TOM企业邮箱管理员使用手册

-1-TOM企业邮箱管理员使用手册（更新：2004年11月30日）目录一、综述………………………………………………031.1关于TOMOnlineInc………………………………………………031.2TOM企业邮箱介绍………………………………………………031.3企业邮箱特色功能………………………………………………031.3.1邮件到达短信提醒………………………………………………031.3.2超强地址本………………………………………………031.3.3在线杀毒………………………………………………031.3.4垃圾邮件过滤机制………………………………………………031.3.5HTML邮件编辑功能………………………………………………031.4TOM企业邮箱的优点………………………………………………031.4.1无需自备邮件系统设备………………………………………………031.4.2无需专业的邮件系统管理员………………………………………………031.4.3强大的技术保障………………………………………………041.4.4功能强大的管理系统使管理………………………………………………041.4.5多种收发邮件方式………………………………………………041.4.6全天候的客户服务………………………………………………041.4.7强大的防杀病毒功能………………………………………………04二、管理TOM企业邮箱………………………………………………042.1企业部门管理………………………………………………052.1.1创建企业（直属）部门………………………………………………052.2用户管理………………………………………………062.2.1用户管理模块功能………………………………………………062.2.2修改用户信息………………………………………………062.2.3创建用户………………………………………………072.2.3.1创建用户分配域名………………………………………………082.2.3.2选择用户归属部门………………………………………………082.2.3.3设置用户状态………………………………………………082.2.3.4创建用户分配服务等级………………………………………………082.2.3.5分配邮箱附加容量………………………………………………082.2.4设置用户webmail登陆信息………………………………………………092.2.5设置管理员和企业部门管理员………………………………………………092.2.6取消企业管理员………………………………………………10-2-2.2.7查看企业部门用户………………………………………………102.2.8修改转移用户信息………………………………………………102.3企业信件通知………………………………………………112.4企业基本信息………………………………………………122.5查看许可域………………………………………………122.6用户等级管理………………………………………………132.7添加新用户………………………………………………132.8批量增加用户………………………………………………152.9批量删除用户………………………………………………162.9退出系统………………………………………………17三、如何购买TOM企业邮箱………………………………………………17-3-一、综述1.1关于TOMOnlineIncTOMOnlineInc（香港创业板：8282；美国纳斯达克：TOMO）为领先业界的互联网公司，旗下互联网门户网站自推出以来极受欢迎，提供广泛的在线及移动服务，包括无线增值服务（WVAS）、网络广告、网络游戏及商业企业解决方案。TOMOnline在无线增值服务中提供不同种类的产品，如SMS、MMS、WAP，更是首家于门户网站提供无线音讯互动服务之公司。TOMOnline进入市场的时间比其它同类型的公司短，但只短短三年便录得盈利，成为中国市场上增长速度最快的互联网公司之一。1.2TOM企业邮箱介绍企业邮箱就是用企业自己的域名为后缀的收费电子邮箱，比如企业的域名是abc.com，那么企业邮箱的E-mail地址就是[e-mail]。TOM企业邮箱沿用163.net多年的邮件系统开发经验，除了继承所有企业邮箱的基本功能之外，我们还特意开发了很多为企业用户度身定做的功能，这些功能能有效的提供企业的工作效率。以企业的域名为邮箱后缀，充分体现了企业形象。在利用电子邮箱进行商务活动频繁的今天，拥有企业自己域名的邮箱更加可以获得客户的信赖和尊重。1.3企业邮箱特色功能1.3.1邮件到达短信提醒只需要和手机号码捆绑，便会收到新邮件到达的短信通知，再也不必担心会错过重要信息了。1.3.2超强地址本既可以储存大量邮箱地址，并将众多地址分门别类的整理好；又能够通过体贴的导入、导出功能，轻松的实现地址本和OutlookExpress通讯簿的相互转换。1.3.3在线杀毒让您的邮件清清白白，现在的病毒层出不穷，不小心中毒可能会做成巨大的损失，有了在线杀毒功能，就可以即时为邮件体检，将病毒拒之门外，读起邮件来自然格外放心。1.3.4垃圾邮件过滤机制帮您分清敌友，您可以拒收垃圾邮件或某些指定的邮件，远离信骚扰。对需要立即回复或知道的邮件，则可以设置自动回复或短信通知功能即时处理，省时省力。1.3.5HTML邮件编辑功能摆脱传统黑白文字的编辑限制，您可以在邮箱里像编辑Word文档一样编辑您的信件，图文并茂，自然令人眼前一亮。1.4TOM企业邮箱的优点1.4.1无需自备邮件系统设备企业本身不需自备电子邮件系统设备，只需交纳少量服务费，企业便可拥有自己的电子邮件系统。同时节省高昂的主机购买费用、电子邮件系统软件费用和主机托管费用。