文件管理控制培训PPT

2020年8月3日星期一文件管理控制培训PPT纲要文控职责文控范围文件级别受控文件类型文件编制、审批权限文件编号文件发行、修订、作废、遗失处理流程文件分类整理、检索、保存记录的填写、整理、检索、保存文控职责对公司/部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。按规章办事；按文件控制程序处理文件,并按要求分发文件到每个部门；控制文件及编号；确保所有发出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章复印无效；确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场；对部门文件进行分类整理、检索、保存；范围APPLICATION申请/编制APPROVAL批准ISSUANCE发行CANCEL取消RECALL回收UPDATE更新RETENTION保留CHECK检查/审核文件控制范围文件级别1)手册(manual---MA)——质量、环境、职业健康主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉全体员工或顾客2)程序文件(procedure---PR)—文件控制程序是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针及目标的文件3)支持文件(workinstruction---WI)——SOP，SIP，岗位要求详细说明特定作业是如何运作的关系4)记录表格(record---RE)是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的文件受控文件类型手册程序文件操作规程作业指导书企业标准检验标准APQPFMEA表格年度质量目标目标、指标及管理方案年度培训计划岗位职责要求工程/工艺更改书外部客户文件年度内外审资料年度管理评审文件编制、审批权限文件类型编制、修订、废止编号提供审核批准备案部门文件分发、回收手册文件手册编写小组企管部管理者代表总经理企管部企管部程序文件手册编写小组/各部门企管部管理者代表总经理企管部企管部标准类文件职责部门提出部门知识产权部技术部知识产权部总经理知识产权部知识产权部公司管理类文件企管部企管部分管领导总经理分管领导企管部企管部部门管理类文件编制部门企管部部门负责人分管领导总经理企管部编制部门表单编制部门企管部部门负责人/企管部编制部门文件编号原则第一、二级文件编码规则NO.文件类型公司代码文件类型顺序号例如/参考1方针、目标、手册文件TPMA001-999TP-MA-001质量手册2程序文件TPPR001-999TP-PR-001TP-EP-014文件控制程序化学品管理程序第三级文件编码规则（公司级）NO.文件类型公司代码文件类别顺序号例如/参考1企业标准TP/OCQB001-999OC-QB-001/2009D101检验标准2技术文件TP/OCTC001-999/3管理文件TP/OCWI001-999/文件编号原则文件编号原则第三阶文件编码规则（部门级）NO.文件类型公司代码部门代码文件类别顺序号例如/参考1技术类文件TP/OCQC/HR/MF等QB/TC001-999TP/QC-TC-028水分仪操作规程2管理类文件TP/OCQC/HR/MF等WI001-999TP/QC-WI-015废水管理方案第四阶文件编码规则NO.文件类型公司代码部门代码文件类别顺序号例如/参考1记录表单TP/OCQC/HR/MF等RE001-999TP/HR-RE-001年度培训计划TP/HR-RE-002培训执行表文件发行、修订、作废、遗失处理流程流程图职责权限相关说明工作表单各部门各职责部门编制文件文件编制表格DCC管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部索取编码/分管领导管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核，技术类文件提交技术部/知识产权部审核/分管领导总经理管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及技术类文件由总经理批准；/DCC管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权部备案；受控文件需盖受控印章后下发；/编制部门文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门；有作废文件的，同时收回作废文件；《文件分发回收记录》关联部门1.文件修订由文件中涉及到的关联部门提出，并填写《文件更改申请通知单》说明修订原因；2.文件修订原因得到编制部门或相关领导同意后进行文件修订；《文件更改申请通知单》编制部门2.1当出现文件需作废时，编制部门提出《文件/记录销毁申请表》，说明原因，提交申请；《文件/记录销毁申请表》分管领导总经理2.2《文件/记录销毁申请表》提交分管领导审核，上一级领导批准；《文件/记录销毁申请表》编制部门DCC2.3各文件编制部门负责回收下发的作废文件；技术类文件由知识产权部回收；公司管理类文件及体系文件由企业办回收；《文件分发回收记录》企业办知识产权2.4对回收后的作废文件，DCC要及时销毁，并注销相应文件编号；《文件/记录销毁申请表》使用部门3.1文件使用部门当出现文件遗失时，可说明原因，并提出申请；DCC3.2企业办/知识产权部审核提交申请；3.3根据申请重新发放文件，并做好发放登记；《文件分发回收记录》记录填写、整理、检索记录:记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分.所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指体系运行效果和产品满足质量要求的程度。根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。质量记录：质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系有运行的证实。对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型：1)与质量体系运行有关的记录，包括：“质量体系审核报告；质量成本报告；设计评审报告；设计验证记录；设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、考核记录等等。