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数字档案室管理制度为保障数字档案的有序、规范、安全地采集、管理和利用，特制订本制度。1、档案员为数字档案的安全保密负责人，本单位计算机技术人员可采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案员做好数字档案保密工作，其他工作人员应自觉维护数字档案的安全保密。2、数字档案室系统登录账号和密码必须妥善保管，不得泄露给他人。密码应该定期更改，密码长度应该在八位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。3、数字档案条目和原文按利用级别划分为公开、不公开两个级别。档案员应根据数字档案实际内容设置条目和原文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。4、数字档案仅限于本单位工作人员查询、非本单位人员需经本单位分管领导同意后方可查询。5、数字档案原文仅共本人查阅，不得擅自外传。6、涉密档案不得在网上提供查询。7、严格控制档案数据网信息接入点，禁止外来计算机在未经许可的情况下接入档案数据网络。8、严格控制移动硬盘、U盘、光盘等移动存储设备在未经许可的情况下接入存有数字档案资源的电脑，移动复制数字档案。电子文件归档管理制度.为了加强对电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》和《电子文件归档与管理规范》等有关文件规定，特制定本制度。一、电子文件的管理体制和工作职责1、电子文件是一种独立的档案门类和载体，在其形成到归档的管理过程中，由各形成部门和档案部门指定专人负责。2、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。3、电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效读取。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。二、电子文件的归档方式1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。2、各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。3、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。三、电子文件的移交与保管1、各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。2、档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。3、入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。4、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。5、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃-20℃，相对湿度选定在35%-45%。档案数据管理维护制度1、数字档案由专人负责管理和维护，确保档案数据安全。2、各门类数字档案经质量检查合格后，通过导入和挂接进入数字档案室管理系统，统一管理。3、修改、删除数字档案必须由档案员执行操作。4、数字档案应至少制作三套备份，一套硬盘，两套光盘，备份介质分开保管，一套异地保存。5、档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。数字档案鉴定销毁制度1、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准，逐卷或逐件进行。2、数字档案鉴定工作需要在主管领导领导下，由熟悉档案业务的人员和有关职能部门组成鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审查，做出鉴定，提出存毁意见。3、需销毁的电子档案，由档案室提出建议，编写销毁清册，由电子档案鉴定小组写出书面报告后，经分管领导批准并备案后方可执行。4、监销人员在销毁电子档案前，认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案是否一致。具体销毁根据国家有关规定执行。销毁后，在销毁清册上签字，销毁清册由局综合档案室归入全宗卷永久保存。5、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类数字档案。电子档案利用和利用登记制度为充分发挥电子档案的作用，确保电子档案有效、安全地利用，特制定本制度。1、电子档案查询须严格按照权限进行。无相应权限者不得查询相关电子档案。2、本单位工作人员利用电子档案资料，需要填写《查阅电子档案登记表》，登记查询人员情况，借阅目的、范围内容等。3、重要电子档案需经有关领导同意后方可查阅；涉密电子档案一般不给查阅，确因工作需要，应当经过主管档案工作的领导签字批准。4、非本单位查阅档案者，必须持有单位的介绍信，经本单位有关领导批准同意后方可查阅电子档案。5、查询利用应使用拷贝件，电子档案的封存载体不得外借。6、未经档案室同意，查阅档案者不得私自拷贝电子档案。发现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任。7、如因特殊情况确需拷贝电子档案文本，需经过档案室负责人同意，密级档案必须经过主管档案工作的领导批准。8、查询利用时应遵守有关保密规定。9、档案人员要能够及时了解利用者需要，主动提供档案信息服务，采用多种形式主动服务。10、查阅档案者查阅完毕后，需认真填写《电子档案利用效果登记表》。7、档案管理人员应根据《电子档案利用效果登记表》每季度统计一次档案利用情况。数字档案室材料归档范围一、基本原则1、本单位文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各门类和载体的历史记录。2、本单位形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。3、本单位对应归档电子文件的数据、背景信息等要进行相应归档。4、本单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。5、问单位同其他单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。6、凡属本单位归档范围的文件材料，必须按规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。7、保管期限为永久、30年的文件材料应该按规定定期向市档案馆移交，整理与编目应遵循理当单位整理（立卷）分工原则，尽量避免文件材料的重复归档。8、不必归档或仅有备查作用的文件材料，经单位保密工作领导小组批准后可以定期销毁。二、本单位文件材料归档范围1、反应本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究有利用价值的文件材料；2、本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料、下级单位报送的重要文件材料；4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。三、文件材料不归档范围1、上级单位的文件材料中，普法性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿、无特殊保存价值的信封，不需要办理的一般性人民来信、电话记录、单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、同级单位的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级单位的你材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。纸质档案数字化技术规范一、纸质档案数字化基本要求1、符合国家档案开放规定以及有关规定，属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。2、纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。3、应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总、装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。二、档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。1、按照《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。2、在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。3、按要求把统一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。4、破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或烫平等）后再进行扫描。5、制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。6、扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。三、档案扫描1、根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫面后的图像拼接方式处理。2、纸质状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。3、扫描色彩模式一般有黑白二值，灰度、彩色等。通常采用黑白二值。4、页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。5、页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片，彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。6、扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。7、采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分表率一般均建议选择≧150dpi。特殊情况下，如文字偏小、密级、清晰度较差等，可以适当提高分辨率。需要进行OCR汉子识别的档案，扫描分辨率建议选择≧300dpi。8、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。四、图像处理1、对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。认真填写相关表单，记录质检检查结果和处理意见。2、对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。3、对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。4、对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。5、裁边处理。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。五、图像存储1、采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的