02-会议管理手册

会议管理手册编号：效力级别：适用范围：编制中心：版次：密级：页数：生效日期：签发：修订信息档案修订时间修订版次主要修订（概述）签发人第1页第一章手册编制说明一、手册说明本手册用以规范广州AA房地产开发有限公司（以下简称“公司”）在房地产经营开发过程中两类重要会议（经营管理工作会议和项目开发决策会议）的召开标准，通过指引性的文字说明，明确各级会议的目的、召开时间、组织部门、参与部门、上会资料、输出成果等要素，指导会议的召开，保障公司经营管理工作的有效开展和项目开发的有序推进。本手册是公司运营管理体系的构成文件，共包括四个部分：1.手册编制说明：本部分就编制本手册的目的、手册的主要内容框架、手册中涉及的会议范畴、主要关键词等做出说明，是阅读和使用本手册的指南。2.会议组织管理：本部分从组织保障的层面概述了各相关中心在会议管理体系中承担的职责，包括会议体系规划、会议组织、会议参与、会议决议跟踪等，以方便对第四部分会议标准的理解。3.会议名录管理：本部分列出了公司现阶段应重点关注的会议名录，其中包括经营管理工作会议和项目开发决策会议。4.会议标准管理：本部分针对“会议名录管理”中的会议，依次明确了各类会议召开的目的、召开时间、组织部门、参与部门、上会资料、输出成果等信息。二、手册调整与修改1.公司应根据发展战略和环境变化的要求，每年由集团计划运营中心牵头组织对本手册的适用性、有效性和保障作用做出评价，并根据运行评估结论适时提出调整修订方案；本手册内容确定后在一定阶段内应保持相对的稳定。2.当公司战略、管控模式、项目开发模式、相关中心/部门职责设置、权责设计或业务流程发生较大变化时，应及时修订本手册。三、手册特定用语说明房地产企业的会议分为三大类，其中前两类为本手册关注的重点内容，各第2页专业中心内部可自行组织定期的专业研讨会，但此类会议不属于本手册关注的重点。1.经营管理工作会议：公司管理层参与，多为定期召开，关注公司整体经营和管理层面各类问题的解决，包括战略规划、经营指标讨论、重大工作安排、人事安排、体系制度调整，及其他需要上升到高管层面讨论的工作问题等。2.项目开发决策会议：相关领导、部门、专业参与，着眼项目开发线条上的关键点，通过多专业讨论、评审等方式，完成项目开发思路、开发方案、重大技术方案、成果等的确认，推进项目整体运营，确保项目计划和总体经营目标的达成。3.其他类会议：房地产企业除上述两类会议之外的其他会议，又可细分（a）部门、部门内/部门间的日常工作沟通会、周例会、专业研讨会等，着眼于解决具体问题，尚没有上升到运营决策层面；（b）行政事务类会议，包括但不限于各类迎送往来的接待会、公共宣传会、新闻媒体发布会等。此类会议管理可参考本手册通用管理标准进行管理。第3页第二章会议组织管理一、集团计划运营中心1)负责公司部分经营管理类和项目运营决策类会议的体系规划、标准制定等工作；2)对本中心发起和组织的公司层面的经营管理工作会议和项目开发决策会议，履行会议准备、会议召集、会议组织、会议记录、会议纪要（含决议）的整理与发布、会议决议事项跟踪等职能；3)对其他中心、地区公司拟召开的经营管理工作类和项目运营决策类会议履行提醒职能；4)监控地区公司经营管理工作类和项目运营决策类会议的召开、决议执行；5)对其他中心、地区公司报送的经营管理工作类和项目运营决策类会议纪要和相关档案（副本）进行统一管理。二、集团综合管理中心1)负责会议的会议登记、会议室调度、会前硬件准备（如视频系统、投影仪、白板等）、会务服务（如茶水、订餐等）等工作；2)负责会议前后的会议室整理清洁工作（会议组织部门予以配合）；3)督促各单位按时报备相关事项。三、地区公司计划运营岗1)负责组织本地区公司层面的经营管理工作会议和项目开发决策会议，履行会议准备、会议召集、会议组织、会议记录、会议纪要（含决议）的整理与发布、会议决议事项跟踪等职能；2)对地区公司其他部门拟召开的经营管理工作类和项目运营决策类会议履行提醒职能；3)对地区公司其他部门报送的经营管理工作类和项目运营决策类会议纪要和相关档案（副本）进行统一管理。