文件与资料管理程序

文件名称：文件与资料管理程序文件编号：制定日期：修定日期：页码：Page1of10受控版次：第1.0版（红色受控章方为有效）1.目的：使本公司文件/资料的管理有章可循，保证管理文件资料的准确性及有效的控制。2.范围：适用于公司中所有的内部管理性文件、外来管理性文件、技术文件。3.定义：3.1内部文件：3.1.1内部管理性文件：体系文件：与质量管理体系运作相关的受控文件。内控文件：涉及财务及行政纪律事务规章等非体系运作相关的文件。两者均划分为一、二、三阶文件和四阶表单。3.1.2内部技术文件：包括内部技术文件（如图面、检验规范、工序卡等）,具体依《图面与技术文件管理程序》的规定。3.3外来文件：3.3.1外来管理性文件：客户或公司外所输入的管理性资料或文件（如客户提供的供应商手册、国际/国家管理性法律法规/标准）。3.3.2外来技术资料：指客户及供应商所提供的图面与技术文件/资料，以及产品法律、法规，设计所使用的相关技术书籍等，主要包含：3.3.2.1客户提供的图面文件、资料：泛指客户提供的图纸、技术标准、技术条件、协议、品质规范、样品、技术、产品法规、技术法规等。3.3.2.2供应商提供的图面与技术文件/资料：指供应商所提供零组件的技术图面、产品设备相关说明书等。3.3.2.3产品法律、法规：指产品和所有材料相关的法律法规、标准。3.3.3厦门建霖公司发放过来的图面与技术文件/资料等外来文件，直接经体系文控登录后发放至本公司内部，不进行相应的转化作业。4.职责：4.1内部文件管理职责：阶别文件类别制/修/废审核批准分发/回收/销毁与管理一阶体系：管理手册体系管理者代表总经理文控文管内控：公司章程GM室二阶体系：程序文件相关部门人员相关部门主管管理者代表/总经理文控文管内控：规章文件相关部门部门经理/副总总经理/指定代理人三阶体系：使用/作业/保养指导书相关部门人员相关部门课长相关部门最高主管文控文管内控：办法/规定/制度等管理类相关部门相关部门经理/副总总经理/指定代理人文控文管四阶体系表单首版附于文件后与文件一起审批(包括文件升版而变更表单)权责部门更改版相关部门人员相关部门课长相关部门经副理权责部门内控表单首版附于文件后与文件一起审批(包括文件升版而变更表单)权责部门更改版相关部门相关部门经理相关副总权责部门记录依《记录管理程序》的规定权责部门文件名称：文件与资料管理程序文件编号：制定日期：修定日期：页码：Page2of10受控版次：第1.0版（红色受控章方为有效）4.2外来文件管理职责：文件类别收集/接收/更新审核建议登录存档发行管理内部借阅分发机密等级发给单位核定权限管理文件管理性法律法规（包括环境、安全卫生类）行政行政文管文管申请单位部门经理文控主管B相关方提供的管理性文件资料业务/采购/行政相关部门文管文管申请单位副总经理A其它参考资料（如管理图书等）相关部门不控制不控制不发行申请单位视性质技术文件国内标准业务品保部文管文管品保部文控主管B国外标准业务品保部文管不发行申请单位文控主管B客户提供之技术标准、技术条件、产品法规、技术法规等业务品保部文管文管品保部文控主管B客户提供之图纸、产品规范业务业务开发文管文管开发文员文控主管B4.3机密文件的申请使用管理：等级申请人申请人的部门主管文控中心主管资料收集部门的最高主管（副）总经理A级（高度机密）立审决B级（一般机密）立审决C级（普通资料）立审决5.