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1/12集团协同办公管理平台规划方案一、需求描述随着集团这些年的快速发展，已经完成了资本、客户、行业经验、人才等的初步积累，形成了良好的企业信誉及企业文化，也逐步实现了集团“创建行业一流品牌”的初期目标。但与此同时，集团也遭遇到了大多传统行业企业所面临的发展瓶颈，即通过现有管理模式、管理手段及资本人力状况在当前严峻的经济形势及行业微利竞争加剧的时代无法有效推动集团持续扩张发展，因此，集团制定了新的发展战略，并期通过管理变革及企业信息化来有效推动并辅助集团的发展战略的落地和执行，籍此为集团带来跨越式发展，实现在行业内突围乃至成为行业的领导者的战略目标。集团信息技术中心将在为来数月围绕集团新的发展战略来编制集团的信息化建设规划，而以工作流和提升集团基础管理为核心的集团协同办公管理系统是集团信息化建设的基石。集团当前的信息化基础相对来说是比较薄弱，除了财务在用金蝶KIS系统及市场部主导外包开发的工程信息系统外，集团内部没有任何信息化建设的概念，或者有也多是停留在想象的概念中，内部管理还是沿用传统的手工化模式，信息的共享和传播更多的是通过QQ群的方式来实现，工作效率相对较低，部门之间相互推诿责任的现象比较严重。经过前段时间对各部门相关负责人的访谈，大部分人员都提到了希望通过信息技术手段来提升和改善公司当前的手工管理方式，用以杜绝或改善目前相互推诿责任的情况，并希望优化管理流程，提高执行力以提升集团整体经营管理水平。同时，为了符2/12合进入资本市场需求，集团正在进行管理变革，并请了德勤公司做管理咨询，全面梳理集团的组织架构和业务流程，但实际落地效果并不明显。坦率地说，目前内部管理相对是比较混乱的，更重要的是，集团通过10多年发展所累积下来的好的管理经验、文化及制度并不能在当前基础下有效继承和传播。因此，集团现阶段迫切需要建立一套集成科学管理模式的协同办公管理平台，以贯彻和落实集团高层领导的战略意图，并将集团特色的、经过咨询公司梳理后有效的管理经验固化为具体的、统一的工作规范和流程。并期通过协同办公管理平台的建设，强效推动集团管理标准化、规范化、体系化、流程化的实行，把传统的面向职能管理转变为面向流程管理，将业务的审核和决策点定位于流程执行的节点，缩短信息沟通的渠道和时间，有效提升集团整体工作效率，增强协同工作能力，保证集团持续的知识经验积累、沉淀和转移，实现全集团范围内的知识共享和信息共享，从而让集团在信息瞬息万变、高时效竞争环境下的今天从管理基础上立于不败之地。二、建设目标集团协同办公管理平台的建设实质是将集团及分子公司的主要业务过程和管理过程在其体系范围内统一标准化、流程化、信息化、网络化，并通过系统来整合所有信息资源，优化内部管理，有效控制和降低经营成本，向流程化、规范化要效益。让集团各部门、各分子公司、各项目部的各岗位职员把协同办公管理平台作为协同工作和信息管理的最佳载体，通过PC、笔记本、PDA甚至手机轻松实现远程办公、移动办公，使分布于不同地域间的各分子公司、项目部、出差在外的员工快速的建立与总部或各相关单位的工作联系，3/12形成集团的整体信息共享和传递网络，让合适的角色在合适的位置获取合适的知识并充分发挥其的主观能动性，并真正让数据、信息能够转变成为一种能指导人们行为的意念和能力。以下为建设目标归纳叙述：◆统一平台，集成办公环境集团总部、分子公司、项目部、移动出差人员都可以随时随地在统一桌面环境下一起办公，全部信息一目了然，第一时间掌握最新动态，准确、及时、高效。◆管理提升，降低经营成本规范集团管理制度，建立统一标准、优化业务流程，减少中间环节，着重提升执行力。节约纸张浪费，降低办公费用，避免重复劳动，加强对人的日常工作管理及考核。◆沟通顺畅，信息传递畅通排除因信息不畅带来的羁绊，加快信息传递和交流，减少信息在途时间，提高信息的实效性。缩短领导与各职员、各部门、各单位间的距离，增加联络和沟通方式的多样化。