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中国人民大学档案学院宫晓东E-mail:zuishig@vip.sina.com企业档案管理的理念与方法中电建档案业务培训专用目录•将一个岗位的职责，改变成为一种管理体系•企业档案管理体系的构建•文件运行过程的控制与归档标准的细化•档案分类与编号方式的改进•保管期限到期后的再鉴定•档案库房管理•技能竞赛说明将一个岗位的职责，改变成为一种管理体系一、目前在企业档案工作存在的问题主要来自四个方面的影响：1.传统观念的影响2.体系化建设的影响3.精细化管理的影响4.现代化技术的影响•档案管理具备全员性和全过程性的特征。档案管理的全员性，即指企业中凡与文件材料形成、办理、使用和归档相关的岗位任职人员，都具有合规合法地形成和处置文件材料的职责，企业应当将这类职责纳入其岗位责任制并加以考核。档案管理的全过程性，即指在企业各项工作的过程中，特别是在文件材料处理的关键性结点上，都应当有明确的管理内容和管理要求，以维护企业信息处理渠道的通畅与高效，从而保证企业活动的正常运行。•档案管理的全员参与和全过程控制，是企业档案管理体系建设的基础和前提。二、档案管理体系建设的意义档案管理体系，是企业依法履行档案管理职责和活动的整体化工作平台。涉及档案管理体制架构、档案人员队伍培养、档案工作机构和工作岗位、档案工作制度和标准、档案信息管理系统、文件材料形成过程控制、文件材料归档管理、档案分类整理和编号标识、档案价值鉴定、档案保管、档案信息资源配置与开发利用、档案信息安全、档案工作数据统计分析等诸多要素的统筹、协调、完善和功能最大化。在企业等基层单位开展档案管理体系的建设，具有十分重要的实践意义：1．档案管理体系建设，有助于改变将档案工作当作档案部门或档案岗位“一家”之事的狭隘观念，尊重了档案信息资源产生、管理、利用过程的运动规律，为实现档案管理的全员性、全过程性搭建了工作平台；2．档案管理体系建设，有助于将体系内的各种要素统筹配置，为企业管理体制与档案管理体制之间的协调，档案管理体制与档案制度标准体系之间的协调，档案制度标准与档案信息管理系统之间的协调，档案信息管理系统与档案各项业务工作流程之间的协调，文件材料形成与档案管理之间的协调，各类档案管理标准和管理细则之间的协调，以及档案管理体系自身的改进和完善，提出了明确的目标和具有操作意义的任务。3．档案管理体系的建设，有助于档案工作精细化程度的提升，通过将国家有关档案工作的规定和标准与企业的实际情况加以结合，并配以文件材料的清理排查，明确与档案管理有关的各项职责，制定出具有实际操作功能的档案工作标准和管理细则，并将其有效地嵌入档案信息管理系统之中，从而使档案管理的每一项工作都有明确的要求，都有明确的目标，都有明确的检验标准，改变粗放式的管理方式，建成责任明确、标准详细、指引清晰、流程受控、数据翔实、管理科学、利用高效、运行流畅的新型档案工作模式。4．档案管理体系的建设，有助于档案人员队伍的培养，促使档案人员着眼大局，更新观念，注重协调配合，全面掌握有关知识和技能，从传统的经验式管理理念中解脱出来，将过去“事依附于人”改造成为“人依附于事”，最终使档案工作由一个岗位的职责，改变成为一种科学的管理体系。档案管理体系的构建一、档案管理体制的改进传统企业档案管理体制改进之后的企业档案管理体制二、档案工作制度建设三、文件生成业务流程（系统）、档案管理业务内容、档案管理业务流程和档案信息管理系统的建设•1．文件材料生成业务流程（系统）。•文件材料生成业务流程（系统），是企业数据产生和运行的基础，目前已大都纳入各自相应的信息管理系统之中。档案管理体系的建设主要关注这些业务流程（系统）中的文件材料闭合结点，同时提出其与档案业务环节衔接的要求。•2.档案管理业务内容和业务流程。•档案管理业务内容和业务流程的设计，是档案管理体系建设的重点内容，一般均在各项档案管理制度中予以体现，并应嵌入档案信息管理系统之中具体运行。•3.档案信息管理系统。•档案信息管理系统是企业开展档案管理的计算机技术集成平台，也是目前档案管理实践活动的主要手段和工作环境。