搜索
,管理部门：物资管理部岗位：采购员二〇一二年四月二十三冶集团金格工程有限公司采购员工作手册2012年目录一、岗位职责二、相关工作流程1、生产用固定资产、低值易耗品采购流程2、采购员现金采购材料入库工作流程3、材料出库工作流程4、生产用固定资产、低值易耗品调拨流程5、生产用固定资产、低值易耗品、材料处理流程三、相关管理办法1、施工物资管理办法2、授权采购、租赁3、采购前管理4、采购中管理5、采购后管理6、采购结算管理7、信息管理8、机械设备周转材料管理四、材料分类表五、项目主要材料分析表六、物资采购付款申请单七、供应商材料到货情况表八、项目部物资采购合同执行情况汇总表九、物资采购合同评审表一、岗位职责1.严格贯彻执行公司各项有关物资材料的管理政策规定；2.在负责物资管理的项目副经理的直接领导下负责工程零星材料采购工作。3.根据材料采购计划进行市场询价，务必做到货比三家并及时向项目副经理汇报。4．负责与供应商的沟通和联系；各种材料在进库前材料验收发现质量问题，采购员应在当天负责处理，最迟不得超过三天；由于退货发生的费用，由采购员负责向供货厂商索赔；在使用过程中，发现质量问题，采购员必须跟供应商交涉，协商赔偿事宜。5.熟悉工程施工进度，了解材料市场供应及价格情况，按计划进行物资采购，满足项目施工进度对于物资的需求。6.掌握各种工程材料的性能、规格型号及质量要求，按检验批次提供合格证或质量保证书给仓库保管员。7、及时掌握材料的市场价格信息及供货单位的情况，并及时汇报。8.完成了领导安排的其他工作任务。生产用固定资产、低值易耗品采购流程物资管理部公司领导采购员仓库保管员项目经理部开始编制需求计划表市场询价、比价审核审批同意不同意采购验收登记入账低值易耗品结束同意登记入账、建立台账固定资产办理调拨手续采购员现金采购材料入库工作流程项目部技术员采购员仓库保管员否开始递交审批后的材料计划按计划采购核对计划、票据是否相符,验收数量、质量等收集质量证明文件保管办理入库手续凭绿联报账红联夹入账本并登账是结束材料出库工作流程项目部技术员仓库保管员分包单位指定领料人开始递交材料领用计划核对计划与申请是否相符开具出库单按出库单发料提出材料领用申请是绿联夹入账本并登账结束是否红联留底作为核算依据生产用固定资产、低值易耗品调拨流程项目部技术员物资部开始递交设备、工机具计划审核，交分管领导审批开具调拨单同意结束不同意凭单调拨、登记台账生产用固定资产、低值易耗品、材料处理流程项目部物资部开始递交处理申请审核，交分管领导审批反馈审批意见处理完毕后报处理明细结束按意见处理审批、存档物资管理办法一、总则1、为加强公司对工程物资及设备的采购和租赁管理，通过集中化管理采购、租赁，实现公司项目经营盈利目标，提高经营效益。结合公司的实际情况，特制定本办法。2.本办法所称物资是指公司工程项目所需的实体材料、设备；周转材料、工具、施工设备。3.公司总经理为公司物资采购管理总责任人,公司、各项目物资采购权归属企业法人，由物资部代表企业法人或由其授权委托相关项目部进行采购、租赁管理。二、物资管理部职责1．负责对项目所需的施工物资设备采购、租赁进行全面管理。负责收集市场信息，并对市场主要实体材料价格波动作出可预见的预测和分析。为实施采购和投标报价、领导决策提供依据。2．负责公司各项目采购、设备管理人员及业务的集中管理。3．负责物资采购、租赁制度建立。4．负责配合风控部、项目部做好施工项目开工前的《项目物资采购实施方案》。5.开工前将物资设备按工程实体、措施材料（设备）的种类分为公司管控采购物资设备（A类）；项目实施采购物资设备（B类）。并在《项目物资采购实施方案》划分清楚。6.根据工程实际情况对A类、B类物资设备目录进行调整，实行动态管理，授权项目部对A类物资设备进行采购、租赁。7.组织参与项目部一次性采购额达到100万元的省外项目、10万元的省内项目的物资采购招标、评标、供应商选择及签订合同的评审备案。8．