◆高效协同，破除部门壁垒完全代替手工办公模式，避免工作脱节、延误、错办、误办现象，明确部门职责，通过事事有流程的流程化体系让工作自动流转，提高跨部门的协调能力和跨组织的协作能力。◆进度掌控，提高整体工作效率4/12进一步明确岗位职责分工，确保工作在规范有序的环境下快捷有效的处理，各阶层领导能实时的了解项目处理情况，掌控进度状态，实现过程控制和监督。◆整合文档，实现知识管理打破“信息孤岛”现象，彻底改变文件丢失、遗漏、管理分散、查找不方便等现象，确保各类信息、知识、经验等资源能得到统一收集、积累、沉淀，进行科学维护和优化，实现有效转移和再利用。◆资源共享，提高资源利用率解决相关办公资源如耗材、电脑设备、会议室、车辆等相关资源闲置或挤占等问题，及时掌握资源占用状态，实现网上资源共享调度，合理分配资源。◆凝聚创新，提高集团响应能力增强职员对信息新技术的掌握和应用能力，提升专业素质，最大限度的增加人的创新思维和创造力；充分发挥门户和虚拟社区的作用，增强集团的凝聚力，释放系统的隐性效益，催生全新的管理理念，形成良好的企业文化，增强集团快速的反应能力，形成竞争优势。三、设计原则根据集团信息化基础，在继承集团整体IT规划设计原则的前提下，我们对集团协同办公管理平台的建设方针为高标准、高起点、简单适用、逐步深化。而对于协同办公管理平台的设计原则归纳总结为满足稳定性、安全性、易用性、前瞻性、开放性、可维护性、可扩展性要求，以下分别说明：5/12■稳定性协同平台作为集团整体信息化建设的基础，保障其稳定性为整个协同平台建设的核心。协同平台的底层平台和数据库都应选择成熟的、经过市场考验和用户验证的系统。■安全性安全保密是信息化建设的关键，协同平台涉及到集团重要或机密的信息，因此安全性要放在首位考虑。系统应有完善的、周密的安全体系并和信息安全支撑平台紧密配合，具备严格的等级访问和授权机制，对于认定的关键或敏感数据，只有经过授权的合法用户才能使用及访问，并具备严格的分级管理模式，设置系统管理员和应用管理员，权限分开并且各司其责。■易用性让操作者很快的接受工作习惯的改变并乐于使用新的系统，是协同平台成功推行实施的重要手段，因此，在协同平台的操作上，需要尽量的直观、简洁，操作步骤不能太复杂，使操作者能够方便地操作和容易地理解界面所表达的信息，让职员在相当短的周期内就可以熟悉操作。■前瞻性信息技术日新月异，集团的发展也将与时俱进，所以协同平台的建设即要满足当前需求也不能忽略集团日益增长的需求，在协同平台的建设上要保持技术的先进性和结构先进性，为将来需求的扩展留下通道，延长系统的生命周期。■开放性6/12协同平台作为整个信息应用平台的基础，需要将所有的应用系统集中整合达到单点登陆的效果，因此，要求在建设过程中预留不同平台的接口，并保证系统技术的兼容和互通。■可维护性协同平台作为全集团的工作应用平台，对其可维护性应具有很高的要求，需要充分考虑到系统的部署与配置、实施和革新以及性能的可管理性，必须提供实时监控和详细的日志、审计功能。■可扩展性随着集团的不断发展和规模的扩大，针对应用的需求也会不断的增加，因此，要求系统在设计的初期必须对整个体系架购做出预留，以便在后续实现功能扩展。四、总体架构集团协同办公管理平台由8大模块组成，主要为工作流管理、基础人事管理、基础项目管理、知识管理、组织管理、门户管理、综合管理、报表管理，框架图如下所示：7/121、工作流管理工作流管理可以定义为集团统一的流程整合平台，是整个协同平台建设的核心功能之一，在此平台内实现集团内部各种业务工作和管理工作的电子化流转，所有的工作流程可以预先定制，支持单行、串行、并行、交叉、分支等各种简单或复杂的流转方式；实现复杂的工作流组成因素设置，包括流程完成需要的节点、每个节点的负责人、流转条件、甚至对底层的表单和字段进行自定义，使得整个的流程过程能完全与集团的制度和实际运营相吻合；实现可定制的浏览和报告功能，通过对工作流的关键信息进行任意的定义和设置获得特定的报表，以此获得灵活和丰富的统计报告以对相关的问题作出分析和决策支持8/122、知识管理知识管理模块可以定义为集团统一的知识管理平台，利用长久积累的信息、文档、知识资源与经验技能，通过沉淀和优化，改进决策能力、执行能力、快速响应能力、创新能力以及提高工作效率和整体素质。