XXX公司工程合同管理实施细则

XXX公司工程合同管理实施细则第一章总则为规范和加强对工程合同的管理工作，通过工程合同的约定最大限度地控制风险，保证公司的经济利益，根据国家现行的相关法律、法规并结合公司实际，依据集团现行《工程合同管理办法》制定本公司的《工程合同管理实施细则》，从而对工程类合同的筹划、起草、谈判、签订、纠纷处理等实际操作的工作内容及程序进行规范化管理。工程合同的签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用原则，严格遵守国家《建筑法》、《合同法》等现行的法律、法规。本办法中“工程合同”是指工程勘查设计合同、工程监理合同、工程施工合同（承包合同）、材料设备采购合同、工程造价咨询服务合同等与工程有关的合同。第二章组织机构与工作职责公司建立以合同预算部为主，各职能部门密切配合的工程合同管理组织构架，具体参与工程合同管理的部门分别为合同预算部、工程规划部、财务部和综合管理部。合同预算部是工程合同的谈判、签订和管理主体，负责工程合同的规划和制定，具体工作包括：（一）制定工程合同管理的工作流程、工作规范；（二）按照集团的要求编写项目总体工程合同规划、单项工程合同规划，其中重大工程或重点工程（参照集团《招标管理办法》的界定）合同应报集团备案；（三）工程合同审批过程中对经济类条款的审核；（四）主持工程合同的谈判工作；按照公司对于合同的最终意见，同对方完成合同签订工作；（五）对工程合同执行过程的重点环节进行监督和检查；（六）组织对工程合同签订前和签订后发生的重大事项进行研究和论证，提出处理方案及负责处理工程合同纠纷；（七）完善工程合同审批流程，按照集团的要求编写项目工程合同履约评价，并报集团备案；（八）建立工程合同台帐，确定工程合同所属的成本科目。在工程合同执行过程中结合成本控制进行工程合同管理，处理工程合同纠纷；（九）定期整理、修订总包、专业分包、材料设备采购等各类工程合同的示范文本，积极配合集团建立和完善工程类合同范本库。工程规划部是工程合同的执行主体，协助合同预算部进行合同规划的编制和合同谈判，负责各类工程合同的执行工作，具体包括：（一）协助预算合同部起草工程合同，负责编写和审核关于工程质量、进度、安全、验收、现场管理人员合理配备等方面的工程合同内容；（二）组织工程合同的谈判，对合同中的技术性条款进行合理性的审核；（三）执行合同的各项条款，涉及设计、工程量等的变更的，从设计和工程管理实际情况提出建议；（四）协助处理工程合同纠纷。财务部是工程合同的财务保障部门，并负责监督工程合同的执行，具体包括：(一）审查工程合同中有关保证金、履约保函、工程款支付、结算等与财务管理相关的条款并出具意见；（二）对工程合同执行过程中的工程款支付、结算等与财务管理相关的工作进行监督、审查和评价；（三）根据公司要求对工程合同签订过程进行审计与监督。参与工程合同谈判、签订工作，并对工程合同的执行进行监督、过程审计和评价；（四）协助处理工程合同纠纷。综合管理部是工程合同管理的服务和后期管理部门，主要包括：做好工程合同管理人员的业务交流、培训等工作；根据集团要求负责对工程合同合法性、完整性、法律风险等与工程合同业务有关的法律问题进行审核；对工程合同的执行进行监督，协助处理工程合同纠纷；（四）负责按照工程合同总体管理的要求向各部门分发工程合同（副本或复印件）、对工程合同进行盖章、归档和备案。第三章工程合同规划的编制和审批为保证工程合同签订工作的效率和质量，合同预算部和工程规划部在项目实施前，应充分研究和统筹考虑营销、质量、进度、安全、成本等各方面的因素，根据项目总体开发建设计划，编制工程合同规划，为工程招标、成本管理做好准备。重大工程或重点工程合同规划应随成本控制方案一并报集团审批和备案。