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一、会展预备阶段的文案的概念：会展预备阶段的文案是指一次会展从展览题材、收集信息、展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先阶段涉及到的所有文本文案。二、会展预备阶段的文案种类：来说，会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。节会展预备阶段的文案写作一、《展会立项策划书》的写作（一）《展会立项策划书》的概念：所谓展会立项策划，的信息，对即将举办的展览会的事宜规划，设计出展览会的框架，计划举办的展览会的规划内容，主要包括：展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划．现场管理计划、活动计划等。《展会立项策划书》是为策划举办新展会而的一套办展规划、策略和方法，它是对内容的归纳和总结。（二）展会立项策划书的内容结构：地，《展会立项策划书》主要包括内容：1、办展市场环境分析：包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析，对法律、政策的分析，对展会的情况的分析，对展会举办地市场的分析等。2、展会的框架：包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展、办展频率、展会规模和展会定位等。3、展会价格及预算方案。4、展会工作人员分工计划。5、展会招展计划6、展会招商计划。7、展会宣传推广计划。8、展会筹备进度计划。9、展会服务商安排计划。10、展会开幕和现场管理计划。11、展会期间举办的活动计划。12、展会结算计划。（三）展会立项策划书的写作要求：1．展会名称展览会的名称包括三个的内容：、限定和行业标识。如“第93届出口商品交易会”，按上述三个内容对号入座，则是“交易会”，限定是“”和“第93届”，行业标识是“出口商品”。下面分别对这三个内容作说明：：用来表明展览会的性质和特征，常用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。限定：用来说明展会举办的、地点和展会的性质。展会举办的表示办法有三种：用“届”来表示。用“年”来表示，用“季”来表示。如届大连国际服装节、2003年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。三种表达办法里，用“届”来去示最常见，它强调展会举办的连续性。那些刚举办的展会用“年”来表示。展会举办的地点在展会的名称里也要体现，如届大连国际服装节中的“大连”。展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是国际展。行业标识：用来表明展览题材和展品范围。如届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是产业的名称，或者是产业中的某产品大类。2、展会地点策划选择展会的举办地点，包括两个的内容：展会在地方举办，展会在哪个展馆举办。策划选择展会在地方举办，要展会在哪个、哪个省或者是哪个城市里举办。策划选择展会在哪个展馆举办，要选择展会举办的地点。选择在哪个展馆举办展会，要展会的展览题材和展会定位而定。，在选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排符合的要求展馆本身的设施和服务如何等因素。3、办展机构办展机构是指展会的组织、策划、招展和招商等事宜的。办展机构可以是企业、行业协会、和新闻媒体等。各在举办展览会中的不同作用，展览会的办展机构有几种：主办、承办、协办、支持等。主办：拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展。主办在法律上拥有展会的所有权。承办：直接展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展。协办：协助主办或承办展会的策划、组织、操作与管理，地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展。支持：对展会主办或承办的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展。4、办展办展是指展会计划在时候举办。办展有三个的含义：指举办展的日期。指展会的筹展和撤展日期。指展会对观众开放的日期。展览的长短的标准，要视不同的展会而定。有些展会的展览可以很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至半年；但占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期是3-5天为宜。5、展品范围展会的展品范围要展会的定位、办展机构的优劣势和多种因素来。展会的定位，展品范围可以包括或者是几个产业，或者是产业中的或几个产品大类，例如，“博览会”和“交易会”的展品范围就很广，如“广交会”的展品范围就超过10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少，就汽车产业。6、办展频率办展频率是指展会是一年举办几次几年举办一次，或者是不举行。从展览业的情况看，一年举办一次的展会最多，约占展会的80％，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不举办的展会是越来越少了。办展频率的受展览题材所在产业的特征的制约。知道，几乎每个产业的产品都有生命周期，产品的生命周期对展会的办展频率有重大。产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。7、展会规模展会规模包括三个的含义：展会的展览面积是多少，参展的是多少，参观展会的观众有多少。在策划举办展会时，对这三个都要预测和规划。在规划展会规模时，要考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众和质量的限制。8、展会定位通俗地讲，展会定位要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是”和“有”，地说，展会定位办展机构自身的资源条件和市场竞争状况，和发展展会的差异化竞争优势，使举办的展会在参展企业和观众的心目中鲜明而独特的印象的过程。展会定位要展会的参展商和观众、办展、展会的主题等。9．展会价格和展会预算展会价格为展会的展位出租制定合适的价格。展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。在制定展会的价格时，遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高。