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上海大富豪土豆公司档案管理制度第一章总则第一条为加强和规范上海大富豪土豆公司档案工作，充分发挥档案在公司运营管理、风险防控等工作中的作用，确保档案工作质量满足国家档案现行标准，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规和标准规范，结合公司实际，特制定本制度。第二条本制度所称的档案是指公司在经营和管理等各项活动中形成的有保存价值的各种形式、各种载体的文件，包括各种文字、声像、实物等档案材料的总称，是公司各项工作活动的真实记录和原始凭证、是考察公司工作、研究公司历史的重要依据。第二章档案机构设置及其职责第三条公司档案管理工作实行统一领导，分类管理。综合部为公司档案管理部门，负责公司文件与档案管理，并对各部门档案管理工作进行业务监督、检查和指导。第四条公司各部门应指定专（兼）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作，并将档案工作纳入有关人员的职责范围。各部门负责人为部门档案管理责任人，对本部门归档文件的完整和系统负责。第五条档案工作机构及专（兼）职档案人员主要职责：（一）宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，负责统筹规划公司档案工作；（二）制订和完善公司档案规章制度，并负责监督、检查和指导执行情况；（三）负责收集、整理、保管、鉴定、统计公司档案及有关资料；（四）建立和健全档案管理工作，对档案人员进行业务培训，促进档案工作的科学化、规范化、现代化；（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；（六）负责管理公司专业档案和重点项目档案，对所属公司档案管理进行业务指导、检查和监督；（七）组织开展档案的开放和利用工作；（八）组织实施对无存档价值和已超过保管期限的档案的鉴定、销毁工作；（九）开展档案学术研究和交流活动；（十）严格执行国家有关保密制度，切实保护档案的安全和完整，保障国家和集团公司秘密不散失、不泄密；（十一）完成上级交办的其他工作任务。第三章归档范围和归档要求第六条公司档案的保管期限根据有关规定划分为永久、30年、10年。公司文件材料归档范围和档案保管期限参见《上海大富豪土豆公司文件材料归档范围和档案保管期限表》。第七条归档要求：（一）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成的特性，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求；（二）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改；（三）归档的文件材料必须齐全完整，拟文稿必须有领导签发和加盖印章。（四）反映同一内容而形式不同的文件材料需保持其一致性；（五）归档文件材料须有保存价值，一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数；（六）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，归档的文件材料不得用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。第八条归档时间：（一）各部门一般应在每年一季度末完成上一年度文件材料的归档工作；（二）企业产权变动过程中形成的文件材料应随时归档；（三）变更、修改、补充的文件材料及其他临时活动中形成的文件材料应随时归档；（四）公司员工外出参加公务活动形成的文件材料及录音、照片、底片、实物等形式的文件应在活动结束后及时归档；（五）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应随时归档。第九条归档手续：各部门档案管理人员应检查归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交清单，由部门负责人签字核准后向综合部移交。综合部接收时应全面检查归档文件材料的质量。移交双方根据移交清册清点核对，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。第四章档案的类目设置及分类编号第十条类目设置：根据国家档案局颁发的行业标准《档案著录规则》等文件要求，结合公司情况，公司档案设6个一级类目。即：管理类、合同类、业务类、会计类、人事类以及特殊载体类。第十一条公司的全宗号为“DFH”。公司档案类目标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号方法，全宗号（DFH）与分类号之间、分类号与案卷顺序号（管理类及合同类档案为件号）之间用短横线“—”隔开，分类号之间用间隔号“·”隔开。第十二条管理类档案分类编号（一）管理类档案代码为“GL”。（二）保管期限，按永久、30年、10年设置三个二级类目，用“永久、30年、10年”标识。（三）在同一保管期限内按年度设置三级类目，用四位阿拉伯数字标识。（四）同一年度，同一保管期限下以件为单位进行整理，件号用四位阿拉伯数字从“0001”依次编号。例：2018年永久管理类文件第1件的档号为：DFH—GL·永久·2018·—0001件号三级类目（年度）二级类目（保管期限）一级类目（管理类）全宗号（单位代码）第十三条合同档案分类编号（一）合同类档案代码为“HT”。（二）保管期限，按永久、30年、10年设置三个二级类目，用“永久、30年、10年”标识。（三）在同一保管期限内按年度设置三级类目，用四位阿拉伯数字标识。（四）同一年度，同一保管期限下以件为单位进行整理，招投标文件等为合同附件视为1件，件号用四位阿拉伯数字从“0001”依次编号，每份文件使用归档签，归档签同管理类档案。例：2018年合同档案第1件的档号为：DFH——HT·30年·2018—0001件号三级类目（年度）二级类目（保管期限）一级类目（合同类）全宗号（单位代码）第十四条业务类档案分类编号（一）业务类档案代码为“YW”。（二）业务所属公司代码，根据公司类别，用两位阿拉伯数字标识，用“01、02、03”标识。（三）项目编号，用四位阿拉伯数字标识。（四）同一公司的业务类文件，以项目为单位进行整理，项目卷号用阿拉伯数字进行编号。