编制工程合同规划的工作步骤如下：（一）根据成本科目和成本目标建立项目的工程合同管理体系；（二）划清工程合同类别，确定与工程合同对应的单项工程；（三）选择合适的工程合同类型（总价合同/单价合同/成本加酬金合同/其他）。项目总体工程合同规划按其内部管理流程进行审批，应有总经理办公会会议纪要，上报文件应由执行董事或总经理签发，并根据每个单项工程的重要性、复杂性和金额大小，结合各项目的工程内容、开发建设计划、营销方案确定应属于重大工程或重点工程的单项工程。在执行过程中如调整工程合同规划，则将调整后的版本及时报集团备案。根据经审批的工程合同规划全面落实项目的工程合同签订工作。合同预算部按照本实施细则的要求对重大工程或重点工程合同签订的关键环节、合同规划的执行情况等进行监督、检查、指导，根据需要可不定期抽查。第四章工程合同的审批程序为使工程合同在审批过程中能够快速、准确、顺利的进行，本细则工作流程中实行部门主管负责制，各部门主管对合同的本部门职责内审核工作负责。工程合同的审批过程由合同预算部发起，并先后经工程规划部、合同预算部、财务部、相关部门（必要时）审核，直至总经理或执行董事审批结束。合同预算部负责与合同相关方的初步谈判工作，并起草工程合同（如对方起草文件负责初级审核），收集审批合同所需的各种资料，包括招投标文件，询标纪要，备忘录等商务洽谈纪要及图纸等技术文件。填妥《工程合同签订审批表》，并全程跟踪审批过程，直至总经理或执行董事审批完毕，并负责督促各部门负责人的审核过程。工程规划部仔细阅读备忘录、标书、合同及其他附件，重点审核以下内容：1、质量标准：材料设备采购类合同应附产品国家颁布质量标准、验收规范等；2、技术及管理类条款：审查工程合同中有关设计、设计变更等条款是否符合集团工程管理制度要求；3、符合性：应符合招、投标文件内容，符合双方洽谈及会议精神。合同内容应在法律法规允许范围之内；4、时间：符合工程实施科学规律及公司其它要求。合同预算部负责审核以下内容：1、证照类齐全性：营业执照、经营许可证、资质证书、及相关许可证；2、是否符合集团招投标管理程序中关于合同的要求；3、经济类条款如单价、总价、取费方式等是否合理及是否符合公司利益；4、合同价款调整及结算条款是否符合集团要求及行业规范要求；5、如果是零星工程，应负责组织我方预算编制工作，并与施工单位双方核对，确定合同价。财务部负责审核以下内容：1、审查工程合同中有关保证金、履约保函等与风险管理相关的条款是否能够为工程顺利实施提供经济保障；2、审核工程款支付及结算条款是否符合总体资金使用计划。各部门负责人应在第一时间内审核完毕并在审批表上签署意见，交与合同预算部经办人手中视为此环节结束，并由合同预算部经办人流转至下一步审核。审批时限为：各部门负责人最多两天，总经理审批不超过五天。如在审核过程中未通过，返回合同预算部经办人手中的情况下，此时间不计入。所有合同审批工作均在《工程合同签订审批表》上进行，对合同的修改和意见不在合同上签改，如《工程合同签订审批表》空白处不够，应加附页附合同审批表后。《工程合同签订审批表》应编号并归档。第五章工程合同的签订与执行合同预算部依据集团提供的同类工程合同示范文本，完善工程合同条款，起草合同，并经部门负责人审核后，指定经办人。工程合同的签订（一）工程合同签订准备：合同预算部应做好资格预审文件、招标文件（内含工程合同文本）的编制和审查，必须招标的项目评标、定标工作应已完成，中标通知书已签发，履约保函已按规定提交。各相关业务部门应结合项目实际特点、各负其责最大限度地完善工程合同专用条款，且各部门之间应充分沟通，认真做好工程合同谈判的各项准备工作。（二）工程合同发起：由工程规划部发起。（三）工程合同谈判：由合同预算部主办，工程规划部参与工程合同谈判，解决谈判中涉及现场、施工、交验等工程管理方面的问题和涉及的图纸、设计标准、材料设备封样等方面的问题。