQ群、官网、微网站等，会员可以通过多种渠道查阅通知公告详情。（12）抽奖这是一个基于平板电脑的抽奖系统，跟传统的抽奖方式一样，可以设置特等奖、一等奖、二等奖等，抽奖过程通过投影仪显示在大屏幕上，中奖者手机会即时收到中奖信息，凭中奖信息上台领奖。社团365使用说明书第5页共38页3.社团365具体使用说明一、管理员登录登录社团365平台（社团域名为xxx.shetuan365.cn），网站页面为社团自身官网，在对话框中输入系统管理员的用户名和密码。登录完成后，进入系统管理后台页面。二、角色管理“角色管理”功能是为了便于对用户及权限进行管理，将一组具有相同权限的用户定义成“角色”；本功能主要作用是添加角色，为角色设置权限，以及修改或删除角色。社团365使用说明书第6页共38页1、添加角色添加角色即创建一个新角色，角色类型有系统角色和空间角色，这里只需选择系统角色，角色名称可以任意写，如系统管理员、普通会员、秘书处工作人员等。2、删除角色删除角色即删除已经存在的角色。“选中”需要删除的角色à点击“删除角色”à“是”社团365使用说明书第7页共38页3、修改角色修改角色即对已经存在的角色进行“角色名称”或“角色描述”的修改。“选中”需要修改的角色-à点击“修改角色”à填写需要修改的内容à“提交”4、角色权限对已经存在的角色进行分配权限，选中角色à点击“角色权限”，在弹出的“角色权限”对话框中，根据角色权限的需要进行勾选。社团365使用说明书第8页共38页权限说明：1、红色框中的权限是可选的，其它权限暂未开放；2、公告发布员、公告审核员：指的是通知公告的发布权限和审核权限；3、发起活动：指的是发布活动的权限；4、短信群发：指的是群发手机短信的权限，群发短信需要支付一定的收费；5、查看通讯录手机号：在通讯录中查看会员的完整的手机号码的权限；6、网站管理：发布协会动态、会员动态、视频文件等的权限。三、用户管理1、创建子部门学会内部成员较多的情况下，可根据情况创建部门，以部门划分会员。选中需要“创建子部门”的单位，点击“创建组别”填写需要创建的部门名称以及部门描述，填写完成后“提交”。社团365使用说明书第9页共38页例：我要创建“理事单位”子部门“常务理事单位”选中“理事单位”à点击“创建组别”à填写相应信息2、部门名称的编辑对已经存在的部门进行“上级部门”、“部门名称”、“部门序号”、“部门成员”以及“部门描述”的修改。选中需要编辑的部门à点击“编辑”à根据表格内容进行填写社团365使用说明书第10页共38页在编辑中，如何增加成员在编辑中如何更改上级组别“常务理事单位”可依据需求把上级组别修改，如“上级组别”修改为“会长单位”，则“常务理事单位”成为“会长单位”的子部门。社团365使用说明书第11页共38页3、部门的删除选中需要删除的部门à点击“删除”à“是”4、新建用户人员信息的录入分为少量的人员信息增加即“新建用户”或大批量的人员信息增加即“从文件导入”同时也可对已经存在的用户信息进行“编辑用户”、“是/否禁止用户”、“删除用户”、“是/否专家”的应用。a、个人“新建用户”社团365使用说明书第12页共38页选中需要“新建用户”的部门à点击“新建用户”à根据表格内容进行填写à“新增”如对常务理事单位“新建用户”Ps:系统角色的不同选择，关系到会员的权限，区别详见角色管理版块社团会员的组成类型有很多种，可以支持会员类型的分类社团365使用说明书第13页共38页b、从文件导入大批量会员需要通过表格进行导入点击“新建用户”右边下三角标志“从文件导入。点击“从文件导入”à进行模版下载可点击“导入模版”根据“上传模版文件”à点击“导入模版”，系统自动下载一份名单录入的表格。打开表格后，根据表格内容填写新增会员所需的资料。表格完成并保存后，“选择文件”确定。社团365使用说明书第14页共38页5、编辑用户选中需要编辑的用户6、是/否禁止对已经存在的用户进行“禁止用户”选中需要“是/否禁止”使用的用户�点击“是/否禁止”�选择“禁止用户”“解除禁止”）社团365使用说明书第15页共38页7、删除用户对已经存在的用户进行“删除用户”8、是/否专家对已经存在的用户进行“设为专家”“解除专家”确定会员点击“是/否专家”选择“设为专家”“解除专家”四、短信群发短信群发是手机发送短信给个人或者群体的工具。通过短信群发发送信息，编辑信息可以实时查阅短信是否发送成功、收信人接收到短信息的精确时间、收信人是否已回复、以及回复内容，并且自动生成短信发送接收报表。