例：大富豪公司（代码为01）业务类文件第1个项目的档号为：DFH—YW·01·0001—1234卷号（项目卷号）三级类目（项目编号）二级类目（业务所属公司代码）一级类目（业务类）全宗号（单位代码）第十五条会计档案分类编号会计档案（代码KJ）是指各单位的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计专业材料，是记录和反映各单位交易或事项的重要史料和证据。（一）按凭证、报表、帐薄及其他（会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、银行对账单等）设置四个二级类目，分别用两位阿拉伯数字标识如下：01凭证02帐薄03报表04其他（二）二级类目下用阿拉伯数字“001”开始分年度依次编案卷号，若干年为一个断号（每个断号不超过1000）。同一年度不得跨越两个断号，若某年的案卷续接上年案卷号超过1000时，必须重新启用新的断号，从“001”开始编案卷号。例：会计凭证的第100号案卷的档号为：DFH—KJ01—100案卷号二级类目（凭证）一级类目（会计档案）全宗号第十六条人事档案分类编号公司人事档案设置在职、离职、退休、死亡四个一级类目，分别用“01”、“02”、“03”、“04”标识。例：在职职工的第5个案卷（即第5名职工）的档号为：DFH——01—5案卷号（第5名职工档案）一级类目（在职）全宗号第十七条特殊载体档案分类编号特殊载体档案包括声像、照片及荣誉实物档案，是公司档案中的一个重要组成部分，是反映机关发展面貌和历史的真实纪录。包括公司在经营管理、科研、建设等活动中形成的，具有价值的声像、照片、荣誉实物档案。（一）照片档案（代码ZP）：按照片归档的先后顺序进行编号，按年度进行分类，在年度内照片从1开始依次排列。例：第1册照片的档号为：DFH——ZP·2018—1张号二级类目（年度）一级类目（照片档案）全宗号（二）电子文件（代码GP）：编号的格式设为：全宗号—分类号—件号。例：永久保存的第1张光盘档案号为：DFH——GP——1件号（光盘号）一级类目（电子文件）全宗号（三）实物档案（代码SW）：编号的格式设为：全宗号—分类号—件号。例：第1件实物档案档号为：DFH——SW—1件号一级类目（实物档案）全宗号第十八条反映同一内容而载体形式不同，并另行保存的档案案卷应用互见号标注，互见号应在案卷或档案盒内备考表固定的位置注明。第五章档案整理第十九条档案整理：（一）管理类及合同类文件材料，按《归档文件整理规则》、《文书档案案卷格式》进行整理，按件装订后装盒。（二）会计档案按《会计档案案卷格式》、《上海大富豪土豆公司会计档案管理制度》整理组卷，即凭证按月进行整理组卷，帐薄按单个不同账本整理组卷，报表按册整理组卷，其他类文件材料按册进行整理组卷。（三）人事档案按《干部人事档案材料收集归档规定》、《上海大富豪土豆公司人事档案管理制度》整理归档。（四）特殊载体档案根据国家标准《照片档案管理规范》《电子文件归档与管理规范》等规定，结合公司具体情况整理归档。（五）信贷业务档案按照《上海大富豪土豆公司信贷档案管理制度》进行整理归档。（六）档案目录和档案盒的样式、规格按照国家档案标准规范由综合部统一制作标准。第六章档案保管第二十条档案保管实行“集中统一管理”原则。综合部在接收档案时，要依据移交清单仔细核对，编制检索工具。不同类别和载体的档案按照规范排列入柜，档案柜架排放整齐。第二十一条档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡“绝密”、“机密”档案要专人单独保管；对一定时期内不宜公开的文件材料也按“秘密”档案管理。第二十二条档案管理人员应定期检查入库档案，发现破损、变质的档案要及时修补和复制，并作记录。做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防鼠、防虫和防盗的“八防”工作，定时记录库房温湿度，确保档案安全。第二十三条档案管理人员应做好档案的入库、移出、保管、利用等情况统计。第二十四条档案室应配置计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机等设备，以适应档案管理现代化的需要。第二十五条档案室应加强档案的各项基础管理工作，促进档案管理信息化建设，逐步使档案工作现代化、数字化和网络化。第二十六条档案室根据国家档案行政管理部门的有关规定，定期组织对档案进行鉴定，销毁不需要保存的档案。销毁档案应严格审批手续。第二十七条档案工作经费，应单独立项，列入公司年度费用预算，统筹解决。第七章档案借阅第二十八条公司员工借阅档案必须严格履行借阅手续，利用人必须填写《档案借阅登记表》。借阅本部门归档文件需由部门负责人审批后办理借阅，具体流程为：档案利用人填写《档案借阅登记表》→部门负责人审批→综合部办理借阅。凡查阅不属于自己职能范围内的档案，必须经综合部的分管领导审批同意，具体流程为：利用人填写《档案借阅登记表》→分管领导审批同意→综合部办理借阅。查阅有密级规定的文件，需根据《上海大富豪土豆公司档案保密制度》规定进行审批。人事档案借阅参照《上海大富豪土豆公司人事档案管理制度》办理手续；会计档案借阅参照《上海大富豪土豆公司会计档案管理制度》执行办理手续。第二十九条档案文件一般不准外借，确因工作需要必须借出时，需经综合部分管领导批准，并限期归还，一般最长时间不得超过1周。第三十条对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾划、涂改、撕页、照相等。借出的档案不准转借他人，要严加保管。如发现丢失、损坏，应按有关规定追究相关人员责任。第三十一条在交还档案时档案管理员要认真检查案卷的完整情况，发现问题立即追查责任。第三十二条借阅档案人员要严格遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄露，违者按有关规定处理。第八章档案鉴定和销毁第三十三条根据国家档案行政管理部门的有关规定，定期组织对档案进行鉴定，销毁不需要保存的档案。销毁档案应严格审批手续，销毁流程：（一）根据档案保管期限规定，由综合部会同立档部门提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、档案编号、份数或册数、建档年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；（二）综合部分管领导和立档部门分管领导在档案销毁清册上签署意见；（三）总经理在档案销毁清册上签署意见；（四）销毁档案时需由综合部和立档部门共同派员监销。第九章附则第三十四条本制度由公司综合部负责解释。第三十五条本制度经董事会审议通过之日起实施。