计算机技术档案管理实施细则

1陕西煤业化工集团财务有限公司计算机技术档案管理实施细则第一章总则第一条为了加强信息技术部技术档案的管理，进一步规范技术资料归档、保管、调阅、销毁等环节的行为，确保技术档案资料安全、完整，根据财务公司档案管理有关规定，结合实际情况，特制定本细则。第二条本实施细则适用于陕煤财务公司信息技术部。第二章业务档案的装订及归档第三条信息技术部设立技术档案管理员，负责技术档案的整理、归档、登记、保管、调阅和查询工作。第四条技术档案按管理方式分为数据运行类、系统管理类、网络管理类、安全设备管理类、软件开发类、综合类和其他类等七大类。第五条技术档案的装订要求（一）技术档案的装订由各责任人员按照《技术档案移存、保管清册》顺序进行装订；（二）已编号的技术档案由各责人员使用并填写统一规格的封面和封底，并装订成册；（三）装订成册的技术档案应在封面注明资料名称及档案编号。第六条技术档案的归档（一）技术档案立卷采用“年度/保管期限/档案类别”的分类方法。业务档案的档号根据：“年度-保管期限-档案类别-顺序号”进行编列。其中：年度：四位年份号；保管期限：5年、15年、永久；档案类别：七大类；顺序号：3位从“001”-“999”；（二）技术档案视具体情况，采取按月、季、年装订。按月、季装订的技术档案，应于月、季后5个工作日（例假日顺延）内归档完毕；按年装订的技术档案，应于年后30个工作日（例假日顺延）内归档完毕。第三章技术档案的保管2第七条装订成册的技术档案，由各岗位责任人员填列一式二份《技术档案移存、保管清册》后移交技术档案管理员，由技术档案管理员登记《技术档案登记簿》入箱（柜）保管。一份随同移存技术档案由入库保管人员收执，一份由各岗位责任人留存。第八条技术档案柜（库）必须保持整洁卫生，做到“三防”，“五无”。即：防火、防潮、防盗；无火患、无虫蛀、无霉烂、无鼠咬、无失窃。第九条技术档案保管人员变动，应办理交接手续，做到手续严密，保管安全。第十条技术档案的保管期限分为5年、15年、永久。保管期限自档案所属年度终了后的第一天算起。第四章技术档案的调阅第十一条内部调阅技术档案，由调阅人提出申请，经部门经理批准后，方可调阅。第十二条外部单位调阅技术档案，经部门经理批准后，由专人陪同查阅。第十三条查阅技术档案时，应有专人负责，协助查阅。不得在技术档案上涂画，严禁将技术档案拆封、抽换和借出。第十四条《技术档案调阅申请表》应专夹保管，以备查考。第五章技术档案的销毁第十五条对已满保管年限的业务档案，应造具《技术档案销毁清单》一式二份，详细列明需销毁的技术档案名称、责任人、册数、起止年限和档案编号，一份随同“技术档案销毁申请报告”报部门经理批准，一份留存。第十六条技术档案的销毁工作必须在指定的场所办理，并且由信息技术部及指定人员负责监销。销毁工作结束后应在《技术档案销毁清单》上注明销毁日期，监销人签名，专夹永久保管。第十七条本办法由信息技术部负责制定、解释。第十八条本办法自下发之日起执行。3附件1：技术档案保管期限一览表附件2：技术档案移存、保管清册（封面）附件3：技术档案销毁清单附件4：技术档案调阅申请表4附件1信息技术部技术档案保管期限一览表序号档案名称保管期限1234567895附件2：信息技术部技术档案移存、保管清册（封面）送存日期年月日保管期：入库保管日期年月日业务档案责任人姓名：年度：业务档案名称本数原编号备注合计入库保管部门接收人签名：送存部门移存人签名：备注：本清册一式二份，一份随同移存业务档案由入库保管部门收执，一份由送存部门留存。6附件3：信息技术部技术档案销毁清单技术档案责任人：制表日期：业务档案名称本数原编号启用日期止用日期备注合计制表人员签名：技术档案责任人人签名：部门经理签字：监销人员签名：销毁日期：附件4：7信息技术部技术档案调阅申请表编号：申请单位档案调阅日期档案归还日期调阅事由查阅人签字申请单位部门负责人意见信息技术部部门经理审批意见档案管理员签字备注