XXXX109工具备件日常管理

工具备件日常管理培训培训人：张庆勋一、定位：工具备件仓作为非生产物料的管理仓库，日常业务包括工具备件、办公劳保、生产辅料、医药用品、物流器具、改善革新项目等其他非生产物料的验收及帐物管理，并对异常情况实施监控，及时反馈信息，及时跟进，更好的服务生产。二、目的：确保验收、领用、保管、资金结算与报废、稽查与考核等全过程管理，以达到确保生产需求，保持合理库存，降低工具备件使用成本的目的。三、流程及具体实行：1、正常回货流程图供应商分厂设备主管、工程部工具备件主管、工具备件总仓及供应商四方对实物进行验收总仓入库供应商开具发票工具备件采购主管整理发票、请购单、送货单收料报告单并填写付款单交设备经理审核财务审核总经理审批出纳付款验收要点：数量、品牌、数量、价格送货退货注：所有到货工具备件必须经过工具备件总仓三、流程及具体实行：2、紧急回货：紧急回货请购计划审批完成后由工程部工具备件主管通知供应商根据临时送货并开具正式送货单及发票。然后附上紧急回货请购计划报告交工具备件总仓主管办理收料报告单（工具备件总仓主管必须审核流程里的数据一致），最后办理付款手续。未定价工具备件不允许先送实物后补手续，必须走未定价工具备件紧急采购流程，待价格明确后再按上述流程回货。三、流程及具体实行：3、部门、分厂领用部门\分厂工具备件仓管员填写领料单工具备件总仓发放备件分厂录入EAM系统跟进领用部门做账及时性成本监控、设备主管审核工具备件领回分厂仓库三、流程及具体实行：4、班组领用班长填写领料单分厂工具备件仓发放备件分厂出库做账设备主管审核工具备件领回班组班组台帐注：1、所有工具备件发出严格要求执行先进先出规定，对于工具不含税价值在20元以上的备件严格要求执行以旧换新制度，；2、所有生产工具类必须建立班组资产台帐，并每月负责检查使用保管情况。三、流程及具体实行：5、报废部门\分厂仓管员填写报废单设备主管审核成本监控审核（审核数量及价格）部门\分厂负责人审核采购主管、设备经理审核工具备件主管核实财务经理审批部门\分厂仓管员将报废备件送至总仓总仓主管集中将报废备件送至废料仓四、日常管理工作：1、日常帐务管理1、查计划(有无采购定单)2、查数量(接收数量=采购数量)3、查单价(是否按照招标价开具送货单)4、查规格型号(是否按照要求送货)当天的事情当天完成，并形成良好的盘点习惯，及时发现并解决问题，作到当日事当日毕，并对帐务处理的及时性和完整性检查，形成良好的稽查机制。四、日常管理工作：2、日常现场和基础管理现场和基础管理工作是一项长期需要长期坚持不懈的工作，它是一切工作的重中之重。１）现场整齐有序。只有保持干净的环境，才能保证物品整体安全有序。２）物料的安全管理。由于仓库物品比较特殊，种类比较多，合理分类尤为重要，这关系工具备件的使用寿命。３）标识管理。仓库物料的标识要明确，做到帐卡物一致性，可以监控仓管员的帐务处理的完整性及时性。五、异常状况的监控：1、加强工具备件消耗费用和使用情况的监控合理控制就是最大限度的节约成本。1）坚持对帐制，每月月底坚持和相关人员对帐，共同确定每月的使用消耗情况。2）分厂领用周报制，把握数据的动态控制，做到数据信息资源共享，并对分厂的使用情况实施有效控制，做到使用合理、有效。3）坚持按照定单送货，按照品牌收货，同时反馈供应商送货的质量，真正做到快速有效的服务于生产。4）及时通报库存和到货情况，为采购的最优化提供数据支持，避免不必要的呆滞产生，最大限度降低库存风险。五、异常状况的监控：2、工具备件的报废和报销环节的监控报废物资也是资产，加强报废工具备件的监控，做好报废物品台帐记录。1）核对报废物资的名称、数量、规格、型号，是否符合要求，并对不合理报废现象及时反馈跟进，提出整改措施。2）做好报废物资的台帐记录，及时归集各部门报废费用发生情况，并有效实施监控。3）做好报废物资的把关工作，所有报废物资必须有完整的审批流程和报废原因，并指导分厂内部实施以旧换新工作，从内部加强成本控制。五、异常状况的监控：3、其他异常情况整体跟进本仓作为生产组织的间接服务部门，目前和工厂各部门都有一定的业务往来，如工具备件、办公劳保、生产辅料、电脑耗材及其他非生产性物料，报销环节的第一步是在我仓开具收料报告单，财务部依据收料报告单办理报销手续，因此我仓的账物监控工作尤为重要，对于异常情况及时反馈，保证信息及时传递。同时加强与各部门的良好沟通，也是一项深入持久的工作。六、日常报表：（1）领用周期表该表可以清晰的反应各部门班组本月领用明细及费用发生的具体情况，同时可直观的看到各部门的库存情况，以便于对库存进行实时监控，此表还便于推算使用周期以及分析消耗前三的工具备件。（2）报废月报本表为各单位月度报废与月度申请的明细表，通过该表可以准确知道月度部门报废情况，可以看出各部门请购计划的合理性。六、日常报表：（3）库龄月报本表能清楚的反应出各部门的库存时间，以免产生呆滞物品，降低库存风险。（4）盘点表本表工具备件整体情况盘点表，一般为月度盘点使用，该表可以准确的分析库存的情况及结构，库存的合理性，可以直观的为管理提供依据。七、后期改善思路：1、进一步完善报表机制，有效的把信息及时反馈给相关人员，做到信息资源高度共享。2、建立使用情况的稽查机制，配合各分厂成本模块做好稽查工作，最大限度控制费用的发生的合理性,降低车间的生产成本。3、加强考核机制，发挥全员的主观能动性，及时准确把握好实际工作，做好日常管理工作，全面提升自身管理能力。七、后期改善思路：4、进一步规范报废流程，加强备件报废的合理性，对于报废的原因要求及合理性实施有效监控，建立报废工具台帐，完善数据的汇总和分析。结束语秉承“方法总比困难多”的原则，在工作中学习，在学习中成长，改善无止境，需要有不断追求自我突破与创新的意识和责任。魔鬼都藏在细节里，我们必须以求真务实的原则脚踏实地的走好每一步，认真严谨完成本职工作，达成并超越领导对我们的期望工具备件库作为做为财务部组成部分，在实现财务以管理控制型向经营指导型转变方面，需要我们快速转变观念，不断提升自己的能力，以合格的业务技能和准确敏锐的观察力，真正做到去观察生产、了解生产、指导生产、服务于生产。谢谢大家！