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1万家公司的工作分析一、背景由于近年来公司发展过于迅速，人员也飞速增长，因此许多问题也逐渐暴露出来。表现比较突出的问题就是岗位职责不清，有的事情没有人管，有的事情大家都在管，但又发生推诿扯皮的现象。现在公司中使用的岗位职责说明已经是几年前的版本了，可实际情况却已经发生了很大变化，因此根本就无法起到指导工作的作用。由于没有清晰的岗位职责，因此各个岗位上的用人标准也比较模糊。这样人员的招聘选拔、提升方法就全凭领导的主观意见了；公司的薪酬激励体系也无法与岗位的价值相对等。员工在这些方面意见很大，士气也有所下降。最近，公司进行了一系列重组工作，年轻有为的新的高层团队也开始发挥作用，他们看到公司目前面脑的问题，决定请专业的咨询顾问进行一次系统的人力资源管理诊断和设计工作。由于工作分析是各项人力资源管理工作的基础，因此专家建议首先从工作分析人手。二、项目目标通过工作分析，使万家公司各个职位的职责、权限、主要的工作绩效指标和任职者基本要求等内容得到明确清晰的界定，为各项人力资源管理工作打下基础。在此过程中，理顺和调整一些不合理的岗位职责设置，并将新增加的岗位信息及时补充进去。三、工作分析的准备工作(一)成立工作分析项目实施小组本次工作分析项目由外部的咨询顾问组成专家组，并且和万家公司有关人员共同组成工作分析实施小组。万家公司参与到这个实施小组中的人有人力资源部人员和公司主管领导。项目实施小组中人员的责任与分工(见表1)：表1项目实施小组中人员的责任与分工项目组成员责任与分工外部专家顾问作为项目总体策划和实施的负责人，提供技术方案和指导，并通过可行的实施手段达到项目目标1．项目实施方案和计划的制定2．研究工具(调查表、问卷)的设计3．实施调研、访谈4．岗位说明书的撰写与修改5．提供相关的培训人力资源部作为项目的协调与联络人，配合专家开展工作1．帮助外部专家收集整理各种资料2．分发回收调查问卷3．安排其他人员配合专家组的工作4．收集公司员工和管理人员在项目实施中的反馈意见，并把意见反馈给专家组和公司领导5．协调安排工作所需的场所、材料、设备等6．安排专家在公司工作期间的食宿、接待公司领导把握项目的总体方向和原则，并对工作结果进行验收1．对专家组的总体方案和计划提出意见2．对公司员工进行动员3．对项目进程的检查和监督4．听取阶段性的汇报25．验收最终成果(二)准备相关的资料(1)组织机构图。(2)各部门职能说明书。(3)工作流程图。(4)职权体系表。(5)岗位责任制。(6)参加调查的人员名单。(三)设计有关研究工具本次工作分析所使用的方法有(见表2)：表2工作分析使用方法方法适用范围工作日志所有职位调查问卷所有职位访谈所有职位现场观察法生产岗位因此，专家组需要事先设计好相关的表格、问卷和访谈提纲。(四)制定工作分析的实施程序和时间表本次工作分析主要分为3个阶段进行，即准备阶段、实施阶段和结果整合阶段。具体时间表如表3所示：表3工作分析的实施程序和时间表星期日星期一星期二星期三星期四星期五星期六5.28▲5.295.305.316.16.26.36.46.56.66.76.8▲召开动员会议、公布计划日程、发放工作日志和度调查问卷并培训填写方法6.96.106.116.126.136.146.156.166.176.186.196.206.216.226.236.246.256.266.27查看现有资料、设计调研工具、排定实施日程基层员工访谈整理工作日志、调查问卷、观察记录6．