内容：内部管理性文件管理流程图项别步骤权责输入相关部门提出部门体系文控中心输出文件制定1文件制定提出人《文件撰写架构细则》【文件制修废审批表】提出部门主管【文件制修废审批表】2体系专员相关部门主管会审【文件制修废审批表】NYYYNN审核会审审核文件编制BA文件名称：文件与资料管理程序文件编号：制定日期：修定日期：页码：Page3of10受控版次：第1.0版（红色受控章方为有效）项别步骤权责输入相关部门提出部门体系文控中心输出3相关权责人员批准（见4.1）【文件制修废审批表】4文管《文件撰写架构细则》5文管【文件分发回收记录表】【文件借阅记录表】6各个使用部门【文件最新版次一览表】文件修订7各个使用部门【文件总览表】【各单位文件互查汇总表】【联络单】8文管【文件更改通知单】【文件更改记录表】回收作废销毁9文管《记录管理程序》【文件分发回收记录表】记录保管10各个使用部门《记录管理程序》记录归档保存5.1内部管理性文件管理5.1.1内部文件编制：5.1.1.1文件格式、内容及编号原则要求见《文件撰写架构细则》。5.1.1.2各部门文件由制订者编制打印并填写【文件制修废审批表】（暂不填写编号），提交部门主管审核。5.1.1.3内部文件审核：由审核人确认文件制修废的必要性、适宜性、合理性。5.1.2内部文件会审：5.1.2.1经部门主管审核确认后的文件交至体系。NYN旧文件记录保存回收/作废/销毁文件修订编号分发/借阅批准Y使用管理文件稽核AB文件名称：文件与资料管理程序文件编号：制定日期：修定日期：页码：Page4of10受控版次：第1.0版（红色受控章方为有效）5.1.2.2体系审核确认后根据文件的涉及单位决定文件必须的会审部门，由体系提请相关部门传阅会审或会议会审。5.1.3内部文件批准：文件必须经相关权责人员批准。详见4.1职责。5.1.4内部文件编号：经批准后的文件交文管。文管根据《文件撰写架构细则》附录一：【内部管理性文件编号对照表】的规定进行编号，并录入于【文件总览表】。5.1.5内部文件分发、借阅：5.1.5.1重新打印（此时有受控编号）经批准后的文件和【文件制修废审批表】交文管。文件的生效日期以右上角“受控章”内的日期为准，文件首页及各单页的制修定日期则代表文件初定稿未签核前的日期。相关印章详见本程序附录一。5.1.5.2生效文件由文管依体系指定的分发部门及份数（各作业场所均能得到相应文件的最新版本）制作副本，分发到相关部门，并在【文件分发回收记录表】签收，相关信息登录于【文件总览表】中。5.1.5.3文件补发：当分发份数不够或相关部门提出需求申请时，由文管依管理者代表批准后的需求申请补发文件并签收记录。5.1.5.4对外分发文件由负责对外之单位代签。5.1.5.5表单不需加盖“受控章”，原件由体系于背面签字，文管将最新版电子档存放于固定区域，并通知相关使用单位，各部门自行取用自行管理。5.1.5.6借阅时于【文件借阅记录表】上登录。5.1.6内部文件使用管理：5.1.6.1文管须每半年在【文件总览表】中整理出【文件最新版次一览表】并分发传达至相关部门。5.1.6.2文件应分类存放注意防潮防湿，必须保持文件清晰、易于识别。5.1.6.3文件破损、模糊不清时，可持该文件向文管申请换发。5.1.6.4经文管发行加盖红色“受控章”之文件均为管制性文件，如须复印须向文管申请，不得自行复印。5.1.6.5文件原稿由文管保存，原稿不盖发行章。5.1.6.6机密文件管理依相关规定执行。5.1.6.7表单需外部印刷时,各单位以联络单的方式向文控中心提出需求，并附上需印刷的表单，经文控中心文管确认后,由文控中心统一走采购签核流程。5.1.7内部文件适用性检查：5.1.7.1文件在使用过程中发现不适用时，由发现人员以【联络单】形式提交至文件的制定部门。5.1.7.2文控文管每季度安排各单位依据【文件总览表】对文件进行查核，并登录于【各单位文件互查汇总表】，并追踪确认各部门文件的有效性和完整性。5.1.7.3在内审、管理评审前一个月内，文管须整理出【文件最新版次一览表】，并分发至各单位。5.1.7.4体系专员根据实际需要安排内部稽核，查核文件执行的有效性、适用性和完整性。5.1.8内部文件修订：5.1.8.1除特别指定外，文件的修订或废止，须由文件原制定部门执行且经原审核、批准部门批准。体系根据修改文件内容所涉及单位提请相关部门传阅会审或会议审。【文件制修废审批表】须描述清楚修订前后文件版次和变更具体内容。