第4页四、总部各中心、各地区公司1)组织本中心、本地区公司内部会议或参与相关会议。2)组织会议的中心、地区公司应开展的工作：a)发出会议通知；b)组织相关中心准备上会资料；c)召开会议、安排会议记录、控制会议议程，达到召开会议的目的；d)在会后整理和报送会议纪要、跟进会议决议执行情况。3)当会议不能按计划规定如期召开时，及时发起延期或调整申请。4)会议参与的中心、地区公司：认真做好会议准备，履行本中心、地区公司建议/评审职责。五、各级领导1)根据本手册规定，各级领导主持或参与相关会议；2)当会议组织中心发起会议延期或调整申请时，该会议的会议决策人进行审批；3)根据工作的实际情况，可对参会人员进行适当调整，需于会前报会议决策人批准。第5页第三章会议名录管理本手册管理和规范的会议共有23类，其中经营管理工作会议7类，项目开发决策会议16类。除此之外的其他会议，各部门亦应按照业务流程要求和实际工作需求适时召开，保证各项工作顺利开展。本手册会议名录如下：一、公司经营管理工作会议名录序号公司经营管理工作会议会议议题组织部门1中长期发展规划评审会评审公司中长期发展规划集团计划运营中心2公司年度大会总结年度经营目标完成情况，评审下年度经营计划，确定各地区公司的年度目标责任书并签订集团计划运营中心3半年度经营计划会总结上半年经营工作，提出下半年工作思路及重点举措集团计划运营中心4集团月度运营例会协调解决公司月度运营中的重要问题集团计划运营中心5集团周运营例会协调解决公司每周运营中的重要问题集团计划运营中心6地区公司月度运营例会协调解决地区公司月度运营中的重要问题地区公司计划运营岗7地区公司周运营例会协调解决地区公司每周运营中的重要问题地区公司计划运营岗二、公司项目开发决策会议名录序号项目决策会议会议议题组织部门1项目立项会评审项目内部立项报告集团土地储备中心2项目定位评审会评审项目定位报告集团营销管理中心3概念设计评审会评审概念设计成果集团研发设计中心4项目投资决策会评审项目可行性研究报告集团土地储备中心5方案设计评审会（含示范区方案设计评审）评审方案设计成果（含示范区方案设计成果）集团研发设计中心6项目启动会对项目前期资料进行交底，初步确定项目开发策略、评审项目运营目标书（含一二集团计划运营中心第6页级计划节点）7工程管理策划方案评审会评审项目工程管理策划方案地区公司工程管理部8景观方案设计评审会景观方案设计成果集团研发设计中心9营销整体方案评审会评审项目营销整体方案集团营销管理中心10合约规划评审会评审项目合约规划方案集团招采管理中心11总包定标决策会对入围的总包单位进行评定标集团招采管理中心12目标成本评审会评审施工图版的目标成本集团成本管理中心13开盘方案评审会评审首期开盘方案集团营销管理中心14物业移交沟通会沟通制定物业移交验收方案地区公司工程管理部15集中交付方案评审会评审集中交付方案地区公司营销策划部16项目后评估大会评审项目后评估报告集团计划运营中心第7页第四章会议管理标准一、通用会议管理标准1.会议申请1.1各类会议组织部门根据工作计划和工作进展情况，适时发起会议，明确会议拟召开日期，拟定会议通知，经该会议决策人审批后发放会议通知至参会人员。1.2会议决策人应审核会议召开的必要性、时效性、充分性：1.2.1必要性：根据工作计划和会议体系规定，审核有无必要召开此会及是否与其他会议合并召开；1.2.2时效性：根据项目计划节点和工作计划要求，审核相关会议召开的时机是否适当及会议召开的效果能否保证；1.2.3充分性：根据会议标准要求，审核各项会议安排是否考虑周到，有无重要事项遗漏，是否满足召开的要求。1.3会议申请应在1个工作日内完成，对未通过审核的会议申请，会议决策人应将意见及时返回会议组织部门，并协助处理相关问题。