9－6.12，被调查人员记录工作日志，填写调查问卷专家组进行现场观察人力资源部派出访谈日程和人员名单实施阶段开始准备阶段开始36.286.296.307.17.27.37.47.57.67.77.87.97.107.117.127.137.147.157.167.177.187.197.20▲7.217.217.227.237.247.267.277.287.287.297.308.18.28.38.48.58.68.78.88.98.108.118.128.138.14岗位说明书初稿形成8.158.168.178.188.198.208.218.228.238.248.258.268.278.28岗位说明书初稿形成8.298.308.319.1四、工作分析的过程下面我们将以公司中处于枢纽地位的行政管理部门——集团办公室中的职位为例，来看看如何通过工作分析的各种方法最终形成各个岗位的岗位说明书。(一)基本信息1．公司的组织机构图(图1)2．集团办公室的职能说明(见表4)表4集团办公室的职能说明部门名称：集团办公室汇报给：行政副总下设部门：行政事务部、公关宣传部、文秘档案部验收、公布、实施修改岗位说明书：高层领导提出意见，各级管理人员和员工对有关内容进行补充整理收集来的各种信息，撰写岗位说明书初稿结果整合阶段开始中层经理访谈基层主管访谈高层经理访谈4部门工作目标：为集团各部门和各分公司的运作与发展提供良好的后勤保障与公共关系支持系统部门的主要职能：1．制定集团的行政事务管理制度、公关宣传的有关制度以及文件档案管理有关制度。2．对办公、车辆、环境卫生、安全保卫等各项行政事务实施管理。3．制定集团整体形象的宣传与对外公关的策略，并配合企业文化建设开展对内宣传。4．对集团上传下达的文件和往来公文进行管理。图1公司的组织机构图3．集团办公室的组织结构图(见图2)质量管理部计划协调部生产副总材料采购部武汉分公司成都分公司西安分公司集团总裁行政事物部文秘档案部人力资源部财务部MIS系统部攻关宣传部市场部销售副总销售管理部集团办公室广州分公司产品一部产品二部行政副总上海分公司沈阳分公司产品三部大客户部客户服务中心产品研发中心生产管理部安全生产办公室技术支持部总裁助理5图2集团办公室的组织结构图(二)信息收集的过程1．填写工作日志(见表5工作日志填写说明)表5工作日志填写说明在填写工作日志之前，请仔细阅读下面的说明：1．填写工作日志的目的是为了清楚地了解您的工作任务和职责，以便改进工作流程，提高工作效率。关注的焦点是工作本身，绝对不涉及对您工作表现的评价。2．关于工作日志中时间的填写方法：开始时间：一项工作活动开始的时间(以分钟为单位)。结束时间：一项工作活动结束的时间(以分钟为单位)。所耗时间：从事一项工作活动总共所耗费的时间(以分钟为单位)。当一项活动是延续一段时间的活动时，可以记下开始时间和结束时间及所耗时间(中间如果插入其他活动，另外记下时间)；当活动持续的时间非常短暂，但是在一段时间内反复出现时，可以不记录每次的开始时间和结束时间，而记下在一段时间内发生的次数和总共所耗的时间。3．请您在每天的工作开始之前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切忌在一天工作结束后一并填写。4．对工作活动内容的描述要尽可能具体化，判断工作内容描述是否具体化的标准就是没有亲自观察过您工作过程的人可以比较清晰地想像出您的工作活动。5．不要遗漏那些细小的工作活动，以保证信息的完整性。6．活动的描述中用职位代替人名，不要使看工作日志的人感到费解。7．若因工作需要外出办事，应在归来后立即补充记录。8．请您提供真实的信息，以免损害您的利益。9．请您注意保管，以防遗失。表6就是公关宣传部经理所记录的工作日志：公共关系专员行政助理行政事务部经理集团办公室主任集团办公室主任主任秘书公共宣传部经理企业宣传专员品牌管理专员行政事务主管综合文档管理员秘书高级秘书文秘档案部经理固定资产管理员安全保卫主管6表6公关宣传部经理的工作日志6月9日星期二工作活动开始时间结束时间所用时间（分钟）8：309：3060审阅企业宣传专员交来的最新一期《万家人》稿件，对稿件的内容和排版设计提出意见9：3011：30120与广告公司协商广告有关事宜，品牌管理专员同时参加11：3012：0030继续阅读稿件13：0014：3090到集团公司主任办公室谈话，讨论关于举办大型广场晚会的问题14：3015：