文件管理制度

文件管理制度1.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。2.范围本制度适用浙江依目了然服饰有限公司。3.相关职责3.1人事行政部3.1.1负责建立、健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。3.1.2负责公司文件的下发及管理。3.1.3负责本制度的宣导与实施。3.2其它各部门3.2.1负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程3.2.2负责按本制度规定执行4.定义公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。5．参考资料无6．程序6.1公司文件的种类及范围6.1.1公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。6.2.1各类公司文件使用范围：6.2.1.1公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。6.2.1.2通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。6.2.1.3通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。6.2.1.4制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。6.2公司文件的处理6.2.1公司文件处理的管理口径公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。6.2.2公司文件处理的定义及原则6.2.2.1公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。6.2.2.2公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。6.2.2.3公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。6.2.2.4对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。6.2.3公司公文的分类及操作6.2.3.1公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般；6.2.3.2公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般；6.2.3.3公司文件按发文部门，可分为：公司文件、各部门文件。6.2.3.4公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。6.2.4公司文件的机密等级划分的规定与操作6.2.4.1根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。6.2.4.2公司使用文件的机密等级的具体划分：a)公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。b)对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。c)公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总经理根据文件内容共同确认。d)文件的秘密等级不是按所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。下述为一般分类规则：e)公司经营计划、发展规划、研发项目资料等属于“绝密”文件。f)技术文件、质量文件、商务文件、项目清单、业绩考核标准、佣金计算标准、产品价格、公司经营管理政策以及相应的培训课件等属于“秘密”。g)管理制度、业务通知、临时销售政策、工作标准、培训关于工作流程方面的资料等通常属于“一般”文件。但其内容若与公司的经营管理有联系、含有特殊技术信息及管理思想等时，属于“秘密”。6.2.4.1对文件的处理权限的规定：秘密等级水印标记发送方式发放范围复制签收收回绝密要打印文本总监级以上不允许需要需要秘密要打印文本经理级以上不允许需要需要一般不要文本或电子档视工作要求视工作要求不需要不需要a)对于被列为公司“绝密”类文件，下发对向为总监级以上人员，及相关关键责任工作人员。其它需了解相关内容方能开展工作的人员，需在总监的主导下对于工作相关内容予以学习了解。b)对于被列为公司“秘密”类文件，下发对向为部门经理级以上人员及部门文件管理员，其它人员需在部门经理或培训人员的主导下对于工作相关的内容予以学习了解。6.2.5公司紧急文件的规定与操作紧急程度发放方式接收时间发放时限特急水印文本当天17：00分（含）前当日下发当天17：00分（不含）后次日下发邮件当天17：30分（含）前当日下发紧急水印文本当天16：00分（含）前当日下发当天16：00分（不含）后次日下发邮件当天17：00分（含）前当日下发一般水印文本当天15：00分（含）前当日下发当天15：00分（不含）后次日下发邮件当天16：00分（不含）前当日下发6.2.6公司文件的眉头及编号规则6.2.6.1为保证公司各级管理制度在制定、发布、实施和流通过程的有效性，统一设置公司制度文档文号的眉头和编号规则：a)眉头如下：杭州依目了然服饰有限公司文件编号YMLR-GS-GM-001保密等级XXXXXX制度版次A/0紧急程度页码1/Xb）编号规则：YMLR:公司范围内文件GS：编制部门（相关代号见下表）GM：文件性质001：文件流水编号c)相关编号标准如下：部门编制代号文件性质编制代号公司文件GS制度文件GM营销中心文件YX作业指导书QM设计部文件SJ表格表单FM生产部文件SC通知、通报、公告TM品控部文件PK联络公函LM人事行政部文件RSd）版次规则：文件第1次修订发文基本定版为“A”依次类推第2次为“B”…那么依次顺延，进行修订、修改可用数字进行后缀。