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第五章物业档案管理第一节物业档案管理概述一、物业档案的概念(一)档案的前身档案来源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。“文件”广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料，是人类记录、传递和贮存信息的一种工具。一份文件产生后有一段时间的现行效用，这时被称为“现行文件”。这一段时间过后，其现行效用消失，但仍有查考价值，便称为“历史文件”，经过系统化、有序化的整理，组成案卷继续保存。在很多场合，“历史文件”被认为是“档案”的同义词。在国外档案学界，多用“……的文件”或“……的文献”等以“文件”为上位概念的提法来定义档案。国际档案理事会主持编纂的《档案术语辞典》(1984)将档案描述为“由那些形成他们的人或由他们的职能继任者为了自己利用的目的或因为他们的档案价值，经过挑选或未经挑选的、由某个适当的档案馆永久保存的非现行文件”。而对“文件”则解释为“由一个团体、机构、组织或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。”在我国档案界，以“文件”为属概念也是档案定义的一种主要模式。何鲁成所著的《档案管理与整理》(1937)是我国档案学形成时间内容比较系统的一本书，其中指出：“文件未必一一归档保存，唯须长期保存而留待参考者方可作为档案，其中包括机关内所收入及发出之公布的意思表示之文件及附件。”(二)档案的定义“档案”一词在我国始见于明代，但最经常被引用的出处是清康熙十九年(1680年)的《起居注》。该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。’”我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今，全国档案界对档案一词的定义多有论及，提法各异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道：“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。”1960年第一期《档案工作》杂志社论中写道：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料(包括技术、影片、照片、录音带等等)。”1985年国家标准局发布的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》中档案定义为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录(《中华人民共和国档案法》第二条)。(三)物业文件与物业档案物业管理工作形成的文件主要有两大部分，即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件。这些文件完成了现行功能之后，就过渡为物业档案。物业管理公司日常运作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、财务管理文件等。物业管理处接收的专业性文件包括接管验收时接收房屋的建筑工程资料、设备和产权资料；形成的专业性文件包括住户入住后不断形成并补充的业主(住用人)资料；常规物业管理过程中形成的物业维修文件、物业租赁文件和管理服务文件；物业管理公司开办多种经营活动形成的经营管理文件等。但是，物业管理工作中可能出现的文件并不都是物业档案，对照档案法对档案的规定，物业档案可以定义为：国家机构、社会组织和个人从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。(四)物业档案概念的构成要素与广义的档案一样，物业档案的定义也有四个构成要素：1.档案的形成者即国家机构、社会组织以及个人。对于物业档案来说，其形成者主要是指物业管理公司、物业管理人员及物业的使用者。此外，物业档案中也有部分文件的形成者是物业的开发商(项目的报批文件)、设计者(工程设计图纸)、承建商(物业的建筑文件)以及政府有关部门如计委(资金来源文件)、国土局和房管局(房产证明文件)、城市规划局(报建文件)等。2.档案的内容即档案所记载的知识信息，就是人们在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中获得的信息。对于物业档案来说，就是指物业管理各项工作中的知识信息，如物业租赁、小区规划、园林绿化、房屋维修、住户情况、资金使用、经营服务等信息。3.档案的形式指文种形式、载体形式、信息记录和表达形式。无论哪类档案，其文种形式都可以是公文、合同、证书、书稿等；其载体形式可以是纸张、磁带、胶片等；其信息记录形式可以是手写、印刷、摄影、录音等；其信息表达形式可以是文字、图形、声像等。例如物业公司的人事档案以公文为主要文种形式、以纸张为主要载体形式、以文字为主要信息表达形式；物业的建筑工程档案以图纸为主要文种形式、以纸张为主要载体形式、以图形为主要信息表达形式；安全监控档案则以磁带为主要载体形式、以声音及图像为主要信息表达形式。4.档案的本质即直接的、原始的历史记录。这是档案区别于其他邻近事物，——如文件、图书、情报资料的依据。人们用历史记录区别档案与文件，因为文件是现行的，丧失现实效用才能转化为档案；用原始记录区别档案与图书、情报资料，因为档案是第一手的原稿，而图书、情报资料则可以一版再版。以物业档案中物业修缮工程的审批表、费用结算单为例，它们是修缮过程中形成的表格，由工作人员在实际工作时填写、审批人员核准，是未经任何加工、改动的真迹，这就是档案原始性的体现；在维修工程进行时，它具备现行效力，属于一种文件，但是在工程验收、费用核算清楚后，它便成了对历史的记录，转化为档案，体现出档案的历史性。而且这一原始文件只有在工作进程中才能形成，如果当时没有形成或形成后没有注意保存，事后就很难补救了。