负责组织供应商考察、大型采购、租赁合同的招标管理，并发起采购、租赁合同的评审。9．负责公司各项目物资采购、租赁结算的核实、合同履行过程中款项支付的核实。10．根据生产安排做好物资供应的进度控制，掌握主要材料的市场起伏状况，控制采购成本。11．做好物流的优化管理，协助项目部做好物流与配送及验收工作。12.建立预警机制，督促项目部落实公司物资管理办法，对现场物资管理进行检查、监督与指导。并按月编制《项目主要材料统计分析表》12.参与公司外委托加工材料的业务管控工作。13.参与顾客提供材料的各项管理、协调工作。14.负责物资设备信息管理、供应商评价、合格供应商名录建立与发布、价格信息发布。15.收集合同、文件、报表并整理归档。16.按照公司规定对项目部余料处理的管理。三、项目部职责1.负责提出各类物资设备需求计划。2.负责授权的物资设备采购、租赁。3.组织公司授权采购范围内的招标,并将相关资料上报公司物资管理部，经公司评审批准后实施。4.负责公司授权范围内的物资采购、租赁过程结算资料的办理、合同履行过程中款项支付手续的办理。6.负责项目部所有物资、设备的物流配送与催交。7.负责项目部所有物资、设备的进场验收、储存、现场管理、材料核销等日常管理工作。8.负责项目部施工设备、周转材料的进场、储存、出场验收和现场管理。9.协助物资管理部进行物资采购以及供应商管理等。10.负责办理项目所有物资设备的结算、申请资金支付。11.负责项目所有物资设备价格、信息的整理。13.负责项目所有物资设备的台帐、报表。14.按照公司规定负责余料处理。三、工作内容与流程1采购计划1.1公司风控部对《项目物资总计划》进行编制、审核后，并附该项目物资投标报价、测算控制量等移交公司物资管理部。1.2项目部根据工程实际需要提出《项目物资需求计划》。1.3物资管理部编制《项目物资采购策划》经公司领导审批后，项目部作出《项目物资采购实施方案》。1.4有特殊要求的物资，项目部组织施工员、技术员、总工程师、业主方、监理及相关专家根据设计图纸及方案进行论证，集体决策后方可实施采购。2采购方式选择2.1采购方式分为：招标采购、磋商协议价格、询价、比选市场采购。2.2总部采购、租赁物资设备原则上须采用招标方式，不具备招标条件的应经公司领导审批后采取磋商方式。2.3单项价值高于10万元的物资、设备的采购、租赁，原则采用招标方式。2.4授权项目部的物资采购选择合理的采购方式（招标、磋商、询价、比选）。2.5项目部物资非合同采购，由项目经理核价、审定并定期向公司物资管理部备案。3供应商选择3.1同等条件优先从公司《合格供应商名录》中选择潜在投标人。3.2招标采购中参加投标的供应商原则不得少于三家。3.3招标采购须严格按程序进行，确定供应商与采购单价。3.4不适宜采用招标方式或供应商少于三家的在采购过程中必须有详细文字说明及采购记录。4.合同签订4.1总部采购、租赁物资设备由物资部负责拟定采购租赁合同与供应商协商谈判并组织评审，经评审合格后提请公司领导签订合同或授权签订合同。4.2授权项目部采购、租赁的物资设备,由项目部负责履行合同签订各项程序。4.3项目部将草签合同经项目经理批审后报公司物资管理部进行复核,复核通过后签订正式采购合同，合同在物资管理部备案、存档。4.4采购、租赁合同评审流程。由物资部负责评审传递：物资部经办人员填写评审单→法律顾问→财务→分、主管领导→总经理批准。4.5合同文本须由总部物资部、财务部和项目部材料员分别保管。年末装订交公司档案室。5.物流与配送5.1物流配送由采购合同签订单位负责。5.2物资部协助项目部做好物流与配送工作。6.验收6.1项目部根据物资入库相关规定分别由仓库管理员、技术员、项目负责人等同时参加并负责所有采购物资设备的验收。6.2总部采购（租赁）的物资设备，如发现质量问题，项目部须及时报物资部，联系供应商共同进行处理。6.3物资部负责核实供应商所供物资情况。6.4负责核实项目部材料供应数量是否超出材料总计划。