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IC管理商务助手用户使用指南深圳芝兰软件有限公司版权声明本系统软件及相关文档版权属于深圳芝兰软件有限公司所有，未经版权人书面许可，任何组织及个人不得复制、传播本系统软件及相关文档的全部或部分。深圳芝兰软件有限公司地址：深圳市福田区华强北群星广场A座1418#电话：0755-33202254332022533320201033202252联系人：陈先生李先生一、概述系统总体功能如下：IC管理商务助手销售管理采购管理库存管理基本资料系统管理决策支持数据中心Sales查货Sales报价主管核价销售出货单销售退货单应收帐款应收款催收预警收款单采购合同采购退货单处理备货需求付款单应付帐款数据字典公司资料客户资料供应商库存清理供应商资料导入自有库存导入自有库存清理供应商库存导入角色定义用户管理系统初始化系统参数设置查看在线用户系统日志商品询价次数排名适销商品排名业务员业绩排名客户交易量排名商品赢利分析导出P.ICustomerPO销售历史查询采购收货单自有库存供应商库存客户资料导入数据库备份备货需求落实情况我的发件箱我的备货需求手机查询IC管理商务助手用户使用手册．4．（一）功能1、销售管理（主要是销售业务员或主管使用）Sales查货：主要功能是处理客户需求，完成报价。记录客户需求信息，能对客户需求进行库存查询和自动配对，能按照一定的报价公式设置报价价格。能新增供应商库存，能新增需求或贴入需求，能新增配对，能自动生成报价单、销售单、P.I、通过邮件向客户发送报价单；能将库存中没有的商品信息加入到备货需求中；能灵活设置页面表格的布局；还可以自动链接到IC-TRADE网站系统中按型号去查询产品信息。Sales报价：主要功能是按条件查询历史报价信息，还有就是对未完成的报价进行后续处理。主管核价：主要是主管使用。主要功能是按条件查询历史报价信息，并对历史报价进行核准处理。也可以对未完成的报价进行后续处理。P.I：主要是外贸业务员使用。主要功能是记录形式发票内容，跟踪外贸订单状态。CustomerPO：主要功能是记录客户采购订单内容，跟踪客户采购订单状态。销售出货单：主要功能是新增、修改、审核、查询和打印销售出货单。销售出货单经过审核后会相应减少库存数和增加一条金额为正数的应收账款记录。销售退货单：主要功能是新增、修改、审核、查询和打印销售退货单。销售退货单经过审核后会相应增加库存数和增加一条金额为负数的应收账款记录。销售历史查询：主要功能是按条件查询和打印销售出货历史明细。应收账款：主要是销售业务员、财务人员或主管使用。主要功能是按条件查询和打印应收账款。应收账款催收预警：主要是销售业务员、财务人员或主管使用。主要功能是按照提前预警天数设置列出应收账款催收提醒，提前预警天数在“系统管理”－“系统参数设置”中进行修改。收款单：主要是财务人员、销售业务员或主管使用。主要功能是记录收款信息，可以查询和打印。2、采购管理（主要是采购业务员或主管使用）采购合同：主要功能是记录与供应商签订的采购合同信息，可以查询和打印。采购收货单：主要功能是新增、修改、审核、查询和打印采购收货单。产品收货后会相应增加库存数和增加一条金额为正数的应付账款记录。采购退货单：主要功能是新增、修改、审核、查询和打印采购退货单。产品退货后会相应减少库存数和增加一条金额为付数的应付账款记录。应付帐款：主要是采购业务员、财务人员或主管使用。主要功能是按条件查询和打印应付账款。付款单：主要是财务人员、采购业务员或主管使用。主要功能是记录付款信息，可以查询和打印。IC管理商务助手用户使用手册．5．处理备货需求：主要是采购业务员使用。主要功能是对指定给自己处理的备货需求去落实货源。3、库存管理（主要是仓库管理员或主管使用。）自有库存：主要功能是逐一新增、修改、查询自有库存信息。