上市公司年报编制及信息流转注意事项

专注于上游平板显示材料莱宝高科上市公司年报编制及信息流转注意事项深圳莱宝高科技股份有限公司年报编制经验交流材料专注于上游平板显示材料莱宝高科1年报编制工作安排1目录信息流转和保密2年报审议程序及经验分享3深圳莱宝高科技股份有限公司专注于上游平板显示材料莱宝高科年报编制工作安排－－充分沟通、提早安排在认真学习、充分领会有关年报编制文件精神基础上，与外部、公司内部等相关人员充分沟通，提早做好年报编制的工作安排。2报表时间外部充分沟通提早安排内部财务总监审计室负责人董事会秘书会计师事务所审计委员会独立董事审计时间内审安排汇报考察财务部门董事会秘书内审部门董事会办公室内审安排进度安排●董事会秘书承担沟通环节总协调人，并将相关沟通情况及时汇报董事长。●完成上述沟通的时间，建议在当年末或次年初。1责任人沟通对象沟通内容深圳莱宝高科技股份有限公司专注于上游平板显示材料莱宝高科3年报编制工作安排－－明确职责分工内审部门（审计室负责人）做好年度财务报告内部审计工作组织召开审计委员会会议（三次：未经审计的财务报表、初步审计后财务报表、审计初步定稿的年度财务报告）组织审计委员会、独立董事与年审会计师沟通见面会等财务部门（财务总监）董事会办公室（董事会秘书）组织独立董事现场考察并听取总经理关于年度生产经营情况全面汇报协助审计室组织独立董事与年审会计师沟通见面会编制年报工作安排表，并做好信息保密的培训、提醒等工作草拟董事会审议的相关议案材料做好综合协调工作等按时编制并提交财务报表及相关附注积极配合会计师事务所开展年报审计与财务报表审计相关的其他工作深圳莱宝高科技股份有限公司专注于上游平板显示材料莱宝高科4年报编制工作安排－－制订时间进度（前期沟通与考察）在充分沟通、明确分工基础上，为使工作内容、责任人、时间点更加明确，建议制定相关工作安排表，至少包括会议（或活动）安排时间、方式、参加人员、材料草拟、审核、责任人、提交时间等内容。例表1－见面沟通会及现场考察工作安排表时间方式内容参加人员责任人要求2011年X月X日14：00～15：00现场听取汇报听取管理层关于公司2010年度经营情况全面汇报等管理层审计室负责人记录沟通纪要独立董事审计委员会委员年审会计师审计室2011年X月X日15：00～16：00听取会计师事务所对公司审计时间及审计计划安排等独立董事年审会计师记录沟通纪要审计委员会委员年审会计师2011年X月X日16：00～17：00审计委员会会议审议《2010年度审计室工作总结报告》、《2011年度内部审计工作计划》等。审计委员会委员审计室负责人记录会议情况审计室2011年X月X日17：00～18：00现场考察组织董事、监事现场参观考察考察人员董事会秘书记录考察情况陪同人员深圳莱宝高科技股份有限公司专注于上游平板显示材料莱宝高科5年报编制工作安排－－制订时间进度（董事会专门委员会审议）事项名称通知时间内容/审议议案披露/会议召开时间责任人时间点要求年度业绩快报／审计室出具业绩快报的内审报告2011年X月X日披露财务总监/审计室负责人/董事会秘书2011年X月X日前,财务部门提交报表并确保与审计结果无重大差异。薪酬委员会会议2011年X月X日审核董事、监事及高管薪酬发放2011年X月X日董事会秘书／相关责任人2011年X月X日前，相关责任人草拟材料并提交审核，由董事会办公室责会议通知及召开。战略委员会会议2011年X月X日相关议案(如有)2011年X月X日董事会秘书／相关责任人2011年X月X日前，相关部门草拟材料并提交审核，由董事会办公室负责会议通知及召开。提名委员会会议2011年X月X日相关议案(如有)2011年X月X日董事会秘书／相关责任人2011年X月X日前，相关部门草拟材料并提交审核，由董事会办公室负责会议通知及召开。2011年X月X日前，财务部门/其他有关部门提交草拟材料，经审核后提交审计室,审计室负责会议通知及召开。审议相关议案(年度财务报告、募集资金使用、财务决算、内控评价、审计总结报告、续聘会计师事务所等）例表2－业绩快报及董事会专门委员会审议工作安排表审计委员会会议2011年X月X日2011年X月X日审计室负责人／相关责任人深圳莱宝高科技股份有限公司专注于上游平板显示材料莱宝高科公司核心竞争力6年报编制工作安排－－制订时间进度（“两会”审议）会议名称/事项发出通知时间审议议案/工作内容会议召开/披露时间责任人时间点要求监事会2011年X月X日审议相关议案(监事会工作报告、年度财务报告、年度报告、财务决算、内控评价等）2011年X月X日董事会秘书／相关责任人2011年X月X日前，财务部/其他有关部门分具体议案提交草拟材料，经审核后提交董事会办公室,董事会办公室负责会议通知及召开。年报披露2011年X月X日年报披露文件清单(董事会决议、监事会决议、年报、独立董事发表意见等）2011年X月X日董事会秘书年报披露前一日，董事会秘书再次审查披露文件的齐备性、格式等，经批准后上报交易所。