3060向公共关系专员传达集团办公室主任对广场晚会的意见，并讨论有关具体实施的问题，让公共关系专员草拟具体的实施计划15：3016：0030与几个媒体的朋友通电话，讨论广告宣传的有关问题16：0017：3090与企业宣传专员讨论对最新一期《万家人》杂志的意见，并进一步讨论对今后该杂志发展的意见6月10日星期三工作活动开始时间结束时间所用时间（分钟）8：309：0030回复几个业务有关的email9：0011：00120面试两个公关宣传专员的应聘者11:0012:0060与人力资源部的员工关系主管讨论《万家人》杂志的有关问题13：0015：30150参加市场部有关暑期促销活动的会议15:3016:3060文化演出公司前来洽谈有关大型广场晚会的事项16:3017:3060审阅《万家灯火》双周刊的大样6月11日星期四工作活动开始时间结束时间所用时间（分钟）8:309:3060广告公司送来最新的广告样片，提出修改意见9：3010：3060在各部门、各分公司的兼职宣传员工作会议上讲话10：3012：3090回复email，处理信件、传真13：0017：30270去参加大型广告传媒博览会17：3021：00210领导全部门员工准备明天迎接上级单位和新闻媒体到公司参观的事宜6月12日星期五工作活动开始时间结束时间所用时间（分钟）78：3012：00210接待上级单位和新闻媒体参观12：0013：3090陪同领导午餐13：3014：3060与部门员工一起开会，总结本次接待参观中的经验教训。并对部门一周的工作进行总结，提出下周的主要工作安排14：3017：30180撰写本周的工作总结和下周工作计划2．填写调查问卷表7是公关宣传部经理所填写的一份调查问卷表7公关宣传部经理填写的调查问卷（蓝色字体表示其选择的答案）工作分析调查问卷为了进一步深化公司(人事制度的)改革，特开展本项调查工作。调查只针对岗位，不针对具体人员，请不必顾虑，如实回答，谢谢!部门集团办公室职位公关宣传部经理上级主管集团办公室主任下属品牌管理专员、公共关系专员、企业宣传专员工作的时间要求正常的工作时间每日自(8：30)时开始至(17：30)时结束每日午休时间为(1)小时，(50％)情况上可以保证每周平均加班时间为(5)小时实际上下班时间是否随业务情况经常变化。(总是，有时是，偶尔是，否)所从事的工作是否忙闲不均。(是、否)若工作忙闲不均，则最忙时常发生在哪段时间每周外出时间占正常工作时间的(30％)外地出差情况每年平均几次(5)，每次平均需要(5)天本地外出情况平均每月(10)次，每次平均(3)小时工作目标主要目标：为公司业务发展创建良好的公共关系环境使公司的品牌得到推广，扩大知名度使企业文化渗透到员工之中工作概要用简练的语言描述一下您所从事的工作：通过各种形式推广宣传企业的形象和品牌，建立广泛的公共关系，并在企业内外宣传企业文化工作职责工作活动内容占全部工作时间的百分比(％)权限全权部分协助举办各种宣传推广活动30％▲负责公司形象广告和产品广告30％▲创办对外宣传刊物《万家灯火》15％▲创办内部刊物《万家人》10％▲公关活动的组织接待15％▲失误的影响经济损失12345轻较轻一般较重重公司形象损害12345轻较轻一般较重重经营管理损害12345轻较轻一般较重重8若您的工作出现失误，会发生下列哪种情况说明（续）失误的影响不影响其他人工作的正常进行只影响本部门内少数人影响整个部门影响其他几个部门影响整个公司如出现多种情况，请按影响程度由高到低依次填写在下面括号内(5)内部接触在工作中不与其他人接触()只与本部门内几个同事接触(5)需与其他部门的人员接触(4)需要与其他部门的部分领导接触(4)需要同所有部门的领导接触(2)将频繁程度等级填入左边括号中偶尔经常非常频繁12345外部接触不与本公司以外的人员接触()与其他公司的人员接触(4)与其他公司的人员和政府机构接触(4)与其他公司、政府机构、外商接触(4)将频繁程度等级填人左边括号中偶尔经常非常频繁12345监督直接和间接监督的人员