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西南项目群袁义超2020年5月20日时间管理重要紧急四象限法则什么是四象限法则如何对事项进行四象限归类处理四象限事务的法则01020304四象限法则小结目录一、什么是四象限法则一入工作深似海，从此空闲是路人。从早忙到晚，终于有空坐下来歇一歇，回顾一下今天的todolist，竟发现只做了一些零碎的小事情，“什么？！今日最重要的事情还没有开做哪！”如何拯救我的时间？今天就要分享给大家另一个管理时间工具：四象限法则一、什么是四象限法则这也是终日忙碌却不能达成目标的主要原因。因此，工作任务的安排要注意轻重缓急。这正是时间管理的一个重要法宝——时间管理四象限法则所提倡的。很多人忙碌一天下来却发现非常重要的事情没有做！一、什么是四象限法则按照怎样的顺序才能把细沙、碎石、石块和水最大限度地装入桶内?一、什么是四象限法则一、什么是四象限法则1、第一象限重要又紧急的事一、什么是四象限法则2、第二象限重要但不紧急的事一、什么是四象限法则3、第三象限紧急但不重要的事一、什么是四象限法则4、第四象限不紧急也不重要的事二、如何对事项进行四象限归类评估一件事情时，重要程度的标准是按照职业价值观来判断的，紧急程度是按照时间底限来确定的。1）给所有的待办事项后面增加两列，分别是“重要程度”和“紧急程度”；2）先对事项进行“轻重”区分，给所有事项以职业价值观为标准区分为是重要还是不重要；3）再对事项进行“缓急”区分，给所有事项以时间截止期限为标准区分是紧急还是不紧急。二、如何对事项进行四象限归类二、如何对事项进行四象限归类二、如何对事项进行四象限归类三、处理四象限事务的法则1、第一象限：立即去做重要且紧急，立即去做，类似于孩子填报志愿、处理媒体对公司的负面报道等等，无可否认，肯定是第一优先级进行处理，否则后果非常严重。不过在立即去做的同时得思考真的有那么重要且紧急的事情吗。我们工作中的主要压力和生活的主要压力就是来自于第一象限的任务，但第一象限中80%的任务都是来自于第二象限中没有被很好处理的事务。比如火警，可能来着消防系统故障、日常检查不足、对业主消防安全宣传不足、电瓶车上楼充电。电梯关人来自于电梯维保不到位、未及时维修……如果对消防、电梯的日常管理到位了，就是一项第二象限的工作。比如项目消防系统维保、电梯维保、工程部对设备管理、秩序部安全巡查、客服部安全宣传。项目火灾电梯关人三、处理四象限事务的法则2、第二象限：有计划的去做如果是放在第二象限的事情，那基本上是业绩合同中的内容。比如满意度、收缴、安全评价等。这些事情虽然看起来不紧急，但如果不处理的话随时都会发展成为重要而且紧急的事情。对于这类事情，也要制定一份时间计划表，持续推进，避免进入第一象限。三、处理四象限事务的法则3、第三象限：用“猴子法则”走出第三象限不重要但紧急，比如管家收到业主的咨询电话，公司临时会议，临时要求提交报表等。这个部分的精力开销是不可避免的，但是不能认为紧急的就是重要的，需要评估这件事情相对于手头其他事情的重要程度再做决定。比如一个同事遇到一个麻烦（猴子1），然后跑过来跟你抱怨，原本这个事情是在你同事身上，结果你开始关切的听他讲述，然后这个问题果然很麻烦，你没法直接给出答复，你就说“这个问题确实复杂，你需要仔细想想”，结果原本在你同事头上的猴子就跳到你身上，你同事就变成监督者，时不时都有可能会问你思考的怎么样。虽然你可能会说你只是好心，但我们应该避免这种情况，让他们把你当做自己猴子的收容站，收的越多，他们给的就越多，最后你可以光顾着照顾别人的猴子，没有精力照顾自己的猴子。在团队协作时不要让工作进度停留在自己身上。当你手上碰到的事情需要其他同事协助处理时，就需要在知道事情时尽早将事情转交给其他同事，你只是负责跟进进度，而不是一直将事项放在自己这边，等到最后时刻才想起转交给同事。三、处理四象限事务的法则4、第四象限：尽量别去做不重要而且不紧急，比如看无聊的电视节目、刷手机等。这个象限的事情用来当做前三个象限的调剂还差不多，可以通过做一些不重要且不紧急的事情来调整自己的心态和身体，但如果一直沉迷于第四象限，那我们的产出就会打折扣，就是在浪费生命。比如，当身心疲惫的时候，约上几个哥们一起吃饭喝酒，这叫劳逸结合，但如果每天都这么做，那就是不务正业了。四、四象限法则小结1、根据自己的职业价值观判断事项的重要程度；2、根据事项的时间截止期限判断其紧急程度；3、将待办清单中所有事项归类放到四象限中；4、对四象限中的不同象限的事项采取不同的处理原则和方式；5、应该将主要的时间精力放在解决第二象限的事项，避免其变成第一象限，我们所谓的工作计划和任务目标是针对第二象限的事项来说的；6、应该采用猴子法则走出第三象限；7、第四象限的事情适当调剂即可，切不可长期沉迷。“四象限时间管理”的目标不是鼓励将日程安排的极其饱满，每天完成N多事情才觉得有成就感，而是要让您学会将时间、精力更多地分配到那些对于达成人生目标有重要价值的事情上，即关注那些“重要不紧急”象限里的任务。四、四象限法则小结1．不要想把所有事情都做完。2．手边的事情并不一定是最重要的事情。3．每天晚上写出你明天必须做的事情，按照事情的重要性排列。4．第二天先做最重要的事情，不必去顾及其他事情。第一件事做完后，再做第二件，依此类推。5．到了晚上，如果你列出的事情没有做完也没关系，因为你已经把最重要的事情都做完了，剩下的事情明天再做。谢谢！