科研外协管理办法

2009年11月17日发布2009年11月20日实施共26页第1页**公司管理文件文件编号：******第N版签发：科研外协管理办法1目的为规范**公司（以下简称公司）科研外协的申请、洽谈、签订、过程管理、验收和评价等活动，有效利用社会资源，促进产、学、研结合，推动术创新工作的持续、稳步发展，特制定此办法。2适用范围本办法适用于公司各单位。3定义和原则3.1定义3.1.1科研外协是指借助公司以外的技术力量，为科研项目的实施提供支撑服务的技术协作活动，包括技术开发、技术咨询、技术培训、技术服务等。3.1.2科研外协单位是指具备一定科研开发能力，并具有研究、开发保障体系的研究、服务单位，包括具备一定能力的科研配套检测、加工、施工等单位。3.2原则3.2.1公司和国内外企业、高校或研究机构的战略合作。3.2.2公司人力资源不足或外协更显价值最大化的研究。3.2.3公司无法承担的基础研究。3.2.4公司无条件承担的检测、加工等其它业务。3.2.5在同等条件下，应优先考虑公司战略合作单位和**公司集团内相关企业。3.2.6外协内容、指标不明确的项目和公司知识产权无保障的项目不得外协：4管理职责4.1公司领导负责超过100万的科研外协审批。4.2科技发展部负责科研外协单位库的建立及动态维护；负责科研内部资料注意保密共26页第2页外协单位资质审查、评价;负责公司直管项目、总部自管项目科研外协合同洽谈、签订、实施过程管理、验收，负责研究院、事业部、分/子公司授权额度外的外协合同报批。4.3研究院参与可行性研究方案评审中外协必要性的审查,负责科研外协需求的审查;负责授权额度内的公司直管项目中预研类项目的外协合同洽谈、签订、实施过程管理、验收。4.4分/子公司、事业部负责本单位自管项目授权额度内科研外协的洽谈、签订、实施过程管理、验收。4.5项目承担单位或部门负责相关科研外协单位的推荐；参与相关科研外协单位的资质审查；负责外协合同的拟定、组织实施、进度跟踪、节点审查与评价等。4.6财务部负责相关外协项目的财务管理工作；参与外协合同产生的设备价值的评估和确认等。4.7财务服务中心负责业务范围内的科研外协费用的支付及相关会计核算。5管理流程图见附件16业务管理要求6.1申请6.1.1项目组填写“科研外协申请单”（表格编号：BGFZ18A09－01A），说明外协内容，并从科研外协库中选取外协单位，若外协单位不在库中，则由科技发展部组织对该外协单位进行资质审查。外协单位需提供草拟合同、详细技术方案和加盖单位印章的正式报价；若外协内容包括设备研制，还需说明设备安装地点、公辅条件确认等。6.1.2专业研究外协费用预算超过50万元、服务性外协费用预算超过30万元，视情况选择二家以上外协单位进行综合比较6.1.3申请外协内容由专业部门（研究院等）进行审查，科技发展部负责直管项目和总部自管项目的审批，研究院负责授权额度内预研项目的审批，分/子公司负责授权额度内自管项目的审批。6.2科研外协单位资质管理6.2.1科研外协单位库的管理科技发展部按合作领域建立统一的科研外协单位库，并根据公司产学研战略需要和科研外协合同评价情况，对外协单位实施动态管理。原则上科技发展部不定期对科研外协单位结合资质审查和合作情况进行后评估，并负责填写“科研外协位复审表”(表格编号：BGFZ18A共26页第3页09－11A)。6.2.2新增科研外协单位的管理6.2.2科研外协单位的条件6.2.2.1认真贯彻执行国家、地方及行业的相关法律、法规；6.2.2.2具有合法的“四技”资质，能提供相关的营业执照、税务登记证、组织机构代码证和银行开户许可证、年审记录及其他有效资质证件；特殊服务需提供国家或行业规定的许可证；6.2.2.3具有研究、开发所必需的装备能力、技术能力；6.2.2.4具有良好的财务、资金状况和资信评估；6.2.2.5有良好的业绩；6.2.2.6具有研究、开发的质量保障体系，除高等院校、国家级研究机构外，原则上应通过ISO9000认证。