公司文件档案管理制度+企业档案归档范围及保管期限表

1/15XXX上市集团公司安全生产标准化管理体系文件公司文件档案管理制度+企业档案归档范围及保管期限表公司文件档案管理制度1．目的为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。2．范围公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。3．内容3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报2/15告；检查、整改记录；职业健康检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。3/153.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。3.12归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）。3.13归档时间：（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。（5）每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。（7）荣誉档案由办公室收集整理后于次年统一归档。4/15（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。3.14档案查（借）阅制度档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方5/15可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。3.15档案的保密制度（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。（2）非综合档案室人员不得随便进入档案室，档案室门窗及箱柜应及时关锁。（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。3.16档案室管理制度（1）档案存入检查：1）档案出入档案室要清点、登记。2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。6/15（2）档案室管理：1）档案室未经许可，外来人员不得擅自进入。2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。3）档案室门窗须安装窗帘，档案室内采用白炽灯且照度不超过100lx。4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。5）档案室严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。6）档案室须与办公室、阅档室分开，并要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。7）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。8）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。3.17档案鉴定、销毁制度（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。7/15（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。3.18档案工作人员岗位职责（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。8/15附表1：企业档案归档范围及保管期限表企业档案归档范围及保管期限表序号保管类型保管时间（年）1行政管理类1.1本企业行政工作计划、总结、汇报、请示、行政会议记录永久1.2本企业的大事记、反映企业重要活动的剪报永久1.3企业的机构建立（含内设结构）、合并、撤销、更名、迁址、隶属关系变更、印章启用、人员编制等文件材料永久1.7文秘、保密、信访工作形成的文件材料301.8本企业的收发文簿、电话记录簿101.9本企业关于社会治安、保安保卫工作、刑事案件审理、消防、车辆管理方面的文件材料301.10本企业有关法律事务、违纪审理的文件材料永久1.11本企业干部任免、职工花名册永久1.12本企业有关职工招聘、录用、调配、退休、退职、复员军人安置、富余人员安置、职称评定、劳务出口、死亡怃恤的文件材料永久1.13本企业干部职工奖励表彰的材料永久1.14企业的劳动定额、定员材料309/151.15企业人员的工资调整、补贴、奖金发放301.16企业劳动工资报表、年报永久1.17企业季、月报101.18企业职工的养老保险单、花名册永久1.19职工教育的计划、总结、规章制度301.20本企业各类专题培训班材料101.21本企业关于卫生管理监督、职工保健、职业病防治方面的文件材料永久1.22本企业计划生育工作的计划、总结、年报、独生子女花名册、照顾生育二胎审批表、计划生育处罚决定等301.23本企业关于后勤福利、绿化管理、用电用水工作方面的文件材料101.24企业外事工作、活动中形成的材料永久1.25上级机关下发的需要贯彻执行和工作查考的文件材料102经营管理类2.1本企业的改革（如转制）、重大经营决策、企业联营、兼并、破产等文件材料永久2.2本企业的企业登记、企业法人、营业执照、证书永久2.3本企业的发展规划（包括中、长期发展规划）、方针目标管理，年度计划及企业的全面计划管理工作方面的文件材料永久2.4本企业的发展规划（包括中、长期发展规划）、方针目标管理，季度、月度计划及企业的全面计划管理工作方面的文件材料1010/152.5本企业各种统计年度报表、统计分析等永久2.6本企业各种统计季度、月度报表、统计分析等102.7本企业物质、仓库管理方面的文件材料如管理制度、规定、计划、总结等302.8本企业产品销售工作的计划、总结、办法、规定永久2.9本企业销售合同、协议、往来电报、信件、售后服务等材料302.10本企业产品销售的调查、分析、统计、广告宣传等材料永久2.11本企业对外经贸方面的文件材料永久2.12本企业财务管理方面的文件材料如财务工作计划、总结、制度价格、会计、计算、汇报等302.13本企业审计工作的文件材料永久或长期2.14企业的岗位考核责任制302.15企业现代化管理、现场管理形成的文件材料302.16企业整顿、以及各种评优升级达标、评奖活动的材料永久2.17工业普查形成的文件材料302.18经济合同纠纷材料永久3生产技术管理类3.1企业产品年度生产的组织、调度计划永久3.2企业产品其他生产的组织、调度计划103.3产品生产的日报、班组日记等1011/153.4有关科技成果、科技进步奖、专利成果申报批复、新产品开发等方面的计划、总结、汇报永久3.5有关技术改造、引进、协作，采用新技术的合同、协议书、批复、申报材料永久3.6本企业群众性科技活动、合理化建议103.7本企业关于全面质量管理、产品质量管理工作的计划、总结、办法、规定、制度等永久3.8本企业产品质量检测，原材料、半成品检测与控制材料303.9本企业关于标准化管理工作的计划、总结，组织机构、制度以及综合性的标准（技术标准、管理标准、工作标准），如各类质量管理认证材料永久3.10本企业关于基建工作的管理性材料（计划、规划、总结等）永久3.12本企业房屋普查登记、土地纠纷处理、基建统计报表永久3.13本企业关于设备仪器管理、更新、保养、改造的计划、总结、规章制度303.14本企业关于计量工作的计划、总结、制度、计量合格证书永久3.15本企业关于能源管理方面的计划、总结、规章制度永久3.16本企业能源消耗、节能降耗的统计表永久3.17本企业有关安全生产方面的计划、总结、办法、规定、安全教育方面的总结、教材、名册等永久3.18本企业的事故处理材料永久3.19本企业环保工作的计划、总结、规定、会议纪要永久3.20本企业治理污染方面的决定、方案、记录、合同、协议永久3.21本企业有关环保检测、控制，污染事故调查、整顿处理的文件材料3012/153.22本企业档案与信息管理形成的文件材料304产品类4.1产品开发决策文件材料永久4.2产品设计和工艺准备文件材料永久4.3产品试制、试验和鉴定文件材料永久4.4产品正式生产文件材料永久4.5市场开发和产品销售文件材料永久5科学技术研究类5.1科研准备文件材料永久5.2试验研究文件材料永久5.3科研总结、鉴定文件材料永久5.4科研成果和奖励申报文件材料永久5.5科研成果推广应用文件材料永久6基本建设类6.1工程准备阶段文件（决策立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件，建设、施工、监理机构及负责人等）永久6.2工程施工阶