1.4.2无需专业的邮件系统管理员即使企业自己拥有自己的邮件系统设备，为了维护电子邮件系统的正常运行，必须常备一个电子邮件系统管理员，对中小企业来说，这是一个成本负担，对于大型企业来说，也会造成人员臃肿，使用TOM的企业邮箱系统，通过简单易懂的管理界面及TOM提供的完整详细的管理员手-4-册，一个不懂电脑的人也可以轻易操作管理。1.4.3强大的技术保障TOM电子邮局是国内最大的邮件提供商之一，拥有超过2500万的邮箱用户，长期从事电子邮箱的服务提供，企业邮箱依托安全可靠的电子邮件系统平台，150M独立带宽，为企业邮箱的正常使用提供强大保障。1.4.4功能强大的管理系统使管理使用TOM企业邮箱管理系统，可以随意改变属下邮箱的数量和邮箱容量的大小、随意添加/删除邮箱帐号，当企业有员工加盟或离职时，只需做添加/删除邮箱帐号的工作，非常方便。而且比起每个员工购买独立的个人邮箱，能节省企业成本和提供企业效率。1.4.5多种收发邮件方式企业自备的邮箱系统，收发邮件只能通过邮件客户端软件，当不在自己的电脑旁边，要收发邮件就会很麻烦，而TOM企业邮箱同时具有客户端和web的收发方式，甩开繁琐的设置，只需通过浏览器即可方便收发邮件。1.4.6全天候的客户服务企业自备的邮件系统，如果当企业的邮件系统管理员下班时出现故障，企业员工都要等到第二天管理员上班才能重新正常使用邮件系统。TOM提供24x7的客户服务，无论任何时间、任何地点，您只要拨通我们的客服热线，我们都有专业的客服人员为您排忧解难。1.4.7强大的防杀病毒功能互联网时代的病毒都是通过电子邮件来进行大面积的传染，一般企业自有的邮件系统不能防止病毒的攻击，TOM企业邮箱拥有强大的防杀病毒功能，会把您邮箱您有毒的邮件隔离出来，令您收发电子邮件可以安枕无忧。二、管理TOM企业邮箱·企业部门管理·用户管理·企业信件通知·企业基本信息·查看许可域·用户等级管理·添加新用户·批量增加用户·批量删除用户企业邮箱开通后，您就可以开始进行企业邮箱的管理工作。在“TOM企业邮箱”首页（）左方，有“新版管理员登陆”，输入用户名和密码，进入您的企业邮箱管理系统。您也可以看到左方的Webmaster管理下有“企业部门管理”、“用户管理”、“企业邮件通知”、“企业基本信息”、“查看许可域”、“服务等级管理”、“添加新用户”、“批量增加用户”、“批量删除用户”管理页面。-5-2.1企业部门管理2.1.1创建企业（直属）部门由于采用的企业管理的用户搭建结构，所以我们在建立相关的企业结构时首先要根据企业的自身情况为企业创建部门，在界面上我们提供有创建直属部门的功能，点击创建直属部门的功能按键，出现企业添加部门界面，在该界面我们可以看到需要我们输入新添加部门的基本信息包括企业部门标示符和企业部门名称。企业部门标示符：是部门的唯一标识符，用来区分不同的部门信息，不能够重复，我们可以把他理解为简称。企业部门名称：当前部门列表中需要增加部门的名称。填写完上述资料确认后就完成了一个企业中的部门添加工作，此时所添加的部门出现在部门列表中。-6-因为部门之间是允许嵌套的，就象一个企业的市场部中还包含有市场1部、市场2部等等，所以在创建完企业的直属部门后我们还可以继续创建部门的直属部门2.2用户管理2.2.1用户管理模块功能用户管理模块的主要功能是根据管理员创建的部门为企业管理和创建用户。在此处可以方便的浏览相关部门的用户信息，同时可以对相关用户信息可以进行修改和编辑。点击“用户管理”模块后出现的是当前企业管理员管辖范围内的所有用户信息。2.2.2修改用户信息在用户信息列表中我们能清楚的了解到用户所在的部门、用户服务等级、用户电子邮件、状态、以及用户当前的身份情况。点击用户电子邮件可以查看或者修改该用户的信息。-7-2.2.3创建用户用户管理模块中的创建用户方式与管理模块中创建用户有些区别，在该处所显示的用户列表是当前企业中所有部门的用户，当我们在创建用户时决定所创建的用户归属于那个部门就需要我们在“企业部门”处进行选择，也就是说部门的选择决定了我们增加的用户是归属于那个部门下的，我们将创建用户的步骤人为的分为六部“选择分配新增用户域名”“选择分配服务等级”“选择用户归属部门”“设置用户附加邮箱容量”“设置用户邮箱状态”“设置用户登陆信息”。在“创建用户”页面中，管理员需要按照提示填入用户的首选Email地址、状态、服务等级和邮箱的附加空间。-8-2.2.3.1创建用户分配域名首选Email地址中的企业许可域名已经在下拉菜单中显示出来，我们只需要根据提供的许可域进行分配选择即可。分配域名需要注意的是首选Email地址中的域名必须是本企业的许可域名，而且不能是许可域名的别名。此外，在成功建立用户后，该用户的首选Email地址不可以改变。2.2.3.2选择用户归属部门在增加用户时需要注意：由于系统提供有企业部门的选择功能，我们在增加当前部门用户时，系统在企业部门下拉框内自动给出当前企业的所有部门路径，我们根据增加用户的位置进行选择，如果此处的部门路径发生变化，则我们所添加的用户的归属位置也会发生变化。2.2.3.3设置用户状态当前创建用户界面下提供有三种状态选择方式：正常：正常状态暂停：停止服务状态，暂时禁止对该用户所有功能的访问。主要用于当用户逾期未交费时设置。当处于该状态时，系统将拒收任何发给该用户的信件，而在用户试图登陆或访问时出现username/passworderror.。当状态恢复为active的时候，系统恢复对其正常服务。锁定：跟暂停状态基本是一样的，主要是企业邮箱到期后由系统自动锁定，一般用户不需要使用这个设置。锁定状态的用户登录邮箱时会显示Warn_User_Need_Active。2.2.3.4创建用户分配服务等级择服务等级时系统将分配给当前企业的服务等级以下框的形式显示在当前界面，我们直接根据用户的需求的功能进行分配选择就可。2.2.3.5分配邮箱附加容量在这里可以添加用户所需的容量，根据用户的实际情况进行添加就可以了。用户的邮箱空间（拥有的服务等级中的邮箱空间+该用户邮箱的附加空间）的总和不得大于本企业可以分配