1、发送短信通常社团发送一个短信通知，需要的短信的内容，落款，收件人信息，是否收到，是否需要补充，对方回复的内容，构成一个整体的短信体系，缺一不可。社团365使用说明书第16页共38页短信群发能够做到：点击“发送短信”选择收信人→编辑短信内容→设置个人签名、返回号码以及推送间隔时间→发送2、已收短信在电脑端，查看“已收短信”可以准确查看到短信的“发送时间”、“发送人”并对该短信进行“详情”、“删除”操作点击“详情”，可以准确查看信息内容社团365使用说明书第17页共38页删除短信：确定需要删除的短信→点击“删除”→是注：这里删除的只是短信显示的记录，并不能删除已发出的短信。3、已发短信短信发送成功后，在电脑端使用“导出”功能，可以实时查看短信是否被接收、接收时间、以及回复内容等信息社团365使用说明书第18页共38页点击需要“导出”的短信，平台自动下载以表格形式展现的具体短信内容点击打开已下载的短信内容的表格可以具体查看到：1、短信内容、2、发送时间、3、短信签名、4、回复时长、5、接收短信的会员编号、6、会员所在单位、7接收人、8、接收人手机号、9、回复内容、10、回复时间、11、催办次数、12、是否已推送、13、用户接收短信时间注：催办次数即已发过的短信是否通过催办进行第二次、第三次发送，这里发送的次数叫做催办次数。是否已推送即为收信人是否回复短信。用户接收短信时间即用户查阅短信的时间。五、通知公告不同权限的用户显示不同的栏目，普通用户只有“公告栏”，有新建公告权限的用户界面会显示“我发布的公告”，有审核权限的用户界面会显示“待审核的公告”和“公告管理”。被通知的会员可收到短信提醒，并可以在手机短信和手机APP端随时查阅通知内容。社团365使用说明书第19页共38页1.公告栏可以准确查阅到所有自己发布以及别人发布并提到你的公告，也可以输入公告的具体信息，点击“查询”进行查阅2.我发布的公告a.新建公告点击“新建公告”“新建公告”后，根据表格内容进行填写也可添加附件。社团365使用说明书第20页共38页公告需要审核才能进行发布若有“发布公告”权限，点击“待审核公告”选中需要发布的公告，点击“发布”，同时系统会提示是否需要短信提醒。注：新建的通知公告，只有经过审核，在待审核界面选中要发布出去的通知公告，点击“发布”之后，这个通知公告才真正的发出去了（在公告栏中显示），其他用户才可见。b.修改公告注：修改已经审核通过并且公开的公告需先“取消公开”方可进行修改。“公告管理”中已经发布的公告，点击“取消公开”，取消完成后，可进行修改公告。选中需要修改的公告后，进行修改即可。社团365使用说明书第21页共38页c.删除公告选中需要删除的公告后“删除公告”。3.待审核公告审核发现通知公告有错误，那么可以在待审核的公告界面选中此条通知公告，并选择“退回”，这时此通知会被退回给发布人，同样地，发布人会收到短信提醒，提醒发布人通知公告被退回。经过检查，如有错误，发布人可对通知公告进行修改、重新发布。审核通过，同意发布，选中该公告----点击“发布”--系统提示“是否需要短信提醒”4.公告管理提示已经发布的公告是否“公开”选中需要“公开”或“取消公开”的公告----点击“公开”或“取消公开”社团365使用说明书第22页共38页六、活动沙龙社团经常组织活动、会议，通过活动沙龙模块，大大地提升组织人员的工作效率。1.发起活动通过发起活动，发出通知。a.发起活动具体操作步骤为：+发起活动----输入活动信息----选择人员-----勾选是否发送短信提醒----预览----发布b.移动签到、查看、更新活动详情社团365使用说明书第23页共38页已经发布的活动系统自动形成签到列表，可用于活动现场签到，代替了传统纸质手写签到。签到步骤：点击“我发起的活动”----选择活动---点击邀请人数----点击签到/取消签到。活动沙龙还可以对未到活动时间的活动进行更新发布、发起投票、对各会员进行短信提醒、新增邀请人员以及导出已报名会员的报名情况。社团365使用说明书第24页共38页导出人员：c.发起投票发起新投票----输入投票内容----点击发起按钮----投票发起成功社团365使用说明书第25页共38页2.我参与的活动点击“我参与的活动”，查看具体活动内容3.我发起的活动点击“我发起的活动”，查看已经发起的活动及活动的具体流程七、入会审核有“组别管理”权限的用户可以对其他人员提交的“加入协会”的申请信息进行审核，决定是否同意他人入会