会议规划及管理制度

会议规划及管理制度1.目的为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。2.职责2.1综合部负责会议管理，所有重要会议要公司领导批准后到综合部登记备案。2.2会务工作主要由综合部承办；其他部门主办或召集的会议，综合部应协助。2.3除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由综合部整理、分发、立卷、存档。3.会议分类3.1周例会（经营管理层）3.1.1会议组织：综合部3.1.2会议主持人：公司董事长3.1.3会议参加人：总经办成员及公司各部门领导3.1.4会议内容：a、听取各部门汇报上周工作总结及本周工作计划；b、上周遗留问题解决情况；c、对上周工作总结并部署下周工作内容。3.1.5会议记录：综合部3.1.6会议时间：每周一下午14:30。3.2月度总结和计划会（经营管理层）3.2.1会议组织：综合部3.2.2会议主持人：公司董事长3.2.3会议参加人：总经办成员及公司各部门领导3.2.4会议内容：a、听取各部门汇报上月工作总结及本月工作计划；b、上月遗留问题解决情况；c、对上月工作总结并部署下月工作内容。3.2.5会议记录：综合部3.2.6会议时间：每月第一周周一下午14:30开始3.3工作述职会（经营管理层）3.3.1主持与记录：工作述职会议由综合部负责召集，董事长主持，行政专员进行会议记录。3.3.2召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由综合部安排。3.3.3参加人员：总经办成员及公司各部门领导3.3.4会议内容：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。3.4半年度董事会和股东会（决策层）3.4.1会议组织：董事会秘书，综合部配合3.4.2会议主持人：公司董事长3.4.3会议参加人：公司股东及董事3.4.4会议内容：提前准备会议议题，会上讨论并决议3.4.5会议记录：综合部3.4.6会议时间：每年6月下旬和每年的1月份3.5其他会议3.5.1公司年终总结表彰大会总结全年工作情况，部署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由行政管理部具体组织实施。3.5.2各专题会议相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、企划工作、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、部署和总结。3.5.3员工发起的会议公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，可以提请适当级别的会议。由行政管理部门将会议纳入临时会议的范围，并由董事长批准。3.5.4培训会议不定期举行，重要培训内容是：政策分析、分享；业务培训、交流，出差政策学习汇报等。根据研发生产部、市场部、公司综合部的通知和公司领导安排进行，培训会议需讲师提前准备。4.会议召开4.1会议安排4.1.1凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将董事长批准后的会议通知单报综合部，由综合部进行统一安排，方可召开。4.1.2各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。4.1.3会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向会议主持人请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议部署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。4.2会议的准备4.2.1公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政管理部提前做好投影设备连接调试工作；4.2.2会议之前，综合部负责根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；4.2.3特别重大会议，应由综合部转专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：a、会议议程安排(应提前报交公司领导或主要参会者）；b、会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；c、会议场所布置；d、会议服务人员的安排；e、会议签到；f、会后事项安排；g、会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。4.3.1会议召开及传达：a、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议；b、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料；c、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求；d、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容；e、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政管理部将不定期抽查与会人员的会议记录；f、公司会议的会议纪要由综合部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档；g、会议结束后综合部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由综合部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。5.会议纪律4.1与会人员必须按照会议通知（书面或口头）规定的时间准时到会，不得迟到、早退。如因特殊情况不能参加，必须提前请假或征得会议主持人同意。公司员工需向部门经理或主管领导请假，部门经理以上级别需向董事长请假，未获允许或未做说明者视为缺席。公司成立“会议基金”，参会者出现无故缺席、迟到、早退等行为时，须自觉赞助会议基金，具体如下：a、公司领导无故缺席赞助200元/人/次，迟到、早退赞助100元/人/次；b、公司各部门主管无故缺席赞助100元/人/次，迟到、早退赞助50元/人/次；c、公司员工无故缺席、迟到、早退赞助50元/人/次；d、每月缺席、迟到、早退超过两次者，赞助金额加倍。4.2会议前，参会人员须根据会议议题提前准备好资料。4.2会议期间，参会者必须将手机关机或调至震动状态，不准大声接、打电话，不得影响会议发言。6.附则本制度由综合管理负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。综合部2016年12月9日