导入自有库存：主要功能是批量从EXCEL或CSV两种格式文件中导入自有库存中商品信息。可以查看以前的上传信息。清理自有库存：主要功能是查看和清理以前上传的自有库存信息。供应商库存：主要功能是新增、修改、查询供应商库存信息。导入供应商库存：主要功能是批量从EXCEL或CSV两种格式文件中导入供应商库存中商品信息。清理供应商库存：主要功能是查看和清理以前上传的供应商库存信息。4、决策支持（主要是主管和经理使用）商品询价次数排名：从历史交易记录中自动挖掘形成“商品询价次数排名”记录。排名记录数可以在在“系统管理”－“系统参数设置”中进行修改。支持WORD格式和PDF格式的打印功能。适销商品排名：从历史交易记录中自动挖掘形成“适销商品排名”记录。业务员业绩排名：从历史交易记录中自动挖掘形成“业务员业绩排名”记录。客户交易量排名：从历史交易记录中自动挖掘形成“客户交易量排名”记录。商品盈利分析：从历史交易记录中自动挖掘形成“商品盈利分析”记录。备货需求落实情况：从历史交易记录中自动挖掘形成“备货需求落实情况”记录。5、基本资料（主要是管理员或主管使用）数据字典设置：对系统中要用到的下拉框选项（例如：付款条件、结算方式、币种等）进行预先定义。公司资料设置：设置公司资料信息，包括公司基本信息、公司编码、公司LOGO、公司抬头、公司银行信息。可以设置多个公司，用户帐号定义为属于哪个公司。客户资料：可以新增、修改、查询客户信息，包括客户的联系人信息。还可以记录业务员与客户的跟踪信息。导入客户资料：可以批量从EXCEL或CSV两种格式文件中导入客户信息。供应商资料：可以新增、修改、查询供应商信息。导入供应商资料：可以批量从EXCEL或CSV两种格式文件中导入供应商信息。6、系统管理（主要是管理员或主管使用）角色权限设置：根据需要自定义角色以及赋予相应的功能权限和操作权限，还可以对敏感数据进行权限控制。角色实质是代表具有一定权限的用户组。用户管理：可以添加用户，并将用户设置为某种角色，还可以设置用户的个人信息，比如邮件地址、电话、邮件落款、个人签名图片等信息。系统初始化：请慎用（一般在系统刚安装部署好时才用），目的是清空系统中以前的所有数据。系统还IC管理商务助手用户使用手册．6．原为最初状态。系统参数设置：设置或修改系统中要用到的一些系统参数。查看在线用户：实时查看所有登录系统的在线用户信息，比如用户名、机器IP地址、登录时间和在线时长等。系统日志：查看一段时间内各个用户的操作日志。可以对日志进行清理。7、数据中心（主要是管理员或主管使用）导出：将客户/供应商/库存/公司资料的数据导出为EXCEL格式文件。备份数据库：将数据库备份。备份路径在“系统管理”－“系统参数设置”中进行设置或修改（注意：路径设置不要和系统分区同在一个分区）。管理员要定期备份数据，以备系统故障或重装系统时进行恢复数据。8、其它（大家都可以使用）我的发件箱：管理自己的历史发送邮件记录。我的备货需求：管理自己的历史备货需求记录手机查询：利用手机上网进行查询货品信息。上网访问地址是在系统登录主页后加上那“/index.jsp”。例如，系统登录主页是，则手机查询时上网访问地址是。发送邮件：任意给指定人发送邮件，前提是在登录用户帐号里设置好用户的个人信息，比如邮件地址、邮件落款、个人签名图片等。留言：用于给系统中的某个或多个用户发送留言信息。世界时钟：用于方便用户查看国外城市的当前时间。点击窗口右上角“查看世界区时”可以任意设置要查看的城市，设置好后在窗口状态栏会显示世界时钟。2、特点针对性强。专门为IC行业贸易业务量身定制，行业性强，功能实用，贴近用户需求，包括了IC贸易经营者平时工作中方方面面的功能；安全保密。系统可以直接部署在公司内部，不用担心客户资料和库存资料等敏感数据被外界窃取；另外加上角色权限管理、操作日志记载、数据加密等良好的安全机制可以进行内部分级限制和管理；投资少，长期服务。