组织变革管理

EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange1組織變革管理Chapter14EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange2學習目標1.瞭解系統專案失敗的主要原因2.學習如何管理新系統相關的組織變革，以確保新系統成功的方法3.瞭解建立跨國資訊系統時所面臨的特別挑戰4.瞭解系統導入成功和失敗的原因EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange3變革管理對資訊系統成敗的重要性造成資訊系統失敗的原因圖14-1EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange4設計•沒有抓到主要的企業需求或未改進組織績效•無法即時提供資訊•資訊的格式可能無法處理及使用•提供使用者不要資訊•使用者介面設計不佳:•非技術人員與系統互動的方式複雜•無法與組織架構文化及目標不相容造成資訊系統失敗的原因EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange51.Quixtar.com/捷星網站缺乏一致性的外觀2.以工作流程來組織網站介面,而非以顧客購物流程來考量資訊系統的問題EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange6資訊系統的問題EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange7要結帳前,跳出來的登記表單打斷了購物流程資訊系統的問題EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange8資料•系統內的資料可能有很高比例的不正確或不一致•沒有針對企業目的進行適當的編排•企業特定功能所需要的資料,可能因為資料不完整而無法運作存取資訊系統的問題EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange9成本•導入與上線作業成本超出預算•其他的一些系統專案也許太貴以至於無法完成資訊價值成本支出資訊系統的問題EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange10作業•系統運作不佳--電腦作業系統當機(1)頻繁的異常中斷程序會導致過多的重新執行(2)延遲或無法在期限內提供資訊(3)線上即時系統可能因為反應時間過久而不適合作業資訊系統的問題EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange11大多數的問題,來自組織面而非資訊系統的技術面變革管理與系統導入的觀念資訊系統的問題EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange12變革管理對資訊系統成敗的重要性•導入•所有組織為了達成改革所進行之採用、管理和例行化的組織活動•變革代理人•在導入的過程中，變革代理人乃整個變革過程的催化劑，以確保組織能適應新系統或創新–系統分析師(催化劑)(1)發展技術解決方案(2)redefine不同組織團體的組態、互動、工作活動與權力關係溝通團體間利益/確保變革完整變革管理和系統導入的概念EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange13•Kolb/Frohman組織變革模型/導入流程的模型(參見下頁)•顧問-----系統設計師•客戶-----使用者•變革努力的成功與否在於顧問與客戶間,如何在每一個階段就重要的議題互動。變革管理和系統導入的概念EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange14Kolb/Frohman組織變革模型組織發展計劃的活動區分為七個主要階段還是很有助益的(Kolb&Frohman,1970)：接觸(scouting)--顧問和業主在沒有簽約前相互的認識。若有必要，顧問嘗試瞭解業主及其組織成員是否做好準備，以及是否能夠依循診斷計畫來改變其行為與他們的組織。此外，顧問對組織的需求、問題與能力有了第一個印象，並決定此專案是否符合顧問的資源(例如：時間與人員)、能力與利益。進入(entry)--顧問與業主協商對診斷專案的期望，並將其納入正式合約，訂下顧問活動的時程和本質；雙方需提供的人力和設備；合作的方式和所有專案參與者所期望的利益。診斷(diagnosis)--顧問收集有關組織問題與挑戰的本質與來源的資訊，分析這些資訊，檢驗可能的解決方法，考量各種改善效能的方案，提供診斷發現給業主(有時給組織的其他成員)；此階段可能在以下兩個階段前完成，也可能與以下兩個階段交錯進行。規劃(planning)--在專案的行動階段，顧問與業主共同建立診斷目標，並規劃解決問題及改善效能必須採取的各種介入行動。行動(action)--在顧問的協助下，業主執行上述各項行動計劃。評估(evaluation)–業主與顧問共同評估上述行動的影響，並考量進一步的行動。在理想情況下，應由獨立研究人員來評估此專案成果。結束(termination)–如無進一步的行動計畫，即結束專案。若業主或顧問任何一方對此專案不滿意時，此專案也將提早結束。EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange15變革管理對資訊系統成敗的重要性系統導入成功或失敗的因素圖14-2EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange16變革管理對資訊系統成敗的重要性•使用者的參與和影響•根據他們的優先順序和商業需求來調整系統控制結果•容易對完成的系統做出正面回應•整合使用者知識和專門技能得到更好解決方案•使用者經常採取狹隘和受限的觀點來看待問題•使用者設計師的溝通鴻溝系統導入成功和失敗的原因EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange17使用者設計師的溝通鴻溝系統可提供我所需要的資訊嗎?主檔需要多大的磁碟空間?我可以多快找到資料?需要多少行程式來執行這項工作?我可以多容易取得資料?系統在執行時，如何降低CPU時間?我需要多少人力key-in?儲存資料最有效的方法為何?系統運作如何整合到我每日的行程中?我們應該使用哪種資料庫?使用者的考量設計者的考量EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange18變革管理對資訊系統成敗的重要性•管理階層的支持和承諾•較能得到正面的支持•得到較高的注意和優先權•能得到足夠的資金和資源•工作習慣與流程的改變均有上級支持•獎勵效果系統導入成功和失敗的原因EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange19變革管理對資訊系統成敗的重要性•複雜度與風險性•專案大小:專案越大，風險越高•專案結構:未定義、變動、和經常改變需求的專案則會承受較高的風險•技術經驗:若專案小組和資訊系統人員缺乏必備的專業技術，則專案風險將提高系統導入成功和失敗的原因EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange20專案的風險及複雜程度•專案大小風險高風險低專案小專案大成功機會小成功機會較大高消費參與人數多介面多時間長系統複雜費用較少參與人數少介面少時間短系統簡易EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange21專案的風險及複雜程度•專案結構風險高風險低需求明確需求不確定成功率100%0%常常變更需求不明確無共識EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange22專案的風險及複雜程度•技術經驗風險高風險低經驗豐富經驗不足成功率100%0%技術瓶頸學習時間拉長專案時程EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange23變革管理對資訊系統成敗的重要性不良的專案管理所造成的後果•超出預算•無法預期的時間拖延•技術能力不足導致未達成預期的成效•未能達成預期的效益系統導入成功和失敗的原因EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter14UnderstandingtheBusinessValueofSystemsandManagingChange24變革管理對資訊系統成敗的重要性不良的專案管理所造成的後果圖14-3EssentialsofManagementInformationSystems,6eChapter1