二、物业档案在物业管理活动中的地位作为一项经营管理活动，物业管理的主要对象就是物业及其使用者，如果对此二者没有充分的认识和了解，管理活动就无法进行。由于物业管理机构不是物业及其使用者的生产者，在物业管理行为开始之前互相也没有任何关系，所以要认识和了解他们，就只有通过积累在接触中产生的各种经验，以此作为判断和管理的依据，物业档案就是对这些经验最忠实的记录。物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。例如，某住户在收楼后准备先装修房屋，然后才居住。由于装修方案包括改动原房屋的间隔，所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙，哪些是隔断墙壁；装修方案还包括改动原来的电线布置，所以还要了解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中，属于物业档案的一部分。如果物业档案管理得不好，甚至没有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找，甚至会需要重新测量，这就造成了不必要的浪费。再比如，一个小区建成入住后，有住户发现防盗门的对讲机有故障，由物业管理公司维修后恢复正常。如果有档案记载这种带对讲机的防盗门的生产厂家和施工安装部门，就很容易找到责任者，并且可以分析原因，对可能有同样故障的其他防盗门进行检查，防患于未然；如果物业档案中没有相关记载，就只能坏一个修一个，可能导致重复劳动。物业产权和住户档案更是进行物业管理不可稍离的参考和依据。从安全保障的角度来讲，物业管理人员必须知道每幢房屋的业主和住户的基本资料，以便在有意外情况时可以联络；从经营服务的角度来讲，住户的数量、职业、生活习惯等信息是物业管理公司决定经营服务方向和策略的基本依据。物业管理行为自产生至今只有百余年，我国引进这一模式仅仅十几年，在这样短的时间里，物业管理人员已经意识到物业档案的管理有规范化的必要，这就充分说明了档案在物业管理工作中的重要性。正是由于充分认识到这一点，人们才日益重视物业档案的科学管理。三、物业档案管理现代化(一)物业档案管理现代化的含义和内容管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。档案管理现代化的内涵包括两方面：一是指现代科学技术和方法的应用；二是要达到优化、取得最佳效益。对物业档案管理来说也是如此。当前，档案管理现代化的主要内容如中国档案学会1990年10月召开的《中国档案管理现代化学术讨论会》所概括的：“一是在档案管理中使用现代技术和设备，二是运用科学方法对档案实施规范化、制度化、程序化的管理。”这一概括并不专指某些门类档案，无论具体到哪个行业——包括物业管理行业，档案管理现代化的内容都可以理解为现代化技术手段和现代管理科学方法的结合。现代化技术手段的运用包括：档案信息处理现代化——以计算机技术为核心的现代信息处理技术；新型载体档案的管理；档案保护设施、技术现代化。现代管理科学方法的运用就是推行标准化，运用目标管理、全面质量管理、系统工程、定量化管理等先进方法，配合现代技术手段，有效地提高档案管理效率和质量，取得优化效益。档案管理现代化的实质就是档案管理技术的变革。随着科学技术的发展，每个时代都有各自的现代化内容，现代化是永无止境的发展过程和趋势，是相对于各个时代的动态概念。因此，只有时刻关注先进技术的应用，不断学习，调整管理现代化的对策，档案管理工作才能紧跟时代。(二)物业档案管理标准化标准是“衡量事物的准则”(《辞海》)，是“对重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和成熟的综合成果为基础，经有关方面协商一致，由主管机关批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。”(《标准化基本术语》)《中华人民共和国标准化法》规定，标准化工作的任务是“制订标准、组织实施和对标准的实施进行监督”。标准化是组织现代化生产的重要技术基础，是科学管理的重要组成部分。档案管理标准化是以档案管理、档案科学技术研究等工作领域中重复性的事物和概念为对象，制订、修订各类别、各层次的标准，并将其付诸实施的过程和结果。在对档案管理现代化的认识上，部分观点将推行标准化作为档案管理现代化的内容之一。我国现行的档案管理标准包括基础标准、业务技术标准和相关标准，国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。由于物业管理工作在我国仅有十几年历史，物业档案管理更是档案行业和物业管理行业中双重的新课题，所以国内尚未制订出关于物业档案管理的标准。在具体工作中，应尽量参照各相关标准，如《档案著录规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《档案号编制规则》、《档案工作基本术语》等作为工作指导。对一些较为成熟的物业管理公司来讲，如果条件具备，完全可以自行制订本公司的物业档案管理标准。(三)现代化对物业档案工作人员的要求档案管理现代化是不断完善深化的过程，这一过程也要求档案人员不断提高自身的素质，包括思想意识、知识结构和操作技能等。树立科技进步和科学管理的观念是提高人员现代化意识的基础。既然现代化是一个永无止境的进程，人员也就必须习惯于不断反省、不断思变，在总结经验、着手当前的同时放眼未来。既然物业档案管理是一个新课题，就意味着可挖掘的巨大潜力和许多有待完善的地方，只有具备了思想意识基础，才可能适应未来的发展。实现物业档案管理现代化，要求工作人员具有较高的知识化和专业化水平。调整知识结构一靠对已从业的人员进行培训教育，二靠补充高素质的人员。但是，即使是暂时属于高素质的人员，如果停止进修，也会很快因知识老化而被淘汰。现代化技术和手段的采用，给物业档案工作者提供了先进的工作手段，这就要求各岗位的工作人员都要对所使用的先进设备有所了解，不仅能够操作使用，还要学会维修，甚至改进。四、物业档案的分类(一)档案的分类档案的分类即档案种类的划分，也就是根据一定的标准，按照档