OA办公系统后期实施方案

OA办公系统后期实施方案目前XXX正在加紧进行企业信息化建设，在引进实施ERP的同时也引进了OA办公系统，通过OA办公系统建立一个高质量、高效率、智能化的办公辅助系统，为领导决策和企业办公提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费，从而实现企业的办公无纸化、资源信息化、决策科学化。17日用友杨顾问给各部门领导和副总演示了OA办公系统的基本功能和操作流程，使大家对OA办公系统有了一个直观的认识。总结起来OA办公系统是以工作流为核心，以协同工作、表单应用、电子邮件、文档管理、日常/计划/会议等多种应用与技术手段，实现对组织和业务管理的支撑。OA办公系统全面覆盖了传统办公的公文、行政审批、业务审批、综合办公和公告、新闻、调查、讨论等公共信息，包含邮件、日程事件、计划管理和通讯录等应用功能，并创造性地抽象和提升了人员关联、协同关联、项目关联和业务系统整合等诸多应用，实现了信息、任务、知识和人的关联，实现了以人为中心的信息整合和利用，是全面、完整的协同应用解决方案和组织基于互联网的工作平台。OA办公系统几大功能应用：一、协同工作用于解决日常工作中人与人之间，人与部门之间，部门与部门之间，岗位与部门之间，岗位与岗位之间，工作小组之间的工作协作。协同工作类似我们平常使用的信息联络单，目前我们使用人工流转信息联络单，在使用OA系统的协同工作以后，可以减轻工作人员的工作负担，同时可以使日常工作更加调理化，规范化，减少工作在人员部门流转过程中的丢失，提高工作效率。所有工作信息都在系统中流转，出现问题能及时的找到症结所在，提高了反映速度。二、表单应用用于解决日常工作中的流程审批事务。表格和单据是日常工作沟通过程中常用到的信息载体。如：物料加工单，合同审批单，费用申请单，采购申请单、用车申请单、试棒流转单、请假申请单、工作交接等。表单通过分析和提炼业务属性，将其制定成表格，通过填写、处理和传递，来规范生产和办公业务。OA系统的表单应用通过支持单据定义，流程配置，人员和资源的直观描述等手段，以图形化。透明化，可视化完成制度的控制执行，保证制度执行的准确、高效、可追踪和追溯，并将执行结果全息集中存储，保证了制度的有效执行。三、文档管理类似我们现在使用的局域网共享功能，通过文档管理可以实现一体化的文档共享，充分利用文档管理中为员工知识的获取、存储、学习、共享、创新提供了全过程的管理，实现文档采集、文档存储、文档整理、文档传输的一体化，有效的为企业内个人、部门提供信息服务，快速提升企业人员的生产效率和技能素质。四、日程/计划/会议主要用于制度工作计划、召开工作会议、安排工作日程。计划管理的目的在于和领导与同事之间，明确目标达成共识，有步骤可检查地去完成各阶段的任务；会议的发起、回执、召开，会议结束后的纪要书写与信息归档是会议管理的重要组成部分；日程事件不仅对个人时间做有效管理，也是和其他同事达成协同的需要。通过OA系统的实施可以规范我们的办公流程，使我们的各种规章制度不止是停留在纸面上，而是在办公系统中真正的运行和实施。OA系统的实施需要明确部门和人员的权限和职责，任何工作在系统中都是到岗到人，能减少工作中的推诿现象的发生，某项工作发生问题能够很容易的在系统中查到问题是出现在那个部门和个人，为领导管理提供了有力的依据。ERP系统侧重与对企业资源的管控，而OA系统侧重于企业内部事务的处理。如在OA系统中完成采购审批的流程再进入ERP系统的采购流程。两个系统的有效利用可以提高企业的信息化程度，提高管理效率，减少成本。OA系统上线前除硬件和软件问题外，还需要各部门做以下的准备工作：1．梳理目前各部门的主要事务流程，明确到部门和人员，确定人员权限。如新产品开发任务涉及到那些部门，那些人员，对应的人员权限又如何。2．已有单据的整理汇总，如派车单，试棒流转单、各类申请单等。3．现有文档资料的整理汇总。