工程合同谈判必须依照对等原则，至少有跨部门两名以上相关专业人员参加，重大工程或重点工程合同谈判各相关专业人员均应参加，并作为经办人参加工程合同会签。（四）工程合同组卷：在完成工程合同谈判后，应将招投标资料和工程合同谈判过程资料按照工程合同的解释顺序进行组卷。组卷原则上可参照本细则的组卷顺序，也可根据实际情况适当调整，但应明确工程合同中各种文件的解释顺序。组卷后工程合同应采用不可拆卸的装订方式，并加盖骑缝章，以保证工程合同的完整性、严密性，并在工程合同的执行过程中便于查阅。工程合同一般组卷的内容和顺序如下：1．合同协议书2．中标通知书3．投标书及其附录4.澄清文件或承诺函件5.招标补遗文件及招标答疑文件6.合同专用条款7.合同通用条款8.工程规范/技术说明(标准/规范/有关技术文件)9.图纸10.招标文件（不含合同部分）11.投标文件(包括经济标/技术标/商务标)12.工程建设项目廉政责任书13.工程保修合同格式及其他（四）工程合同的签订必须遵循本实施细则的规定，严格履行工程合同会签手续，签订的合同我方必须保留四份原件。（五）工程合同签订后，合同预算部经办人应于三日内提交档案管理部门存档，并根据要求向有关部门发放，作为落实和监督工程合同执行的依据。合同履行过程中，与工程有关的洽商、变更、书面补充协议或文件等，均应视为工程合同的组成部分。工程合同的执行（一）合同交底：在工程合同签订后，应由合同预算部组织向负责工程合同执行的工程规划部进行合同交底，介绍工程合同中关于工程范围、工期、质量要求、合同价格组成、施工组织设计、合同图纸等与施工管理有关的重要的内容。（二）建立台帐：在工程合同签订后，合同预算部应及时按照工程合同应归属的成本科目将工程合同信息录入“北科建成本管理系统”；在工程合同执行过程中通过信息系统实时录入计量和支付数据、工程变更数据、工程结算数据等，建立、健全各类台帐，为形成动态成本数据提供基础信息。（三）履行工程合同：已签工程合同，应根据《合同管理办法》、集团《工程成本管理办法》的相关规定认真执行工程计量支付、工程变更、工程结算等相关管理制度。（四）部门协作：工程规划部、合同预算部、财务部、综合管理部等工程合同管理相关部门应协调统一，对工程合同履行实行动态监控，定期评估履约风险。（五）动态监控：应通过“北科建成本管理系统”对工程合同的计量支付和工程变更建立预警系统，实时监控合同的执行情况，发现异常及时采取措施。按集团要求编制“工程合同的执行情况分析表”和“工程合同付款情况分析表”（详见集团《工程成本管理办法》），对工程合同的执行情况和付款情况进行分析对比，发现问题及时汇报和处理。工程合同纠纷处理按工程合同约定执行，一般有以下解决方式：（一）业务咨询：在工程合同执行过程中，如承发包双方对工程合同价格、工程变更的预算审核、工程结算的审核存在争议，可共同到项目所在地的工程造价管理机构咨询，协商解决争议问题。（二）仲裁与诉讼：根据集团相关规定，工程类合同的争议解决方式统一为诉讼。在工程合同履行过程中，如对方提出诉讼请求，相关人员在接到相关信息或资料后，应于第一时间告知总经理，按照公司《合同管理办法》和集团《法律事务管理办法》及时处理，避免因超过诉讼时效给公司造成经济损失。工程保修合同：工程竣工验收合格后，公司应与承包人按照签订的书面保修合同，履行各自的权利和义务工程合同评估：工程合同履行完毕之后，对所签工程合同执行的效力，就质量、工期、投资等方面进行综合评估。评估结果载入集团承包人信息库。对于在集团内任何一项工程合同执行过程中违约、弄虚作假、施工中偷工减料及施工质量存在问题的合作单位，将列入集团承包人信息库的黑名单，并在今后集团范围内的招标活动中受到限制。第六章附则本办法经公司总经理办公会审议通过后生效，自发布之日起施行。本办法由公司合同预算部负责解释。附件1：工程合同规划汇总表附件2：工程合同规划明细表附件3：工程合同签订审批表