如分计划之和超过总计划，将不得采购（特殊情况除外）。7.现场管理7.1项目部负责所有物资设备的现场管理，按公司项目管理程序文件相关规定实施。7.2物资管理部联同相关部门人员定期对项目部进行检查、并进行考核。8.结算与资金支付8.1项目部实施采购、租赁物资设备的结算手续由项目部负责办理。项目部同时建立供货商到货、付款台帐。8.2总部采购、租赁的物资设备和授权项目部采购、租赁的物资设备在合同履行过程中的结算资料由公司物资部负责核实后，项目部办理申请付款。8.3授权项目部采购、租赁的措施材料、设备及合同金额在5万以上的合同履行过程中的结算及申请付款,按公司财务结算流程执行。8.4结算与资金支付按合同条款执行。9.供应商评价9.1合同执行完毕结算后，由公司物资管理部组织、项目部协助对供应商对当次采购过程中供应商对合同的执行力、诚信度、资金垫付能力、产品质量、售后服务等进行信誉等级评定，作为年度考评的依据。9.2物资管理部组织收集对供应商的评价意见并备案，积累供方资源信息。9.3供应商评价每年末12月进行，将合格供应商在公司内进行公布。授权采购、租赁一．授权采购、租赁的原则1.对紧急采购的物资实施授权采购。2.地区偏远的单个项目实施授权采购、租赁。3.集中采购、租赁管理成本过高的实施授权采购。4.公司《项目物资采购实施方案》中明确的实施授权采购的B类材料。二、授权采购的范围1.A类材料1.1钢材类、商品砼类、装饰材料类、机电产品类由公司物资部采购。根据工程实际情况，可授权项目部采购并在《项目物资采购实施方案》中明确。1.2水泥类、粗（细）骨料、砌体类；但在同一地区多个项目施工，由物资部牵头，实施项目部联合采购。1.3砌体类中除保温砖、耐火砖以外的其他材料。1.4大型设备中除塔吊、砼搅拌设备以外的其他设备。1.5大批周转材料。但在同一地区多个项目施工，由公司物资部牵头，实施项目部联合采购（租赁）。2.B类材料2.1周转材料类；2.2生产、生活大临材料设备。2.3小型设备工具、五金、劳保用品类。2.4其他材料类。3特殊情况授权采购范围3.1符合实体材料紧急采购程序的材料授权项目部采购。3.2业主（总包方）提供（指定）的A、B类材料，授权项目部采购；（需会议纪要的书面材料及附与业主签订的合同复印件）。三．授权管理程序1、公司制定的《项目物资采购策划》书中的具体授权。2、项目特殊情况，项目部提出授权申请（《授权申请书》）报物资部核实，经公司领导审批后，方可进行授权采购。四.实体材料紧急采购程序1、实体材料紧急采购的适用范围：1．1因业主限定完工期限，工程设计变更新增加的材料，两个条件缺一不可。1．2因需用计划漏项导致单项工程不能完工，影响其他单项工程进度的材料。1.3将完成甲方节点计划时所缺的材料。1.4大型吊装时所缺的材料。1.5与业主签订的合同中要求进场时间非常短的情况。2、实体材料紧急采购程序2.1项目部落实所缺材料的规格型号、数量、技术标准、价格。2.2项目部填写实体材料紧急采购程序申请表报风险控制部审批，并对紧急采购物资实施采购。材料估算值在5万元以下，项目部直接采购，材料估算值在5万元以上的，由风险控制部核实报分管领导审批，经领导同意后，项目部方可采购。采购前管理一．采购、租赁计划1、风险控制部、项目部依据施工预算编制《项目物资总计划》。公司组织公司有关部门、项目部二算对比、核算后进行指标策划，制定审批后的《项目物资总计划》并附该项目物资投标报价、测算控制量等移交公司物资管理部。2、物资管理部根据需求计划编制《物资采购租赁实施计划》，报分管采购副总经理审批后，作为采购、租赁实施依据，并根据项目的特点明确A、B类材料。项目部根据经公司授权的物资设备采购范围编制《项目物资需求计划》按公司物资管理办法相关程序实施采购、租赁。3、项目部在开工前15-20天向公司物资管理部报送工程物资设备的需用计划。项目部物资主管同时留底备案。4、项目物资需求计划应包含：投标的总量、测算控制量、当次采购量、累计