1.4若会议组织部门非因计划调整等原因（如临时的工作变动、人员出差、不可抗因素等），不能及时召开相关会议；或在会议召开申请虽已审查通过，但因突发原因不能按时召开时，应及时发起会议延期或调整通知。1.5对延期或调整的会议，在阻碍因素消除时适时发起或重新发起会议。2.会前准备2.1会议申请审核通过后，会议组织部门组织完成会前的各项准备工作。2.1.1会议组织部门进行会议室申请，并根据本手册会议标准与各参会部门协调、明确到会人员。2.1.2会议组织部门最迟于会议召开日期至少2天前以邮件形式发出会议通知，明确会议主持人、参会人员、准备资料、会议召开时间、会议室安排等内容。会议组织部门应同时发送一份会议通知给集团计划运营中心（集团公司级会议）/地区公司计划运营岗（地区公司级会议）以作备案存档。2.1.3需要参会人员在会前先行参阅的资料，应一并以会议通知附件形式发出，第8页并在会议通知中加以明确，各参会单位应在会前组织阅读并在规定时间前反馈意见。2.1.4会议汇报部门应将汇报材料按会议要求准备完毕后，在会议前2天提交会议组织部门。2.1.5会议召开前1天，会议组织部门应将所有上会资料收集整理完毕，并准备会议所需的各类资料。各类资料准备要求如下：1)对文字类资料，会议组织部门打印或分发电子版本给各与会领导和参会部门负责人或指定人员。2)对多媒体资料，会议组织部门应在会议召开当天将其拷入使用电脑，并确认相关软件能够正常使用。3)对图片资料及其它实物资料，会议组织部门应妥善存放并于会议召开前携带至会议室。4)各类会议资料的分发，应遵循公司保密工作及知识管理的相关规定。2.1.6会议若需召开多轮，自第二轮起，每次会议召开前，会议组织部门应将准备资料中与此前版本的差异与调整之处进行说明。2.2会议组织部门在会前应通知会务保障部门（集团综合管理中心/地区公司人力行政部），做好会议的各项后勤服务及保障工作。对于重要会议，会务保障部门应安排人员协助会议召开，网管做好会议设备调试和使用支持工作。2.3对提交决策会议审议的资料或初步成果，各中心、地区公司应提前组织本中心/部门与接口中心/部门人员进行充分、细致的评审和沟通，并就多数问题达成一致意见，未通过中心/部门内部及跨中心/部门评审的资料或初步成果不能提交公司决策会议评审讨论。2.4会议组织部门应在会前收集各参会部门的议题，并进行汇总整理，与会议主持人沟通并就拟讨论议题事项达成一致，未事前明确的会议议题一般不作为会议内容。会议议题的提前明确可保证会议召开时主题明确，便于会议时间的安排和保证重要事项的决策效果和质量。3.会议过程管理第9页3.1会议召开前，会议组织部门汇同集团综合管理中心/地区公司人力行政部做好会议前各项准备工作，包括但不限于：桌椅摆放、会议签到表放置、白板放置、投影仪/激光笔等电子设备检查、茶水准备、上会资料打印等。集团综合管理中心/地区公司人力行政部应定期巡查会议设备，确保会议投影仪、激光笔等会议设备正常使用。3.2会议应按时召开，与会人员不得无故缺席，如需请假，需提前征得会议主持人同意并指派替代人员，否则以缺勤处理。会议进行过程中，与会人员不得迟到早退，并应遵守会场秩序，关闭手机或将手机调成振动，不得在会场内打电话、睡觉、聊天或做与会议无关的事情。3.3会议进行过程中，会议组织部门负责会议记录，并应协助主持人掌握会议议程（当会议主持人不是来自会议组织部门，或为公司相关领导时）；各参会人员应充分发挥能动性，积极参与各议题的讨论与审议；会务保障部门负责会议中的勤务保障工作（茶水续添、订餐等）。3.4会议主持人应掌握会议时间，引导会议议题，确保会议效率。3.5会议中针对相关议题应达成决议，对一次会议不能达成最终决议的（如设计阶段的各项评审决策会）,会议应明确后续跟进措施、责任部门/岗位、解决时间等，对多部门配合事项应达成明确承诺。此类决议性内容应在会议纪要中明确反映。3.6会议结束后，会议组织部门协助会务保障部门进行会场清理工作，对遗漏在会议室，关乎机密决策的文件资料，应逐一整理带离或销毁。4.会议后续工作