文件名称：文件与资料管理程序文件编号：制定日期：修定日期：页码：Page5of10受控版次：第1.0版（红色受控章方为有效）5.1.8.2若于文件修订版本发行前须对文件进行手写更改，则应由文件原制定部门的经理或体系专员执行，修改处要有清晰的标注、签名缩写并注明日期；修改后的文件由原制订部门尽快向体系申请正式发行。5.1.8.3文件版次：首次发行为1.0版，修订一次为1.1版，第二次修订为1.2版，依此类推。文件更改内容只涉及到单页，只更换有更改的当页；文件内容作大变动时（更动1/3以上），文管须将文件版本直接升级（如1.0版改为2.0版），并将整份文件全部更换。表单首次发行为01版，修订一次为02版，依此类推。5.1.8.4文管以【文件更改通知单】通知并要求各部门将文件更改信息记入【文件更改记录表】内。各部门需将【文件更改通知单】附在新文件之上，以便于使用人员及时、快捷查阅变更情况。5.1.9文件回收/作废/销毁：5.1.9.1文管将新文件下发至相关部门同时将旧文件回收，并于【文件分发回收记录表】内签收注明，作为作废之依据。5.1.9.2已回收的副本旧版文件由文管盖“作废章”作废，盖“作废章”之作废文件可作二次用纸使用；作废正本文件有需要特别保留时，加盖“作废章”留存，最低保存年限为二年。5.1.10记录保存：记录保存依据《记录管理程序》执行。5.2外来文件管理外来文件管理流程图步骤权责输入相关部门文控中心输出1相关权责文员（见4.2职责）外来文件2相关权责主管（见4.2职责）【外来文件一览表】3文管【外来文件一览表】4文管相关使用部门【联络单】【文件分发回收记录一览表】【文件借阅记录表】5相关使用部门文管【外来文件一览表】6相关使用部门NY使用管理NAAA分发/借阅N适用收集/接收/更新Y登录审核文件名称：文件与资料管理程序文件编号：制定日期：修定日期：页码：Page6of10受控版次：第1.0版（红色受控章方为有效）步骤权责输入相关部门文控中心输出7文管相关使用部门《记录管理程序》【文件分发回收记录一览表】8文管相关使用部门《记录管理程序》记录归档保持5.2.1外来文件的收集/接收/更新：相关部门将收集/接收/更新到的外来文件原件（含电子文件）转交给审核部门。详见4.2外来文件管理职责。5.2.2外来文件审核：5.2.2.1管理性文件：审核部门审核外来文件：是否为最新有效版本、文件的哪些条款适用等文件的适宜性、有效性，并记录于【外来文件一览表】。5.2.2.2技术性资料：1)业务部收到国外标准、国内标准及客户提供的技术标准、技术条件、产品法规和技术法规后在1个工作日内提交品保QE评审。2)业务收到客户提供的图纸和产品规范，需经开发部门工程师和品保QE会审。5.2.2.3将审核后的外来文件和【外来文件一览表】转至文管。5.2.3外来文件登录：文管将收到的外来文件依据文件类型进行分门别类登录于【外来文件一览表】，归档管理。技术性文件编号原则依据《图面与技术资料管理程序》5.3进行。5.2.4外来文件分发、传阅：5.2.4.1各部门视需要用【联络单】提出申请，经权责主管批准后交文管,相关权限详见“职责4.2”。5.2.4.2文管于外来文件上加盖“外来文件章”，分发至需求部门并于【外来文件分发回收记录一览表】上签收；借阅时于【文件借阅记录表】上登录。5.2.5外来文件使用管理：5.2.5.1文管须每半年整理出最新版的【外来文件一览表】并分发传达至相关部门。5.2.5.2其余使用管理要求见5.1内部管理性文件管理步骤7的规定。5.2.5.3机密文件的管理依相关规定执行。5.2.6外来文件适用性评价：5.2.6.1法律法规由行政部门统一收集更新，并评价适用性后提交文控统一受控发放至相关单位；5.2.6.2相关方提供的管理性文件资料由相应的对外部门及时收集。5.2.7外来文件回收/报废/销毁：见5.1内部管理性文件管理步骤9的规定。5.2.8记录保存：记录保存依据《记录管理程序》执行。5.3机密文件等级管理：5.3.1机密文