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****公司文件号版本号受控状态记录和档案管理程序日期生效日期2016-09-01F/0第1页共4页1目的规范记录和档案的管理控制，对相关记录进行有效管理，确保其完整性和可追溯性，为质量体系活动和检测工作符合规定要求提供事实证据。2适用范围本程序适用于管理体系运行中所有相关记录的管理。对各类记录的分类归档、保存期限、登记和保管、借阅与保密以及过期销毁等做出了具体规定。3引用文件保护电子存储记录管理程序保密和保护所有权管理程序文件控制管理程序记录目录清单标识管理规定4职责4.1技术负责审批技术活动记录表格。4.2质量负责审批质量活动记录表格。4.3记录表格的使用部门做好各种记录表格的设计。4.4部门负责人负责组织所在部门记录的收集、整理、保存和移交。4.5办公室/异地实验室负责记录的归档、保存和清理。4.6检测人员完整填写检测过程原始记录，并对记录的全面、清楚、准确、及时性负责。4.7异地实验室负责异地实验室记录的控制。5措施/方法5.1记录分为技术记录和质量记录两类。5.1.1质量记录是质量活动的见证性文件，包含了质量活动(如内部审核、管理评审、实施纠正/预防措施等)中形成的所有文件资料。5.1.2技术记录是检测技术活动的见证文件，可包括各种表格、合同、工作单、工作手册、核查表、工作笔记、控制图、外部(含分包方)和内部的检测报告、客户信函、文件和反馈等。5.2记录的保存期限生效日期2016-09-01F/0第2页共4页5.2.1应通过对各类记录的性质、用途、重要程度、保存条件等评估后分别确定其管理保存期。5.2.2现行各记录的保存期见《记录目录清单》和《档案归档范围、保管期限和分类编号方法》。5.2.3人员或设备记录应随同人员工作期间或设备使用时限全程保留，在人员调离或设备停止使用后，人员或设备技术记录再保存3年。5.2.4保存期应在批准使用前确定。批准人应适时对记录保存期进行评审，并根据评审结果进行必要的调整。5.3记录的编制5.3.1记录应有唯一性标识，并能按工作任务分类。记录的格式以满足信息足够为原则，并经审核和批准。应定期评审其必要性、充分性和可追溯性，并随着实践不断改进完善，具体执行《公司标准文件编号规定》、《质量记录、报告、计划标识的规定》。5.3.2技术记录/质量记录表格分别由技术负责/质量负责组织编制(设计)、审核和批准，具体执行《文件控制管理程序》。在批准起用新格式时，原有的旧格式应予以废除停用。5.3.3记录应按工作任务分类，以满足信息足够为原则。检测记录内容根据不同检测项目要求确定，应包含足够的信息，以便识别不确定度因素，保证在尽可能接近原条件的情况下再现原检测过程。5.3.4检测记录的文字表达准确、简明、易懂，术语、数据(含计量单位)表示、图表、符号符合有关标准、法规(或规范)要求。5.3.5样品有关记录应包括样品名称、状态、受检(委托)单位、型号规格、数量、编号、抽样及样品接收状况等。5.3.6记录应包括抽样、检测与校核各环节人员的标识。5.4记录的填写与更改5.4.1记录应按有关表格规定格式、栏目填写。5.4.2记录的填写应用碳素钢笔或水笔，不得使用铅笔或圆珠笔。5.4.3记录应字迹工整、清晰、内容齐全；记录中应有记录人的标识；记录应在工作时及时记录，不得追记。当原始记录需要另行整理或誊抄时，应保留对应的原始记录。不能随意用一页白纸来保存原始记录，各种记录均应有识别。5.4.4观察结果、数据应在工作时予以记录，并能按照特定任务分类识别。5.4.5检测人员应认真填写检测活动中所有观测到的原始结果或现象(包括观察结果、导出数据、计算结果等)。生效日期2016-09-01F/0第3页共4页5.4.6当记录中出现错误时，实行“划改”(即每一错误应划两横，并将正确值填写在其旁边)，不可擦涂掉，以免字迹模糊或消失。改动的记录应有改动人的私章/签名或签名缩写。需要时，对电子存储的记录也应采取同等措施，以避免原始数据的丢失或改动。5.4.7记录填写人对所填写内容的真实性负责，记录签署均应使用真实姓名，不得签姓氏或代号。5.4.8各部门负责人(或监督员)应对本部门人员填写的原始记录进行审核，以保证原始记录的真实有效性。5.5管理体系运行中产生的各种记录，责任部门应及时进行收集、整理并移交到办公室/异地实验室。5.6记录的归档、保存和清理5.6.1办公室/异地实验室负责所有原始检测/校准记录，计算和导出数据，检测报告，质量记录等资料的分类、立卷、编号、编目等归档工作。注意保护客户机密，保密记录在形成过程中，不相关人员不能取阅，归档后加盖“保密”红印。a)应按照自然形成，进行分类立卷；b)拟定的案卷标题要简明、准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，具体按《记录目录清单》和《档案归档范围、保管期限和分类编号方法》规定的保管期限保存；c)归档后形成的档案应做好防火、防潮、防蛀、防盗等安全措施。5.6.2档案管理员应将记录按类别分别贮存，以便查取和检索。5.6.3所有的记录应以便于存取的方式保存在具有防止损坏、变质、丢失等适宜环境的设施中，同时应严格执行规定的保存期。5.6.4档案管理员应不定期检查记录和档案的完整性和保管安全情况，发现破损或散失要及时进行补救。5.6.5每年应清理一次记录，对超过保管期限的记录(档案)由档案管理员记录造册登记，填写《记录销毁审批表》经质量负责审核，技术负责批准后销毁。《记录销毁审批表》由办公室/异地实验室长期保存，应在表上注明销毁时间及地点并请监督销毁人签字。5.6.6来自分包方及供应商的记录是公司记录的组成部份，按本程序5.6条规定进行归档、保存、清理。5.7记录/档案管理5.7.1记录/档案的查/借阅a)公司人员需查/借阅已归档的记录时，按照密级程度，有密级文件须经办公室负责人同意批准后进行借阅，并填写《记录查阅/借阅登记表》，无密级文件可直接填写《记录生效日期2016-09-01F/0第4页共4页查阅/借阅登记表》进行借阅。保密记录/档案查/借阅按《保密和保护所有权管理程序》中规定进行；b)非公司人员一般不得查/借阅记录(实验室认可或上级监督检查不受此限)，如确需查/借阅须经质量负责批准。5.7.2查/借阅记录档案时，一般不得带离公司，如确需带出的，应经质量负责批准，并限定归还期限(一般不超一个月)。超期未还，携带借阅的资料到档案管理员处办理续借手续，未办理续借手续的，由档案管理员负责追回。档案材料归还时，档案管理员应作清点，确保档案材料的完整齐全。5.7.3借档人查阅档案时不得在文件上圈点、划线等，未经批准不得复印，借出公司的文档不得转借、拆卸、调换或污损。5.7.4档案材料发生丢失或泄露应视为质量事故，档案管理员应及时报告质量负责，根据所造成的损失和影响程度进行处理。5.7.5对计算机及信息化系统中记录的修改、保存等管理按《保护电子存储记录管理程序》中规定执行。5.8异地实验室按本程序对异地实验室各类记录的分类归档、保存期限、登记和保管、借阅与保密以及过期销毁。6记录本程序形成以下记录并按本程序规定控制，按《记录目录清单》规定保存。记录目录清单记录销毁审批表记录查阅/借阅登记表人员印章信息统计表