例如：A版某文件修订一次那么该文件版次为“A/1”，如果修订、修改2次则为“A/2”以此类推。e）页码规则：页码显示格式为“1/X”前数字代表该页在本文件中的页数，后数字代表该文件的总页数，例如：某文件一共5页那么该文件的第1页的页码反应应该为“1/5”。f）保密等级、紧急程度：根据文件在公司的保密程度以及使用的紧急情况按照前文规定标注于文件页面（加盖相应墨章）。6.2.6.2发文部门：按公司文件分类标准编制，发文部门按拟文部门，即若管理总部拟订“管理”；若营销中心各部门拟订“营销”；若生产中心拟订“生产”。6.2.6.3内容分类：按照文件内容的归属种类，即通知、公告、制度等。6.2.6.4文件编号：按发文部门编号，即若管理总部第一次发文，即编号为“01”；若管理总部第二次发文“02”；若生产中心第一次发文即编号为“01”等。6.2.6.5文件年份及流水号：即按当年发文的第X次发文编号，不分发文部门，依次编号。6.2.7联合发文6.2.7.1联合发文的定义是指：下发文件涉及到两个或两个以上的部门，需跨部门联合确定内容方可执行的文件。如“技术部”发文，但文件相关内容涉及到“计划部”或其它部门的配合支持方能执行，视为联合发文。6.2.7.2需要联合发文的部门，需由拟文部门确认文件内容，交由拟联合部门审核确认后，逐级审批到总经理后方可发文，否则不得发文。6.2.8文件下发6.2.8.1公司所有文件的下发，不分机密等级及紧急程度，均需填写《发文申请审核表》附件一并逐级审批同意后，方可发文。秘密等级审批权限▲■★●绝秘▲■★●秘密▲■★●一般通报、通知、公告▲■★---制度▲■★●▲部门初审■联合部门审议（只针对需联合下发的文件）★上级主管复审/决审●总经理决审6.2.8.2公司规章制度等类文件的下发，涉及到员工切身利益的，如：公司《考勤管理制度》、《奖惩管理制度》、《员工手册》等。需总经理批准同意后，方可成文下发。6.2.8.3新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。6.2.8.4涉及相关制度及政策的文件，如需培训，须在培训课件制作完成并经过人事行政部培训组审核通过后方可下发文件。6.2.8.5文件编制具体流程参见《公司文件编制流程》附件二。a)一般事务性文件的编制，应事先向相关领导提出口头申请。b）公司对外文件由人事行政部提向总经理出口头申请。c）保密文件及绝密文件由相关主导部门负责人向总经理提出书面申请。6.2.8.6申请通过后由相关部门草拟初稿。6.2.8.7初稿形成后由人事行政部进行初审。6.2.8.8人事行政部审核完毕的草案根据文件类型组织会审核准。6.2.9文件的下发及签收6.2.9.1文件的下发流程参见《内部发文处理流程》附件三。6.2.9.2行政文控文员对核准之定稿进行校对、（盖章、装订）登记。6.2.9.3行政文控文员根据发文部门提供的《受文部门清单》按部门份数复印文件并做好相关记录。6.2.9.4文控文员将文件发放至各受文部门并于《发文登记表》（附件四）做好记录。6.2.9.5部门文件管理人员签收并于《收文登记表》（附件五）做好记录。6.2.9.6受文部门对文件内容进行贯宣或传阅。6.2.9.7受文部门对文件进行归档并监督执行、落实情况。6.2.9.8公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由人事行政部提供《发文登记表》附件四，交相关部门收文人员签收。6.2.10文件的宣贯6.2.10.1公司所有下发的规章制度、通知及公告等，如文件的内容需向公司全体员工传达，均需在公司公告栏张贴。6.2.10.2对于公司制度类文件，涉及到与工作相关的流程操作与执行的，须由发文部门联合人事行政部，在受文范围内组织培训，并针对特定人员予以考核。具体培训方式以人事行政部要求为准。6.2.10.3对于公司除制度以外的通知公告等类型文件由各部门经理负责在部门内部宣贯。6.2.10.4人事行政部，应按照公司文件的受文范围要求，针对受文范围员工组织培训。具体方式以人事行政部要求为准。6.2.10.5文件张贴的时间限制a)公告：需公司内部张贴1周；b)通知：通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求。c)通报：通常需公司内部张贴两周，具体视当次下发文件的要求。d)制度：以复印件形式下发的，公司内部全体员工宣贯的，通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求；秘密级以上文件的文件，不得在公司内部张贴，但受文人需在部门内部按文件下发要求的范围内组织宣贯。6.3文件的保管与存档6.3.1文件的保管分为：有效期内文件的保管与过期文件的保管。6.3.2对于有效期内的文件，须按“发文部门—机密程度--文件编号”进行有序存档管理。如公司发文，文件编号为：YMLR-GS-GM-001，机密程度为：秘密，应分放在机密类文件中，按编号有序排列。6.3.3公司文件在下发后两周内需进行存档管理6.3.3.1文件管理人员需建立公司在用文件的目录《公司在用文件目录表》附件六，每月15日及月底（遇节假日顺延）将公司在用文件的目录进行更新。6.3.3.2各部门需设立部门所须使用文件的档案柜，按照公司在用文件的目录进行存档管理。职能部门由部门经理负责指定专人负责存档。6.3.3.3公司文件的存档方式，视公司发文方式的变化而更改，具体方式将由人事行政部另行通知。6.3.4对于已过时效期限的文件6.3.4.1公司所有下发的文件，在文件时效过期后必须退还至人事行政部。6.3.4.2对于时效过期的文件应按照发文年份-机密程度分类存放一年后销毁。如特殊文件需长期存放保管，需提交说明至人事行政部文件管理员，由文件管理员负责统一存放。6.4文件的借阅6.4.1公司所有已存档文件，只能予以查看，不得带出、复制或拷背。6.4.2公司文件的借阅，可以整个文件借阅，或借阅文件的某一部分内容。借阅的要求或内容需要在《公司文件调阅单》附件七中明确说明，文件管理员视借阅内容予以发放文件。6.4.3公司文件的借阅，原则上均需当天返回。6.4.4公司所有文件借阅，均需办理借阅手续6.4.4.