企业印章使用管理制度

XXXXXXX有限公司管理文件文件编号：2013-01企业印章使用管理制度（草稿）编制：审核：批准：XXXXX有限公司2013年10月发布企业印章使用管理制度（草稿）一、总则企业印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证企业印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护企业利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。二、企业印章的刻制（一）企业印章的刻制均须报集团领导审批。（见附件：表1《印章刻制申请表》）（二）法人个人名章、财务章、公章、合同章等，经集团领导审批同意，由集团企业管理总部开具企业介绍信到市公安指定的地方办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经市公安局备案。（三）企业各部门的专用章（部门章、劳动人事章等），由各部门根据工作需要提出申请，经集团领导审批同意，由企业管理总部办理刻印手续。（四）未经企业领导批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。三、企业印章的启用新印章要做好戳记，并统一在企业管理总部留样保存，以便备查。（见附件：表2《印章保管登记表》）四、企业印章的管理责任者及使用范围企业所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。（一）企业公章公章由企业管理总部专人保管。各部门需要盖公章的文件、通知等，须到企业管理总部领取并填写《印章使用申请表》（附表3），由部门总经理核准，集团领导审批并在《印章使用申请表》中签字后方可盖章。企业公章使用范围主要为：1、企业对外签发的文件。2、企业与相关单位联合签发的文件。3、由企业出具的证明及有关材料。4、企业对外提供的财务报告。5、企业章程、协议。6、员工的任免聘用。7、协议（合同）资金担保承诺书。（二）企业合同专用章：合同章由集团企业管理总部专人保管。主要用于企业签订各类对外合同，盖章前须先到企业管理总部领取并填写《印章使用申请表》，由部门总经理核准，集团领导审批并在《印章使用申请表》中签字后方可盖章。企业合同专用章的使用范围主要为：1、对外投资、合资、合作协议。2、各类经济合同等。（三）企业（法人）个人名章：法人私章由法人授权董事长办公室主任保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。法人私章的使用范围主要为：主要用于需加盖私章的合同、财务及报表等文件。（四）财务专用章：财务章由财务部保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人保管。（五）企业各职能部门专用章：职能部门章由集团企业管理总部专人保管。主要适用于企业内部工作联系使用，盖章前须先到企业管理总部领取并填写《印章使用申请表》，由部门总经理同意，集团分管领导审批并在《印章使用申请表》中签字后方可盖章。（六）地区子（分）企业公章：地区子（分）企业公章由集团企业管理总部专人保管，盖章前须先到企业管理总部领取并填写《印章使用申请表》，由该企业总经理核准，该企业董事长审批并在《印章使用申请表》中签字后方可盖章。五、企业印章保管人的职责：1、负责印章的保管。2、负责设立印章使用登记台帐。3、负责印章使用的审核工作。4、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（见附件：表4《印章移交登记表》）5、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。六、企业印章的管理、使用（一）印章的使用1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章（见附件：表3《印章使用申请表》）。董事长签字的文件可以直接用印，不必留底，否则将董事长签字的原文件留底备查。2、印章的使用由管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。（见附件：表5《印章使用登记表》）3、企业法人个人名章由法人本人签字或被授权人签字后方可使用。4、财务章、发票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。5、严禁员工私自将企业印章带出企业使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出登记表后，由集团企业领导签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。（见附件：表6《携带印章外出登记表》）6、以企业名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，集团企业领导批准后方可盖章。对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。7、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。（二）有下列情况之一的，印章管理人员不得用印：1、涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料；2、未批准的文件、材料；3、非企业员工或与企业工作、业务无关的文件、材料；4、空白的介绍信、空白证件、空白纸张等。（三）印章的保管1、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向部门总经理和集团领导报告，并备案，配合查处。7、企业领导因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带企业印章出差的，须办理携带印章外出登记手续（见附件：表6《携带印章外出登记表》）。8、企业印章只适用于与企业相关业务，不得从事有损企业利益之行为。9、所有印章的使用，必须严格执行企业的印章使用规定，做好申请和使用登记。如违规使用出现问题，后果自负，给企业造成损失的，企业将依法追究其法律责任。七、企业印章的停用（一）有下列情况，印章须停用：1、企业名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失或被窃，声明作废；如遗失企业基本印章时必需按规定登报申明。（二）印章停用时须经集团企业领导批准，及时将停用印章封存或销毁，建立印章存档、销毁的登记档案。（见附件：表7《印章停用申请表》）（三）印章的更换更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写《印章停用申请表》，经集团领导核准后，交由集团企业管理总部按批示处理，并填写《印章刻制申请表》申请新的印章。八、附则1、本制度由集团企业管理总部拟制，执行总经理批准后从2013年10月日起实施。2、本制度解释权归XXX有限公司。3、附件：附表1《印章刻制申请表》附表2《印章保管登记表》附表3《印章使用申请表》附表4《印章移交登记表》附表5《印章使用登记表》附表6《携带印章外出登记表》附表7《印章停用申请表》附表1印章刻制申请表申请部门申请时间申请原因及用途印章类别□公章□财务专用章□部门专用章□合同专用章□其他印章名称申请人启用时间企业（部门）经理审核集团领导审批备注附表2印章保管登记表印章刻制时间印章名称印模管理责任人保管责任人备注附表3印章使用申请表申请企业(部门)用印经办人印章类别用印数量使用印章时间留底及份数无有份用印材料名称及用途标题：摘要：用途：企业（部门）经理审核集团领导审批（1）集团领导审批（2）注：1、盖章前审核领导需对用印的文件的内容或出示证明的用途等进行把关检查，对不宜用印的应说明情况。2、印章保管者对不符合用印手续的要予以拒绝；凡申请使用了印章的应在《印章使用登记表》上进行详细的登记，注明用印文件和内容、份数、经办人和审批人等。3、集团公章使用需集团领导审批，集团领导为集团高管人员。重要文件需两名集团领导同时签字。附表4印章移交登记表移交时间印章名称印模移交人接交人监交人注：1、接收人严格按照企业印章管理制度的要求管理印章，保证印章的安全；2、接收人严格审核需盖章资料的盖章审批程序，并按台帐要求的标准做好用章记录；3、接收人绝不利用保管印章的方便为自己或他人谋取私利，侵害企业的合法权益，否则自愿承担一切责任；4、接收人保证在移交人回企业后及时将印章交回。附表5印章使用登记表日期用印材料名称印章类别用印数量经办人部门经理审核集团领导审批备注附表6携带印章外出登记表申请企业（部门）申请人使用时间保管人借用事由印章类别□集团公章□子企业公章□部门章□合同章□其他企业（部门）经理审批集团领导审批注：1、印章限定在办公室内使用，如需携带外出使用，必须经领导批准，说明领用印章的借用事由、保管者和使用时间等；2、保管者妥善保管所借用的印章，确保印章的绝对安全；3、保管者严格按照所申请的用途使用印章，不将印章用于其他用途，绝不利用借用印章的方便为自己或他人谋取私利，否则自愿承担由此造成的一切法律责任。印章交付时间：年月日时借用人：保管人：监督人：印章归还时间：年月日时确认：印章外观验收无误。借用人：保管人：监督人：印模附表7印章停用申请表印章种类报备机关事由印章文字停用日期印章印模印章管理部门销毁日期印章部门申请人企业（部门）经理审核集团领导审批