在档案管理体系建设过程中，档案信息管理系统的建设具有综合性的特点。档案信息管理系统的建设，也要求档案人员必须解放思想，更新观念，了解和掌握现代化管理环境下的档案工作已由过去注重档案实体管理转变为档案实体管理与档案信息资源管理兼顾的这种时代特点，勇于探索，切忌固步自封和经验主义，加快实现手工管理向自动化管理的过渡。•4.档案人员和档案管理设备设施。•档案人员是档案管理体系的主体，是控制该体系正常运行的核心力量。伴随着档案意识的提升和档案作用的不断发挥，档案人员的从业条件和任职定位也在不断调整和提升。在档案管理体系的建设过程中，对档案人员的队伍建设是一项不容忽视的内容，主要面临着几个重点任务：第一，职业素养培训。第二，更新和提升档案意识。第三，强化资源管理的理念。初始级Initial事务型经验型价值型特征C成熟度M一致型持续型可重复级Repeatable优化级Optimizing已管理级Managed已定义级Defined价值V123451、一般事务性工作。2、兼职管理状态。3、文档留存比较随意，有存无取状态明显。4、无制度，无工作流程1、专门性工作。2、专人专岗，经验式管理。3、有基本归档要求。4、文档留存界限不清晰1、专业性工作。2、专家式管理，已建立管理标准。3、归档范围及归档要求精细化、流程化。4、基本利用1、职能性资源管理工作。2、全员式、全过程管理。3、管理要求纳入企业标准。人依附于事4、能动服务1、全过程资源自动配置。2、管理体系可自动创新。3、全方位服务，深度开发。4、历史留存与资源管理职业化。四、企业文件档案管理体系成熟度评价文件运行过程的控制与归档标准的细化一、文件登记与积累管理制度的建立开展企业文件运行过程的有效控制，主要是针对企业各类文件材料在产生和使用过程中两个关键性责任者进行的，一个是文件材料形成的责任部门，另一个是文件材料形成的责任人。在实际工作中，我们设计并试行了文件登记和文件积累两项管理制度（细则），效果明显。1、企业文件材料登记，是指企业各部门对收发的各类文件材料所进行的规范化记录活动。这既是各部门一项日常工作内容，也是文件、档案数据统计分析工作的基础。Aab123下行文上行文平行文间接上下行文序号文件名称来源时间签收人办理注释收文登记表序号文件名称去向时间发送者备注发文登记表开始收文登记发文登记编号：按年度登记，年度内大流水排列填写文件题名填写文件来源填写签收文件时间填写签收人填写办理注释编号：按年度登记，年度内大流水排列填写文件题名填写文件去向填写发出文件时间填写发出人填写备注结束2、企业文件材料积累，是指企业各工作岗位任职人员针对自身形成和处理的各类文件材料所开展的规范化留存，此项工作既是各岗位日常工作内容，也是保证文件材料高质量归档的基础。员工文件积累袋档案文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.开始按照年度、项目、专题、会议、专业、工序等有机联系的线索，分别集中存放在积累袋中准备若干整理袋每袋须填写积累袋名称、责任者、时间范围、目录纸、密级等规定项目补充袋中材料交由兼职档案人员整理，挑选出归档文件组卷返回，自行处置如在归档期前离岗，进行文件材料交接结束属于归档范围不属于归档范围二、文件材料清理的流程与方法（一）文件材料清理的含义、内容和要求企业文件材料清理，就是将企业在各项工作中、各个部门(岗位)中产生和处理的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的记录等），进行有计划的排查，并根据文件材料的有关特征将其系统化，从而使企业各类信息数据类有所依，运行线路清晰，相关责任明确，为企业文件材料的归档管理提供准确的数据基础。•主要工作内容和要求是:•1.企业各部门应建立文件材料登记制度，积累文件材料形成和流转的数据记录，并定期向档案部门移交文件材料收发登记簿。•2.档案人员应对企业各部门的工作内容、工作职能、主要工作流程进行调研和了解。•3.企业各部门的领导及相关业务人员有义务配合档案人员的调查工作，帮助其了解有关业务情况。•4.