例表3－董事会、监事会审议事项及年报披露工作安排表董事会2011年X月X日审议相关议案(总经理工作报告、董事会工作报告、年度财务报告、年度报告、募集资金使用、财务决算、内控评价、审计总结报告、续聘会计师事务所等）2011年X月X日董事会秘书／相关责任人2011年X月X日前，财务部/其他有关部门分具体议案提交草拟材料，经审核后(包括已经董事会专门委员会审核通过)提交董事会办公室,董事会办公室负责会议通知及召开。深圳莱宝高科技股份有限公司专注于上游平板显示材料莱宝高科7年报编制工作安排－－跟踪与反馈为使相关工作按进度表开展、确保年报按期披露，且披露文件格式、内容及完整性等方面无重大差错，建议董事会秘书及相关责任人员制定《年报披露工作备忘录》，跟踪工作进度，及时向董事会专门委员会、董事长等相关人员反馈信息。年报披露工作备忘录工作阶段工作内容实施进度跟踪时间段是否按期完成跟踪责任人备注是否财务报表内部审计及会计师事务所审计内部审计开展过程审计室负责人会计师所审计进场财务总监/审计室负责人现场审计审计初步完成出具审计报告董事会专门委员会审议通知及议案材料准备发出通知及议案审计室负责人/董事会秘书会议召开结束董事会、监事会审议通知及议案材料准备发出通知及议案董事会秘书会议召开结束年报披露前核查材料齐备、格式及内容等会议结束次日董事会秘书深圳莱宝高科技股份有限公司专注于上游平板显示材料莱宝高科82信息流转信息流转财务部门内审部门董事会办公室年报相关信息流转主要涉及的外部单位、公司内部部门如下：外部内部会计师事务所董事会专门委员会独立董事董事会、监事会税务、统计部门财务信息财务及年报其他信息等财务及年报其他信息等财务及年报其他信息等依法报送财务信息财务信息财务及年报其他信息等财务及年报其他信息等深圳莱宝高科技股份有限公司专注于上游平板显示材料莱宝高科信息流转－－依法报送财务信息注意事项9深圳莱宝高科技股份有限公司•公司已披露业绩预告/业绩快报的：需向政府税务及统计部门报送财务信息、且税法、统计法有明确规定的，经财务总监或董事会秘书审核后依法报送。•公司尚未披露业绩预告/业绩快报的：但需向政府税务及统计部门报送财务信息，且税法、统计法有明确规定的，经财务总监与政府相关部门充分沟通，待发布业绩预告/快报后再行报送；若税法、统计法有具体规定时间要求的，也在充分提示信息保密要求后依法报送。•对于政府其他部门要求报送的，但公司尚未披露业绩预告/业绩快报的，由董事会秘书与政府相关部门充分沟通、解释上市公司信息披露规定，取得政府部门理解，待公司发布业绩快报后再行报送。•公司向上述政府部门报送材料的，须经财务总监/董事会秘书审核，并保留报送相关材料备查。专注于上游平板显示材料莱宝高科10信息保密深圳莱宝高科技股份有限公司年报相关信息保密工作，主要在编制、审核、披露前等阶段，相关责任人通过电话、电子邮件、书面通知、组织培训、提醒等方式对涉及的外部单位、公司内部人员进行充分告知：编制阶段披露前年审会计师董事会专门委员会董办人员董事会、监事会税务、统计部门电话／电邮／提醒组织专门培训／不断提醒组织专门培训／不断提醒组织专门培训／不断提醒电话／电邮／提醒电话／电邮／提醒组织专门培训／不断提醒转达相关要求并提醒信息保密审核阶段财务人员／内审人员公司内部其他知情人董办人员财务总监董事会秘书董事会秘书董事会秘书报送人员专注于上游平板显示材料莱宝高科信息保密及买卖本公司股票提醒－－业绩预告／快报11深圳莱宝高科技股份有限公司根据有关规定，上市公司需发布业绩预告/快报的，编制业绩预告/快报前，董事会秘书应组织公司财务人员、内部审计人员、董事会办公室人员及其他可能接触内幕信息人员认真开展信息保密的培训工作，并作出具体的保密要求、充分提示相关风险。一旦业绩快报/年报披露时间安排确定后,董事会秘书应提前告知全体董事、监事、高级管理人员等有关人员，充分提醒其在上述期间不得买卖本公司股票。假设年报披露日在3月底、快报披露日在2月底，董事会秘书应至少在年报披露日前40日发出上述期间不得买卖本公司股票的书面提醒通知。专注于上游平板显示材料莱宝高科股东大会审议董事会、监事会审议前期沟通及现场考察、内审、会计师事务所审计董事会专门委员会审议12深圳莱宝高科技股份有限公司3年报审议程序专注于上游平板显示材料莱宝高科13深圳莱宝高科技股份有限公司编制经验分享•认真学习、领会、吃透年报编制相关文件精神和规定•提早沟通、统筹安排、明确职责和时间进度•积极跟踪、反馈，充分发挥董秘在年报编制过程中的统一协调作用•对内幕知情人强化培训、及时提醒，做好信息保密工作•认真编制，多重审核，确保年报及时、准确、完整披露•参考借鉴已披露年报内容与格式，重点关注已披露年报发布补充公告•合理安排董事会、监事会审议时间，建议会议安排在年报披露前两日召开（含年报披露当日）。例如：若年报预约披露时间确定为3月28日。建议董事会、监事会安排在3月26日召开，3月27日董秘再次仔细核查后上报交易所审核，3月28日则可按期披露。如董事会、监事会安排在3月27日召开，3月28日披露年报，时间非常紧张，董秘也无时间再次核查或核查匆忙，年报披露也极易出错。专注于上游平板显示材料莱宝高科深圳莱宝高科技股份有限公司结束语15