2)与产品有关的记录，包括：产品鉴定报告；产品审核报告：产品验证报告；质量检验记录；产品试验记录；不合格品处置报告；产品让步记录，等等。质量记录的作用：A.质量记录是信息管理的重要内容。离开及时、真实的质量记录，信息管理就没有实际义意。B.质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。C.质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件。D.质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。E.质量记录有利于产品标识和可追溯性。记录填写：记录的填写要求及时,真实,准确,按规定进行填写.字迹清晰,不得涂改;若有填错,用＝线或/线划掉,在旁边重新填写上正确数值,并签上修改人名字,填写修改日期.当出显记录空白栏目无内容可填写时,要求在空白的适中位置画一横线,表示记录已被关注,只是无内容可填.如何是纵向几行均无内容可填写,用一斜线代之.记录的签署(检测人,审核人,批准人)均应签署全名,尽可能清晰易辨不允许有姓无名或有名无姓存在.记录整理、保存、检索：记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照《记录控制程序》中规定的保存年限进行保存。文件分类整理、检索、保存整理（SEIRI）：区分必需与非必需品，把非必需品处理，在岗位上只放必须品。6S管理因缺乏整理造成的浪费空间浪费资金浪费时间浪费人力资源浪费如何进行整理？区分必需品与非必需品。将必需品的适量降到最低程度；处理非必需品；整顿（SEITON）：把区分好的东西分区作好标识，必需品定置存放，在30秒内找到要找的东西；整理不好造成的浪费A.寻找时间的浪费；B.停止和等待的浪费；C.认为本单位没有而盲目购买所造成的浪费；D.计划变更而产生的浪费；E.交货期延迟而产生的浪费。寻找物料百态图如何进行整顿？彻底地进行整理确定放置场所规定摆放方法进行标识色线的含义有以下几种：①黄线，它是属于那种可移动的设置，也是一种临时的摆设；②白线就是作业区；③红线就是不良区跟不良品。③绿色：料区、成品区清扫（SEISO）：将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态；清洁（SEIKETSU）：将前3S进行到底，并且制度化、管理透明化；素养（SHITSUKE）：对于规定的事，严格遵守、严格执行；安全（SAFETY）：生产安全，人人有责；安全生产、预防为主。文件的分类整理原则和方法一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或以各部门的字母来代表（公司编号表）二级分类：按照文件类型来划分；例如：通知，会议记录，申请书，检验标准，检验报告、培训计划等等，按照不同的类目进行分类；三级分类：按照文件年份来划分，分月进行分类整理；例如：2010年入库记录（1月份入库记录，2月份入库记录……）；2010年原材料检验报告（1月份检验报告，2月份检验报告……或再细分：1月份油漆类检验报告，1月份树脂类检验报告……）实施6S前后文件柜实施6S前后办公桌谢谢！五.文件控制程序1.掌握体系文件总体分类方针、目标手册程序文件作业指导书类文件相关记录2.熟悉体系文件的编制、审核、批准规定手册、程序文件------由管代组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。作业指导书类文件------由各部门负责编制本部门相关的管理或作业指导文件，部门负责人审核，总经理批准。技术研发部负责产品标准、岗位操作法、工艺作业指导书、检验计划等技术文件的编制，部门负责人审核，副总经理批准。3.文件的发放和回收盖有红色“受控”印章的受控文件，未经批准不得私自借阅、复印；技术类文件由知识产权部统一发放和管理，其他体系运行的相关文件由总经办统一发放与管理；手册、程序文件由总经理确定发放范围，技术类文件由副总经理确定，其它支持性文件由编制部门确定发文部门填制《文件分发与回收记录》，由部门接收人签收并负责文件去向；各部门受到文件资料后编制并及时更新《部门受控文件记录一览表》，检查部门文件的有效性，确保各相关场所使用有效版本的文件；当各部门有人员离岗时需办理交接手续，保证文件顺利交接、流通顺畅；若部门或个人需要受控文件，需提出书面申请，经权限范围批准后再由发文部门发放并登记。4.文件的更改当文件需要修改时，提出人需先填写《文件更改申请/通知单》，说明更改原因，由原文件审批人进行审批；文件更改后，需提交原审核、批准人进行审核批准，并按原文件的《文件分发与回收记录》进行发放。同时需收回作废文件，并告知文件使用人更改处；5.文件的管理各部门体系文件（新编或修订）审核批准后，原版文件交总经办存档，由总经办统一编制公司内部《质量环境体系文件一览表》；各部门体系管理专员负责本部门文件资料的建档、保管和收发工作，要防止文件受潮、损坏或丢失，确保文件整洁、完好和易于检索查阅。六.记录控制程序1.记录的管理品管部负责统一登记公司体系《质量环境体系记录一览表》，各部门分别登记《部门受控文件记录一览表》。部门若有记录表格需要增加、减少或修改时，经负责人批准后，需同时提交新的记录表格到品管部备案并修订《质量环境体系记录一览表》。品管部对各部门记录进行不定期抽查，并填写《记录检查表》2.记录的填写为保证记录的真实、准确和可追溯性，记录一般不允许随意涂改。如系笔误或经证实原始记录有误，需要修改记录时应按照程序规定执行，即在错误的内容上平行划两条线（保证原始记录可识别），并在其附近空白处填上正确的内容并签名，同时注明更改日期。3.记录的检索、保存对入库单、现场记录表等发生频次较多的原始记录，部门可按月份整理汇总。其余发生频次较少的记录，各部门可安排每年进行一次总的整理。对完善的记录按时间先后顺序装订成册，并在其封面注明记录全称、部门别、记录编号及发生时间段等。4.记录的保存期限和处理记录保存期限的规定内审和管理评审记录保存期限为三年以上，其它记录：原始记录为一年以上、报告为二年以上、台账为三年以上，其它文件另有规定者按照规定执行。超过保存期限的记录，由记录保管人员填写《文件/销毁申请表》，经本部门负责人审核，管理者代表批准后方可进行处理七.内部审核控制程序1.目的：验证质量环境管理体系是否符合标准要求，是否得到有效地保持、实施和改