商务英语邮件写作

商务英语邮件写作HowtoWriteanEmailIntroduction引言•WhatisaGoodBusinessEmail?•Agoodbusinessemailisonethatcanclearly&effectivelydeliveryourintention,meaning,background/orreason.一封好的商务电子邮件可以清楚有效地表达你的目的、意图、背景或原因。Whyaregoodbusinesswritingskillsimportant?1.Customersseeyourwritingmorethantheyseeyou.2.Goodwritingskillsshowthatyoureallycare.3.Goodwritingskillscontributemoreforcefullytoarguments/persuasion/selling.4.Goodwritingskillsreduceriskoflosingacustomerordamagingacustomerrelationship,andfostergoodrelationshipswithcolleagues.虽然与客户通了无数的Email，但彼此可能未曾谋面。因此一份合宜的商务书信不但可以帮助你建立正面的形象。良好的写作技能提供更为有力的论点/说服/销售。同时还可以避免因语言隔阂造成争端，与客户建立友好关系。Ifyouwanttoincludeseveralpeople,puttheextraemailaddresseshere.DearProfessorWeishaar,MynameisLeeHana,andItakeyourEnglishReadingandWritingclassonMondayandWednesday.Ihaveaquestionaboutourrecentassignment.AsIunderstand,thetaskistowriteanappropriateemail.IsitalrightifIchoosethetopic?I’dliketowriteanemailtosaythankyoutomyEnglishDiscussionandPresentationprofessorbecauseshehelpedmesomuch.Ilookforwardtoyourresponse.Regards,LeeHana常见的商务英语电子邮件应包括以下5部分：①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②主题③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。•商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title作为称呼或DearSir/Sirs,DearMadam/Madams,DearSirorMadam；如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名；如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼。•正文应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标题、小段落、星号、下划线等方式使邮件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分：•第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。•第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。•第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。•注：齐头式结构，在商务英语中比较流行。因此整篇邮件顶头写，前端不需空格。•DearMr.xx/Mrs.xx/Sir/Madam/all，•正文•BestRegards,/YoursSincerely,•XXX商务英语电子邮件的基本格式ExampleDearDavidandSteve,----------（Salutation）Goodafternoon.OnMay10,2010,araidactionagainstthistargetwasconducted.Onsite,totally77boxesand7200metersUTPCableswereseized.Pleaseprovideuswithverificationreportandpricecertificate.Sampleswouldbesenttoyousoon.Thankyou.Shouldyouhaveanycommentsorsuggestions,pleasecontactusatanytime.BestRegards,-----------（ComplimentaryClose）Sincerelyyours,Yourstruly,BestwishesPiggyZhu--------------（Signature）=========================ShanghaiGreRoyalt&Co.,2505,UniversalMansion168YuYuanLu,Shanghai200040Tel.:[phone]fax.:[phone]pleasevisit（Salutation）Goodafternoon.OnMay10,2010,araidactionagainstthistargetwasconducted.Onsite,totally77boxesand7200metersUTPCableswereseized.Pleaseprovideuswithverificationreportandpricecertificate.Sampleswouldbesenttoyousoon.Thankyou.Shouldyouhaveanycommentsorsuggestions,pleasecontactusatanytime.BestRegards,-----------（ComplimentaryClose）PiggyZhu--------------（Signature）=========================ShanghaiGreRoyalt&Co.,2505,UniversalMansion168YuYuanLu,Shanghai200040Tel.:[phone]fax.:[phone]pleasevisit例：Hi,①I'msorryaboutthis.②Now,wehavebeenclearabouttheproblemaboutoursystem.③Thereisanewcolleaguejoiningourteam,andhewillarrangeforcheckingthesystem.④Becauseheisbusywithanotherrequirementnow,hewillgiveustheoptimalplanafterfinishingthatone.Regards!整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范，英文书信中标点后面必须空一格。①语句不完整，this指什么？②同一个句子中连续出现2个about，重复。后一个应该为of，表示从属关系。③④语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱。原文问题点DearMr.XXX,I‘msorryabouttheproblemofoursystem.Isincerelyapologizeforitandwe’lltryourbesttosolvetheprobleminaweek.（此处可加上具体的解决方案）Pleasecontactmeifyouhaveanyquestion.BestRegards，XXX修改稿商务英语邮件写作的方法及常用语•Ⅰ邮件主题•①.主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。•YES：Suppliertraining；•NO:professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany(过长)•②.主题框的内容切忌含糊不清。•NO：Newsaboutthemeeting；•YES：Tomorrow'smeetingcanceled。•一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可；另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写。•YES：NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculation•NO：detailedcalculation•③.视信的内容是否重要，还可以在开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday!•II称呼•尽管用”Hey”作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但最好不要用这种方式给潜在的商务伙伴写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白。可使用”DearSirormadam”，若知道收信人的姓名，最好写成“DearMr./Ms.”后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如“DearJohn”，•商务英语电子邮件正文写作应遵循的5C原则：•Correctness准确原则•Conciseness简明原则•Completeness完整原则•Clarity清楚原则•Courtesy礼貌原则•III正文•KeepitShortandClear:使邮件简洁明了。有些情况下可能需要用华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的聪明才智。而在用英语写邮件时，清晰、有条理的方式才是最佳选择。在邮件的第一段清楚表明写信的目的，保证每段中都有代表核心观点的中心句。使用类似“first,second,next,andfinally”的词引导读者你所要表述的每一个观点。可以用Ifyouhaveanyotherquestionspleasefeelfreetocontactme.来结束邮件，可以为对方创造进一步交流的前提。•Bepoliteandtactful:懂得谦逊和准确传达信息的重要性。Iwant.之类的词能避免则避免出现，相比之下，Iwouldlike显得更尊重对方。又如Iaminterestedin是提出请求建议或寻求意见的好方法。•①.邮件第一段开头可以说到自己是谁(Thisis××(人名)from××(公司名))，也可以不说；•②.表示感谢是邮件开场白的好办法。表示感谢能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。•⑴.Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头，向他们对公司的兴趣表示感谢。•⑵.Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们；如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thankyouforgettingbacktome.”•⑶.Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用该句表示你仍然对他们的付出表示感激。•⑷.Thankyouforallyourassistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“Itrulyappreciateforyourhelpinresolvingtheproblem.”•⑸.Thankyouraisingyourconc