制作电子表格

第5章制作电子表格Excel2003是微软公司开发的办公软件Office2003中的一个组件，是一个典型的电子表格处理软件，它不仅可以制作各种精美的表格，还可以对表格中的数据进行分析，是提高办公效果的得力工具，被广泛应用于财务、统计、行政管理及办公自动化等领域。本章主要介绍Excel2003的基本知识和基本操作技能，旨在帮助用户掌握Excel2003软件的使用方法，学会制作各种应用表格。5.1Excel2003的基本操作Excel2003是功能十分完善的电子表格处理软件，它具有强大的表格处理能力，使用它完全能够处理日常办公中的各种表格。同学们知道要学习Excel2003，兴致很高，大家早就听说Excel2003是个功能强大的电子表格处理软件，所以很想一试身手，亲自制作简单的电子表格。经过不懈的努力，同学们制作出了如样例5.1所示的学生情况登记表。样例5.1：进入Excel2003操作环境是制作电子表格的前提，输入具体内容、设置格式是制作电子表格的基础，可靠有效地保存表格数据是完成电子表格制作的关键，因此本任务操作可以分解成以下过程：进入Excel2003并创建工作簿输入和编辑表格数据保存工作簿，退出Excel20035.1.1进入Excel2003、创建工作簿Excel2003启动后，将自动建立一个名为Book1的空白工作簿，用户可以在此进行表格操作。当然，用户也可以自己创建一个新的工作簿，然后再制作表格。操作步骤（1）单击Windows的“开始”按钮，打开“开始”菜单。（2）选择“开始”→“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeExcel2003”命令，即可启动Excel2003。提示：Excel窗口和Word2003窗口大致相同，但也有不同的地方。不同之处在于，Excel包括活动单元格、名称栏、编辑栏、工作表和工作簿等，Excel2003的主窗口如图5-1所示。图5-1Excel2003操作窗口（3）选择“文件”→“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格，如图5-2所示。图5-2“新建工作簿”任务窗格（4）单击“新建”选项组中的“空白工作簿”链接，可以新建一个空白工作簿。5.1.2输入和编辑表格数据表格是进行数据处理的一种有力的工具，利用表格处理数据不但能极大地提高工作效率，也可以加大数据的信息含量。输入和编辑表格数据是创建表格的基础性操作。操作步骤（1）在打开的空白工作簿中，按样例输入文字内容，如图5-3所示。图5-3学生情况表提示：打开工作簿是输入数据、编辑表格的前提，选择“文件”→“打开”命令，弹出“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表框中选择文件所在的位置，然后双击需要打开的工作簿文件名，或选中文档后，单击“打开”按钮，可打开已创建的空白工作簿，如图5-4所示。图5-4“打开”对话框（2）选中A1:G1单元格区域，单击常用工具栏上的“合并居中”按钮，将7个单元格合并为一个单元格，使表格标题“学生情况登记表”居中。（3）将鼠标放在列号之间或行号之间拖动单元格的边框线，调整列宽或行高。（4）选中整个表格内容，单击“格式”工具栏上“边框”按钮的下拉箭头，选择其中的“所有框线”样式，设置表格线。5.1.3保存工作簿并退出Excel2003完成表格编辑操作后，应该及时退出Excel2003，释放它占用的系统资源。保存创建的表格并正确退出Excel2003是结束电子表格制作工作的标志。操作步骤（1）选择“文件”→“保存”命令，弹出“另存为”对话框，如图5-5所示。图5-5“另存为”对话框（2）在“文件名”下拉列表框中输入文件名“Book1.xls”，选择保存位置，然后单击“保存”按钮，编辑完成的表格即在指定位置保存。（3）单击Excel2003主窗口中的“关闭”按钮，或选择“文件”→“退出”命令，或按“Alt+F4”组合键可退出Excel2003。相关知识链接1.