6.2.3新增科研外协单位的推荐6.2.3.1原则上新增科研外协单位应为现有科研外协单位中无法满足需求、或与现有同类外协单位相比具有明显领域优势的单位。6.2.3.2新增科研外协单位可以由使用部门、管理部门等进行推荐。6.2.3.3推荐新增科研外协单位应填写“科研外协单位推荐表”（表格编号：BGFZ18A09－09A），提供外协单位资质材料，由项目承担单位或部门确认后，报科技发展部审批。6.2.4新增外协单位的审批6.2.4.1被推荐的外协单位应填写“**公司科研外协单位资质调查表”（表格编号：BGFZ18A09－10A），科技发展部对资质材料进行审查，必要时可进行现场审核。6.2.4.2被推荐的科研外协单位资质经审查合格后，列入科研外协单位库。6.3合同洽谈和签订6.3.1科技发展部、研究院、分/子公司、事业部组织外协合同洽谈，并填写“科研外协合同费用审核表”（表格编号：BGFZ18A09－02A）。6.3.2（关键控制活动）双方通过洽谈，就合同条款与金额取得一致意见并形成正式合同（含合同技术附件和知识产权协议等）文本后，按照合同审批权限审批。总额100万以下（含100万元）的，由科技发展部、研究院、分/子公司、事业部审批；超过100万元报公司主管科技领导审批。共26页第4页6.3.3科研外协合同采用国家统一规定的技术合同文本格式，由协作双方法定代表或委托代理人签章并加盖双方合同专用章（或单位公章）后生效。6.3.4在合同文本中，应对涉密事项进行约定，必要时可与外协方签订保密协议。6.3.5在合同文本中，应注明发票种类（普通发票、增值税发票）；并对开具增值税发票的合同，注明税率和价格类别（含税价、不含税价）。6.3.6科研外协合同生效后，由科技发展部、研究院、分/子公司、事业部负责合同登记、备案。6.4合同过程管理6.4.1项目组作为科研外协合同的实施责任方，负责组织实施合同规定的由**公司方承担的各项任务，代表**公司方与外协单位联系沟通，推进合同的顺利实施并根据公司保密规定实施保密工作。6.4.2科技发展部、研究院、分/子公司、事业部负责相应外协合同的实施过程管理，负责检查、督促合同的实施，组织或指导合同验收等状态管理。6.4.3科研外协合同规定的任务根据项目的具体情况可划分为若干相对独立、可单独进行检查评审的阶段，如方案设计、详细设计、实验研究、样机制造、出厂检验、现场试验等。项目承担部门应在各阶段的节点组织检查评审，重要项目节点的检查评审应通知项目主管参加。外协单位应以“**公司科研外协节点计划及执行跟踪表”（表格编号：BGFZ18A09－03A）的形式，定时反馈项目进展信息。6.4.4除首次和末次付款外，其它节点完成后，项目组应根据“**公司科研外协节点计划及执行跟踪表”对外协单位的付款申请提出意见，并由项目主管审核。6.4.5外协合同付款需由项目负责人填写“**公司科研外协合同付款申请表”（BGFZ18A09－04A），经项目承担部门主管领导、科技发展部或研究院、分/子公司、事业部项目主管和领导审核签字后实施。6.4.6科研外协项目实施过程涉及到的有关技术问题，由项目组或项目承担部门处理；涉及到合同条款解释或合同管理中的其它问题，由科技发展部负责处理。6.4.7合同更改或补充6.4.7.1科研外协合同生效后，签约各方如有充足理由均可提出更共26页第5页改或补充合同的要求。双方协商后，由项目组填写“科研外协合同更改（补充）申请单”（表格编号：BGFZ18A09－05A），并编制“补充合同”或“合同更改协议”初稿，经项目承担部门主管领导签署意见后，报科技发展部或研究院、分/子公司、事业部审核与组织洽谈。“补充合同”或“合同更改协议”需按合同审批权限审批。6.4.7.2双方商定的“补充合同”或“合同更改协议”由原合同当事方法定代表人或授权代表签署后生效。6.4.7.3如果科研外协合同单位和法人（或委托法人）与原合同有变更，必须重新提供证明其签章者身份的材料，交科技发展部审查确认。