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公文写作培训综合行政部2017年5月2目录公文的外部形式公文的内部组织3依据：1、中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）；2、中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。公文版面及装订要求41.用纸采用60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。2.开本国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm，允许误差为±2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。3.版心版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37毫米，下空约35毫米,左空28mm，右空26mm。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。4.页码用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左。5.装订左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。第一部分：公文的外部形式5−公文份数序号−密级和保密期限−发文单位标识（版头、红头）−发文字号−签发人（主要用于上行文）−抄送单位−印发单位和印发时间版头/眉首主体/行文版记首页红色反线（宽度同版心156mm)以上各要素统称红色反线以下至分割线之间的各要素统称分隔线以下的各要素统称−标题−主送单位−正文−发文单位（署名）−成文日期−印章−附注（此件发至XX级）−附件版头是指公文首页红色分隔线以上的部分。6版头正文版记包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、红色反线无签发人的版头联合发文无签发人的版头联合发文多签发人的版头格式要素——份号7版头正文版记涉密文件标注份号将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用6位3号阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行，前加标注份号的目的是为了加强对涉密公文的管理，防止失密。8格式要素——密级和保密期限版头正文版记密集划分密级分作三级、划分规则如下：绝密公文，是指涉及国家核心秘密的内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。机密公文，是涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害。秘密公文，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。标注位置标注于公文左上角份号下方标注方式绝密★30年，机密★20年，秘密★10年使用3号黑体字处理方式绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。秘密文件：阅后立即保存在文件柜内格式要素——紧急程度9版头正文版记顶格编排在版心左上角第三行，密级和保密期限下方使用3号黑体字格式紧急公文时应根据紧急程度，分别标明“特急”、“加急”；按办理的紧急程度划分，公文分为特急公文（特急）、紧急公文（急件）、常规公文（平件）。特急公文（特急），是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。紧急公文（急件），一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文。常规公文（平件），是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。但常规公文也要及时办理。分类格式要素——发文机关标志10版头正文版记由发文机关全称、简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，推荐使用方正小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。格式要素——发文字号11版头正文版记发文机关代字+发文年代+发文顺序号标注于版头下方居中或左下（除标注签发人的情况外，发文字号通常居中排布）文字采用3号仿宋_GB2312，发文年代、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年代用中文六角括号〔〕括起，使用全称；序号不编虚位，即不编为001，不加第字。发文字号排在发文机关标志下空两行位置，联合行文时，使用主办机关的发文字号。格式要素——签发人12版头正文版记签发人是指上行文，也就是报送上级单位的公文中，发文单位的负责人签署姓名。如果只有一个发文单位，由该单位负责人签署；如果是联合行文，则每个单位的负责人都应签署姓名，称为会签。上报公文应在发文字号右侧标注签发人（居右空一字编排）“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名，文字采用3号楷体字。联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔线与之的距离为4mm。正文是公文的主体，是公文最主要的部分13版头正文版记首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件格式要素——标题14版头正文版记一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。标题字体为2号小标宋简体，排列分行合理、美观、醒目。空格梯形标题陕西金开贷金融服务有限公司关于组织开展纪念中国共产党成立95周年群众性主题教育活动的报告菱形标题中共陕西金融控股集团金开贷党支部“两学一做”工作总结长方形标题陕西金开贷金融服务有限公司关于上报《2016年第四季度工作总结》的通知沙漏型标题多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。15版头正文版记格式要素——主送机关主要受理公文的机关主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。（空一行）16版头正文版记格式要素——正文正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋_GB2312。转发、印发文件类的通知，用3号楷体_GB2312。首页必须有正文最后盖章页必须有两行以上正文正文中的层次序数：一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。层次序数：•第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；•第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；•第三层“1.”（仿宋_GB2312）（无论是否作为小标题，要有标点）；•第四层“（1）”（仿宋_GB2312）（必须有标点）。注意：17版头正文版记格式要素——附件说明附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.×××”。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。（空一行）附件名称过长时，悬挂缩进，与上一行附件名称首字对齐（空两格）（空一行）单一附件的情况多个附件的情况18版头正文版记格式要素——发文机关署名及签发日期应用全称或规范化简称，3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。一般署会议通过日期或领导签发日期。两位以上领导人审签的，署最后一位的签发日期；联合行文的，署最后签发机关领导同志的签发日期。领导签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。成文日期应写明年、月、日（使用阿拉伯数字），位于发文机关署名右下方，3号仿宋_GB2312。发文机关署名签发日期19版头正文版记格式要素——发文机关署名及签发日期加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。等距对齐（空一行）20不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。如成文日期长于发文机关署名，应当使用成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。版头正文版记格式要素——发文机关署名及签发日期21版头正文版记格式要素——印章加盖印章的公文：联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐，互不相交或相切。首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。22版头正文版记一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。字体字号用3号仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。格式要素——附注附注↓23版头正文版记格式要素——附件附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。附件应另面编排，排在版记之前，与公文一起装订，附件格式同正文。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。24版头正文版记版记是指首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码25版头正文版记格式要素——抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关应使用全称或规范化简称，在抄送栏内，左右各空1字编排。用4号仿宋_GB2312，标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。行文应当根据公文的内容及发文、收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关上行文应当坚持一个主送机关的作法，不能多头主送。请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。除主送机关外，需要知晓公文的其他机关，应列为抄送机关向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关；下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关；上级机关越级向下级机关行文时，可以抄送受文机关的直接上级机关。请示不得抄送其下级机关；凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。主送机关抄送机关26版头正文版记格式要素——印发机关和印发日期由公文印发机关名称、印发日期组成。一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋_GB2312。翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。27页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前