单元格行与列交叉形成单元格，它是存储数据、公式的基本单位，Excel用列号行号来表示某个单元格，行号用阿拉伯数字1、2、3…表示，列标用英文字母A、B、C…表示。例如，B5代表第5行第2列的单元格，第9行第8列处的单元格则命名为H9。2.单元格操作选定插入位置，选择“插入”→“单元格”命令，弹出“插入单元格”对话框，进行相关操作可以插入单元格。选定要移动或复制的单元格或单元格的区域，单击常用工具栏上的“剪切”或“复制”按钮，然后选定目标单元格或单元格区域的左上角单元格，单击常用工具栏上的“粘贴”按钮，可以移动或复制单元格。选定要删除的单元格或单元格区域，选择“编辑”→“删除”命令，弹出“删除”对话框，进行相关操作可以删除单元格。3.工作表工作簿是Excel2003的基本文件，工作表也称表单（Sheet），存在于工作簿中，一个工作簿可以包括一个或多个工作表，数据存在于工作表中。4.工作表操作选定当前工作表，选择“插入”→“工作表”命令，可以在当前工作表的前方插入一个新的工作表。单击需要删除的工作表标签，然后选择“编辑”→“删除工作表”命令，可以删除工作表。选定要移动的工作表，选择“编辑”→“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，进行相应操作可以移动或复制工作表。选定要重命名的工作表，选择“格式”→“工作表”→“重命名”命令，使工作表标签处于改写状态，可以重命名工作表。拓展与提高1.导入外部数据Excel允许将文本、Access等文件中的数据导入，以实现与外部数据共享，提高办公数据的使用效率。新生入学时接待老师按文本文件格式将学生的基本数据输入计算机，如何充分利用这些数据为后续管理工作服务是管理者普遍关心的问题。在Excel中共享文本文件中的数据，需要进入Excel操作环境，并使用专门命令导入数据，因此，任务操作可以分解成以下过程：启动Excel选择数据源导入文本文件中的数据操作步骤（1）启动Excel，打开空白工作簿。（2）选择“数据”→“导入外部数据”→“导入数据”命令，弹出“选取数据源”对话框，如图5-6所示。图5-6“选取数据源”对话框（3）选中保存学生基本数据的文本文件后，单击“打开”按钮，弹出“文本导入向导-3步骤之1”对话框，如图5-7所示。图5-7“文本导入向导-3步骤之1”对话框（4）选择文件类型和导入起始行后，单击“下一步”按钮，弹出“文本导入向导-3步骤之2”对话框，如图5-8所示。图5-8“文本导入向导-3步骤之2”对话框（5）单击“完成”按钮，弹出“导入数据”对话框，如图5-9所示。图5-9“导入数据”对话框（6）选择“现有工作表”单选按钮，单击“确定”按钮，将导入数据存放在打开的空白工作簿中，如图5-10所示。图5-10导入外部数据后的Excel表格提示：选择“数据”→“XML”→“导入”命令，并进行相关操作可以导入XML文件。2.使用模板若将常用的工作表格式保存为模板，可以节省制作类似工作表时重复输入数据与设置格式的时间，所以把经常需要的工作表或文件制成模板，可以提高工作效率。由于存储学生基本数据的电子表格会在后续管理中经常使用，所以需要将电子表格制成模板，在以后制作相似的表格时可利用模板快速生成实用的电子表格。制作模板是为了快速生成电子表格，使用模板制作电子表格必须先生成模板，因此，任务操作可以分解成以下过程：建立模板使用模板操作步骤（1）打开“学生基本数据”工作表。（2）选择“文件”→“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“模板”选项，Excel将自动选择保存位置为“Templates”，如图5-11所示。图5-11“另存为”对话框（3）单击“保存”按钮，工作表以模板形式保存。（4）打开“新建工作簿”任务窗格，单击“本机上的模板”链接，如图5-12所示。图5-12选择使用“本机上的模板”（5）在“模板”对话框的“常用”选项卡中，选择新建的“学生基本数据”模板，如图5-13所示。图5-13“模板”对话框（6）单击“确定”按钮打开模板，此时用户可以修改并生成新的表格。