展会预算是对举办展会所需要的费用和举办展会预期以的收入的预算。在策划举办展会时，要市场情况给展会合适的价格，对吸引参展商参加展会。10、人员分工、招展招商和宣传推广计划、人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的实施计划，这四个计划在实施时会互相。人员分工计划是对展会工作人员的工作统筹安排。招展计划主要是为招揽企业参展而制定的策略、措施和办法。招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的策略、措施和办法。宣传推广计划则是为展会品牌和展会形象，并为展会的招展和招商服务的。11、展会进度计划、现场管理计划和活动计划展会进度计划是在上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作的统筹安排。它在展会的筹办过程中，到阶段就应该哪些工作，直到展会举办。展会进度计划安排得好，展会筹备的工作就能有条不紊地。现场管理计划是展会开幕后对展会现场管理的计划安排，它包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序。展会活动计划是对在展会期间同期举办的活动的计划安排。与展会同期举办的活动最常见的有技术交流会、研讨会和表演等，它们是展会的有益补充。二、《展会项目立项可行性报告》的写作（一）《展会项目立项可行性报告》的概念了《展会立项策划书》，并不意味着该立项的展会就可以举办了。项目立项只是对举办题材的展会和如何举办该展会了的意见，制定了一套的方案，至于该展会真的可以举办和该方案真的可行，还需要对该展会项目及方案可行性分析。可行性分析的结论及考虑的因素，才是决定最后可以举办该展会的依据。《展会项目立项可行性报告》在对展会立项可行性分析的基础上的报告。展会立项可行性分析是展会项目立项策划的。展会项目立项策划主要是在信息的基础上，计划举办的展会“是样的”；展会立项可行性分析则是在仔细信息的基础上，分析举办展会立项策划的“那样的展会”可行，为最后举办该展会科学的决策依据。展会立项策划可行性分析，证明计划举办展会的市场条件具备，项目生命力，方案策划，项目在经济上可行，风险较小且有的社会效益，就可以该展会立项策划，决策举办该展会了。（二）《展会项目立项可行性报告》的内容结构《展会项目立项可行性报告》要对展会立项是可行不可行系统的评估和说明，并为该展会项目立项策划的各方案改进依据和建议。，《展会项目立项可行性报告》主要包括几项内容：1、市场环境分析（1）宏观市场环境：包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。（2）微观市场环境：包括办展机构内部环境、客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。（3）市场环境评价：SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。2、展会项目生命力分析（1）项目发展空间：即分析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等具备。（2）项目竞争力：包括展会定位的号召力、办展机构的品牌力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。（3）办展机构优劣势分析3、展会方案分析1）对计划举办的展会的框架评估，包括：(1)展会名称和展会的展品范围、展会定位之间有冲突。(2)办展、办展频率符合展品范围所在产业的特征。(3)展会的举办地点适合举办该展品范围所在产业的展会。(4)在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。(5)展会的办展机构在计划的办展内能否举办如此规模和定位的展会。(6)办展机构对展会展品范围所在的产业熟悉。(7)展会定位与展会规模之间有冲突。2）招展招商和宣传推广计划评估（1）招展计划评估（2）招商计划评估（3）宣传推广计划评估3、展会项目财务分析（1）价格定位（2）成本预测举办展会的成本费用包括：1)展览场地费用。即租用展览场馆由此而产生的费用。费用包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。3)招展和招商的费用。4)括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。5)办公费用和人员费用。6）税收7）不可预测的费用（3）收入预测举办展会的收入包括：1）展位费收入2）门票收入3）广告和企业赞助收入4）收入（4）盈亏平衡分析（5）现金流量分析1）净现值分析2）净现值率分析3）获利指数4）内部收益率5、风险预测（1）市场风险（2）经营风险（3）财务风险（4）合作风险6、的问题包括可行性分析的展会项目立项的问题、人员在可行性分析以外的对展会产生的问题等。7、改进建议上述问题，对展会项目立项策划的改进建议，指出要举办该展会应该努力的方向等。8、努力的方向展会的办展宗旨和办展，在上述分析的基础上，的问题，要办好该展会所需要具备的条件和需要努力的方向。（三）《展会项目立项可行性报告》的写作要求《展会项目立项可行性报告》是办展机构决策要举办该展会的依据，，《展会项目立项可行性报告》的写作材料，分析客观科学，判断有理。1、市场环境分析市场环境分析是展会立项可行性分析的步，它是展会立项策划的展会举办方案，在的信息的基础上，分析和论证举办展会的市场条件具备，有举办该展会所需要的政策基础和社会基础。市场环境分析要现市场条件，还要对其未来的和发展趋势预测．使立项可行性分析得出的结论科学。市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素来分析举办该展会的条件具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身，分析该展会有发展前途。分析展会项目的生命力，只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长期生命力，即要分析本展会举办超过五届，本展会还有发展前途的问题。2、展会项目生命力分析市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素来分析举办该展会的条件具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身，分析该展会有发展前途。分析展会项目的生命力，只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长期生命力，即要分析本展会举办超过五届，本展会还有发展前途的问题。3、展会方案分析展会方案分析是从计划举办的展会项