档案人员应对收集集中的文件材料登记记录和调研获得的数据进行统计分析，在相关人员的帮助下，掌握各部门所形成和控制的主要业务文件类型，理清文件材料的类别和重点，协调文件材料归档的关键结点，明确归档责任的承担部门，形成企业文件材料清理汇总表（二）文件材料清理的工作流程（三）文件材料清理工作中所需要的工具XX有限公司文件清理工作问卷时间：部门：答卷人：项目组成员：（说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您根据实际工作的真实情况认真填写，填写时应写出具体文件名称。）1、您的岗位是：2、您在日常工作中，主要收到的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位）3、您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是：4、您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位）5、您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？6、您在日常工作中，接触最密切的部门（岗位）是哪些？7、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是：8、在您的岗位职责中，最不需要的文件是：9、您对目前企业文件管理有什么意见？数据运动状况示意图总经办文件清理表岗位/答卷人收到的文件办理的文件发出的文件来源去向总经理/陈总部门报告各部门书刊资料公司外部奖状、证书工艺配方、图纸等重要工作通知董事会、总经理办公会、生产会议纪录人事任命工作计划外来文件重要会议通知三、文件材料归档范围表的细化•（一）文件材料归档范围表细化的要求•1.文件材料归档范围应具体化，尽量以文件名称或种类(标准化文件)为单元进行著录，且应以文件材料清理结果为依据。避免直接套用国家、行业或其它单位的归档范围表。•2.文件材料归档范围表应明确标注归档责任部门，大型建设项目因多方参与，可以标注归档的责任单位，同时便于各部门参照执行的归档时间、归档份数和其他相关说明。•3.为方便使用，文件材料归档范围表可以按照归档文件的种类分别制订，也可以以归档责任者为主体，制订成部门（或参建单位）用表。分表可以直接嵌入档案信息管理系统中各有关部门的工作界面，形成归档范围菜单，供各部门在归档时对照使用，同时也便于档案部门按部门考核其归档任务完成的情况。•4.在企业内部机构发生大规模调整或相应的职能性质发生改变的时候，文件材料归档范围表应及时进行调整，调整的重点为重新确认归档责任部门，并将新生文件种类纳入归档范围中来，将不再产生的原归档文件材料清除掉。•（二）文件材料归档范围表的具体样式1、综合式归档范围表2.专门式归档范围表总之，文件材料归档范围表的细化，就是要将各个项目具体化或量化。这里不仅包括何种文件材料（文件名称、编号等）属于归档的范围，还应标明这种文件材料属于何类，是何部门（单位）形成的，由何部门（单位）对其负归档的责任，何时归档，归多少份，归档之后的保管期限是什么，甚至还可以标注该文件材料的载体特征、使用或办理的备注说明等内容。企业文件材料一旦列入归档范围表，且在实际工作中确实产生，则必须归档；没有列入归档范围表的文件材料，则禁止擅自归档，如确实属于重要文件材料，在制定归档范围表时被遗漏，或者属于新产生的文件类型，则需要由文件材料所属部门报送档案部门，经认真研究分析之后，再列入归档范围。档案分类与编号方式的改进•档案分类在档案管理体系建设中具有信息资源整合和档案实体管理的双重作用，同时也是档案传统手工管理与计算机自动化管理重要的业务衔接点。档案管理具有一个非常明确的目的，即企业所保存的档案材料，必须能够真实地反映出企业各项活动中具有重要意义的信息内容。一、档案分类的方法及其原理•分类是人们认识事物的一种基本方法。这种方法虽然具有经验性的特征，即人们会根据自己的生命阅历对周围的环境与事物进行识别和总结，但个体单一的经验，不足以构成高效率的和成熟分类的方法体系，于是便产生了科