不用每年交年费，一次性投资，正式用户享受专业的维护和升级服务。使用和维护简单。程序采用B/S架构，一次性部署在服务器上，客户端只要有WEB浏览器，局域网或因特网上都可以使用；界面美观、亲和，使用非常简单，操作一看便知；功能强大，智能管理。将客户/供应商管理、询价/报价管理、进销存管理、往来资金收支管理以及业绩和利润分析一体化管理；高效数据查询。采用SQLSERVER数据库，数据存储量大，数据查询和处理速度快，能快速查询到上IC管理商务助手用户使用手册．7．百万种型号产品的历史价格、产品描述等信息；数据共享，集中管理。企业所有数据放在服务器端一个独立数据库中，保证数据不泄露、不丢失，避免可能遭受的攻击。在使用过程中，用户端不需要存放数据，防止业务信息的泄露，客户信息的流失；通俗实用的领导决策支持功能。从历史交易记录中自动挖掘形成“商品询价次数排名”、“适销商品排名”、“业务员业绩统计”、“客户交易量统计”、“商品盈利统计”、“备货需求落实情况”等统计信息，供领导层分析参考；完善的权限管理。公司根据操作员职责的不同设置不同的权限，从功能权限和操作权限两个级别上进行严格管理，责权明晰，保证企业敏感数据安全；灵活定制报表样式。提供快速美观、图文并茂的报表输出功能，包括WORD格式和PDF格式，也支持EXCEL格式和HTML格式。可以根据客户实际需求灵活定制报表格式。3、系统组成软件：IC管理商务助手（系统一套）支持软件：Window2000SERVER及以上、MSSQLServer2000标准版(或企业版)及以上、JRE1.5以上、TOMCAT5.0以上硬件：服务器（1台）、PC（多台）4、系统运行环境服务器：一台硬件服务器，作为WEB服务器和数据库服务器。系统软件：Window2000SERVER及以上、MSSQLSERVER2000及以上、JRE1.5以上、TOMCAT5.0以上推荐硬件配置：CPU（3.0G以上）、内存（1G以上）、硬盘空间（80G以上）个人计算机：Windows2000/XP，ServicePack4及以上，IE6.0及以上二、系统安装和部署1、系统部署方案建议将系统部署在自己公司内，买一台服务器，将“IC管理商务助手系统平台（一套）”和MSSQLServer2000标准版(或企业版)安装和部署在服务器上，然后公司内其它客户端计算机只要满足前面的要求即可使用。如果要求部署在INERNET网上的话，则要申请域名以及动态域名解析服务。IC管理商务助手用户使用手册．8．2、软件安装和设置总体安装步骤：（1）服务器端安装MSSQLServer2000，创建“IC管理商务助手”所需要的数据库，并配置好数据库。（2）服务器端部署和设置JRE、TOMCAT、IC管理商务助手，启动WEB服务。（3）申请域名以及动态域名解析服务，在路由器上对外公开发布WEB服务。3、硬件安装、配置（略）三、操作要点1、登录系统进入本系统的第一步是用户身份认证，操作员需输入登录帐号、密码。请注意，密码区分大小写。如图1所示。图1：系统登录窗口注意：1）如果系统中还没有用户帐号，则初始帐号和密码是system/system，一旦系统中有用户帐号则初始帐号和密码失效。2）如果弹出窗口被拦截，则修改设置为“总是允许弹出窗口”，或者登录时按住CTRL再点“登录”按钮。IC管理商务助手用户使用手册．9．2、角色、用户、权限的关系角色：具有相同操作权限的用户类别。用户：具体的操作人员。权限：标识用户能对系统的哪些功能模块进行操作。3、角色和权限设置如图2所示：图2：角色和权限设置窗口操作方法：点击左边窗口的【角色和权限设置】，然后在右边窗口中选择某一个角色（如果没有则先增加一个角色），再在权限树下选择应该赋予该角色的相应权限，然后点击【保存】按钮，如果提示“保存”成功，则表示对该角色的权限设置成功。4、设置用户帐号如图3所示：IC管理商务助手用户使用手册．10．图3：