华中分公司电子发文规范流程说明

华中分公司电子发文规范流程说明一、发起发文前准备工作（一）文件内容需事先得到部门长、分管领导的同意；（二）发文格式要求如下：1.页边距上：3.7cm下：3.5cm左：2.8cm右：2.6cm2.字体标题：方正小标宋简体二号加粗正文：仿宋_GB2312三号3.行距固定值27磅4.落款（1）不用在落款处重复发文部门名称；（2）日期格式为：例：二〇一一年九月十日杜绝采用阿拉伯数字，“日”字后空4字符（三）注意事项1.文档标题与文件标题必须保持一致，杜绝出现“请示”、“报告”、“发文1”、“发文-最终版”等类似文档标题；2.阿拉伯数字序号后用“.”不用“、”；3.附件与文件正文分两个文档保存；4.发起发文的文件一律采用office2003版本，以免领导会签时遇到版本不对打不开的情况出现。二、发起发文1.打开“中建商品混凝土有限公司平台”；2.在页面左侧找到“文档管理”-“发文处理”点击打开页面；3.点开页面后，找到“我的草稿箱”，点击左键，将其底色变成蓝色；4.在页面空白处点击右键，选择“新建”，打开“新建任务-网页对话框”；5.在“新建任务-网页对话框”内，在任务名称处填入发文文件正文的标题，此标题与word文档的名称也应保持一致；6.在“流程模板类型”中选择“武汉事业部发文流程”，将其点击成蓝色底，然后点击“下一步”，进入新页面；7.在新的页面中，选中“由文件导入”，点击“文件选择”，打开“选择本地文件”；8.选择发文文档，导入，然后点击“下一步”9.下一步后，进入新页面，点开“拟稿纸”下拉菜单，选中“武汉事业部发文”，圈中“武汉事业部发文稿会签”，最后点击“完成”，出现“任务创建成功”的提示框；10.点击“任务创建成功”提示框中“确定”按钮后，若文件带有附件，在附件空白框中点击右键，选择“添加附件”，打开“添加工作任务附件”对话框，选择要添加的附件；11.添加附件完毕后，在新页面中点击“发送”按钮，打开“意见填写或任务发送-网页对话框”，选择“主办部门负责人核稿”这一操作步骤，在处理人下拉列表中选择自己所属部门部门长姓名，最后点击“确定”。完成整个发文发起流程。三、注意事项1.各节点人员在处理文件的过程中，必须完整的填写意见，给出“同意发文”或“不同意发文”的明确指示，便于文书进行下一步操作，避免出现会签意见空白的情况出现；2.文件会签过程中，文书只能以“只读”模式打开文档，没有权限对文件进行修改，各会签人员对文件有任何修改意见，不必跟文书反映，可直接在文档中进行修改，或在意见中填写修改意见，待流程完毕后文书根据意见统一修改；3.为了提高文件会签效率，请各部门成员每天定期查看平台发文处理中的“待处理任务”，以便文件签发流程顺畅进行。二〇一一年九月十六日