5.1.4练习与实训建立一个“学生成绩”表格，练习数据的录入、工作簿、单元格和工作表的基本操作。具体操作要求如下。（1）表格标题居中。（2）表头包括：姓名、性别、数学、语文和计算机。（3）将工作表更名为“学生成绩表”。（4）在表格中插入一列，输入英语成绩。（5）保存工作簿。5.2制作学生成绩表对创建的工作表进行必要的修饰，使工作表主题鲜明、风格独特、外观靓丽，是使用电子表格的进一步追求。通过表格的格式化操作，可以美化表格，制作出样式精美的电子表格。张老师是实验中学初一年级的班主任，期中考试结束后，为了向教务处报送每个同学的考试成绩，张老师使用Excel2003制作了如样例5.2所示的学生成绩登记表。样例5.2：要完成样例表格，首先要正确输入文字信息、设置字符的格式，然后考虑对表格进行进一步的修饰，使表格的主体鲜明、内容突出，最后需要根据显示要求设置条件格式，突出显示特殊数据。因此，制作学生成绩表的任务可以分解成以下过程：编辑文字格式编辑表格格式设置条件格式5.2.1编辑文字格式设置字体格式的快捷方法是使用“格式”工具栏中的“字体”按钮，但这种方法只能设置字体、字号和字形，如果用户希望对工作表中的文本进行更加详尽的设计，可以使用“单元格格式”对话框。操作步骤（1）启动Excel2003，建立一个新的工作表。（2）选中A1:F1单元格区域，单击“常用”工具栏中的“合并并居中”按钮，然后输入文本“学生成绩登记表”。（3）选中文本“学生成绩登记表”，选择“格式”→“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，如图5-14所示。图5-14“单元格格式”对话框（4）在“字体”列表框中选择“楷体”；在“字形”列表框中选择“加粗”；在“字号”列表框中选择“18”；在“颜色”列表框中选择“红色”，单击“确定”按钮。（5）在A2:F2单元格区域中输入如样例5.2所示的学生成绩登记表标题，在“常用”工具栏中设置“字体”为“宋体”，“字号”为“12”，“颜色”为“蓝色”，“加粗”显示。（6）选中A3单元格，在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“文本”选项，如图5-15所示。图5-15“单元格格式”对话框的“数字”选项卡（7）单击“确定”按钮。（8）在A3单元格中输入“001”，将鼠标指针指向单元格填充柄，如图5-16所示。图5-16填充柄（9）当指针变成黑实心十字时，向下拖动填充柄至A12单元格，表格数据按序列自动填充，效果如图5-17所示。（10）在B3:E12单元格区域按样例分别输入学生的姓名和各科成绩，在B13单元格中输入文本“平均分”。（11）选中B5单元格，选择“插入”→“批注”命令，在单元格的右上角将出现红色小三角符号，打开“批注”文本框，在文本框中输入文本“获得2008年市级‘三好学生’荣誉称号”，如图5-18所示。图5-17数据填充图5-18输入批注内容（12）选中A2:F13单元格区域，打开“单元格格式”对话框，如图5-19所示。图5-19“单元格格式”对话框（13）在“对齐”选项卡“文本对齐方式”选项组的“水平对齐”下拉列表框中选择“居中”，使单元格区域内的所有数据居中显示，效果如图5-20所示。图5-20文字格式效果5.2.2编辑表格格式为了使表格更加美观，其中的部分数据显示得更加突出，可以为表格添加边框和底纹。操作步骤（1）选中A2:F13单元格区域，打开“单元格格式”对话框，切换到“边框”选项卡，如图5-21所示。图5-21“单元格格式”对话框的“边框”选项卡（2）在“线条”选项组的“样式”中选择“细线条”，在“颜色”下拉列表框中选择“红色”，在“预置”选项组中单击“外边框”。（3）在“线条”选项组的“样式”中选择“虚线条”，在“颜色”下拉列表框中选择“红色”，在“预置”选项组中单击“内部”，单击“确定”按钮。提示：使用工具栏中的“边框”按钮，也可以设置表格边框。（4）选中A1:F1单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设