6.4.7.4合同的中止可参照以上程序，签订“合同中止协议”。6.4.7.5“补充合同”、“合同更改协议”和“合同中止协议”与原合同均属受控文件，具同等法律效力，必须分发至原合同各持有单位，与原合同装订一起，合并使用。6.5合同验收6.5.1科研外协合同必须约定协作任务的验收标准和验收方法；合同中约定的任务完成后，按此标准和方法组织验收。6.5.2项目组与外协方协商，共同确认已完成合同规定的协作任务后，由项目组提出验收申请,并报科技发展部或研究院、分/子公司、事业部审批和组织验收。6.5.3负责组织验收的人员对提交的验收资料和现场实物进行初步审查后，作出是否同意组织验收及验收具体安排的决定。6.5.4验收负责人原则上由中级职称以上技术人员担任，验收组成员一般应包括项目主管、项目承担部门科研主管、专业技术人员及项目直接用户单位的技术负责人等。6.5.5验收合格后，由验收负责人填写“**公司科研外协合同验收表”（表格编号：BGFZ18A09－06A）经项目负责单位主管领导审定后，交科技发展部或研究院、分/子公司、事业部，作为外协尾款支付依据。6.5.6科研外协设备转固定资产若外协内容包括非标设备制造，则在科研合同中应标明将要形成的设备，合同验收时外协方须提供相应价值认定依据，合同验收后由项目组填写“科研外协转固定资产入帐审批单”（表格编号：BGFZ18A09－08A）,并根据总部、分/子公司、事业部属地化管理原则办理转固定资产手续。在“科研外协转固定资产入帐审批单”与“固定资产验收共26页第6页单”中填列的外协转固定资产的设备费用必须是含税金额。6.6合同评价外协合同验收完成后，由项目负责人根据验收小组评价结果填写“科研外协合同评价表”（表格编号：BGFZ18A09－07A），报科技发展部备案。7附则7.1研究院承担的项目，因科研需要开展测试、试样加工、试验设备施工与安装等外协，若经费预算在5万元以内（含5万元），由研究院按规定程序审批(即快速通道)。7.2涉及与国外单位的合作，按照BGFZ18A04《国际科技合作项目管理办法》有关条款执行。7.3本办法自正式发布之日起实施，原文件（文件编号BGZ08027第2版《科研外协管理办法》）作废。拟稿：日期：2019年09月10日审核：日期：2019年11月13日共26页第7页附件1科研外协管理流程图财务部分/子公司、事业部科技发展部研究院财务服务中心公司领导项目承担单位外协需求审核新增资质审核填写外协申请表外协库组织合同洽谈直直直直直直直直直直直外协申请审批直/直直直直直直直直直直直外协申请审批直直直直合同登记审批100直执行合同过程跟踪外协验收申请初审、组织验收填写合同评价表尾款申请审批付款外协单位复审外协库动态维护100直100直审批100直草拟合同及合同附件制定本管理程序外协申请审批直直直直直直共26页第8页表格编号：BGFZ18A09－01A科研外协申请单项目名称项目编号承担单位承担部门项目负责人外协内容及技术要求:推荐外协单位项目承担部门意见:签字：日期专业部门意见:签字：日期项目主管意见:签字：日期科技发展部（研究院、分/子公司、事业部）领导审批:签字：日期共26页第9页表格编号：BGFZ18A09－02A科研外协合同费用审核表项目名称项目编号外协合同名称推荐外协单位项目承担单位项目承担部门外协合同报价：预审意见：项目主管：日期：审批人：日期：合同洽谈结果说明：参加洽谈人员：外协设备转固定资产入帐金额(估)日期：合同费用审批：审批人：日期：共26页第10页表格编号：BGFZ18A09－03A**公司科研外协节点计划及执行跟踪表合同编号合同名称外协单位外协负责人节点计划：序节点目标完成时间备注1234561、项目节点完成情况(可另附节点完成小结)：2、项目存在问题：3、项目下步实施计划：外协方项目负责人：日期：**公司方项目负责人意见：签字：日期：项目承担部门意见：签字：日期：项目主管意见：