将传统的垂直化领导模式转化为基于任务或项目的扁平化管理模式，缩短普通员工和管理层的物理距离和心理距离，提高集团整体的协作能力，将人从繁琐的事物、森严的等级、刻板的环境中解放出来，通过最佳途径获取所需的各种知识资源，最大限度的释放人的主观能动新和创造力。3、基础人事管理基础人事管理可以定义为集团的人力资源基础预备平台，对集团当前人力资源的选、用、育、培、留等进行相对应的规范运作，最大限度的激发人的才能为公司创造价值。基础人事管理主要包括人事薪资、招聘、培训、人事档案、绩效管理等。4、基础项目管理基础项目管理可以定义为集团的工程运营系统基础预备平台，其所具备的功能主要是对集团的所有项目做记录管理，项目相关的所有文档、资料、流程都能统一归集，以便于后续的调用和作为决策依据。5、组织管理组织管理可以定义为集团统一的组织集成平台，把集团总部、各一类企业、二类企业、海外分支机构等以独立的组织模型集中管理，从组织分散化过渡到组织扁平化，建立各组织间的相互从属关系并一一对应，理9/12顺各组织权责关系、缩短各组织物理距离，创造相互间协同工作的便利。6、综合管理综合管理可以定义集团统一的集成工作平台，是整个系统平台的基础，平台除了集成各中办公应用，还具备充分的扩展性，能够链接和集成目前与未来各种应用系统，使所有职员在统一的界面上应用不同的信息系统，并且具备个性化定制能力，可以按照不同组织、不同类型职员的需要实现不同的界面风格及不同的系统功能使用权限，通过网络与通讯平台的支持，使出差或各分支机构人员可以随时随地的移动办公。7、报表管理报表管理可以定义为集团初步的决策分析平台，通过对大量基础数据的汇总、沉淀和分析，用图形化的界面把抽象的数据信息全面直观的反映出来，以便不同层次人员进行决策依据。8、门户管理门户管理可以定义为集团统一的信息发布平台，为信息发布交流提供一个有效的场所，实现集团内部各种信息（公文、集团新闻、各下属单位新闻、办公信息、函件等）的统一管理和发布，实现集团目前和将来各种应用系统的单点登陆。五、实施计划（1）实施阶段10/12协同平台实施在集团IT规划整体实施框架下分三个阶段，分别是调研选型阶段、培训推行阶段、完善维护阶段。A、调研选型阶段（2011年10月~2011年12月周期3个月）＊实施内容项目立项、组织人员安排、调查问卷发放与分析、重点组织与重点部门详细调研、详细项目需求确认、供应商产品演示与评估＊阶段实现目标●建立以包含集团领导、各中心负责人、各二级部门负责人、各业务骨干在内的项目领导小组及实施小组●充分收集和分析集团协同平台需求，形成集团协同平台需求分析。●选择确定经过多重接洽、多方讨论后符合集团目前发展和未来扩展需求的合适的协同平台产品。B、培训推行阶段(2011年12月~2012年4月，实施周期5个月)＊实施内容制订详细实施计划、流程与制度梳理优化、表单格式梳理优化、模块功能培训、试点推行、全面推广＊阶段实现目标●推动建立集团不同体系下统一的、标准的管理制度和业务流程●集团90%以上的控股公司全面上线使用协同平台11/12●协同平台80%以上的功能模块开放使用C、完善交付阶段(2012年2月~2012年8月，实施周期6个月)＊实施内容问题收集汇总、功能完善优化、流程完善优化、平台交付版本确定、组织验收＊阶段实现目标●完善优化集团不同体系中各管理制度和业务流程，使之更切合集团实际的工作和管理的需要●所有功能模块切实吻合集团的实际工作需要，100%的功能模块开放使用。●确定最终稳定的平台版本，确认验收后交付使用（2）实施计划集团协同平台实施分成两期完成，通过以下干特图展示：12/12